Quản lý quy trình – “Chìa khóa” cho sự phát triển doanh nghiệp

Sự xuất sắc trong kinh doanh với các công cụ và quản lý phù hợp là hướng đi đúng đắn để một tổ chức phát triển mạnh mẽ. Mọi hoạt động kinh doanh đều bao gồm nhiều quy trình và việc quản lý chúng là một nhiệm vụ phức tạp. Quản lý quy trình hiệu quả là điều cần thiết để hoạt động kinh doanh thành công khi quy trình được đánh giá là “xương sống” của một doanh nghiệp.

Quản lý quy trình là gì?

Quản lý quy trình là thực hành xác định, ghi chép và giám sát toàn bộ các quy trình trong một tổ chức kinh doanh. Nó liên quan đến việc hiểu rõ từng hoạt động khác nhau của doanh nghiệp, đánh giá hiệu quả của các quy trình và sau đó thực hiện các thay đổi cần thiết để cải thiện hiệu suất. Một chiến lược thành thạo để quản lý các quy trình nhắm tới mục đích điều chỉnh kết quả của quy trình sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh và lợi nhuận. 

quản lý quy trình trong doanh nghiệp
Quản lý quy trình - “Chìa khóa” cho sự phát triển doanh nghiệp 7

Một số quy trình trong doanh nghiệp mang tính tất yếu đối với hoạt động kinh doanh, trong khi một số khác được xây dựng để đảm bảo hiệu quả hoạt động. Do đó, các quy trình kinh doanh có thể mang tính vận hành hoặc hành chính nhưng vẫn đều đòi hỏi sự quản lý, giám sát phù hợp và được lên kế hoạch sẵn.

Nhìn chung, quản lý quy trình là tất cả việc xây dựng, giám sát và cải tiến các quy trình, cho phép doanh nghiệp đạt được mục tiêu dễ dàng hơn. Việc quản lý này có thể giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả hoạt động, giảm chi phí vận hành, đồng thời tăng sự hài lòng của khách hàng.

Vai trò của quản lý quy trình trong doanh nghiệp

quản lý quy trình
Quản lý quy trình - “Chìa khóa” cho sự phát triển doanh nghiệp 8

Các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và loại hình cần nhận thức rõ ràng về tầm quan trọng của quản lý quy trình đối với tổ chức và hoạt động kinh doanh của mình. Nếu không có sự quản lý chặt chẽ và phù hợp đối với các quy trình, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng hoạt động kém hiệu quả, mất cơ hội và thậm chí là tốn kém chi phí cho các vấn đề tiêu cực trong hệ thống.

Quản lý quy trình là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm mục đích nâng cao năng suất kinh doanh với nguồn lực sẵn có.

Các doanh nghiệp hiện nay đã bắt đầu ứng dụng công nghệ vào với mục đích tự động hóa việc quản lý quy trình, trong đó trọng tâm chính là xây dựng mô hình kinh doanh tiên tiến và linh hoạt. Việc xây dựng một khuôn khổ kinh doanh có cấu trúc và quản lý các quy trình một cách hiệu quả sẽ xác định rằng tổ chức của bạn đang đi đúng hướng trong hành trình đạt được các mục tiêu đề ra.

Khoảng 46% công ty trên thế giới tuyên bố quản lý quy trình là biểu hiện của cắt giảm chi phí.

Quản lý quy trình liên tục tìm kiếm những cách có thể tăng hiệu quả hoạt động để đáp ứng tầm nhìn và giá trị của công ty. Ngược lại, điều này có thể dẫn đến tăng lợi nhuận, trải nghiệm khách hàng tốt hơn và kinh doanh thành công hơn.

Ví dụ về quản lý quy trình trong doanh nghiệp

Quản lý quy trình là yếu tố then chốt của bất kỳ tổ chức thành công nào. Thông qua việc hiểu cách nó được sử dụng ở các bộ phận khác nhau, tổ chức có thể đảm bảo rằng các quy trình đều hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

việc quản lý quy trình trong doanh nghiệp
Quản lý quy trình - “Chìa khóa” cho sự phát triển doanh nghiệp 9

Dưới đây là một số ví dụ về quản lý quy trình trong một số lĩnh vực phổ biến hiện nay.

