SharePoint List là gì? Hướng dẫn A-Z cho người mới bắt đầu

Trong kỷ nguyên số, việc quản lý và tổ chức dữ liệu một cách hiệu quả là chìa khóa cho sự thành công của mọi tổ chức. Đối với các doanh nghiệp sử dụng hệ sinh thái Microsoft, SharePoint đã trở thành một nền tảng không thể thiếu.

Tuy nhiên, có một thành phần cốt lõi của SharePoint mà nhiều người vẫn chưa hiểu rõ về vai trò và tiềm năng của nó đó chính SharePoint List. Vậy, SharePoint List là gì và tại sao công cụ này lại quan trọng trong việc quản lý thông tin? Bài viết sẽ là tất tần tật những thông tin khách quan về SharePoint List, giúp bạn tận dụng tối đa công cụ mạnh mẽ này.

SharePoint List là gì?

Trong hệ sinh thái Microsoft 365, SharePoint List là một công cụ quan trọng giúp lưu trữ và quản lý dữ liệu có cấu trúc. Nếu bạn từng sử dụng bảng tính Excel để theo dõi công việc, danh sách liên hệ hay tài sản, thì SharePoint List chính là phiên bản nâng cấp, mạnh mẽ hơn và tích hợp sâu với các công cụ cộng tác.

Mỗi list trong SharePoint được xây dựng dựa trên 3 thành phần cơ bản

1. Mục (Item/Row)

Mỗi mục là một hàng dữ liệu hoàn chỉnh, đại diện cho một bản ghi duy nhất (ví dụ: một công việc cụ thể, một người liên hệ, hoặc một sự cố).

2. Cột (Column/Field)

Các cột xác định loại thông tin bạn đang lưu trữ (ví dụ: Tên, Ngày bắt đầu, Trạng thái, Số lượng). SharePoint hỗ trợ nhiều loại cột dữ liệu khác nhau (như Text, Number, Date, Choice, Person or Group, Lookup, Calculated,…), giúp kiểm soát chất lượng và định dạng dữ liệu đầu vào.

3. Khung nhìn (View)

Đây sẽ là cách bạn mà hiển thị các mục (Items) trong List. Bạn có thể tạo nhiều View khác nhau để lọc, sắp xếp, nhóm hoặc định dạng dữ liệu mà không làm thay đổi dữ liệu gốc. Ví dụ: Một List Quản lý công việc có thể có View “Công việc đang chờ”, “Công việc đã hoàn thành” và “Công việc của tôi”.

Ưu, nhược điểm của SharePoint List

SharePoint List là một công cụ linh hoạt, nhưng cũng có những giới hạn nhất định. Cụ thể, dưới đây là những đánh giá chi tiết về ưu, nhược điểm của ứng dụng để bạn có cái nhìn khách quan hơn khi sử dụng:

Ưu điểm của SharePoint List

Khi tìm hiểu SharePoint List là gì, người dùng sẽ dễ dàng nhận định được nhiều lợi ích vượt trội của ứng dụng so với các công cụ lưu trữ truyền thống khác:

• Dễ sử dụng: Với giao diện trực quan, SharePoint List cho phép cả những người dùng không biết về lập trình tạo và quản lý danh sách một cách hiệu quả.
• Tích hợp mạnh mẽ: SharePoint List kết nối liền mạch với các ứng dụng hệ sinh thái Microsoft 365, như Outlook, Teams, và có thể được sử dụng làm nguồn dữ liệu cho Power BI, Power Apps, và Power Automate, tạo ra các giải pháp tự động hóa toàn diện.
• Bảo mật an toàn: Dữ liệu được bảo mật bằng cách thiết lập quyền truy cập cụ thể cho từng người dùng hoặc nhóm. Chỉ những người được cấp quyền mới có thể xem, chỉnh sửa hoặc quản lý tài liệu, đảm bảo tính bảo mật của thông tin.
• Cộng tác thời gian thực: SharePoint List được lưu trữ trên nền tảng đám mây, cho phép nhiều người dùng cộng tác và cập nhật dữ liệu cùng một lúc, loại bỏ sự cần thiết của việc gửi file Excel qua lại.
• Lưu trữ tập trung, dễ tìm kiếm: Thay vì dữ liệu phân tán trên các máy tính cá nhân hoặc ổ đĩa mạng rời rạc, mọi tài liệu (như báo cáo, hợp đồng, bảng tính,…) đều được lưu trữ tại một vị trí duy nhất, có cấu trúc (site, thư viện tài liệu, danh sách) trong SharePoint.
• Truy cập mọi lúc: Vì SharePoint là nền tảng trên nền web (hoặc đám mây), người dùng có thể truy cập và truy xuất dữ liệu một cách dễ dàng thông qua bất kỳ trình duyệt web hoặc ứng dụng di động nào, miễn là có kết nối Internet và quyền truy cập phù hợp.

