Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Việc thay đổi định dạng mặc định của Google Docs không chỉ giúp người dùng đảm bảo sự đồng nhất giữa các tài liệu, mà còn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc khi đáp ứng tiêu chuẩn của tổ chức. Do đó, nếu chưa biết cách thay đổi định dạng mặc định trong Google Docs, thì người dùng hãy cùng theo dõi chi tiết bài viết dưới đây.
Cách thay đổi định dạng mặc định của Google Docs
Khi soạn thảo văn bản trong Google Docs, định dạng mặc định có thể sẽ không đáp ứng được tất cả các yêu cầu cụ thể của người dùng. Chính vì vậy, việc thay đổi định dạng mặc định là điều cần thiết để người dùng có thể nâng cao trải nghiệm và tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp hơn.
Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách thay đổi định dạng mặc định trong Google Docs người dùng có thể theo dõi:
Thay đổi font chữ mặc định trong Google Docs
Thông thường, font chữ mặc định trên Google Tài liệu sẽ là Arial. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể thay đổi font chữ mặc định để phù hợp với yêu cầu soạn thảo văn bản của mình. Thao tác đơn giản như sau:
– Bước 1: Mở một tài liệu Google Docs >> chọn một đoạn văn bản bất kỳ.
– Bước 2: Thay đổi font chữ theo ý muốn (ví dụ như Times New Roman, Roboto, hay Arial,…). Ngoài ra, người dùng cũng có tùy chỉnh kiểu chữ in nghiêng, in đậm, hoặc gạch chân phù hợp với mục đích trình bày tài liệu của mình.
– Bước 3: Sau khi thay đổi định dạng, hãy bôi đen đoạn văn bản đã chỉnh sửa >> chọn Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Văn bản thông thường (Normal text) và chọn Cập nhật “văn bản thường” để khớp.
– Bước 4: Quay trở lại menu Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Tùy chọn (Options) và chọn Lưu làm kiểu mặc định của tôi (Save as my default styles).
– Bước 5: Cuối cùng, hãy mở một tài liệu mới để kiểm tra xem font chữ đã được đặt mặc định hay chưa.
Thay đổi cỡ chữ mặc định trong Google Docs
Cùng với font chữ, cỡ chữ cũng là một yếu tố quan trọng khi thay đổi định dạng mặc định. Cỡ chữ quá lớn sẽ gây khó chịu cho người đọc, trong khi chữ quá nhỏ sẽ ảnh hưởng đến khả năng truyền đạt thông điệp của tài liệu.
Để thay đổi cỡ chữ mặc định cho tài liệu mới trên Docs, người dùng có thể thao tác đơn giản với các bước sau:
– Bước 1: Mở một tài liệu Google Docs >> chọn một đoạn văn bản bất kỳ.
– Bước 2: Thay đổi cỡ chữ theo ý muốn (ví dụ 11pt, 12pt cho văn bản, và 14 – 18pt cho tiêu đề).
– Bước 3: Sau khi thay đổi định dạng, hãy bôi đen đoạn văn bản đã chỉnh sửa >> chọn Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Văn bản thông thường (Normal text) và chọn Cập nhật “văn bản thường” để khớp.
– Bước 4: Quay trở lại menu Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Tùy chọn (Options) và chọn Lưu làm kiểu mặc định của tôi (Save as my default styles).
– Bước 5: Cuối cùng, hãy mở một tài liệu mới để kiểm tra xem cỡ chữ đã được thiết lập làm mặc định hay chưa.
Thay đổi màu chữ và màu nền mặc định trong Google Docs
Việc thay đổi màu chữ và màu nền có thể tạo ra sự tương phản mạnh mẽ và giúp tài liệu trở nên sinh động hơn. Nếu muốn thay đổi màu chữ và màu nền mặc định trong Google Docs, người dùng cũng chỉ cần đơn giản với các bước sau:
– Bước 1: Mở một tài liệu Google Docs >> chọn một đoạn văn bản bất kỳ.
