Personal Vault là gì? Bảo vệ tệp trong OneDrive với Personal Vault

Personal Vault là gì và tại sao nó lại trở thành lựa chọn hàng đầu để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm? Với Personal Vault, bạn có thể yên tâm lưu trữ các tài liệu quan trọng như hộ chiếu, hợp đồng hay thông tin tài chính trong một “két sắt” kỹ thuật số an toàn và riêng tư. Hãy cùng khám phá tính năng bảo mật nâng cao này trên OneDrive để bảo vệ dữ liệu của bạn một cách tốt nhất.

Personal Vault là gì?

Personal Vault là một tính năng bảo mật nâng cao trên OneDrive, hoạt động như một “két sắt” kỹ thuật số. Tại đây, bạn có thể lưu trữ các tệp tin quan trọng và nhạy cảm như tài liệu tài chính, bản sao hộ chiếu, hay hình ảnh cá nhân. Tất cả dữ liệu trong Personal Vault đều được bảo vệ bằng nhiều lớp mã hóa và yêu cầu xác thực đa yếu tố để đảm bảo sự riêng tư và an toàn tuyệt đối.

Tính năng Personal Vault cung cấp một không gian lưu trữ an toàn và riêng tư trên OneDrive, giúp bạn bảo vệ các tệp tin quan trọng khỏi bị mất hoặc truy cập trái phép. Với Personal Vault, bạn có thể yên tâm lưu trữ các tài liệu nhạy cảm như thông tin tài chính, hồ sơ cá nhân mà không lo bị rò rỉ, đồng thời dễ dàng truy cập chúng từ bất kỳ thiết bị nào.

Cách thức hoạt động của Personal Vault

Personal Vault hoạt động như một lớp bảo mật bổ sung cho OneDrive, tạo ra một không gian riêng tư và an toàn để bạn lưu trữ các tệp tin quan trọng. Dưới đây là cách thức hoạt động chi tiết mà bạn có thể tham khảo như sau:

Giai đoạn 1: Tạo và Cấu hình Personal Vault

Bạn sẽ cần kích hoạt tính năng Personal Vault trong cài đặt OneDrive. Sau khi kích hoạt, bạn sẽ được yêu cầu thiết lập một lớp bảo mật bổ sung, thường là một mã PIN hoặc xác thực sinh trắc học (như vân tay, khuôn mặt) để truy cập vào Vault.

Giai đoạn 2: Lưu trữ Tệp tin

Bạn có thể di chuyển bất kỳ tệp tin nào từ OneDrive vào thư mục Personal Vault. Khi bạn di chuyển tệp vào Vault, hệ thống sẽ tự động mã hóa các tệp đó bằng một lớp mã hóa mạnh mẽ. Điều này đảm bảo rằng ngay cả khi ai đó có quyền truy cập vào tài khoản OneDrive của bạn, họ cũng không thể đọc được nội dung của các tệp trong Vault nếu không có thông tin xác thực đúng.

Giai đoạn 3: Truy cập Personal Vault

Mỗi khi muốn truy cập vào Personal Vault, bạn sẽ cần phải xác thực danh tính của mình bằng cách nhập mã PIN, quét vân tay hoặc sử dụng các phương thức xác thực khác mà bạn đã thiết lập. Sau khi xác thực thành công, Vault sẽ được mở khóa và bạn có thể truy cập, chỉnh sửa hoặc xóa các tệp bên trong. Để tăng cường bảo mật, Personal Vault sẽ tự động khóa sau một khoảng thời gian không hoạt động.

Giai đoạn 4: Bảo vệ dữ liệu

Nhờ lớp mã hóa mạnh mẽ và xác thực đa yếu tố, Personal Vault bảo vệ dữ liệu của bạn khỏi truy cập trái phép. Khi đó, chỉ bạn mới có quyền truy cập vào các tệp trong Vault, đảm bảo sự riêng tư cho dữ liệu cá nhân. Bằng cách này, bạn chỉ cần dễ dàng truy cập từ nhiều thiết bị khác nhau, đồng bộ hóa dữ liệu một cách an toàn.

Nhìn chung, Personal Vault hoạt động như một lớp bảo mật bổ sung, mã hóa và bảo vệ các tệp tin quan trọng của bạn bằng nhiều lớp xác thực. Điều này giúp bạn yên tâm hơn khi lưu trữ các thông tin nhạy cảm trên OneDrive.

Ưu và nhược điểm của Personal Vault

Tính năng Personal Vault trên OneDrive sẽ có những ưu và nhược điểm riêng biệt. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn một số những thông tin quan trọng như sau:

Ưu điểm

Personal Vault là một tính năng bảo mật tuyệt vời của OneDrive, mang lại nhiều lợi ích cho người dùng. Dưới đây là 05 ưu điểm nổi bật của không gian lưu trữ cá nhân:

• Mã hóa mạnh mẽ: Tất cả dữ liệu trong Personal Vault đều được mã hóa bằng các thuật toán bảo mật cao cấp, đảm bảo rằng chỉ có bạn mới có thể truy cập và đọc được.
• Xác thực đa yếu tố: Việc thêm một lớp bảo mật bổ sung như mã PIN, xác thực sinh trắc học giúp ngăn chặn truy cập trái phép.
• Không gian riêng: Personal Vault là một không gian riêng tư, nơi bạn có thể lưu trữ các tệp tin nhạy cảm mà không sợ bị người khác xem trộm.
• Truy cập dễ dàng: Bạn có thể truy cập Personal Vault từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet và tài khoản OneDrive.
• Tích hợp với OneDrive: Personal Vault được tích hợp liền mạch vào OneDrive, giúp bạn quản lý tệp tin dễ dàng hơn.

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm, Personal Vault cũng có một số hạn chế mà bạn cần lưu ý:

• Phiên bản miễn phí: Phiên bản OneDrive miễn phí thường có giới hạn về số lượng tệp tin hoặc dung lượng lưu trữ trong Personal Vault.
• Phụ thuộc vào gói đăng ký: Để tận dụng tối đa tính năng này, bạn có thể cần nâng cấp lên gói Microsoft 365 trả phí.
• Truy cập offline: Bạn không thể truy cập trực tiếp vào Personal Vault khi không có kết nối internet.
• Khôi phục khó khăn: Nếu quên mã PIN hoặc mật khẩu, việc khôi phục dữ liệu có thể rất khó khăn.

Personal Vault là một công cụ hữu ích để bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn. Tuy nhiên, trước khi quyết định sử dụng, bạn nên cân nhắc kỹ các ưu và nhược điểm của nó để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.

Personal Vault bảo vệ tệp trên OneDrive như thế nào?

Personal Vault hoạt động như một lớp bảo mật bổ sung cho OneDrive, tạo ra một không gian riêng tư và an toàn để bạn lưu trữ các tệp tin quan trọng. Để hiểu rõ hơn về cách thức bảo vệ, hãy cùng tìm hiểu các lớp bảo mật mà Personal Vault cung cấp:

• Xác thực đa yếu tố

Để truy cập vào Personal Vault, bạn không chỉ cần mật khẩu tài khoản OneDrive mà còn phải vượt qua các lớp xác thực khác như:

1. Mã PIN: Một dãy số riêng biệt để mở khóa Vault.
2. Xác thực sinh trắc học: Bằng cách sử dụng khuôn mặt hoặc vân tay.

Việc kết hợp nhiều lớp xác thực giúp giảm thiểu rủi ro bị truy cập trái phép, ngay cả khi mật khẩu tài khoản bị lộ.

• Mã hóa dữ liệu

Tất cả các tệp tin được lưu trữ trong Personal Vault đều được mã hóa bằng các thuật toán mã hóa mạnh mẽ. Điều này đồng nghĩa với việc, ngay cả khi ai đó có quyền truy cập vào tài khoản OneDrive của bạn, họ cũng không thể đọc được nội dung của các tệp nếu không có khóa giải mã đúng. Mã hóa giúp bảo vệ dữ liệu của bạn ngay cả khi thiết bị lưu trữ bị mất hoặc bị đánh cắp.

• Tích hợp với các tính năng bảo mật khác của OneDrive

OneDrive cung cấp tính năng khôi phục tệp, giúp bạn khôi phục lại các phiên bản cũ của tệp trong trường hợp bị xóa hoặc sửa đổi không mong muốn. OneDrive tích hợp các công cụ quét virus để bảo vệ tệp của bạn khỏi các mối đe dọa từ phần mềm độc hại.

• Tự động khóa

Personal Vault sẽ tự động khóa sau một khoảng thời gian không hoạt động, giúp ngăn chặn truy cập trái phép trong trường hợp bạn quên đăng xuất.

Personal Vault bảo vệ tệp của bạn trên OneDrive bằng cách kết hợp nhiều lớp bảo mật khác nhau. Từ việc yêu cầu xác thực đa yếu tố đến mã hóa dữ liệu mạnh mẽ, Personal Vault đảm bảo rằng chỉ có bạn mới có thể truy cập và quản lý các tệp tin quan trọng của mình.

