Word 365 Microsoft là gì? Tính năng và phân biệt với Word 2021

Thay vì mua bản quyền một lần và cài đặt ứng dụng trên thiết bị, hiện nay nhiều người chuyển hướng đang sử dụng Word 365 Microsoft để làm việc linh hoạt hơn. Bài viết này sẽ giới thiệu một số tính năng mới nổi bật của ứng dụng Word trong gói đăng ký Microsoft 365 và phân biệt với bản quyền Word 2021. Tìm hiểu chi tiết ngay.

Word 365 Microsoft là gì?

Word 365 Microsoft là một phần của bộ ứng dụng năng suất Office do Microsoft cung cấp. Công cụ cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, định dạng và chia sẻ tài liệu. Có thể đánh giá rằng Word là một trong những ứng dụng xử lý văn bản được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới và cung cấp nhiều tính năng cũng như khả năng nâng cao để có thể tạo ra nhiều loại tài liệu khác nhau.

Ứng dụng được cung cấp kèm với giấy phép của giải pháp Microsoft 365, do đó bạn không bắt buộc phải tải về và cài đặt ứng dụng một cách cố định trên một thiết bị cụ thể để sử dụng như các bản quyền Office truyền thống khác. Thay vào đó, người dùng có thể truy cập trực tuyến trên bất kỳ thiết bị nào và toàn bộ thay đổi sẽ được lưu vào bộ nhớ đám mây.

Một số thao tác được hỗ trợ thực hiện trên Word 365 Microsoft có thể kể đến như:

• Tạo tài liệu: Bạn có thể bắt đầu tạo tài liệu từ đầu hoặc sử dụng thư viện template được thiết kế sẵn để chuyên nghiệp hóa tài liệu của mình. Microsoft cung cấp đa dạng định dạng tài liệu khác nhau như thư, báo cáo, sơ yếu lý lịch, tờ rơi, newsletter, báo cáo tài chính, thư mời,…
• Chỉnh sửa và định dạng văn bản: Word 365 Microsoft cung cấp cho người dùng một bộ công cụ phong phú để chỉnh sửa và định dạng văn bản, gồm font chữ, kích thước, màu sắc, căn chỉnh, thụt lề,…cùng các áp dụng định dạng cho đoạn văn, tiêu đề, danh sách và bảng.
• Đồ họa và đa phương tiện: Bạn có thể dễ dàng chèn hình ảnh, hình dạng, biểu đồ, bảng, đồ họa SmartArt cùng nhiều thành phần đa phương tiện khác vào văn bản để cải thiện tính trực quan và ấn tượng cho tài liệu, qua đó cải thiện chất lượng truyền tải thông tin.
• Cộng tác và chia sẻ: Word 365 Microsoft hỗ trợ các tính năng cộng tác, cho phép các thành viên trong nhóm có thể làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu. Người dùng cũng có thể theo dõi các thay đổi, để lại nhận xét và đánh giá các thay đổi đối với tài liệu. Tài liệu cũng có thể được chia sẻ nhanh chóng thông qua email, OneDrive, SharePoint và các nền tảng đám mây khác.
• Tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng Microsoft 365: Được cung cấp cùng với giấy phép Microsoft 365, Word 365 Microsoft tích hợp hoàn hảo với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái như Excel, PowerPoint, Outlook, hay Teams. Chẳng hạn, bạn có thể dễ dàng nhập dữ liệu từ bảng tính Excel, nhúng bản trình bày PowerPoint, gửi tài liệu qua Outlook và cộng tác với các thành viên trong nhóm thông qua Teams.
• Cơ hội sử dụng các tính năng nâng cao: Word 365 Microsoft luôn được cập nhật những phiên bản mới nhất, do đó người dùng sẽ được phép sử dụng các tính năng nâng cao nhất. Một số tính năng nổi bật có thể kể đến như trộn thư, macro, mã hóa tài liệu, chữ ký số và bảo vệ tài liệu.
• Tính năng accessibility: Word 365 Microsoft bao gồm các tính năng accessibility tiện lợi như hỗ trợ trình đọc màn hình, văn bản thay thế cho hình ảnh, số liệu thống kê về khả năng độc, kiểm tra khả năng truy cập để đảm bảo rằng người dùng khuyết tật có thể truy cập tài liệu và sử dụng ứng dụng mà không gặp bất kỳ trở ngại nào.