Quản lý quy trình sản xuất

Sản xuất là quá trình biến đổi nguyên liệu thô thành sản phẩm để bán. Để làm được điều này, các nhà sản xuất phải có sẵn hệ thống quản lý hoàn thiện cho phép quản lý hiệu quả các quy trình sản xuất của mình. Hệ thống quản lý quy trình phải đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, hàng tồn kho được theo dõi sát sao và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng.

Bằng cách áp dụng các phần mềm quản lý quy trình sản xuất, doanh nghiệp có thể đảm bảo việc sản xuất của mình hoạt động hiệu quả nhất có thể.

Quản lý quy trình trong ngân hàng

Các ngân hàng sử dụng nhiều quy trình khác nhau để quản lý hoạt động của mình, từ quản lý tài khoản khách hàng đến đảm bảo tuân thủ các quy định. Nếu không xây dựng hệ thống quản lý quy trình, ngân hàng có thể xảy ra tình trạng hỗn loạn và xếp hàng dài không ngừng.

Thời đại công nghệ số đã giúp các hoạt động trong ngân hàng trở nên liền mạch và dễ dàng hơn. Quản lý quy trình giúp bạn tiện lợi trong việc theo dõi tài khoản khách hàng, quản lý các giao dịch ngân hàng số và giám sát hoạt động dịch vụ khách hàng với quyền truy cập tập trung vào cơ sở dữ liệu.

Quản lý quy trình trong dịch vụ khách hàng (Ngành bán lẻ)

Một hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp có thể giúp các nhà bán lẻ quản lý hiệu quả hàng tồn kho, theo dõi hoạt động bán hàng và dịch vụ khách hàng, đồng thời đảm bảo các đơn hàng được thực hiện đúng thời hạn. 

Bằng cách đầu tư vào một phần mềm quản lý quy trình phù hợp, các nhà bán lẻ có thể đảm bảo rằng mọi hoạt động trong tổ chức đang diễn ra hiệu quả và khách hàng sẽ nhận được dịch vụ có chất lượng tốt nhất có thể.

Quản lý quy trình nhân sự

quản lý quy trình trong vấn đề nhân sự
Quản lý quy trình - “Chìa khóa” cho sự phát triển doanh nghiệp 10

Các hoạt động nhân sự tiêu tốn khá nhiều thời gian và đòi hỏi sự kiên trì, bền bỉ. Quản lý quy trình trong lĩnh vực nhân sự sẽ đảm bảo quá trình tuyển dụng và giới thiệu nhân sự diễn ra hiệu quả, từ đó tuyển được đúng người vào đúng vị trí.

Việc quản lý này cũng giúp bạn có thể theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên, xử lý tranh chấp và đảm bảo tuân thủ các quy định lao động.

Quản lý quy trình trong sales và marketing

Trong bộ phận bán hàng, quản lý quy trình có thể giúp hợp lý hóa quy trình bán hàng và đảm bảo rằng các yêu cầu, đơn đặt hàng và thanh toán của khách hàng được xử lý hiệu quả. Nó cũng có thể giúp bạn theo dõi phản hồi và dữ liệu của khách hàng, cũng như phân tích hiệu suất bán hàng và marketing.

Với một hệ thống quản lý quy trình phù hợp, doanh nghiệp cũng đảm bảo việc ra mắt sản phẩm mới thành công, phản hồi của khách hàng được thu thập và phân tích đầy đủ. Việc theo dõi dữ liệu phân tích chiến dịch marketing được thực hiện dễ dàng bằng các công cụ và phần mềm quản lý quy trình.

04 tính năng cần thiết cho công cụ quản lý quy trình kinh doanh

Không thể phủ nhận rằng công nghệ chính là “tấm vé” giúp doanh nghiệp có thể phát triển mạnh mẽ, không riêng việc quản lý quy trình. Tuy nhiên, để có thể sử dụng tối đa tiềm lực của tổ chức, bạn cần phải tìm kiếm những công cụ phù hợp.

phần mềm quản lý quy trình
Quản lý quy trình - “Chìa khóa” cho sự phát triển doanh nghiệp 11

Dưới đây là 04 tính năng chính của một công cụ quản lý quy trình kinh doanh mà có thể giúp cho các hoạt động của bạn trở nên dễ dàng và đơn giản hơn.