Hướng dẫn cách sử dụng OneDrive Personal Vault chi tiết

Để hỗ trợ bạn sử dụng tính năng Personal Vault hiệu quả trên công cụ OneDrive, chúng tôi đã chuẩn bị nội dung hướng dẫn chi tiết mà bạn có thể tham khảo như sau:

Đăng ký và đăng nhập tài khoản Microsoft 365 bản quyền

Để sử dụng tối đa tính năng Personal Vault trong OneDrive, bạn cần phải có tài khoản Microsoft 365 bản quyền như: Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family…. Bởi lẽ, với tài khoản OneDrive miễn phí chỉ cho phép lưu trữ tối đa 3 tệp. Do đó, để được hỗ trợ đăng ký tài khoản nhanh chóng, bạn chỉ cần click chọn vào nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Sau khi bạn đã có tài khoản Microsoft 365 bản quyền, bạn sẽ tiến hành đăng nhập tài khoản vào OneDrive như sau:

• Bước 1: Mở ứng dụng OneDrive > Nhập địa chỉ email vào ô trống và click chọn Sign in.

• Bước 2: Nhập địa chỉ mật khẩu của tài khoản OneDrive > sau đó click chọn Sign in.

• Bước 3: Hoàn thành.

Như vậy, với 03 bước hướng dẫn trên đây bạn đã đăng nhập thành công công cụ OneDrive. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng Personal Vault hiệu quả.

Thiết lập Personal Vault trong OneDrive

Để thiết lập tính năng Personal Vault trong phần mềm OneDrive, bạn có thể tham khảo các bước triển khai được chúng tôi hướng dẫn chi tiết như sau:

• Bước 1: Khi mở ứng dụng OneDrive Personal Vault sẽ xuất hiện với giao diện như hình bên dưới và bạn chỉ cần click chọn vào Bắt đầu (Get Starter). 

*Lưu ý: Trong trường hợp bạn không thấy giao diện này xuất hiện trên OneDrive thì có thể truy cập vào chính thư mục Personal Vault trong OneDrive.

• Bước 2: Bạn sẽ tiến hành đọc toàn bộ những thông tin về Personal Vault sau đó click chọn Tiếp tục.
• Bước 3: Thực hiện bước xác minh danh tính, bạn cần điền thông tin tài khoản và địa chỉ email sau đó chọn Xác minh.
• Bước 4: Lựa chọn phương thức xác minh phù hợp.
• Bước 5: Hoàn thành.

Với 05 bước được chúng tôi hướng dẫn như trên, bạn đã thiết lập thành công Personal Vault trong OneDrive. Tiếp đến, chúng tôi sẽ hướng dẫn thêm về cách xác thực 02 yếu tố tính năng này trên giải pháp OneDrive.

Xác thực hai yếu tố trong đám mây OneDrive

OneDrive Personal Vault sẽ cung cấp lớp bảo mật bằng cách xác thực hai yếu tố để chắc chắn rằng chỉ có bạn mới có thể truy cập vào các thông tin quan trọng. Để xác thực hai yếu tố, bạn có thể tham khảo các bước triển khai như sau:

• Bước 1: Truy cập nền tảng OneDrive.com và tiến hành đăng nhập. 

• Bước 2: Truy cập vào mục cài đặt > click chọn Personal Vault > tiếp đến chọn Bật.

• Bước 3: Chọn xác thực 2 yếu tố (2FA), tại đây bạn có thể sử dụng thêm địa chỉ email phụ để hỗ trợ bảo mật an toàn hơn hoặc kết hợp với Microsoft Authenticator. 
• Bước 4: Tiến hành nhập mã PIN thông qua phương thức xác thực đã chọn.

Ngay sau khi nhập mã PIN, bạn đã kích hoạt thành công Personal Vault trên phần mềm OneDrive. 

Tải tệp lên Personal Vault

Tùy thuộc vào giới hạn lưu trữ của tài khoản, bạn có thể thêm thêm số lượng tệp vào OneDrive Personal Vault tùy chỉnh. Để tải tệp hoặc thư mục lên Personal Vault của OneDrive, bạn chỉ cần thao tác thực hiện với các bước triển khai như sau: 

• Bước 1: Click chọn vào thư mục Personal Vault trên OneDrive.