Nhược điểm của SharePoint List

Bên cạnh ưu điểm, việc nắm rõ hạn chế của SharePoint List là gì cũng giúp người dùng dễ dàng sử dụng ứng dụng hiệu quả:

• Giới hạn hiệu suất: SharePoint List có giới hạn về ngưỡng xem (mặc định là 5.000 mục). Khi List vượt quá ngưỡng này, hiệu suất sẽ giảm đáng kể và một số thao tác (như tạo View mới, lọc phức tạp) có thể bị chặn nếu bạn không tối ưu hóa các chỉ mục.
• Không phù hợp với Cơ sở dữ liệu lớn: SharePoint List không phải là công cụ thay thế cho các hệ quản trị CSDL chuyên dụng (như SQL Server hay Oracle). Nếu dự án yêu cầu hàng triệu bản ghi và các mối quan hệ phức tạp, List sẽ không đáp ứng được về tốc độ và tính năng.
• Phụ thuộc vào kết nối Internet: Vì là nền tảng web, nên SharePoint List yêu cầu kết nối Internet để truy cập và chỉnh sửa. Khả năng làm việc ngoại tuyến (offline) bị hạn chế và thường cần đến các giải pháp bổ sung.
• Thách thức trong Tối ưu hóa hiệu suất: Việc tối ưu hóa SharePoint List sau khi vượt quá 5.000 mục yêu cầu kiến thức kỹ thuật (như tạo cột chỉ mục đúng cách), điều này có thể gây khó khăn cho người dùng cuối (end-user).
• Không tách rời SharePoint site: SharePoint List dựa vào Site để cung cấp nền tảng lưu trữ, địa chỉ URL, cũng như thừa hưởng hệ thống bảo mật và quyền hạn truy cập. Do đó, mọi List đều cần tồn tại trong bối cảnh của một Site chủ cụ thể, và việc tách List sẽ làm mất đi tính toàn vẹn và khả năng hoạt động của dữ liệu.

Các tính năng nổi bật của SharePoint List

SharePoint List không chỉ là một bảng dữ liệu đơn thuần, mà còn là công cụ mạnh mẽ trong hệ sinh thái Microsoft 365, giúp doanh nghiệp quản lý thông tin một cách linh hoạt, bảo mật và hiệu quả. Dưới đây là những tính năng nổi bật mà người dùng nên biết:

Tùy chỉnh cột, kiểu dữ liệu

SharePoint List cho phép người dùng tạo các cột với nhiều kiểu dữ liệu khác nhau như văn bản, số, ngày tháng, người dùng, liên kết, lựa chọn thả xuống,…. Điều này giúp bạn thiết kế danh sách phù hợp với nhu cầu quản lý cụ thể của từng phòng ban hoặc dự án.

Tìm kiếm, sắp xếp & lọc dữ liệu

Với khả năng tìm kiếm theo từ khóa, lọc theo điều kiện và sắp xếp theo cột, SharePoint List giúp người dùng dễ dàng truy xuất thông tin cần thiết mà không mất thời gian. Đây là tính năng cực kỳ hữu ích khi danh sách có hàng trăm hoặc hàng nghìn mục.

Tích hợp các ứng dụng khác

SharePoint List không hoạt động đơn lẻ, mà có thể kết nối và tương tác với nhiều ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365 để mở rộng khả năng xử lý dữ liệu và cộng tác.

1. Tích hợp với Microsoft Team

Bạn có thể nhúng danh sách trực tiếp vào kênh Teams để cả nhóm cùng theo dõi, cập nhật và thảo luận ngay trong môi trường làm việc chung. Điều này giúp giảm thiểu việc chuyển đổi giữa các ứng dụng và tăng hiệu suất làm việc nhóm.

2. Tích hợp với Power Platform

SharePoint List là nguồn dữ liệu lý tưởng cho:

• Power Automate: Tự động hóa quy trình như gửi email khi có mục mới.
• Power Apps: Tạo ứng dụng tùy chỉnh để nhập hoặc hiển thị dữ liệu từ danh sách.
• Power BI: Phân tích và trực quan hóa dữ liệu từ danh sách để hỗ trợ ra quyết định.

3. Đồng bộ hóa với Outlook

Một số loại danh sách như lịch (Calendar) có thể đồng bộ với Outlook, giúp người dùng theo dõi sự kiện hoặc nhiệm vụ ngay trong hộp thư của mình.

Bảo mật riêng tư

SharePoint List cho phép thiết lập quyền truy cập chi tiết:

• Chỉ định quyền truy cập cho cá nhân/nhóm
• Thiết lập các giới hạn truy cập (chỉ xem, chỉnh sửa hoặc xóa)
• Lưu lịch sử thay đổi (version history) để kiểm soát dữ liệu

Tính năng này đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm được bảo vệ và chỉ những người có thẩm quyền mới có thể truy cập hoặc chỉnh sửa.

Ứng dụng thực tiễn của SharePoint List 

Không đơn thuần chỉ là công cụ lưu trữ dữ liệu, mà SharePoint List còn là một nền tảng linh hoạt giúp các tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc, tăng cường cộng tác và quản lý thông tin hiệu quả. Dưới đây là những ứng dụng phổ biến và thực tiễn của SharePoint List trong doanh nghiệp:

1. Quản lý công việc và nhiệm vụ nhóm

SharePoint List có thể được dùng để tạo danh sách công việc (task list) cho nhóm hoặc dự án. Mỗi nhiệm vụ có thể gán cho người phụ trách, đặt hạn hoàn thành, trạng thái và mức độ ưu tiên. Nhờ khả năng phân quyền và cập nhật theo thời gian thực, các thành viên dễ dàng theo dõi tiến độ và phối hợp hiệu quả.

2. Theo dõi tiến độ dự án

Các danh sách có thể được thiết kế để theo dõi các giai đoạn, mốc thời gian và trạng thái của từng hạng mục trong dự án. Khi kết hợp với Power BI, dữ liệu từ SharePoint List có thể được trực quan hóa thành biểu đồ, bảng điều khiển để quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng hơn.

3. Quản lý thông tin khách hàng (CRM đơn giản)

Doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng SharePoint List như một hệ thống CRM đơn giản để lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử liên hệ, yêu cầu hỗ trợ hoặc đơn hàng. Danh sách này có thể tích hợp với Power Automate để gửi email tự động hoặc nhắc nhở theo lịch trình.

4. Lưu trữ và quản lý tài sản nội bộ

SharePoint List cũng rất phù hợp để quản lý tài sản như thiết bị văn phòng, phần mềm, tài khoản truy cập. Mỗi mục có thể chứa thông tin như mã tài sản, ngày mua, người sử dụng, tình trạng và lịch bảo trì.

5. Quản lý đào tạo và nhân sự

Các phòng nhân sự có thể sử dụng danh sách để theo dõi:

• Lịch đào tạo nội bộ
• Hồ sơ nhân viên
• Kết quả đánh giá năng lực
• Yêu cầu nghỉ phép (kết hợp với Power Apps để tạo form đăng ký)

6. Tích hợp với các hệ thống khác

SharePoint List có thể đóng vai trò là nguồn dữ liệu trung tâm cho các ứng dụng tùy chỉnh được xây dựng bằng Power Apps hoặc tích hợp với hệ thống ERP, CRM thông qua API hoặc Power Automate để đạt hiệu quả toàn diện.

So sánh SharePoint List và Microsoft Lists

Microsoft Lists và SharePoint List về cơ bản cùng sử dụng một nền tảng dữ liệu, nhưng được triển khai và tiếp cận theo cách khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn có thể hiểu rõ hơn về hai công cụ hữu ích này:

Nhìn chung, Microsoft Lists và SharePoint List là gì không phải là hai công cụ hoàn toàn tách biệt, mà chúng bổ sung cho nhau. Microsoft Lists giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và quản lý danh sách, trong khi SharePoint List cung cấp nền tảng dữ liệu mạnh mẽ và linh hoạt. Tùy vào nhu cầu sử dụng, bạn có thể chọn công cụ phù hợp hoặc kết hợp cả hai để tối ưu hiệu suất làm việc.

Hướng dẫn cách sử dụng SharePoint List hiệu quả

Trước khi khai thác tối đa tiềm năng của SharePoint List, bạn cần hiểu rõ cách tạo, cấu hình và sử dụng danh sách một cách hợp lý. Dưới đây là các bước và mẹo giúp bạn sử dụng SharePoint List hiệu quả trong công việc hàng ngày:1

1. Truy cập vào SharePoint và chọn site làm việc

Trước tiên, bạn cần truy cập vào nền tảng SharePoint:

– Bước 1: Đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản doanh nghiệp.

– Bước 2: Từ giao diện chính, chọn SharePoint.

– Bước 3: Truy cập vào site nhóm hoặc site dự án nơi bạn muốn tạo danh sách.

*Lưu ý: Mỗi danh sách sẽ được gắn với một site cụ thể trong SharePoint.

2. Thiết lập danh sách mới trong SharePoint

Sau khi vào site, bạn có thể tạo danh sách bằng cách:

– Bước 1: Click chọn New >> chọn List (Danh sách).

– Bước 2: Tùy chọn 1 trong các lựa chọn:

• Blank list: Tạo danh sách trống từ đầu.
• From Excel: Nhập dữ liệu từ tệp Excel.
• From existing list: Dùng cấu trúc của danh sách có sẵn.
• From template: Chọn mẫu như Issue Tracker, Asset Manager,…

*Mẹo hay: Việc đặt tên cho danh sách rõ ràng và chọn hiển thị trên thanh điều hướng sẽ giúp bạn truy cập nhanh và dễ dàng hơn.

3. Thiết kế cấu trúc danh sách

Đây là bước quan trọng để đảm bảo dữ liệu được lưu trữ đúng cách:

– Bước 1: Thêm các cột (columns) với kiểu dữ liệu phù hợp:

• Văn bản (Text)
• Số (Number)
• Ngày tháng (Date)
• Người dùng (Person)
• Lựa chọn (Choice)

– Bước 2: Sắp xếp lại thứ tự cột để thuận tiện cho người dùng.

– Bước 3: Bạn cũng có thể thêm cột tính toán (Calculated) hoặc cột tra cứu (Lookup) để nâng cao khả năng xử lý dữ liệu.

4. Nhập và quản lý dữ liệu

Sau khi cấu trúc danh sách đã sẵn sàng, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu:

– Bước 1: Nhấn New để thêm từng mục (item) mới. 

– Bước 2: Hoặc, bạn cũng có thể sử dụng Edit in grid view để nhập hàng loạt như trong Excel >> Dán dữ liệu từ Excel trực tiếp vào danh sách nếu cần.

5. Tùy chỉnh chế độ xem (Views)

Để hiển thị dữ liệu theo cách phù hợp với từng nhóm người dùng, bạn có thể tùy chỉnh chế độ xem với các bước đơn giản sau:

– Bước 1: Tùy chọn Create new view (Thêm chế độ xem) ở góc trên bên phải màn hình.

– Bước 2: Đặt tên cho chế độ xem >> chọn dạng hiển thị: danh sách, lưới, lịch, hoặc dạng thẻ.

– Bước 3: Thiết lập điều kiện lọc, nhóm và sắp xếp theo nhu cầu.

Ví dụ: Bạn có thể tạo chế độ xem “Việc cần làm hôm nay” hoặc “Công việc theo người phụ trách”.

6. Cấu hình bảo mật và cấp quyền truy cập

Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo chỉ những người phù hợp mới có thể xem hoặc chỉnh sửa danh sách:

– Bước 1: Truy cập Settings >> chọn List settings (Thiết đặt danh sách) >> chọn Permissions for this list (Trao quyền cho danh sách này).

– Bước 2: Tùy chọn chia sẻ với:

• Toàn bộ thành viên site
• Nhóm cụ thể
• Cá nhân cụ thể

– Bước 3: Phân quyền phù hợp cho từng đối tượng người dùng: chỉ xem, chỉnh sửa, hoặc toàn quyền quản trị.

7. Tích hợp và tự động hóa

Để nâng cao hiệu suất và giảm thao tác thủ công, bạn có thể tích hợp SharePoint List với các công cụ khác:

• Power Automate: Tạo luồng công việc tự động, chẳng hạn như gửi email khi có mục mới, phê duyệt yêu cầu.
• Power Apps: Tạo ứng dụng nhập liệu tùy chỉnh cho điện thoại hoặc máy tính bảng.
• Power BI: Kết nối để phân tích và trực quan hóa dữ liệu.
• Microsoft Teams: Nhúng danh sách vào kênh để cộng tác trực tiếp.

8. Theo dõi và duy trì danh sách

Để đảm bảo danh sách luôn hoạt động hiệu quả, bạn có thể:

• Đặt cảnh báo (Alert Me) để nhận thông báo khi có thay đổi.
• Định kỳ xem xét và cập nhật mới quyền truy cập.
• Dọn dẹp dữ liệu cũ hoặc không còn sử dụng.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi có thể tạo SharePoint List từ Excel không?

Có. Bạn có thể nhập dữ liệu từ Excel để tạo danh sách mới bằng cách chọn From Excel khi tạo list. SharePoint sẽ tự động nhận diện các cột và kiểu dữ liệu.

2. SharePoint List có giới hạn số lượng mục không?

Có. Mỗi danh sách có thể chứa hàng trăm nghìn mục, nhưng khi vượt quá 5.000 mục, bạn cần cấu hình chế độ xem (views) hợp lý để tránh lỗi List View Threshold.

3. Tôi có thể chia sẻ danh sách với người ngoài tổ chức không?

Thường thì, SharePoint List chỉ chia sẻ được trong nội bộ tổ chức. Tuy nhiên, nếu site được cấu hình cho phép chia sẻ bên ngoài, bạn có thể cấp quyền cho người dùng bên ngoài, nhưng cần kiểm tra chính sách bảo mật của tổ chức.

4. SharePoint List có thể tích hợp với Microsoft Teams không?

Có. Bạn có thể nhúng danh sách vào kênh Teams để cả nhóm cùng theo dõi và chỉnh sửa. Điều này giúp tăng hiệu quả cộng tác mà không cần chuyển đổi ứng dụng.

5. SharePoint List có thể phân quyền chi tiết không?

Có. Bạn có thể phân quyền với từng người dùng hoặc nhóm (chỉ xem, chỉnh sửa, hoặc toàn quyền quản trị). Ngoài ra, SharePoint List còn cho phép bạn có thể thiết lập quyền riêng cho từng mục trong danh sách nếu cần bảo mật cao.

6. Tôi có thể phân tích dữ liệu từ SharePoint List không?

Có. SharePoint List có thể kết nối với Power BI để trực quan hóa dữ liệu, tạo báo cáo và bảng điều khiển (dashboard) phục vụ phân tích và ra quyết định.

Lời kết

Hy vọng, bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn SharePoint List là gì – một công cụ mạnh mẽ, dễ sử dụng, và phù hợp với mọi tổ chức muốn quản lý dữ liệu hiệu quả trong môi trường cộng tác hiện đại. Khi được kết hợp với các công cụ như Power Automate, Power Apps và Power BI, SharePoint List không chỉ là nơi lưu trữ, mà còn trở thành trung tâm điều phối thông tin và quy trình làm việc.

Nếu bạn cần tích hợp SharePoint List với các công cụ trong Power Platform để xây dựng quy trình hoặc ứng dụng kinh doanh phức tạp, hãy liên hệ ngay với HVN Group để nhận tư vấn về lộ trình tích hợp và triển khai giải pháp tự động hóa toàn diện nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777