Quản lý dự án và cách triển khai hiệu quả trong doanh nghiệp

Quản lý dự án là quá trình dẫn dắt các thành viên trong đội nhóm thực hiện những nhiệm vụ khác nhau và tối ưu hóa nguồn lực, qua đó đạt được tất cả mục tiêu của dự án trong khung thời gian và ngân sách nhất định. Bất kể ngành nghề gì, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ quản lý dự án là gì, đồng thời biết cách ứng dụng hợp lý và khoa học cho hệ thống làm việc của mình.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án, tiếng Anh là Project management, bao gồm việc lập kế hoạch và tổ chức các nguồn lực của doanh nghiệp để hoàn thành một nhiệm vụ, sự kiện hoặc nghĩa vụ cụ thể. Đó là một sự kỷ luật sử dụng các nguyên tắc và quy trình đã được thiết lập trước để hoàn thành mục tiêu.

Thông qua quản lý dự án, các hoạt động được thực hiện bằng nhiều phương pháp, công cụ, bộ kỹ năng và công nghệ khác nhau nhằm mục đích đáp ứng các yêu cầu của dự án. 

Mỗi dự án đều có tính chất khác nhau, một số đơn giản, một số khác lại phức tạp. Nhìn từ góc độ rộng hơn, một dự án nói chung bao gồm bốn thành phần chính sau:

• Phạm vi: Tức quy mô dự án, sản phẩm và các yêu cầu quy trình khác nhau.
• Nguồn lực: Gồm nhân lực, công cụ và thiết bị được sử dụng trong khi thực hiện quy trình.
• Thời gian: Khung thời gian hoặc khoảng thời gian mà dự án cần hoàn thành.
• Nguồn vốn: Chi phí và ngân sách của quá trình.

Tại sao phải quản lý dự án trong doanh nghiệp?

Quản lý dự án được coi là một phương pháp hữu hiệu giúp các doanh nghiệp lớn – nhỏ tuân thủ chính xác yêu cầu và thực hiện dự án một cách nhất quán. Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình phát triển dự án nhanh chóng là ưu điểm chính của quy trình này. Hãy cùng chúng tôi khám quá chi tiết hơn về cách mà nó giúp ích cho các tổ chức cũng như đội nhóm.

Xác định phạm vi dự án

Các dự án, đặc biệt là những dự án kéo dài hàng tháng hoặc hàng năm, có thể là thách thức đối với nhóm quản lý vì chúng thường liên quan đến nhiều nhiệm vụ phức tạp. Quản lý dự án liên quan đến việc xác định phạm vi của dự án để các nhóm có thể tuân theo thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ.

Với phạm vi rõ ràng và thời hạn nghiêm ngặt, các nhóm có thể tập trung toàn lực vào mục tiêu và hoàn thành chúng trong thời gian nhanh chóng.

Kiểm soát chất lượng

Một phần quan trọng của quản lý dự án là đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và có chất lượng cuối cùng đáp ứng các yêu cầu đã chỉ định trước đó. Để cung cấp một dự án đạt yêu cầu, người quản lý cần phải giám sát chặt chẽ tiến độ và chất lượng công việc trong nhóm của mình, đồng thời xác định mọi trở ngại có thể ảnh hưởng đến chất lượng, từ đó tìm ra giải pháp có thể chấp nhận được để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu.

Giảm thiểu rủi ro

Giai đoạn đầu tiên của quản lý dự án liên quan đến việc đánh giá xem rủi ro của dự án có lớn hơn lợi ích hay không. Nếu một công ty chọn tiếp tục dự án, người chịu trách nhiệm cho quản lý dự án sẽ hoàn thành việc phân tích rủi ro và phát triển các kế hoạch để giảm thiểu những thách thức tiềm ẩn. 

Nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình triển khai dự án, người quản lý đó có thể thực hiện các chiến lược phù hợp để giảm bớt tác động của rủi ro và duy trì tiến độ dự án. Ít rủi ro hơn sẽ đảm bảo một dự án thành công và kịp thời.

Giảm chi phí dự án

Trong giai đoạn lập kế hoạch, người quản lý dự án cùng các bên liên quan tiến hành thiết lập ngân sách cho dự án, Việc có ngân sách kỹ lưỡng hỗ trợ việc giảm chi phí bằng cách xác định chính xác việc chi tiêu cho các nguồn lực. Ngoài ra, khi nhóm hoặc bộ phận dự án tạo ra các giai đoạn quản lý hiệu quả về chi phí, họ có thể sử dụng lại các quy trình đó cho các dự án trong tương lai.