No-code

Một trong những lợi ích của công cụ quản lý quy trình là chúng giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Do đó, một nền tảng no-code chắc chắn là một sự lựa chọn hợp lý để tổ chức tiết kiệm thời gian và tối đa hiệu suất làm việc.

Trước đây, công việc là lập trình viên website là triển khai các quy trình và tạo ứng dụng, giờ đây hầu như mọi người đều có thể làm được việc đó mà không cần hiểu biết nhiều về lập trình. Công cụ quản lý quy trình no-code cho phép bạn kéo – thả các mục một cách trực quan, thiết kế quy trình công việc,…từ đó tiết kiệm đáng kể thời gian, nguồn nhân lực và ngân sách.

Có thể tùy chỉnh

Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh tốt nhất sẽ luôn có thể tùy chỉnh. Vì môi trường kinh doanh không ngừng phát triển và đổi mới, nên bạn sẽ cần phải dẫn đầu cuộc đua. Các công cụ có thể tùy chỉnh cho phép người dùng tùy chỉnh tất cả các quy trình nội bộ sao cho phù hợp với hoạt động kinh doanh luôn thay thay đổi của mình.

Tích hợp

Có thể có hàng trăm ứng dụng trên thị trường mà nhóm của bạn đang sử dụng hàng ngày để phục vụ cho công việc của mình. Để hợp lý hóa các quy trình một cách hiệu quả, bạn cần có khả năng truy cập tất cả chúng từ một nơi và chia sẻ dữ liệu trên các ứng dụng.

Đặc biệt, trong bối cảnh công nghệ là một phần tất yếu của doanh nghiệp, tích hợp được đánh giá là tính năng bắt buộc phải có trong hầu hết các nền tảng hỗ trợ quản lý quy trình doanh nghiệp.

Tự động hóa

Hầu hết các nhiệm vụ trong doanh nghiệp đều yêu cầu một số hình thức theo dõi, giám sát. Đó có thể là phản hồi hoặc thông báo. Khi chọn giữa các công cụ hỗ trợ quản lý quy trình, bạn nên đảm bảo rằng nền tảng đó cho phép bạn nhận được thông báo về các thay đổi và cập nhật trong quy trình theo thời gian thực. Điều này sẽ cho phép bạn nhanh chóng gửi và nhận tin nhắn, cũng như chuyển cấp nhiệm vụ phù hợp.

HVN – Địa chỉ uy tín công cụ hỗ trợ quản lý quy trình

phần mềm quản lý quy trình
Quản lý quy trình - “Chìa khóa” cho sự phát triển doanh nghiệp 12

Nắm bắt được nhu cầu sử dụng công nghệ cho việc quản lý quy trình, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp cho bạn đa dạng các công cụ tiên tiến để việc quản lý trở nên hiệu quả hơn, trong đó có thể kể đến Airtable, Pipedrive, Zoho Workplace, Microsoft 365, Google Workspace,…

Bên cạnh đó, bạn có thể xem xét đến việc sử dụng các giải pháp low-code/no-code, chẳng hạn Google Appsheet, Microsoft Power Platform, để đơn giản hóa việc quản lý quy trình cho doanh nghiệp của mình. 

Trong trường hợp bạn vẫn chưa thể quyết định sử dụng công cụ nào cho việc quản lý quy trình, đội ngũ chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi sẽ hỗ trợ cung cấp cái nhìn chuyên sâu hơn về từng giải pháp, đồng thời tư vấn dựa trên những phân tích thực tế về doanh nghiệp, từ đó giúp bạn đưa ra lựa chọn phù hợp. 

Để được tư vấn, bạn có thể kết nối trực tiếp với các chuyên gia của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Một doanh nghiệp với hệ thống quản lý quy trình phù hợp có thể loại bỏ các yếu tố thiếu hiệu quả, xây dựng môi trường làm việc linh hoạt và tối đa hóa hiệu quả làm việc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào xoay quanh các vấn đề nêu trong bài viết, vui lòng kết nối với HVN thông qua Hotline 024.9999.7777 để được giải đáp một cách nhanh chóng.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận