Cách tạo form nhập liệu trong Google Sheets siêu đơn giản

Trong Google Sheets, người dùng có thể dễ dàng nhập liệu thông tin qua Form tự tạo trên ứng dụng một cách nhanh chóng mà không cần biết quá nhiều về code. Vậy nên, nếu chưa biết tạo form nhập liệu trong Google Sheets như thế nào, người dùng hãy tham khảo và theo dõi chi tiết những hướng dẫn cụ thể ở bài viết dưới đây.

Cách tạo form nhập liệu trong Google Sheets chi tiết từ A-z

Tạo form nhập liệu trong Google Sheets có thể nói là giải pháp “hoàn hảo” để người dùng có thể lưu trữ, phân tích và xử lý dữ liệu hiệu quả trong công việc và học tập. Theo đó, để thực hiện được việc này, người dùng có thể linh hoạt với các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Truy cập bảng tính Google Sheets

Để tạo form nhập liệu trong Google Sheets, người dùng trước tiên cần truy cập ứng dụng, linh hoạt với 1 trong 2 cách dưới đây:

1. Cách 1: Truy cập Google Sheets từ trình duyệt Google

– Bước 1: Trên trình duyệt Google Chrome, người dùng hãy click vào biểu tượng 9 dấu chấm ở góc trái bên phải màn hình → sau đó chọn Google Sheets.

– Bước 2: Khi giao diện chuyển tiếp, giao diện Google Sheets sẽ hiển thị như hình bên dưới.

– Bước 3: Tại đây, hãy bắt đầu với một bảng tính mới bằng cách nhấn chọn Trống để xuất hiện bảng trắng sau khi khởi tạo.

2. Cách 2: Truy cập Google Sheets từ Google Drive

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google Drive cần tạo form nhập liệu trong Google Sheets.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng + Mới ở góc trái phía trên màn hình → sau đó chọn Google Trang tính và chọn Bảng tính trống như hình bên dưới.

– Bước 3: Lúc này, một bảng tính mới sau khi khởi tạo sẽ xuất hiện để người dùng có thể nhập liệu một cách nhanh chóng. 

Tạo form nhập liệu trong bảng tính Google

Sau khi truy cập bảng tính, để bắt đầu việc tạo form nhập liệu trong Google Sheets, người dùng có thể thực hiện với các bước hướng dẫn chi tiết sau:

– Bước 1: Tại file Sheet người dùng cần tạo form nhập liệu, hãy tạo 3 trang tính mới:

• Trang tính 1: Dùng để thiết lập cài đặt thêm dữ liệu qua form.
• Trang tính 2: Dùng để tạo form nhập liệu.
• Trang tính 3: Dùng để lưu trữ dữ liệu của form.

– Bước 2: Tạo form nhập liệu. Ví dụ: Người dùng có thể Form nhập liệu thông tin khách hàng với các mục thông tin cơ bản như Ngày nhập, Họ tên, Giới tính và Địa chỉ.

**Lưu ý: Người dùng có thể tiến hành xóa bỏ các cột và các hàng trống để thuận tiện cho việc theo dõi và thiết lập form nhập liệu.

– Bước 3: Xác thực dữ liệu “chuẩn” cho thông tin nhập.

1. Xác thực dữ liệu Ngày tháng 

• Click chuột phải vào ô trống → sau đó nhấn chọn mục Xem các hành động khác đối với ô và chọn Xác thực dữ liệu.

• Tại bảng xác thực dữ liệu, người dùng hãy thiết lập tùy chọn Ngày tháng → chọn Là ngày hợp lệ và chọn Từ chối dữ liệu nhập nếu dữ liệu đó không hợp lệ.

• Nhấn Xong để hoàn tất lưu thiết lập.

2. Xác thực dữ liệu Giới Tính

• Click chuột phải vào ô trống → sau đó nhấn chọn mục Xem các hành động khác đối với ô và chọn Xác thực dữ liệu.

• Tại bảng xác thực dữ liệu, người dùng hãy thiết lập tùy chọn Danh sách mục → chọn Nam, Nữ và chọn Từ chối dữ liệu nhập nếu dữ liệu đó không hợp lệ.

• Nhấn Xong để hoàn tất lưu thiết lập.

– Bước 4: Tùy chỉnh định dạng cho form (font chữ, khoảng cách hàng, cột, màu sắc,….).

– Bước 5: Chèn một nút button ở phía dưới form nhập liệu bằng cách nhấn chọn Insert (Chèn) và chọn Bản vẽ. Tại đây, người dùng có thể tạo nút button như sau:

• Click chọn biểu tượng như hình bên dưới → sau đó nhấn chọn Hình dạng để thiết lập và tùy chỉnh định dạng button.

• Cập nhật nội dung bên trong nút button và tiến hành tùy chỉnh định dạng, font chữ, tiếp đó nhấn Lưu và đóng.

• Kéo thả nút button tại vị trí phía dưới của form nhập liệu. Tiếp đó, click chuột phải và nhấn chọn Gán tập lệnh.

• Khi cửa sổ Gán tập lệnh hiển thị, hãy chỉ định tập lệnh Add như hình bên dưới rồi nhấn OK.

– Bước 6: Tùy chỉnh trang tính cài đặt thêm dữ liệu qua form.

• Tại mục Trang tính tạo form, hãy copy và paste trang tính form như hình bên dưới.

• Tại mục Trang tính ghi dữ liệu, thực hiện tương tự như mục Trang tính tạo form.

• Tại mục Truyền dữ liệu giữa các trang tính, người dùng hãy tiến hành đối chiếu và điền tương ứng các ô ở Trang tính form và Trang tính dữ liệu. Cụ thể:

• • Ngày nhập: C3 và A
  • Họ và tên: C5 và B
  • Giới tính: C7 và C
  • Địa chỉ: C9 và D

– Bước 7: Cập nhập thông tin và nhấn chọn Thêm mới. Lúc này, nếu dữ liệu hợp lệ, thì hệ thống sẽ báo Thêm mới thành công. Khi đó, người dùng chỉ cần nhấn OK và quay trở lại Trang tính dữ liệu, thông tin sẽ được tự động cập nhật như hình bên dưới.

– Bước 8: Thực hiện tương tự với những dữ liệu còn lại. 

Cách tạo form và truy xuất dữ liệu từ Google Forms sang Google Sheets

Google Forms cũng là một công cụ tuyệt vời để người dùng có thể lưu trữ thông tin từ các cuộc khảo sát cho mục đích phân tích, đánh giá và xử lý dữ liệu. Lúc này, với sự trợ giúp của Google Sheets, tất cả những thông tin người dùng thu thập được đều có thể xuất sang Google Sheets một cách dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản:

1. Tạo Form trên Google Biểu mẫu

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google Drive cần tạo form.

– Bước 2: Click chọn biểu tượng + Mới → sau đó chọn Google Forms (Google Biểu mẫu) để tạo biểu mẫu mới như hình bên dưới.

2. Cập nhập toàn bộ thông tin liên quan đến Form (Biểu mẫu)

– Bước 1: Người dùng sẽ tiến hành nhập các thông tin, bao gồm Tiêu đề form, Chủ đề, Nội dung câu hỏi, Lựa chọn câu trả lời,….

• Tiêu đề form: Nội dung hiển thị nhằm mục đích truyền tải thông điệp của người tạo form.
• Tên hiển thị: Tên form (biểu mẫu) hiển thị trong thư mục lưu trên Drive.
• Câu hỏi trong form: Là nội dung nhập liệu quan trọng, quyết định trực tiếp đến dữ liệu mà người dùng thu thập được từ form.

**Lưu ý: Với các câu hỏi trong form, người dùng có thể tiến hành các thiết lập cơ bản như: Nội dung câu hỏi; Chú thích (bổ sung thêm yêu cầu hoặc làm rõ cho câu hỏi); Require (chỉ định phản hồi cho câu hỏi, có thể là bắt buộc hoặc không bắt buộc); Phương thức trả lời câu hỏi (trắc nghiệm, trả lời ngắn, đoạn, hộp kiểm,…)

– Bước 2: Tùy chọn bổ sung. Ngoài việc nhập liệu đơn giản, người dùng cũng có thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa để thiết lập linh hoạt các tùy chọn cho các câu hỏi trên Form như:

• Thêm câu hỏi mới
• Định dạng nội dung câu trả lời
• Thêm tiêu đề và mô tả cho câu hỏi
• Thêm hình ảnh
• Thêm video
• Thêm phần nhằm mục đích chia trang, ngắt trang
• Sắp xếp lại thứ tự đáp án

**Lưu ý: Người dùng cũng có thể dễ dàng tạo các bản sao, cài tiện ích bổ sung, hoặc thiết lập các giới hạn phản hồi, thu thập email, chuyển đổi biểu mẫu thành bản khảo sát, đánh giá,… một cách dễ dàng để tiếp cận nhanh với người điền biểu mẫu.

3. Truy xuất dữ liệu thu thập được từ Form sang Google Sheets

Khi đã hoàn tất quá trình thu thập, người dùng có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu sang Google Sheets chỉ với 03 thao tác đơn giản sau:

– Bước 1: Truy cập Form cần truy xuất dữ liệu sang Google Sheets. 

– Bước 2: Click chọn mục Câu trả lời hiển thị ở đầu trang như hình bên dưới.

– Bước 3: Lúc này, người dùng chỉ cần nhấn chọn Liên kết với Trang tính ở góc trên bên phải là đã có thể dễ dàng thống kê các câu trả lời và tự động nhập liệu thông tin chi tiết vào bảng tính.

Khi nào nên tạo form nhập liệu trong Google Sheets?

Việc tạo form nhập liệu trong Google Sheets có thể nói là giải pháp hữu ích trong nhiều trường hợp, chẳng hạn như:

• Khi cần thu thập dữ liệu từ nhiều người: Nếu người dùng cần thu thập dữ liệu với quy mô lớn, nhiều câu hỏi, nhiều người khảo sát, thì việc tạo form nhập liệu trong Sheets là giải pháp tốt để đơn giản hóa quá trình thu thập và nhập liệu vào bảng tính.
• Khi cần báo cáo hoặc phân tích dữ liệu: Khi dữ liệu từ form được cập nhật vào bảng tính Google, người dùng cũng có thể linh hoạt sử dụng các công cụ phân tích, báo cáo và trực quan hóa dữ liệu để thuận tiện cho việc báo cáo.
• Khi cần tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu: Thông qua Google Sheets, người dùng cũng có thể tự động cập nhật dữ liệu mới vào bảng tính. Không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, công sức, mà còn hạn chế tối đa các lỗi nhập liệu thủ công.
• Khi cần tạo sự kết nối liền mạch với nhiều công cụ khác: Tạo form trong Google Sheets cho phép người dùng có thể tích hợp liền mạch với nhiều công cụ, ứng dụng và tiện ích bổ sung, giúp việc xử lý dữ liệu trở nên đơn giản, linh hoạt và hiệu quả hơn sau khi thu thập.

Lời kết

Bài viết là những hướng dẫn chi tiết về cách tạo form nhập liệu trong Google Sheets đơn giản, dễ dàng từ chuyên gia. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ thông tin gì cần giải đáp, người dùng vui lòng để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để có thể nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0.