Thúc đẩy tinh thần đội nhóm

Hợp tác giúp các nhóm làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung trong một dự án. Khi các thành viên phối hợp chặt chẽ với nhau trong nhiều nhiệm vụ khác nhau, họ có thể cải thiện năng suất và hoàn thành dự án đúng thời hạn. Làm việc nhóm hiệu quả cũng cho phép các nhóm phát huy được điểm mạnh của từng cá nhân, điều này có thể giúp quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Yếu tố cốt lõi cho sự thành công của quản lý dự án

Quản lý tốt một dự án không chỉ đòi hỏi sự kiên trì và quyết tâm, nó còn đòi hỏi đầy đủ các yếu tố cốt lõi quan trọng mà bất kỳ quy trình quản lý cho một dự án nào cũng cần phải có. Cho dù bạn quản lý dự án đầu tư xây dựng, marketing hay thiết kế nội thất, dưới đây là những tiêu chí thành công quan trọng cần thiết cần được xem xét:

Đội ngũ có năng lực và tận tâm

Việc tập hợp một đội nhóm phù hợp lại với nhau là điều cần thiết để thực hiện thành công bất kỳ dự án nào. Xét cho cùng, dự án bao gồm tất cả các nhiệm vụ mà nhóm cần hoàn thành. Do đó, nhiệm vụ quản lý dự án cuối cùng vẫn quy về quản lý con người.

Thứ nhất, dự án cần một nhóm có thể mang lại kết quả mong muốn, từ khâu lập kế hoạch cho đến triển khai. Điều cần thiết là doanh nghiệp phải chỉ định ra những người có đầy đủ bộ kỹ năng phù hợp cho từng khía cạnh của dự án. Người đứng đầu dự án đóng vai trò là “ánh sáng” dẫn dắt nhóm đạt được thành công.

Việc làm quản lý dự án là làm gì? Câu hỏi này được đặt ra không chỉ cho người quản lý mà cho tất cả các thành viên trong nhóm. Một nhóm dự án mạnh là một nhóm luôn hướng tới mục tiêu chính, tin rằng những gì mình đang làm là quan trọng và cần thiết cho tổ chức. Mỗi cá nhân có trách nhiệm xác định chính xác vai trò của bản thân, cộng tác chặt chẽ, làm việc độc lập nhưng không tách rời.

Kế hoạch khoa học và chi tiết

Quản lý dự án chuyên nghiệp không đơn giản là lao thẳng vào giai đoạn thực hiện dự án để tạo ra hiệu quả nhanh nhất. Nó là cả một quá trình được được xây dựng cấu trúc chỉn chu và hợp lý. Mắt xích đầu tiên cho quá trình này là khám phá. Tại đây, người quản lý dự án làm việc chặt chẽ với khách hàng hoặc các bên liên quan khác để có bức tranh toàn diện nhất.

Sau khi đã trang bị thông tin cần thiết cho dự án, bạn có thể lập kế hoạch hành động mạnh mẽ và xác định những trở ngại tiềm ẩn phía trước. Nhóm có thể nhờ tới sự tư vấn quản lý dự án với sự đóng góp ý kiến, tham mưu của các chuyên gia, đồng thời xây dựng các ước tính có căn cứ để đảm bảo mục tiêu dự án luôn thực tế.

Khi đưa ra ước tính, người quản lý xem xét các tình huống tốt nhất, tệ nhất và thực tế nhất, từ đó lập kế hoạch hợp lý nhất để triển khai.

Mục tiêu dự án rõ ràng

Việc đặt ra các mục tiêu rõ ràng, chi tiết có thể giúp nhóm quản lý dự án triển khai hành động đúng hướng, tránh sự nhầm lẫn hay lạc lõng. Các mục tiêu của dự án phải thu hút mọi bên liên quan, để ban lãnh đạo cấp cao thấy rõ lợi ích của nó và các thành viên cấp dưới xem đây là cơ hội để thể hiện kỹ năng của mình.

Hầu hết các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp đều đặt ra kết quả mong muốn dựa trên công thức SMART – Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo lường được), Achievable (Liên quan), Time-bound (Giới hạn thời gian). 

Giám sát và quản lý thay đổi

Thay vì mắc kẹt trong các chi tiết của dự án, người chịu trách nhiệm quản lý dự án phải có một bức tranh tổng thể toàn diện hơn. Dựa trên việc giám sát các chi tiết dù lớn hay nhỏ, bạn có thể hiểu rằng liệu dự án của mình có đang đi đúng hướng hay không và tiến triển có hiệu quả không. Từ đó, các vấn đề nhanh chóng bị phát hiện, tránh được tình huống trễ hạn và lãng phí thời gian, nguồn lực ở mức tối thiểu.

Các thành phần cơ bản trong giám sát và quản lý thay đổi để quản lý dự án hiệu quả hơn bao gồm đo lượng hiệu suất dựa trên KPI, tạo báo cáo trạng thái dự án, thu thập ý kiến từ thành viên. 

Công cụ quản lý dự án phù hợp

Về bản chất, một dự án thành công yêu cầu rất nhiều vào kỹ năng của một người quản lý dự án giỏi. Nhưng đây chỉ là điều kiện cần, điều kiện đủ chính là công cụ hỗ trợ đắc lực. 

Chất lượng của các app quản lý dự án được sử dụng tác động trực tiếp đến mức độ dễ dàng của việc quản lý. Điều đó không có nghĩa là bạn chỉ cần tạo bảng tính chi tiết và quản lý dự án bằng file Excel, thay vào đó cần có một sự tìm hiểu và đầu tư mang tính dài hạn ở đây.

Đầu tư vào phần mềm quản lý dự án tốt sẽ giúp nhóm cộng tác dễ dàng và an toàn, đồng thời được trang bị kịp thời tất cả các thông tin cần thiết. Nhiệm vụ được phân công rõ ràng giúp tránh nhầm lẫn và tăng gấp đôi hiệu quả công việc. Với sự hỗ trợ từ công nghệ tiên tiến, mỗi thành viên trong nhóm đều nắm rõ mình cần mong đợi điều gì, tiến hành công việc theo quy trình nào và nút thắt nếu có) nằm ở đâu.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả, chẳng hạn như Microsoft Project, Airtable, Bitrix24,…Trước sự đa dạng này, điều cần làm là xác định rõ nhu cầu, mục tiêu để từ đó xem xét nền tảng nào phù hợp nhất với tính chất của dự án đang được triển khai.

Quản lý dự án được áp dụng cho lĩnh vực nào?

Quản lý dự án không chỉ là phương pháp để doanh nghiệp tăng cường hiệu quả mà còn mở ra cánh cửa sự nghiệp thú vị cho nhiều cá nhân muốn phát triển kỹ năng quản lý của bản thân.

Nhân sự có năng lực là một trong những yếu tố cốt lõi cho việc quản lý dự án hiệu quả, do đó các doanh nghiệp luôn không ngừng tìm kiếm và tuyển dụng quản lý dự án cho tổ chức của mình.

Tuy nhiên, mỗi ngành nghề sẽ sự phụ thuộc khác nhau vào việc quản lý và triển khai dự án. Hiện nay, có 9 lĩnh vực quản lý dự án phổ biến nhất và có nhu cầu về tuyển dụng nhân sự cao, bao gồm xây dựng, công nghệ thông tin, truyền thông, tài chính – ngân hàng, năng lượng, luật, chăm sóc sức khỏe, bảo hiểm, công nghiệp quốc phòng. 

Trong số đó, nổi bật nhất phải kể đến là ngành xây dựng và công nghệ thông tin. Câu hỏi các nhà tư vấn quản lý dự án thường được nghe nhất chính là quản lý dự án xây dựng là gì, làm cách nào để quản lý dự án hệ thống thông tin hiệu quả hoặc việc quản lý dự án bao gồm những việc gì. 

Hãy cùng điểm qua một số lĩnh vực tiêu biểu để hiểu rõ hơn về lợi ích của việc quản lý dự án trong từng ngành nghề riêng biệt, cũng như xem xét nhân sự như thế nào phù hợp với vị trí này của doanh nghiệp.

• Quản lý dự án xây dựng: Trong ngành này, các kỹ sư thiết lập các nguyên tắc thiết kế của dự án và phác thảo kế hoạch xây dựng, trong khi những người trong ngành xây dựng hiện thực hóa quy trình này. Các nhà quản lý dự án cho kỹ sư xây dựng sẽ làm việc với các chuyên gia khác nhau trong ngành như kiến trúc sư, nhà quy hoạch, nhà thầu, nhà đầu tư để vạch ra nhiệm vụ cho họ, thiết lập các mốc thời gian và phân bổ nguồn lực cho dự án, từ đó đảm bảo vật liệu xây dựng có sẵn, chất lượng công trình được kiểm soát và tổng thể dự án theo đúng tiến độ.
• Quản lý dự án công nghệ thông tin: Hầu hết các nhà quản lý dự án trong ngành này đều tập trung nỗ lực vào lợi tức đầu tư cho công ty để họ có thể hưởng lợi từ các công cụ và công nghệ mới mà không ảnh hưởng đến các lĩnh vực kinh doanh khác. Nhà quản lý hỗ trợ bảo toàn các hệ thống hiện có, đồng thời áp dụng công nghệ mới và giải quyết các vấn đề về ngân sách.
• Quản lý dự án ngành truyền thông: Các doanh nghiệp trong ngành truyền thông, quảng cáo thường chú trọng đến việc đáp ứng KPI của khách hàng trong khi vẫn duy trì ngân sách eo hẹp. Do đó, quản lý dự án cần được triển khai với xu hướng đảm bảo chiến dịch không vượt quá ngân sách, đáp ứng thời hạn và tạo ra kết quả tích cực.
• Quản lý dự án ngành tài chính – ngân hàng: Quản lý dự án trong ngành tài chính – ngân hàng tập trung vào việc tìm cách giảm chi phí dự án trong khi tối ưu hóa năng suất, tìm ra cách mới để tạo ra hoặc nâng cao doanh thu cho tổ chức.

Quy trình quản lý dự án theo chuẩn ISO

5 nhóm quy trình quản lý dự án dưới đây là công thức chung hiệu quả cho mọi ngành nghề và lĩnh vực. Nó được xem như “khung xương” cho một bản kế hoạch của các nhà quản lý. Nắm vững các bước cơ bản này, bạn hoàn toàn có thể xây dựng quy trình hiệu quả cho mọi dự án và gặt hái thành công.

• Khởi tạo dự án: Ở giai đoạn này, việc cần làm là phát triển đề án kinh doanh và xác định giá trị mà dự án có thể mang lại. Ngoài ra, đây là thời điểm thích hợp để tạo ra điều lệ dự án, đồng thời triển khai cuộc họp với các bên liên quan để đưa ra mục tiêu, cách thức liên lạc và lịch trình.
• Lập kế hoạch: Sau khi dự án được phê duyệt, việc tập hợp nhóm để lập kế hoạch về các vấn đề chi phí, rủi ro và nguồn lực và điều cần thiết. Ở giai đoạn này, bạn cần chú ý đến việc tạo lịch trình chính xác, xây dựng kế hoạch truyền thông và thiết lập các sản phẩm bàn giao. Phạm vi của dự án cũng được xác định tại bước này và người quản lý dự án có thể tạo cấu trúc phân chia công việc để trực quan hóa từng phần.
• Thực thi dự án: Đây là thời điểm nhóm của bạn thực hiện công việc cần thiết cho dự án. Một trách nhiệm khác mà người quản lý đảm nhận là duy trì sự hợp tác giữa các bên liên quan.
• Giám sát dự án: Khi dự án bước vào giai đoạn này, người quản lý dự án phải kiểm soát tất cả các thành viên trong nhóm để không ai chệch khỏi kế hoạch ban đầu. Bằng cách thiết lập các CSF và KPI, quản lý có thể thực hiện nhiệm vụ này một cách dễ dàng.
• Đóng dự án: Sau khi dự án hoàn thành, phần lớn các nhóm sẽ tổ chức cuộc họp phản ánh để tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến thành công hay thất bại. Bằng cách này, các công ty có thể xác định những gì cần phải cải thiện. Cuối cùng, bạn cần xem xét lại tổng thể dự án và lập báo cáo.

Phần mềm quản lý dự án cung cấp tại HVN

Phần mềm quản lý dự án là gì? Đó là nền tảng, công cụ được sử dụng để lập kế hoạch dự án, lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực và quản lý sự thay đổi. Việc sử dụng công cụ phù hợp vào việc quản lý là một cách làm việc thông minh để doanh nghiệp đẩy mạnh hiệu quả, đảm bảo thời hạn và tiết kiệm ngân sách.

Thấu hiểu nhu cầu về công cụ quản lý dự án ngày một cao của doanh nghiệp, HVN với tư cách là người đồng hành đáng tin cậy của khách hàng cung cấp cho khách hàng đa dạng các giải pháp để lựa chọn. 

Microsoft 365

Microsoft 365 được biết đến là một trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý dự án, khi cung cấp cho người dùng không chỉ công cụ Excel đa năng mà còn có cả Microsoft Project chuyên nghiệp.

Phần mềm quản lý dự án Microsoft Project có chức năng tạo lịch trình, kế hoạch dự án, quản lý tài nguyên và theo dõi thời gian. Nó cung cấp cho người dùng các tính năng như biểu đồ Gantt, bảng Kanban và lịch dự án chuyên nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp hiện nay ưa chuộng việc sử dụng công cụ này, bởi vì khi quản lý dự án bằng Microsoft Project, họ sẽ được cung cấp một nền tảng cộng tác mạnh mẽ, trực quan với nhiều chế độ xem dự án – người quản lý có thể lập kế hoạch trên biểu đồ Gantt hoặc chế độ bảng tính trong khi các nhóm có thể sử dụng bảng Kanban, lịch hoặc task list để quản lý công việc. 