• Bước 2: Chọn thư mục hoặc tệp mà bạn muốn thêm vào kho lưu trữ cá nhân.
• Bước 3: Click chọn di chuyển > kéo các mục vào kho lưu trữ cá nhân.
• Bước 4: Hoàn thành.

*Lưu ý: Bạn hoàn toàn có thể sử dụng ứng dụng di động trong OneDrive để tiến hành quét tài liệu hoặc chụp ảnh, quay video trực tiếp. Bạn không nên lựa chọn những nơi kém an toàn trên thiết bị điển hình như thư viện ảnh. 

Di chuyển tệp vào Personal Vault

Nếu tệp hoặc thư mục của bạn đã có sẵn trên OneDrive, khi đó bạn hoàn toàn có thể di chuyển chúng vào Personal Vault. Để có thể di chuyển tệp vào kho lưu trữ cá nhân, bạn có thể triển khai với các bước hướng dẫn cụ thể như sau:

• Bước 1: Trong OneDrive click chọn vào mục Personal Vault. 
• Bước 2: Click chọn tệp mà bạn muốn di chuyển vào kho lưu trữ cá nhân.
• Bước 3: Chọn vị trí mà bạn muốn di chuyển và sau đó click chọn vào Di chuyển đến đây.

*Lưu ý: Bạn hoàn toàn có thể di chuyển tệp vào Personal Vault dựa trên giới hạn về số lượng lưu trữ.

Mở khóa không gian lưu trữ cá nhân

Nếu bạn không sử dụng OneDrive Personal Vault trong một thời gian dài, hệ thống sẽ tự động khóa lại để bảo mật an toàn. Để có thể mở khóa không gian lưu trữ, bạn có thể tiến hành triển khai với các bước hướng dẫn chi tiết như sau:

• Bước 1: Chọn thư mục Personal Vault trong phần mềm OneDrive.
• Bước 2: Tiến hành xác minh danh tính dưới nhiều hình thức như tin nhắn văn bản, email hoặc nhập mã. Nếu bạn sử dụng công cụ Microsoft Authenticator thì quá trình diễn ra sẽ nhanh hơn mà không cần sử dụng internet để truy cập mã.
• Bước 3: Hoàn thành.

Sau khi mở khóa không gian lưu trữ cá nhân, bạn đã có thể sử dụng Personal Vault như bình thường. Tiếp đến, trong trường hợp bạn không muốn sử dụng không gian này có thể chủ động khóa Personal Vault trên OneDrive. Để triển khai, bạn có thể tham khảo một số bước được chúng tôi gợi ý ở phần tiếp theo.

Khóa kho lưu trữ cá nhân 

Bất cứ khi nào bạn cũng có thể khóa Personal Vault – Kho lưu trữ cá nhân của mình lại. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể thực hiện với các bước triển khai cơ bản như sau:

• Bước 1: Click chọn vào mục Personal Vault trên OneDrive.
• Bước 2: Click chọn vào Khóa (Lock).

Như vậy, kho lưu trữ cá nhân OneDrive Personal Vault của bạn đã được khóa lại. Nếu bạn muốn mở lại thì có thể áp dụng theo cách hướng dẫn ở phần bên trên.

Vô hiệu hóa Personal Vault

Bạn hoàn toàn có thể vô hiệu hóa kho lưu trữ cá nhân trong OneDrive khi không muốn sử dụng và xóa bỏ vĩnh viễn. Lúc này, bạn có thể tham khảo các bước triển khai như sau:

• Bước 1: Trên ứng dụng OneDrive click chọn vào Cài đặt > tiếp đến bạn chọn vào Tùy chọn > sau đó chọn vào Personal Vault.
• Bước 2: Tiếp đến click chọn vào Vô hiệu hóa Personal Vault và chọn Vô hiệu hóa.
• Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị một thông báo để bạn xác nhận vô hiệu hóa Personal Vault, bạn chỉ cần click chọn vào Vô hiệu hóa. 
• Bước 4: Hoàn thành.

