Hướng dẫn trình chiếu PowerPoint cho người mới bắt đầu

Bên cạnh tạo slide thuyết trình sáng tạo và hấp dẫn, bạn cần nắm rõ cách trình bày với khán giả. Bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách tiến hành trình chiếu PowerPoint từ đầu và giới thiệu một số công cụ, tính năng tích hợp trong phần mềm để làm cho bài thuyết trình mượt mà, chuyên nghiệp hơn.

Tổng quan về phần mềm trình chiếu PowerPoint

Microsoft PowerPoint về cơ bản là một ứng dụng phần mềm trình bày đồ họa đi kèm trong bộ Office cùng với các ứng dụng hỗ trợ năng suất khác như Excel, Word, Access. Đây là phần mềm giúp người dùng xây dựng và sắp xếp dữ liệu của mình dưới dạng slide, giúp nâng cao tính rõ ràng và khả năng truyền đạt của chủ đề. Kết hợp với việc thêm khía cạnh trực quan vào dữ liệu, việc trình bày dữ liệu và thông tin trở nên hấp dẫn, cũng như dễ tiếp thu hơn đối với khán giả.

Do đó, phần mềm trình chiếu PowerPoint thường được sử dụng để trình bày các ý tưởng và kế hoạch kinh doanh. Đồng thời, trình bày dữ liệu một cách trực quan cũng giúp việc học với dữ liệu dễ dàng hơn, do đó giáo viên trong trường học có thể sử dụng ứng dụng để giúp việc giảng dạy – học tập trở nên thú vị và hiệu quả hơn.

Có 02 cách cơ bản để bạn có thể sở hữu phần mềm trình chiếu PowerPoint:

• Mua bản quyền Office một lần, đi kèm với các công cụ Word, Excel, Outlook được cài đặt trên thiết bị.
• Đăng ký giải pháp Microsoft 365 để sử dụng ứng dụng trên nền tảng đám mây.

Hướng dẫn cách trình chiếu PowerPoint trên máy tính

Trước khi trình chiếu PowerPoint, bạn cần suy nghĩ về loại thiết bị sẽ có sẵn cho bài thuyết trình của mình. Trong môi trường doanh nghiệp, việc tạo và trình chiếu bằng máy tính thường được đánh giá cao, bởi công cụ này cho phép bạn có thể kết nối dễ dàng với máy chiếu để thuyết trình trước đám đông.

Bắt đầu trình chiếu PowerPoint

PowerPoint cung cấp cho người dùng một số tùy chọn để có thể bắt đầu trình chiếu bản trình bày của mình trên máy tính, bao gồm:

• Nhấp vào lệnh Start From Beginning trên thanh Quick Access Toolbar, hoặc sử dụng phím tắt trình chiếu PowerPoint F5 ở trên bàn phím, như vậy bản trình bày slide sẽ xuất hiện ở chế độ toàn màn hình.

• Chọn lệnh xem Slide Show ở cuối cửa sổ PowerPoint để bắt đầu bản trình bày từ trang chiếu hiện tại.

• Đi tới tab Slide Show trên ribbon để truy cập nhiều tùy chọn hơn. Từ đây, bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình của mình từ slide hiện tại và truy cập vào các tùy chọn nâng cao.

Đảo ngược các slide

Bạn có thể chuyển sang slide tiếp theo bằng cách nhấp chuột hoặc nhấn phím cách trên bàn phím. Ngoài ra, trong trường hợp bạn thực hiện cách trình chiếu PowerPoint tự chạy sau một thời gian cụ thể, điều đó đôi khi có thể khiến cho việc slide đi nhanh hơn so với người nói và yêu cầu bạn phải quay về slide trước. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng các mũi tên trên bàn phím để di chuyển tiến, hoặc quay ngược về slide trước của bài thuyết trình.

Dừng trình chiếu PowerPoint

Người dùng có thể thoát trình chiếu PowerPoint khỏi chế độ thuyết trình bằng cách nhấn phím Esc trên bàn phím. Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút Slide Show Options ở phía dưới bên trái và chọn vào End Show.

Bản trình bày cũng sẽ kết thúc sau slide cuối cùng. Bạn có thể nhấp chuột hoặc nhấn phím cách để trở về chế độ xem Normal.

Chức năng hỗ trợ trình chiếu PowerPoint đẹp

PowerPoint cung cấp cho người dùng các công cụ tiện lợi hỗ trợ cho việc trình chiếu bài thuyết trình. Chẳng hạn, bạn có thể thay đổi con trỏ chuột thành bút hoặc bút tô sáng để thu hút sự chú ý đến các mục nổi bật trong slide. Hoặc, bạn có thể tạo trình chiếu PowerPoint có note, truy cập các chương trình khác từ taskbar nếu cần thiết.

Hiển thị taskbar

Đôi khi, người dùng có thể cần truy cập internet hoặc các tệp và chương trình khác trên máy tính của mình trong khi đang trình chiếu PowerPoint. Phần mềm cho phép bạn truy cập vào taskbar nhanh chóng mà không cần kết thúc bài thuyết trình.

• Xác định vị trí và chọn nút Slide Options nằm ở góc dưới bên trái.
• Chọn Screen >> bấm vào Show Taskbar.

• Taskbar sẽ xuất hiện >> chọn chương trình bạn muốn mở, chẳng hạn như trình duyệt web. Khi hoàn tất, hãy đóng cửa sổ hoặc nhấp vào biểu tượng PowerPoint trên thanh tác vụ để quay lại bản trình bày.

Chuyển sang slide không liền kề

Trong quá trình trình chiếu PowerPoint, người dùng có thể chuyển sang các slide không theo thứ tự nếu cần thiết, bằng cách:

• Xác định vị trí và chọn nút See All Slides nằm ở góc dưới bên trái.

• Khi đó, phiên bản thumbnail của mỗi slide sẽ xuất hiện >> chọn slide muốn chuyển tới.

Sử dụng công cụ vẽ

Con trỏ chuột của bạn có thể hoạt động như một cây bút hoặc highlighter trong khi trình chiếu PowerPoint nhằm mục đích thu hút sự chú ý của khán giả đến các mục trong slide của bạn. Để sử dụng công cụ, bạn thực hiện:

• Xác định vị trí và chọn nút Pen Tools ở góc dưới bên trái.
• Chọn Pen hoặc Highlighter tùy theo sở thích của người dùng. Bạn cũng có thể chọn một màu khác từ menu.

• Nhấp và kéo chuột để đánh dấu các slide, hoặc người dùng cũng có thể nhấn Ctrl+P trên bàn phím để truy cập công cụ bút trong khi trình chiếu PowerPoint.

Bên cạnh đó, tính năng con trỏ laser cũng có thể được sử dụng để thu hút sự chú ý của mọi người tới một số phần nhất định của slide. Khác với bút và highlighter, con trỏ laser sẽ không để lại dấu vết trên slide. Để sử dụng tính năng này, hãy chọn từ Pen Tools hoặc nhấn và giữ phím Ctrl và nút chuột trái.

Xóa dấu mực viết thủ công

Thỉnh thoảng, bạn có thể để lại ghi chú hoặc đánh dấu vào một số vị trí trong khi trình chiếu PowerPoint nhằm note lại những điểm đáng chú ý. Bạn hoàn toàn có thể xóa các dấu mực này bằng cách:

• Xác định vị trí cần xóa và chọn nút Pen Tools nằm ở góc dưới bên trái.

• Chọn Eraser để xóa từng dấu viết tay hoặc chọn Erase All Ink on Slide để xóa tất cả dấu vết.

Khi kết thúc trình chiếu PowerPoint, người dùng cũng có tùy chọn Keep hoặc Discard (giữ hoặc loại bỏ) bất kỳ chú thích viết tay nào trong bài thuyết trình của mình. Nếu giữ lại, những dấu đó sẽ xuất hiện dưới dạng object trên slide của bạn ở dạng xem Normal.

Trình chiếu PowerPoint với Presenter View

Nếu bạn đang trình chiếu PowerPoint với màn hình thứ hai – chẳng hạn như máy chiếu, việc sử dụng chế độ Presenter View là điều cần thiết. Chế độ Presenter View cho phép người dùng truy cập vào một bộ điều khiển đặc biệt trên màn hình mà khán giả không nhìn thấy được, từ đó có thể dễ dàng tham khảo các ghi chú trang chiếu, xem trước slide sắp chiếu tới,…

Để truy cập Presenter View, bạn hãy bắt đầu trình chiếu như bình thường, sau đó bấm vào Slide Options và chọn Presenter View. Ngoài ra, người dùng cũng có thể sử dụng phím tắt trình chiếu PowerPoint là Alt+F5 để bắt đầu bài thuyết trình ở dạng Presenter View.

Được biết đến là đối tác ủy quyền của Microsoft là HVN Group sẵn sàng đồng hành cùng các khách hàng doanh nghiệp trong suốt hành trình nghiên cứu và sử dụng dịch vụ Microsoft 365 cho tổ chức của mình. Không dừng lại ở việc giải đáp câu hỏi chuyên sâu và hỗ trợ giải quyết các sự cố thường gặp trong quá trình sử dụng, chúng tôi còn cung cấp cho bạn cẩm nang khai thác hiệu quả và thông minh các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365, trong đó bao gồm PowerPoint.

Hơn nữa, chúng tôi còn là địa chỉ uy tín dành cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng Office để nâng cao năng suất làm việc bằng cách đăng ký Microsoft 365. Các gói giải pháp MS 365 của chúng tôi được niêm yết ở mức giá phải chăng, phù hợp với mặt bằng chung của doanh nghiệp Việt Nam.

Kết luận

Thông qua bài viết này, HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – đã hướng dẫn bạn cách trình chiếu PowerPoint nhanh chóng, đồng thời giới thiệu một số công cụ và chức năng có thể hỗ trợ việc trình bày các slide chuyên nghiệp hơn. Nếu gặp sự cố trong quá trình sử dụng Microsoft PowerPoint hoặc có câu hỏi về các ứng dụng trong bộ năng suất Office 365, bạn có thể kết nối trực tiếp với chúng tôi bằng cách gọi tới số Hotline: 024.9999.7777.