Tìm thư lưu trữ trong Gmail nhanh chóng với thao tác đơn giản

Khi sử dụng Gmail, người dùng có thể dễ dàng lưu trữ những email quan trọng thay vì xóa chúng. Tuy nhiên, với một số người dùng, việc tìm kiếm thư lưu trữ lại không dễ dàng. Bài viết này sẽ là những hướng dẫn chi tiết về cách tìm thư lưu trữ trong Gmail, lưu ý cũng như một số mẹo hay hữu ích khi quản lý các thư này.

Tính năng lưu trữ thư trong Gmail

Gmail cung cấp các tính năng hữu ích để người dùng có thể dễ dàng quản lý email của mình. Một trong những tính năng nổi bật có thể kể đến khả năng lưu trữ thư và tìm thư lưu trữ trong Gmail cho phép người dùng quản lý các email mà không cần phải giữ chúng trong hộp thư đến.

Hiểu đơn giản, thì khi người dùng lưu trữ một email trong Gmail, email đó thay vì xuất hiện trong hộp thư đến, thì sẽ được di chuyển sang mục lưu trữ và quản lý tại đó. Người dùng có thể truy cập thư bất cứ lúc nào bằng cách sử dụng các bộ lọc tìm thư lưu trữ trong Gmail. Điều này rất thuận tiện cho việc quản lý thông tin cá nhân và công việc hàng ngày.

Dưới đây là một số lợi ích khi lưu trữ thư mà người dùng nhất định không thể bỏ qua:

• Giảm tải hộp thư đến: Việc lưu trữ thư giúp người dùng giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư đến, chỉ hiển thị những email cần thiết.

• Dễ dàng truy cập: Thư đã được lưu trữ vẫn có thể được tìm thấy và truy cập dễ dàng thông qua chức năng tìm kiếm.

• Lưu trữ những thông tin quan trọng: Thư chứa thông tin quan trọng hoặc tài liệu cần thiết có thể được lưu trữ mà không lo bị phát hiện hay xóa nhầm.

• Tổ chức tốt hơn: Người dùng có thể dễ dàng tổ chức các email theo cách riêng của mình mà không làm ảnh hưởng đến hộp thư đến.

Cách lưu trữ thư trong Gmail đơn giản

Việc lưu trữ thư trong Gmail khá đơn giản. Người dùng  hoàn toàn có thể thao tác nhanh chóng với 03 bước sau:

– Bước 1: Tiến hành đăng nhập vào tài khoản Gmail. 

– Bước 2: Trong giao diện chính của Gmail sẽ bao gồm danh sách các email trong hộp thư đến. Lúc này, hãy chọn email mà mình muốn lưu trữ (có thể chọn một hoặc nhiều email cùng lúc).

– Bước 3: Click vào biểu tượng Lưu trữ nằm trên thanh công cụ phía trên cùng. Ngay lập tức, email sẽ được chuyển từ hộp thư đến vào thư mục lưu trữ.

03 Cách tìm thư lưu trữ trong Gmail nhanh chóng

Một trong những vấn đề mà nhiều người sử dụng Gmail thường gặp phải đó là không biết cách tìm thư lưu trữ trong Gmail. Dưới đây là một số cách đơn giản để người dùng có thể dễ dàng khắc phục vấn đề này và nhanh chóng tìm được thư lưu trữ khi cần:

Sử dụng nhãn “Tất cả thư” tìm thư lưu trữ trong Gmail

Trong Gmail, nhãn “Tất cả thư” chứa tất cả các email của người dùng, bao gồm cả những email đã lưu trữ. Do đó, đây sẽ là một cách đơn giản và hiệu quả để người dùng có thể nhanh chóng tìm và mở thư lưu trữ trong Gmail. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Trong giao diện chính của Gmail, hãy click Hiển thị thêm >> kéo xuống dưới để tìm kiếm nhãn Tất cả thư ở thanh điều hướng phía bên trái.

– Bước 2: Tại đây, người dùng sẽ thấy tất cả các thư trong hộp thư đến, bao gồm cả thư lưu trữ.

*Lưu ý: Thư lưu trữ sẽ không dán nhãn Hộp thư đến.

– Bước 3: Người dùng có thể tìm thư lưu trữ trong Gmail thủ công, hoặc sử dụng thanh tìm kiếm ở đầu trang >> nhập tìm kiếm từ khóa liên quan đến email mà mình cần tìm.