– Bước 2: Thay đổi màu chữ và màu nền theo ý muốn.
– Bước 3: Sau khi thay đổi định dạng, hãy bôi đen đoạn văn bản đã chỉnh sửa >> chọn Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Văn bản thông thường (Normal text) và chọn Cập nhật “văn bản thường” để khớp.
– Bước 4: Quay trở lại menu Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Tùy chọn (Options) và chọn Lưu làm kiểu mặc định của tôi (Save as my default styles).
– Bước 5: Cuối cùng, hãy mở một tài liệu mới để kiểm tra xem màu chữ và màu nền đã được thiết lập làm mặc định hay chưa.
Thay đổi giãn cách dòng mặc định trong Google Docs
Khi soạn thảo văn bản, dãn cách dòng cũng là yếu tố quan trọng người dùng cần lưu ý để tăng tính dễ đọc cho tài liệu. Nếu giãn cách quá chật sẽ khiến người đọc cảm thấy rối mắt khi theo dõi nội dung, trong khi giãn cách quá rộng có thể làm mất đi tính liên kết giữa các đoạn.
Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách thay đổi giãn cách dòng mặc định trong Docs để người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh theo yêu cầu:
– Bước 1: Mở một tài liệu Google Docs >> chọn một đoạn văn bản hoặc toàn bộ tài liệu (Ctrl + A trên Windows hoặc Cmd + A trên Mac).
– Bước 2: Click chọn Định dạng (Format) >> chọn Giãn cách dòng và đoạn (Line & paragraph spacing) >> chọn khoảng cách mong muốn (1.0, 1.15, 1.5, 2.0,…)
*Nếu muốn tùy chỉnh, hãy nhấp chọn Giãn cách tùy chỉnh (Custom spacing) và nhập số mà mình mong muốn.
– Bước 3: Sau khi thay đổi định dạng, hãy bôi đen đoạn văn bản hoặc toàn bộ tài liệu đã chỉnh sửa >> chọn Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Văn bản thông thường (Normal text) và chọn Cập nhật “văn bản thường” để khớp.
– Bước 4: Quay trở lại menu Định dạng (Format) >> chọn Kiểu đoạn (Paragraph styles) >> chọn Tùy chọn (Options) và chọn Lưu làm kiểu mặc định của tôi (Save as my default styles).
– Bước 5: Cuối cùng, hãy mở một tài liệu mới để kiểm tra xem định dạng giãn cách dòng đã được thiết lập làm mặc định hay chưa.
05 Lý do nên thay đổi định dạng mặc định của Google Docs
Với cách thay đổi định dạng mặc định của Google Docs, người dùng có thể nhận lại được nhiều lợi ích, cụ thể như:
Tiết kiệm thời gian soạn thảo văn bản tối đa
Nếu thường xuyên làm việc với Google Docs, việc thiết lập định dạng mặc định sẽ giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian. Thay vì phải định dạng thủ công từng chi tiết cho các tài liệu mới, thì người dùng có thể nhanh chóng bắt tay vào việc viết lách và sáng tạo khi đã có định dạng mặc định. Điều này sẽ đặc biệt hữu ích trong những tình huống phải làm việc dưới áp lực thời gian và cần sự tập trung cao.
Đảm bảo sự đồng nhất của các tài liệu
Sự đồng nhất trong định dạng cũng là cách để tài liệu trở nên chuyên nghiệp hơn. Bằng cách thay đổi định dạng mặc định, người dùng có thể đảm bảo sự nhất quán của các tài liệu, điều đặc biệt quan trọng khi làm việc nhóm hoặc gửi tài liệu cho đối tác, khách hàng và cấp trên.
Phù hợp với yêu cầu công việc hoặc tiêu chuẩn của tổ chức
Nhiều tổ chức và doanh nghiệp có quy định riêng về định dạng tài liệu. Với việc thay đổi định dạng mặc định trong Google Docs, người dùng có thể dễ dàng tuân thủ các tiêu chuẩn này mà không cần phải kiểm tra lại từng chi tiết trong tài liệu. Ngoài ra, đây cũng là cách để người dùng thể hiện sự tôn trọng đối với quy trình làm việc và yêu cầu của tổ chức, từ đó góp phần nâng cao hình ảnh cá nhân trong doanh nghiệp.
