Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Forward email là một thủ thuật giúp người dùng vừa tiết kiệm đáng kể thời gian vừa cải thiện năng suất làm việc. Vậy việc thiết lập chuyển tiếp thư trên Zimbra có gì khác biệt? Hãy theo dõi bài viết để trả lời cho vấn đề này cũng như tìm hiểu về cách để chuyển tiếp thư hiệu quả.
Forward email là gì?
Forward email hay chuyển tiếp thư là hình thức cho phép người dùng chuyển tiếp thư đã nhận được trong tài khoản thư của mình đến một hoặc nhiều địa chỉ thư khác. Thư ban đầu chỉ được gửi lại cho người nhận mới và thường bao gồm mọi tệp đính kèm và nội dung khác trong thư. Điều này có thể hữu ích nếu bạn cần chia sẻ thông tin với người không có trong chuỗi email ban đầu hoặc nếu muốn đảm bảo rằng nhiều người xem các thư quan trọng.
Lợi ích của forward email là gì?
- Chia sẻ thông tin: Khi chuyển tiếp email, bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin quan trọng với người khác – những người có thể cần thông tin đó. Điều này đặc biệt vô cùng hữu ích trong môi trường kinh doanh, nơi nhân viên thường cần trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
- Cộng tác trong các dự án: Forward email cũng có thể là một cách hữu ích để cộng tác với các thành viên khác trong dự án. Bằng cách chuyển tiếp chuỗi email tới các thành viên nhóm hoặc đồng nghiệp, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người luôn cập nhập những thông tin mới nhất.
- Lưu giữ hồ sơ: Nếu bạn cần lưu giữ hồ sơ email để tham khảo sau này, forward email cho một địa chỉ thư khác của chính mình cũng là một cách hay. Điều này đảm bảo rằng bạn có một bản sao của email trong trường hợp cần trong tương lai.
- Tiết kiệm thời gian: Chuyển tiếp email cũng có thể giúp người dùng tiết kiệm thời gian khi cho phép bạn nhanh chóng chia sẻ thông tin mà không cần phải nhập một tin nhắn mới từ đầu.
Khi nào nên thực hiện forward email?
Dưới đây là một số tình huống phổ biến, trong đó người dùng được khuyên nên sử dụng tính năng chuyển tiếp email:
- Doanh nghiệp của bạn thay đổi tên miền: Khi doanh nghiệp đổi sang một domain mới, có thể do mở rộng thương hiệu hoặc tiết kiệm chi phí, khách hàng cũ có thể không nhận được thông báo này và vẫn cố gắng liên hệ qua email cũ. Bạn vẫn có thể gia hạn domain đó thêm một thời gian và chuyển tiếp thư đến địa chỉ mới. Bằng cách này, khách hàng không mất liên hệ với bạn và hiệu quả công việc vẫn được đảm bảo.
- Chuyển tiếp một tài khoản cụ thể sang một tài khoản khác: Hãy tưởng tượng một nhân viên trong doanh nghiệp nghỉ việc, nhưng có tầm quan trọng và vẫn có những khách hàng muốn liên hệ với người đó qua email. Bạn có thể forward email lưu lượng truy cập đến một email khác của công ty để không bị bỏ lỡ tin nhắn.
- Hợp nhất các địa chỉ email thành một email trung tâm: Trong trường hợp bạn sở hữu một vài thương hiệu, nhưng không có đủ thời gian để quản lý từng thương hiệu bằng những tài khoản thư khác nhau, lúc này hãy forward email đến một địa chỉ duy nhất.
Một số lưu ý khi forward email
Việc chuyển tiếp thư được thực hiện khá đơn giản và cũng mang lại cho người dùng nhiều tiện lợi. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số điều sau giữ an toàn cũng như uy tín của bản thân mỗi khi thực hiện chuyển tiếp thư cho địa chỉ khác.
Điều gì xảy ra khi bạn forward email?
Chuyển tiếp email cho phép người nhận mới xem email được gửi nếu ban đầu họ không được đưa vào chuỗi email. Ngoài ra, forward email cũng có nghĩa là bạn gửi thư cho một người hoặc nhóm khác, bao gồm tất cả nội dung, định dạng văn bản và tệp đính kèm có trong thư gốc.
Nếu người dùng không thay đổi các thành phần email trước khi thực hiện chuyển tiếp, người hoặc nhóm được chuyển tiếp sẽ thấy tất cả các chi tiết đó của thư gốc.
Người gửi ban đầu có biết khi thực hiện forward email không?