Các tính năng mới trên Word 365 Microsoft

Người đăng ký Word 365 Microsoft được tận hưởng những tính năng mới liên tục được cập nhật trong ứng dụng. Dưới đây là một số tính năng và chức năng mới được bổ sung trên Microsoft Word để bạn tham khảo:

Tạo bản tóm tắt tự động cho tài liệu

Bản cập nhật cho trình soạn thảo Word 365 Microsoft cho phép người dùng thêm bản tóm tắt tức thì của tài liệu, với sự hỗ trợ của trí tuệ nhân tạo (AI).

Trong ứng dụng, hãy nhấp vào công cụ Editor từ tab Home >> cuộn xuống Text Generation và đặt con trỏ vào tài liệu nơi bạn muốn thêm bản tóm tắt, sau đó nhấp vào nút xuất hiện trong khung Editor. 

Bản tóm tắt này sẽ dựa trên 1000 từ đầu tiên của tài liệu. Một thông báo ở đầu trang ghi chú “Because it is generated by AI, the summary may contain sensitive text of factual inaccuracies. Be sure to verify the information included.” (Vì được tạo bởi AI, nên bản tóm tắt có thể chứa văn bản nhạy cảm và có thông tin không chính xác so với thực tế. Hãy đảm bảo xác minh thông tin được đưa vào).

Đề xuất viết lại văn bản

Bạn cần một số sự trợ giúp chỉnh sửa khác ngoài công cụ Editor? Bây giờ Word 365 Microsoft đã cung cấp cho bạn tùy chọn Rewrite Suggestions bằng cách chọn vào văn bản cần viết lại và nhấp chuột phải để chọn công cụ này.

Việc viết lại văn bản đã đơn giản hóa và cô đọng ngôn ngữ hơn, hỗ trợ tạo nên sự khác biệt và mới mẻ cho tài liệu của bạn.

Nhận xét nâng cao

Nếu bạn đang xem xét tài liệu với cộng tác viên, việc thêm nhận xét là điều có thể trên Word 365 Microsoft. Bằng cách nhập @mention đến cộng tác viên trong nhận xét của mình (tức @ + tên cộng tác viên), bạn đã có thể thông báo cho người đó thông qua email về việc nhắc đến trong nhận xét này.

Người dùng cũng có thể nhận xét hoặc trả lời chuỗi nhận xét bằng cách phân công khi chọn vào Assign to khi @mention đến ai đó. Người đó chỉ cần nhấp chọn vào hình tròn để hiển thị nhiệm vụ đã hoàn thành. 

Người được giao nhiệm vụ hoặc được đề cập đến sẽ nhận được thông báo qua email – nơi có thể trả lời nhận xét hoặc nhấp để truy cập tài liệu Word 365 online.

Hơn nữa, người dùng Word 365 Microsoft còn có thể thêm định dạng vào nhận xét, chẳng hạn như in đậm, gạch chân, in nghiêng, đánh dấu hoặc thay đổi màu văn bản, cũng như sử dụng font chữ để thay đổi định dạng trong nhận xét và văn bản chính của tài liệu. 

Việc gửi một liên kết đến một chủ đề bình luận cho ai đó cũng được hỗ trợ với tính năng này. Bạn chỉ cần nhấp vào dấu chấm lửng bên cạnh nhận xét và chọn Link to Comment, sau đó gửi liên kết đến một cộng tác viên khác và họ sẽ đi thẳng đến phần tài liệu có nhận xét này. 

Công cụ tìm kiếm Find được cải thiện

Trong Word 365 Microsoft online, công cụ Find trong nhóm Editing không chỉ thực hiện tìm kiếm một từ trong tài liệu, mà còn được hỗ trợ khả năng tìm kiếm nâng cao hơn. Chẳng hạn, bạn tìm kiếm từ USA thì công cụ cũng sẽ cho ra các kết quả về “U.S.A” và US of A” trong phần kết quả liên quan.

Theo mặc định, tính năng Find trong Word 365 online sẽ xuất hiện trong “This file” (tệp này) nhưng bạn có thể mở rộng tìm kiếm của mình sang các tệp OneDrive và lọc theo loại tài liệu (Word, PowerPoint, Excel hoặc PDF). Người dùng cũng có thể dễ dàng hiển thị “Đối tượng được tìm thấy trong tài liệu này” như Comments, từ in nghiêng,…

Thanh Search ở trên cùng của phần mềm Word 365 Microsoft trực tuyến cũng sẽ tìm kiếm các từ trong tài liệu với số nhiều và biến thể, gợi ý hành động, trợ giups, gợi ý và tìm kiếm trên các tệp.

Công cụ Designer mạnh mẽ

Ngoài việc cung cấp cho người dùng một số lựa chọn thiết kế và bố cục sáng tạo, công cụ Designer trong Word 365 Microsoft cũng sẽ xác định và khắc phục các vấn đề liên quan đến định dạng. Công cụ còn được bổ sung thêm nhiều yếu tố đồ họa nhằm giúp tài liệu trông thú vị và hấp dẫn hơn.

Đôi khi, người dùng Word 365 online sẽ tìm thấy biểu tượng hình kim cương. Nếu nhấp vào đó, bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để đưa hình ảnh đồ họa dựa trên các từ đang gõ. Nếu không muốn bật tính năng này, bạn hãy nhấp vào Hide suggestions until the next update trong trình Designer.

So sánh Word 365 Microsoft vs Microsoft Word 2021

Như đã biết, Microsoft Office là lựa chọn hàng đầu trong nhiều thập kỷ khi nói đến phần mềm năng suất văn phòng. Để theo kịp với sự phát triển chóng mặt của công nghệ, Microsoft cũng không ngừng hoàn thiện các sản phẩm và cho ra đời các phiên bản nâng cấp hơn. Tuy nhiên, điều này cũng khiến cho người dùng có thể gặp khó khăn trong việc lựa chọn phiên bản phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Trong phần này, chúng ta hãy cùng so sánh 2 tùy chọn Word nâng cao nhất hiện nay: Word 365 Microsoft và Word 2021 (hay chính là Microsoft 365 và Office 2021). 

Nét khác biệt nổi bật nhất chính là việc cấp phép sử dụng sản phẩm. Microsoft 365 là dịch vụ dựa trên đăng ký hàng tháng/hàng năm cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các phiên bản mới nhất của ứng dụng MS, như Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Do đó, khi Word 365 login, bạn sẽ được sử dụng phiên bản mới nhất của ứng dụng mà không cần phải mua thêm bất kỳ giấy phép bổ sung nào.

Mặt khác, MS Office 2021 là một ứng dụng phần mềm cổ điển được cài đặt trên thiết bị máy tính. Nó bao gồm các ứng dụng thiết yếu như Word, Excel, PowerPoint và Outlook ở tất cả các phiên bản, cùng với một số ứng dụng bổ sung trong bộ ứng dụng mở rộng nhất năm 2021. Người dùng chỉ cần mua giấy phép Office để sử dụng mãi mãi, thay vì trả phí hàng tháng như Microsoft 365.

Điều này cũng có nghĩa Word 2021 sẽ không nhận được các bản cập nhật thường xuyên như với Word 365 Microsoft. Để hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa Word 365 Microsoft và Word 2021, bạn có thể tham khảo bảng dưới đây:

Word 365 Microsoft và Word 2021 đều là những sự lựa chọn tuyệt vời dành cho người đang tìm kiếm giải pháp năng suất văn phòng đáng tin cậy. Lựa chọn giữa cả hai đòi hỏi phải có sự xem xét cẩn thận các tính năng, lợi ích và bất lợi. Đồng thời, việc này cũng phụ thuộc vào nhu cầu và ngân sách riêng.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp hiện nay đều có sự ưu tiên lựa chọn đăng ký Microsoft 365 để nhận được các phiên bản ứng dụng mới nhất – đảm bảo quá trình làm việc luôn được đổi mới cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ. Một trong những nhà cung cấp các giải pháp Microsoft 365 uy tín nhất trên thị trường hiện này chính là HVN Group.

Vinh dự trở thành đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft, ngoài việc cung cấp đa dạng các giải pháp Microsoft 365 với mức giá phù hợp, chúng tôi còn sẵn sàng hỗ trợ kỹ thuật và giải đáp các câu hỏi liên quan đến cách sử dụng hiệu quả Word 365 Microsoft, Excel, PowerPoint, Outlook và nhiều app khác trong hệ sinh thái.

Kết luận

Hy vọng rằng những thông tin được cung cấp trong bài viết đã giúp bạn có được cái nhìn tổng quan chân thực nhất về Word 365 Microsoft, các tính năng mới nhất của ứng dụng và cách phân biệt với Office 2021. Nếu có nhu cầu giải đáp bất kỳ câu hỏi hoặc thắc mắc liên quan đến nội dung nêu trên, vui lòng kết nối trực tiếp với đội ngũ chuyên gia của HVN Group ở phần Livechat ngay để nhận hỗ trợ sớm.