WP Mail SMTP là gì? Chi tiết từ A-z cách Cấu hình & Cài đặt

Một trong những phương pháp hỗ trợ doanh nghiệp vận hành hệ thống email dễ dàng và trơn chu chính là WP Mail SMTP. Vậy WP Mail SMTP là gì? Làm cách nào để cài đặt và cấu hình giao thức này sử dụng cho doanh nghiệp? Hãy cùng HVN Group tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết này.

WP Mail SMTP là gì?

SMTP là viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol được biết đến là một trong những giao thức sử dụng để truyền tải thư tín một cách đơn giản nhất. Đây được xem là một tiêu chuẩn quan trọng để truyền thư thông qua nền tảng internet trực tuyến. 

WP Mail SMTP là WordPress Mail Simple Mail Transfer Protocol, chính là plugin được đánh giá tốt nhất trên thị trường hiện nay. Khi đó, giao thức này có thể hỗ trợ người dùng gửi toàn bộ email WordPress theo phương thức đơn giản nhất từ hệ thống máy chủ SMTP Hosting. 

Nhiệm vụ chính của giao thức này chính là hỗ trợ gửi email, riêng việc truy xuất dữ liệu từ email hay gửi thư sẽ do giao thức IMAP và POP3 đảm nhiệm. Riêng với Server chính dùng để gửi mail hay còn gọi là WP Mail SMTP Server, người dùng có thể sử dụng để gửi số lượng lớn email với tốc độ nhanh chóng. Hơn nữa, khi sử dụng phương thức này người dùng cũng sẽ không bị giới hạn bởi hệ thống email miễn phí của Gmail hay một số các dạng email đi kèm hosting.

Nguyên lý hoạt động của WP Mail SMTP

Để hiểu rõ hơn về giao thức WP Mail SMTP, người dùng hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về nguyên lý hoạt động cơ bản như sau:

• SMTP Server sẽ nhận được một thông điệp gửi đến.
• Tiếp theo, SMTP Server tiến hành trao đổi và liên lạc với DNS Server thông qua địa chỉ tên miền của email người nhận.
• Tiếp đến, WP Mail SMTP sẽ tìm kiếm và trả kết quả về Hostname, thông tin được trao đổi thông qua cổng 25 của TCP/IP.
• Địa chỉ email nhận phải có tên người dùng trùng khớp với danh sách địa chỉ email được cấp phép trong hệ thống máy chủ.
• Thông báo email gốc cuối cùng sẽ được đưa đến hệ thống máy chủ, người nhận sẽ lấy thông báo qua dịch vụ email gửi nhận thư như Gmail hoặc Outlook.
• Nếu SMTP Server đầu tiên thông thể liên lạc được hay trao đổi thông tin trực tiếp với máy chủ, khi đó giao thức SMTP sẽ cung cấp cơ chế chuyển gửi các thông báo qua một hoặc nhiều SMTP Server trung gian.
• Máy chủ trung gian sẽ nhận thông báo gốc, gửi tới máy chủ đích hoặc gửi thêm một lần nữa tới máy chủ trung gian. Thao tác sẽ được thực hiện nhiều lần cho đến khi nào thông báo được chuyển đi hoặc thời gian thông báo được lưu trữ bị hết hạn.

Như vậy, giao thức WP Mail SMTP sẽ được hoạt động theo nguyên lý như trên. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lợi ích khi sử dụng nền tảng này cho chính doanh nghiệp.

Lợi ích khi dùng WP Mail SMTP

Rất nhiều các doanh nghiệp hiện nay sử dụng WP Mail SMTP, do đó chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng một số những lợi ích cơ bản như sau:

Tỷ lệ thành công gửi mail cao hơn

Theo thống kê mới nhất từ cuộc khảo sát hơn 100 doanh nghiệp của chúng tôi, đa phần các tổ chức lớn hay đơn vị doanh nghiệp vừa và nhỏ đều lựa chọn sử dụng giao thức WP Mail SMTP. Bởi lẽ, giao thức này được đánh giá khá cao về tỉ lệ thành công khi gửi email. Bởi lẽ, hệ thống sẽ được hoạt động ở mức 99.9% và việc gửi tới những địa chỉ email luôn đạt trạng thái thành công.

Mail không bị đánh dấu spam 

Hạn chế lớn nhất trong việc sử dụng dịch vụ email chính là bị đánh dấu spam qua mỗi lần gửi thư. Tuy nhiên, nếu người dùng sử dụng phương thức WP Mail SMTP sẽ không xuất hiện tình trạng này. Bởi lẽ, doanh nghiệp sẽ được chứng thực thông tin một cách rõ ràng và minh bạch mới được sử dụng giao thức này. Khi đó, việc gửi email phục vụ cho các chiến dịch truyền thông sẽ được chuyển gửi dễ dàng đến người nhận mà không bị đánh dấu là spam.