Nếu người gửi ban đầu sử dụng email truyền thống, thì họ sẽ không bao giờ phát hiện ra rằng bạn đã chuyển tiếp thư đến người nhận khác. Chỉ khi bạn đặt địa chỉ email của người gửi ban đầu vào trường “Cc” hoặc “Bcc” trong email được chuyển tiếp thì người gửi mới nhận được một bản sao của email.
Cũng có trường hợp người gửi ban đầu sử dụng công cụ theo dõi lượt mở email hoặc phần mềm CRM khác dành riêng cho Email marketing, điều này có thể gián tiếp cho họ biết về thao tác foward email của bạn.
Chẳng hạn, công cụ theo dõi cho người gửi biết rằng email đã được gửi từ một vị trí cụ thể, sau đó, một xác nhận khác được gửi đến với thông báo rằng email đã được mở từ một nơi khác trên thế giới. Đây có thể là bằng chứng cho thấy email đã được chuyển tiếp.
Ngăn chặn các cuộc tấn công đối với foward email
Chuyển tiếp email mang lại cho người dùng nhiều tiện lợi trong quá trình làm việc, nhưng nếu không biết cách sử dụng, bạn có thể vô tình trở thành “miếng mồi béo bở” của những kẻ xâm nhập. Vậy làm cách nào để ngăn chặn được sự tấn công của hacker?
- Vô hiệu hóa forward Email: Nếu không có nhu cầu kinh doanh đối với các quy tắc chuyển tiếp tự động, người dùng tốt hơn nhất hãy xem xét đến việc tắt tính năng này. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp, có những lý do chính đáng cho tính năng này và một trong những nguyên nhân chính là khả năng sử dụng và sự thuận tiện. Do đó, họ thường phải tìm tới các giải pháp thay thế khác.
- Audit: Admin cần thường xuyên kiểm tra các quy tắc tự động chuyển tiếp email hiện có thông qua các cơ chế giám sát được tích hợp trong giải pháp email doanh nghiệp. Trình chỉnh sửa MAPI cũng có thể khám phá bất kỳ trường hợp giả mạo nào đối với các thuộc tính quy tắc tự động forward email.
- Mã hóa thông tin mật: Quá trình mã hóa yêu cầu tác nhân đe dọa tiềm năng phải có certificate riêng và khóa mã hóa trước khi giải mã thư, điều này đã bổ sung thêm một lớp bảo mật cho quá trình forward mail của người dùng.
Chi tiết cách thiết lập forward email Zimbra
Khi tạo một account email Zimbra mặc định mà không chỉnh sửa và giới hạn quyền người dùng, bạn có thể thực hiện thao tác cấu hình forward (chuyển tiếp) email tùy theo mục đích sử dụng.
– Bước 1: Tiến hành login vào web mail user.
– Bước 2: Thiết lập forward email.
*Ví dụ: Bạn thực hiện cấu hình tất cả các email gửi tới địa chỉ kinhdoanh@hvn.space sẽ được gửi tới email kinhdoanh@hvn.vn bằng cách:
- Click Tùy chọn >> Chọn tiếp Thư >> Thao tác ở mục Nhận thư.
- Nhập địa chỉ email muốn chuyển tiếp tới và lưu lại.
– Bước 3: Kiểm tra lại thiết lập
Chỉ với 03 bước đơn giản như trên, bạn đã hoàn thành việc thiết lập forward email trong Zimbra. Nếu trong quá trình thực hiện, bạn gặp vấn đề kỹ thuật nào, vui lòng nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ.
Ra đời với trách nhiệm đưa doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với công nghệ, HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến các giải pháp email. Không dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ chất lượng, đội ngũ chuyên gia sẽ tiến hành phân tích nhu cầu và định hướng phát triển của tổ chức để đưa ra sự tư vấn về giải pháp email thích hợp nhất.
Đội ngũ kỹ thuật với hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực cùng luôn túc trực 24/7/365 để đem đến cho người dùng sự ổn định trong suốt thời gian sử dụng. Bất kỳ vấn đề kỹ thuật phát sinh nào đều sẽ nhanh chóng được các chuyên gia giải quyết gọn gàng.
Xem thêm: Tất tần tật về Zimbra
Lời kết
Do đó, nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi nào liên quan đến cách thiết lập forward email Zimbra hoặc có nhu cầu tư vấn về giải pháp email phù hợp cho doanh nghiệp, hãy kết nối với Công ty Cổ phần Tập đoàn HVN ngay qua Hotline: 024.9999.7777 để gặp gỡ đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi.