Tăng hiệu quả làm việc
Khi không cần phải mất thời gian cho việc tùy chỉnh từng chi tiết trong tài liệu, người dùng sẽ có thêm nhiều thời gian hơn cho việc sáng tạo và phát triển nội dung. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả làm việc, mà còn giúp họ tiến xa hơn trong công việc của mình.
Tùy chỉnh linh hoạt theo sở thích và nhu cầu
Thay đổi định dạng mặc định trong Google Docs cũng là cách để người dùng có thể thể hiện cá tính và sở thích cá nhân qua từng tài liệu. Họ có thể thoải mái lựa chọn font chữ, cỡ chữ, và màu sắc để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh theo ý muốn của mình. Sự đa dạng trong định dạng sẽ giúp cho tài liệu của họ nổi bật hơn so với những tài liệu khác, từ đó tạo ấn tượng sâu sắc hơn với người đọc.
Một số lưu ý khi thay đổi định dạng mặc định Google Docs
Google Docs cho phép người dùng có thể thay đổi định dạng mặc định linh hoạt. Tuy nhiên, người dùng cũng nên lưu ý một số vấn đề cơ bản để tránh gặp những rắc rối không đáng có:
Thay đổi chỉ áp dụng cho tài liệu mới
Việc thay đổi định dạng mặc định chỉ áp dụng cho các tài liệu mới sau khi thay đổi được thiết lập. Những tài liệu cũ sẽ không bị ảnh hưởng, vì vậy, nếu muốn thay đổi định dạng ở những tài liệu này, người dùng sẽ cần phải chỉnh sửa chúng một cách thủ công.
Trường hợp có nhiều tài liệu cũ cần chỉnh sửa, người dùng có thể xem xét tạo một mẫu mới với định dạng mà mình vừa thiết lập. Sau đó, chuyển đổi các tài liệu cũ sang mẫu mới.
Thay đổi không ảnh hưởng đến các tài liệu được chia sẻ
Khi người dùng thay đổi định dạng mặc định trong tài liệu của mình, điều này sẽ không ảnh hưởng đến các tài liệu mà họ đã chia sẻ với người khác. Người được chia sẻ vẫn sẽ thấy định dạng gốc trừ khi họ thay đổi định dạng mặc định trên tài liệu của mình. Do đó, hãy thông báo để họ có thể điều chỉnh lại nếu cần thiết.
Đảm bảo tính tương thích khi xuất file
Khi thay đổi định dạng mặc định, người dùng cũng cần lưu ý đến khả năng tương thích khi xuất file. Nếu xuất tài liệu sang một định dạng khác như PDF hay Word, một số thay đổi về định dạng mặc định có thể sẽ hiển thị không đúng. Chính vì vậy, trước khi xuất tài liệu, người dùng tốt nhất là nên kiểm tra lại tài liệu để đảm bảo rằng mọi thứ điều ổn định và hiển thị như mong muốn.
Sao lưu hoặc tạo mẫu trước khi thay đổi
Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, người dùng cũng nên lưu lại tài liệu gốc hoặc tạo một mẫu mới. Điều này sẽ giúp dễ dàng hơn khi quay lại trạng thái ban đầu nếu như người dùng không hài lòng với những gì đã thay đổi. Ngoài ra, nó cũng giúp tạo cảm giác an tâm hơn mỗi khi người dùng thực hiện những thay đổi lớn.
Lời kết
Với những hướng dẫn trên, hy vọng người dùng sẽ dễ dàng thay đổi định dạng mặc định của Google Docs và áp dụng hiệu quả cho các tài liệu của mình. Nếu có thắc mắc, hãy trực tiếp liên hệ với HVN Group qua các kênh thông tin bên dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ chi tiết nhất từ chuyên gia.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777