Kết nối với nhiều tài khoản email

Không chỉ hỗ trợ thiết lập với một dịch vụ email duy nhất, người dùng có thể cài đặt WP Mail SMTP với nhiều tài khoản email cùng lúc. Điều này đồng nghĩa với việc, doanh nghiệp có thể gửi đến nhiều địa chỉ email với nhiều địa chỉ khác nhau trên cùng một hệ thống duy nhất. Một số những dịch vụ email mà người dùng có thể tham khảo sử dụng như Gmail, Outlook, Hotmail, Yahoo…

Không yêu cầu cao về mặt kỹ thuật

WP Mail SMTP có thể sử dụng cho bất cứ doanh nghiệp hoặc tổ chức hoạt động trong lĩnh vực nào. Bởi lẽ, hệ thống này được hoạt động rất đơn giản và dễ dàng để người dùng có thể sử dụng linh hoạt. Với ưu điểm này, doanh nghiệp sẽ sử dụng để chuyển gửi email dễ dàng mà không đòi hỏi quá nhiều về mặt kỹ thuật đối với nhân sự vận hành.

Tiết kiệm chi phí và bảo mật

Bằng cách ứng dụng WP Mail SMTP vào hoạt động gửi thư điện tử chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư ban đầu. Hơn nữa, chi phí để duy trì sử dụng cũng tương đối hợp lý để phù hợp với đại đa số người dùng hiện nay. Ngoài ra, giao thức này còn đảm bảo yếu tố bảo mật an toàn để doanh nghiệp có thể bảo vệ tệp tin hoặc dữ liệu nhạy cảm.

Như vậy, việc sử dụng WP Mail SMTP đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chính vì vậy, người dùng không nên bỏ qua phương thức này khi sử dụng để gửi thư điện tử với số lượng lớn. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách cài đặt giao thức này thông qua nội dung được chia sẻ tiếp theo.

Hướng dẫn cách cài đặt WP Mail SMTP

Có 02 cách để người dùng có thể cài đặt WP Mail SMTP chính là tải mã nguồn Plugin từ chính trang chủ hoặc cài đặt trực tiếp trên nền tảng Admin WordPress. Dưới đây là hướng dẫn các bước chi tiết mà người dùng có thể tham khảo như sau:

Cách 1: Tải mã nguồn Plugin trên trang chủ 

– Bước 1: Truy cập địa chỉ đường link – https://wpmailsmtp.com/pricing/ > click chọn GET STARTED vào gói phần mềm phù hợp.

– Bước 2: Tiến hành thực hiện quy trình thông tin thanh toán theo hướng dẫn trên trang web chính thức của hãng.

– Bước 3: Sau khi hoàn tất thanh toán, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện cài đặt để tiến hành download WP Mail SMTP.

– Bước 4: Tiến hành truy cập quyền quản trị viên trên WordPress > click chọn Plugins > chọn Add New > chọn Choose file tải lên nguồn của Plugin vừa tải về máy > click chọn Install Now. 

Cách 2: Cài đặt trực tiếp trên trên Admin WordPress

– Bước 1: Truy cập quyền quản trị viên trên WordPress > chọn Plugins > chọn Add New > nhập từ khoá “WP Mail SMTP cho WPForms” tại ô tìm kiếm.

– Bước 2: Click chọn vào Installing để tiến hành cài đặt và hoạt động.

Từ 02 cách được chúng tôi hướng dẫn như trên, người dùng đã cài đặt thành công WP Mail SMTP trên thiết bị. Để sử dụng giao thức này cho hoạt động gửi email người dùng cần phải thiết lập cấu hình kết nối với dịch vụ email với những hướng dẫn cụ thể như bên dưới đây.

Hướng dẫn cấu hình WP Mail SMTP 

Người dùng có thể cấu hình WP Mail SMTP kết nối với Gmail hoặc WP Mail SMTP kết nối với Outlook… dễ dàng bằng cách thực hiện với các bước hướng dẫn cụ thể như sau: 

– Bước 1: Truy cập vào Plugins > tiếp đến click chọn Settings dưới tên Plugin tương ứng.

– Bước 2: Màn hình sẽ hiển thị với các thông tin được cài đặt như hình bên dưới:

Khi đó, người dùng có thể tham khảo các thông tin cài đặt cấu hình kết nối với dịch vụ email như sau:

1. From Email: Nhập địa chỉ email gửi, đây chính là địa chỉ hiển thị email khi gửi đi. Tích chọn vào Force From Email để ghi đè lên cấu hình của các SMTP khác.
2. From Name: Nhập tên hiển thị trong các email được gửi đi. Tích chọn vào Force From Email để ghi đè lên các thiết lập website được thực hiện trước đó.
3. Mailer: Cài đặt PHP mặc định hoặc thiết lập SMTP khác như Gmail hoặc Outlook.