So sánh Personal Vault với các phương thức lưu trữ khác

Để bạn có cái nhìn tổng quan hơn về Personal Vault, chúng tôi sẽ lập một bảng so sánh chi tiết để bạn có thể tham khảo như sau:

Dựa vào bảng so sánh trên đây, có thể thấy rằng Personal Vault là lựa chọn tốt nhất nếu bạn ưu tiên bảo mật cho các tệp quan trọng. Tuy nhiên, nếu bạn cần chia sẻ tệp nhiều hoặc cần dung lượng lớn, các phương thức lưu trữ khác như ổ cứng di động hoặc đám mây khác có thể phù hợp hơn.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng OneDrive Personal Vault

Personal Vault là một công cụ tuyệt vời để bảo vệ dữ liệu quan trọng của bạn, tuy nhiên để đảm bảo an toàn tối đa, bạn cần lưu ý một số điều sau:

• Mật khẩu mạnh: Hãy đặt một mật khẩu thật mạnh, kết hợp chữ cái in hoa, in thường, số và ký tự đặc biệt. Tránh đặt trùng mật mật khẩu này cho các tài khoản khác của bạn.
• Xác thực hai yếu tố: Tăng cường bảo mật cho tài khoản bằng cách bật tính năng xác thực hai yếu tố. Điều này có nghĩa là ngoài mật khẩu, bạn sẽ cần cung cấp thêm một mã xác thực gửi qua điện thoại hoặc email.

• Giới hạn thiết bị: Hạn chế số lượng thiết bị được phép truy cập vào Personal Vault.
• Xóa thiết bị không tin cậy: Nếu nghi ngờ thiết bị bị xâm nhập, hãy xóa thiết bị đó khỏi danh sách các thiết bị được phép truy cập.
• Sao lưu thường xuyên: Mặc dù OneDrive đã có tính năng sao lưu, nhưng bạn nên tự mình sao lưu dữ liệu quan trọng vào một ổ cứng ngoài hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây khác để phòng trường hợp khẩn cấp.
• Bảo mật bản sao lưu: Đảm bảo rằng bản sao lưu cũng được bảo vệ bằng mật khẩu hoặc mã hóa.
• Cập nhật thường xuyên: Luôn cập nhật hệ điều hành, ứng dụng OneDrive và các phần mềm bảo mật khác lên phiên bản mới nhất để vá các lỗ hổng bảo mật.
• Tránh click vào liên kết lạ: Không click vào các liên kết trong email hoặc tin nhắn lạ, đặc biệt là những liên kết yêu cầu bạn cung cấp thông tin đăng nhập.
• Cẩn thận với các ứng dụng bên thứ ba: Chỉ cài đặt các ứng dụng từ các nguồn tin cậy và đọc kỹ các quyền truy cập mà ứng dụng đó yêu cầu.
• Một số những lưu ý khác như: Giới hạn dung lượng, khôi phục dữ liệu và bảo mật dữ liệu, bảo mật thiết bị.

Khi bạn nắm chắc những lưu ý quan trọng của Personal Vault trên đây, bạn hoàn toàn có thể sử dụng tính năng này để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm trong thời đại số một cách hiệu quả nhất.

Một số câu hỏi thường gặp

• Personal Vault có được sử dụng miễn phí không?

Personal Vault có sẵn miễn phí nhưng bị giới hạn số lượng tệp (thường là 3 tệp) nếu bạn đang sử dụng gói OneDrive miễn phí. Để lưu trữ nhiều hơn, bạn cần nâng cấp lên gói OneDrive trả phí, chẳng hạn như Microsoft 365.

• Tôi có thể truy cập Personal Vault từ thiết bị nào?

Personal Vault hoạt động trên mọi nền tảng OneDrive hỗ trợ, bao gồm: Ứng dụng di động (iOS, Android), trình duyệt web, ứng dụng OneDrive trên máy tính Windows 10/11.

• Điều gì xảy ra nếu tôi quên mã xác thực hoặc không nhận được mã xác minh?

Nếu không thể hoàn thành xác thực, bạn có thể khôi phục quyền truy cập bằng cách: Kiểm tra lại thiết lập email hoặc số điện thoại đăng ký và liên hệ với bộ phận hỗ trợ của HVN Group để lấy lại quyền truy cập.

• Có thể chia sẻ tệp hoặc thư mục trong Personal Vault không?

Personal Vault được thiết kế để bảo mật tệp cá nhân, nên các tệp bên trong thư mục này không thể được chia sẻ trực tiếp. Bạn cần di chuyển tệp ra ngoài Personal Vault nếu muốn chia sẻ.

Phần kết

Bài viết này đã tổng hợp toàn bộ những thông tin để bạn có thể trả lời cho câu hỏi Personal Vault là gì? Cách để bảo vệ dữ liệu an toàn trên OneDrive. Nếu trong quá trình tham khảo dữ liệu, nếu bạn có bất cứ câu hỏi nào cần được chúng tôi hỗ trợ vui lòng viên hệ đến HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua Hotline: 024.9999.7777.