Không dừng lại ở Project, bạn còn có thể quản lý dự án bằng Excel – công cụ đa năng có sẵn các tính năng quản lý thiết yếu mà đội nhóm của bạn cần với mức đầu tư tối thiểu.

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng gói giải pháp Microsoft 365, bạn hoàn toàn có thể truy cập vào Project và Excel để quản lý dự án hiệu quả mà không gặp trở ngại nào.

Google Workspace

Google Workspace là bộ giải pháp toàn diện giúp bạn sắp xếp nhiệm vụ và dự án một cách thuận tiện. Điều tuyệt vời nhất là nó hoạt động tốt với các công cụ khác mà bạn đang sử dụng để quản lý dự án.

Tất cả các ứng dụng trong Google Workspace đều dựa trên đám mây nên mọi người có thể truy cập tài liệu từ mọi nơi. Ngoài ra, các ứng dụng như Drive, Currents, Docs, Slides và Sheets đều hỗ trợ cộng tác nhóm và cho phép mọi người đóng góp trong các thư mục và tài liệu.

Gmail và Drive là hai trụ cột chính của Google Workspace, giúp đơn giản hóa việc giao tiếp và cộng tác. Nhìn chung, những công cụ cộng tác đơn giản trong hệ sinh thái của Google góp phần giúp dự án của bạn đi đúng hướng và được hoàn thành đúng thời hạn.

Zoho Workplace

Giải pháp Zoho Workplace cung cấp cho người dùng nền tảng Zoho Projects – một sản phẩm hỗ trợ theo dõi nhiệm vụ, cộng tác và báo cáo trực quan. Công cụ quản lý dự án trực tuyến này cung cấp cho người dùng các tính năng mạnh mẽ như biểu đồ Gantt và khả năng lập hóa đơn theo giờ cho nhiều dự án cùng một lúc.

Zoho Projects cũng đem đến cho bạn bộ công cụ giao tiếp ấn tượng, gồm các trang diễn đàn và trò chuyện theo thời gian thực.

Bitrix24

Bitrix24 là một phần mềm lập kế hoạch và giải pháp quản lý dự án có giao diện trực quan, hỗ trợ giải quyết các nhu cầu kinh doanh cùng một lúc. Từ quản lý tác vụ đến chia sẻ tài liệu và cộng tác nhóm, phần mềm cung cấp cho người dùng một trung tâm tập trung cho mọi nhu cầu kinh doanh.

Công cụ quản lý dự án Bitrix24 có sẵn dưới dạng ứng dụng di động dành cho các hệ điều hành phổ biến để người dùng dễ dàng giám sát và theo dõi nhiệm vụ mọi lúc mọi nơi.

Airtable

Airtable là sự kết hợp các tính năng tốt nhất của bảng tính và database. Công cụ quản lý dự án này có thể tùy chỉnh, dễ sử dụng và hoạt động tốt cho doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Thông qua Airtable, bạn có thể lưu trữ thông tin trong database – được sử dụng để quản lý tác vụ và lập kế hoạch dự án. Nhiều người dùng yêu thích tính linh hoạt của việc tổ chức dữ liệu trên bảng tính của phần mềm, với nhiều chế độ xem dữ liệu như Kanban, danh sách, lưới và lịch.

Trên đây là một số giải pháp phần mềm tiêu biểu hỗ trợ người dùng quản lý dự án hiệu quả hiện đang được HVN cung cấp. Khi liên hệ với chúng tôi, đội ngũ nhân viên với kiến thức chuyên sâu sẽ tiến hành phân tích và đánh giá để hỗ trợ bạn lựa chọn công cụ phù hợp nhất.

Không dừng lại ở đó, mọi câu hỏi liên quan chẳng hạn như tư vấn quản lý dự án là gì, quản lý dự án đầu tư như thế nào, hay cách quản lý bằng Excel…sẽ được giải đáp chi tiết bởi các chuyên gia, nhằm đem đến cho bạn bức tranh toàn diện nhất về vấn đề này. Nhấp ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được tư vấn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nếu có bất kỳ thắc mắc, câu hỏi liên quan đến nội dung bài viết, hoặc có nhu cầu được tư vấn chi tiết hơn về các công cụ hỗ trợ quản lý dự án, vui lòng kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để đội ngũ của chúng tôi nhanh chóng hỗ trợ và giải đáp.