*Lưu ý: Người dùng cần phải Copy API Key trong Control Panel của dịch vụ email tương ứng và dán vào Private API Key trong phần WP Mail SMTP, nhập tên miền vào trường Domain Name và lưu lại. Ngoài ra, người dùng cũng cần tích chọn vào Set the return-path to match the From Email ở mục Return Path.

– Bước 3: Xác thực cài đặt SMTP bằng cách gửi thử email để kiểm tra cấu hình > chọn vào Email Test > nhập địa chỉ email hợp lệ > click chọn Send Email. Người dùng có thể kiểm tra hộp thư nhập vào xem có nhận được email hay không.

– Bước 4:  Bổ sung record SPF vào Domain Registrar để hạn chế tối đa những vấn đề có thể xảy ra khi sử dụng WP Mail SMTP. 

1. Đăng nhập Domain Registrar > vào Domain Management và thêm record mới.

2. Bổ sung các giá trị:

• • Type: TXT
  • Host: Địa chỉ IP của Server 
  • TEXT Value: Thêm record
  • TTL: Giá trị nhỏ nhấ

3. Click chọn Save để lưu lại thông tin.

– Bước 5: Hoàn thành.

Từ 05 bước hướng dẫn chi tiết được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã biết cách cấu hình WP Mail SMTP sau khi cài đặt thành công. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ về những giá trị mà người dùng cần biết khi sử dụng giao thức này để gửi thư điện tử email.

Một số những giá trị cần lưu ý về WP Mail SMTP

Để sử dụng giao thức WP Mail SMTP hiệu quả nhất trong doanh nghiệp, trước tiên người dùng cần phải nắm vững được một số những lưu ý quan trọng như sau:

• From Name: Tên hiển thị khi người dùng gửi email.
• Force From Name: Đảm bảo cấu hình From Name được áp dụng trên tất cả WordPress mà không bị ghi đè bởi Plugin nào.
• From Email: Địa chỉ email để gửi mail trong WP Mail SMTP, tuyệt đối không sử dụng tài khoản ảo trong quá trình thiết lập.
• Force From Email: Để cấu hình From Email không bị đè bởi Plugin khác.
• Mailer: Order SMTP 
• Return Path: Khi có lỗi gửi email hệ thống sẽ trả về địa chỉ gửi mail và được để ở mục From Email.
• SMTP Host: Phụ thuộc vào dịch vụ email và máy chủ email sử dụng, người dùng sẽ khai báo như Gmail – smtp.gmail.com, Yahoo – smtp.mail.yahoo.com, Hotmail – smtp.live.com.

Trong trường hợp người dùng sử dụng email Hosting hoặc tự xây email server có thể tham khảo nhập trực tiếp thông tin IP Mail server:

• Authentication: Chọn ON.
• SMTP Port: Hệ thống sẽ điền mặc định TLS – 587, SSL – 465 và NONE – 25.
• Encryption: Lựa chọn TLS hoặc SSL trong trường hợp dịch vụ email hỗ trợ là Outlook, Gmail, Hotmail, Yahoo…
• SMTP Username: Thông tin tài khoản email.
• SMTP Password: Mật khẩu tài khoản SMTP.

Việc nắm rõ các giá trị có liên quan tới WP Mail SMTP sẽ giúp cho người dùng sử dụng công cụ này hiệu quả trong việc quản lý cũng như gửi thư chuyên nghiệp. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số những câu hỏi thường gặp nhất khi nhắc đến giao thức này.

Một số câu hỏi thường gặp

1. WP Mail SMTP có đảm bảo an toàn không?

Bất cứ doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng WP Mail SMTP vì giao thức này được đánh giá là an toàn và hợp pháp để người dùng có thể chỉnh sửa email WordPress giúp hạn chế tối đa rủi ro gặp phải.

2. WP Mail SMTP có miễn phí không?

WP Mail SMTP có phiên bản miễn phí để bất cứ người dùng nào cũng có thể tải xuống để sử dụng. Tuy nhiên, phiên bản này sẽ bị giới hạn một số các tính năng nâng cao, để sử dụng người dùng bắt buộc phải đăng ký phiên bản trả phí bản quyền của hãng.

3. WP Mail SMTP có thể tích hợp gửi các dịch vụ email nào?

Người dùng có thể thích hợp WP Mail SMTP với đa dạng các dịch vụ email khác nhau điển hình như:

• Gmail doanh nghiệp của Google Workspace, 
• Outlook của Microsoft 365, 
• Mail Zoho,…

4. Nên dùng WP Mail SMTP hay không?

CÓ. Vì WP Mail SMTP sẽ cho phép người dùng gửi email trực tiếp đến danh sách người nhận thông qua một hệ thống máy chủ của chính người dùng thay vì sử dụng máy chủ web.

Phần kết 

Thông qua bài viết được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã tìm được đáp án chính xác cho câu hỏi WP Mail SMTP là gì? Nếu người dùng cần sự hỗ trợ của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về giao thức này vui lòng liên hệ qua Livechat hoặc gọi đến số Hotline 024.9999.7777.