Tìm thư lưu trữ trong Gmail bằng từ khóa hoặc địa chỉ email

Ngoài sử dụng nhãn “Tất cả thư”, người dùng cũng có thể dễ dàng tìm thư lưu trữ trong Gmail với các từ khóa hoặc địa chỉ email liên quan. Các bước thực hiện vô cùng đơn giản như sau:

– Bước 1: Nhập từ khóa liên quan đến nội dung email vào ô tìm kiếm. Ngoài việc nhập từ khóa, người dùng cũng có thể nhập địa chỉ email người gửi, hoặc người nhận để nhanh chóng tìm kiếm các email liên quan.

– Bước 2: Nhấn vào nút Enter để tiến hành tìm kiếm. Gmail lúc này sẽ tự động lọc ra các email phù hợp, bao gồm cả những email đã được lưu trữ.

– Bước 3: Trong danh sách các email hiển thị, người dùng có thể dễ dàng tìm thư lưu trữ trong Gmail mà mình cần.

Sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao tìm thư lưu trữ trong Gmail

Nếu muốn tìm thư lưu trữ trong Gmail một cách chi tiết hơn, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng bộ lọc tìm kiếm nâng cao của Gmail. Thao tác đơn giản như sau: 

– Bước 1: Nhấn chọn biểu tượng Bộ lọc tìm kiếm nâng cao ở ngay cạnh thanh tìm kiếm.

– Bước 2: Thiết lập các tiêu chí tìm kiếm cho bộ lọc, bao gồm: 

• Từ (người gửi)
• Đến (người nhận)
• Tiêu đề
• Từ khóa liên quan
• Kích thước
• Phạm vi ngày
• Phạm vi tìm kiếm
• Tệp đính kèm

– Bước 3: Sau khi hoàn tất, hãy nhấn Tìm kiếm. Gmail lúc này cũng sẽ tự động lọc ra các email phù hợp, bao gồm cả những email đã được lưu trữ.

Như vậy, với danh sách email mà hệ thống hiển thị, người dùng có thể dễ dàng tìm thư lưu trữ trong Gmail mà mình cần.

Mẹo quản lý thư lưu trữ hiệu quả trong Gmail

Quản lý thư lưu trữ đúng cách không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn tránh tình trạng lộn xộn trong hộp thư. Theo đó, dưới đây là một số mẹo hay hữu ích để người dùng có thể quản lý và lưu trữ thư dễ dàng sau khi đã tìm thư lưu trữ trong Gmail thành công:

Gắn nhãn cho email trước khi lưu trữ

Gắn nhãn cho email là một trong những cách đơn giản nhưng hiệu quả để tổ chức thư lưu trữ. Người dùng có thể tạo nhãn phù hợp với từng loại email, chẳng hạn như nhãn cho công việc, cho gia đình, hoặc nhãn cho các dự án cá nhân. Hãy gắn nhãn ngay sau khi email được chuyển đến, bởi điều này sẽ giúp việc quản lý và tìm kiếm sau này dễ dàng hơn rất nhiều.

Tạo bộ lọc lưu trữ thư tự động

Ngoài gắn nhãn, người dùng cũng có thể tạo bộ lọc tự động để tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý email. Bằng cách này, họ sẽ không cần phải thủ công lưu trữ từng email, mà có thể tập trung tốt hơn cho những công việc quan trọng.

Đánh dấu thư quan trọng

Đánh dấu cho những thư quan trọng cũng là cách để người dùng có thể tối ưu việc tìm kiếm và quản lý email. Tất cả những email được đánh dấu sẽ được nhóm lại trong danh sách riêng, điều này cho phép người dùng có thể nhanh chóng tìm lại các email cần thiết mà không cần mất quá nhiều thời gian.

Dọn dẹp và kiểm tra nhãn định kỳ

Theo thời gian, hộp thư lưu trữ của người dùng có thể sẽ đầy và khó quản lý hơn. Do đó, đừng quên dành ra một khoảng thời gian cố định mỗi tháng để kiểm tra và loại bỏ những email không còn cần thiết. Điều này sẽ giúp giảm đi sự lộn xộn, đồng thời đảm bảo người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm các thư lưu trữ khi cần.

Lời kết

Bài viết là những hướng dẫn chi tiết về cách tìm thư lưu trữ trong Gmail đơn giản, dễ dàng cho người mới. Bằng cách tận dụng tốt các tính năng của Gmail như quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, người dùng không chỉ giữ cho hộp thư đến của mình luôn gọn gàng, mà còn quản lý thông tin một cách hiệu quả.

Bên cạnh đó, nếu có vướng mắc cần giải đáp, người dùng cũng đừng quên có thể trực tiếp liên hệ HVN Group qua các kênh thông tin bên dưới để được hỗ trợ tốt nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777