Outlook Office 365 và 05 tip khai thác hiệu quả ứng dụng

Outlook Office 365 là một trong những ứng dụng email phổ biến nhất trên thế giới, với hàng triệu người sử dụng hàng ngày để quản lý email. Nếu biết cách khai thác triệt để các tính năng của nền tảng, hiệu suất làm việc của người dùng có thể được cải thiện một cách đáng kể. Bài viết sẽ không chỉ giới thiệu tổng quan về ứng dụng, mà còn gợi ý cho bạn một số tip trong quá trình sử dụng.

Outlook Office 365 Microsoft là gì?

Microsoft Outlook là một ứng dụng email và lịch có sẵn như một phần của bộ Office 365 do Microsoft cung cấp. Khi đăng ký giấy phép MS 365, bạn có thể Outlook Office 365 setup trên máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại di động để linh hoạt trong việc sử dụng. Ngoài email và lịch, ứng dụng còn hỗ trợ xử lý danh bạ và tác vụ.

microsoft outlook office 365 là gì

Điều quan trọng cần lưu ý là Outlook Office 365 com mail inbox cũng được cung cấp ở phiên bản dựa trên trình duyệt cho những người dùng không yêu cầu ứng dụng chính thức được cài đặt trên thiết bị. Phiên bản này cung cấp quyền truy cập vào các chức năng email thiết yếu, khiến nó trở thành một sự lựa chọn thuận tiện cho những người thường xuyên phải di chuyển hoặc sử dụng các thiết bị không hỗ trợ cài đặt phần mềm.

Thành phần cơ bản của Microsoft Outlook Office 365

thành phần cơ bản của outlook office 365

Sau khi Outlook Office 365 sign in, bạn sẽ nhận trải nghiệm ứng dụng email với 03 thành phần chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý liên lạc và sắp xếp mailbox. Đó là Inbox, Calendar và Contacts. Nhiệm vụ của từng thành phần được mô tả chi tiết trong bảng dưới đây:

Inbox Calendar Contacts
Outlook Office 365 mail Inbox hay hộp thư đến là nơi bạn nhận và quản lý email của mình. Nó cho phép người dùng sắp xếp các tin nhắn của mình, đánh dấu chúng là quan trọng và tạo các thư mục để quản lý email hiệu quả. Với khả năng lọc nâng cao của Outlook, bạn dễ dàng ưu tiên và phân loại email để tập trung vào những gì quan trọng nhất. Tính năng Calendar trong ứng dụng cho phép người dùng lên lịch các sự kiện, cuộc hẹn và cuộc họp một các liền mạch. Nó cung cấp giao diện thân thiện để tạo, chỉnh sửa và quản lý lịch trình. Bạn có thể đặt lời nhắc, xem nhiều lịch và thậm chí chia sẻ lịch của mình với người khác, qua đó dễ dàng phối hợp và lên kế hoạch cho ngày làm việc. Thành phần Contacts trong Microsoft Outlook Office 365 cho phép lưu trữ và quản lý các liên hệ cá nhân, cũng như công việc. Tính năng phục vụ người dùng như một sổ địa chỉ tập trung, cho phép truy cập nhanh chóng vào thông tin liên hệ bất cứ khi nào. Bạn có thể sắp xếp danh bạ của mình thành nhóm, thêm ghi chú chi tiết và thậm chí đồng bộ hóa với thiết bị khác.

Lợi ích của Outlook Office 365 login

lợi ích của outlook office 365

Outlook Office 365 cung cấp nền tảng tập trung để quản lý email, liên hệ, lập lịch và tất cả các dữ liệu khác mà bạn cần cho công việc của mình. Ứng dụng tích hợp mạnh mẽ với các nền tảng Office khác và có thể được sử dụng để chia sẻ quy trình làm việc với người khác, cũng như cộng tác trên các không gian làm việc khác nhau.

Việc Outlook Office 365 com login đem đến một sự cắt giảm cho người dùng so với các dịch vụ email thông thường khác, khi cho phép bạn hoàn thành nhiều công việc hơn, truy cập vào nhiều dịch vụ chỉ với một giấy phép đăng ký. Outlook tích hợp với dịch vụ đám mây OneDrive của Microsoft để mang đến cho người dùng nhiều chức năng hơn và đồng bộ hóa tốt hơn.

Khai thác hiệu quả Outlook Office 365 với 05 tip

Outlook Office 365 cung cấp cho người dùng nhiều tính năng và khả năng để hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng năng suất. Tuy nhiên, ngay cả khi cung cấp nhiều lợi ích tuyệt vời, một số người dùng có thể gặp khó khăn trong việc tận dụng tối đa nền tảng này. Để khai thác triệt để ứng dụng, hãy cùng chúng tôi điểm qua một số tip sử dụng được các chuyên gia giới thiệu:

Tự động hóa email workflow với các quy tắc

Tính năng tạo quy tắc của Microsoft Outlook Office 365 có thể hỗ trợ người dùng tiết kiệm thời gian bằng cách tự động di chuyển, xóa hoặc gắn cờ email dựa trên các tiêu chí nhất định. 

Ví dụ, bạn có thể tạo quy tắc tự động di chuyển email từ quản lý đến một thư mục cụ thể, tạo quy tắc gửi trả lời tự động, đánh dấu email là đã đọc hoặc chưa đọc hoặc thậm chí phát âm thanh cụ thể khi có email mới được gửi đến Inbox.

Để tạo quy tắc mới trong Outlook Office 365, bạn chỉ cần chuyển đến tab Home >> nhấp Rules và chọn Create Rule.

tạo quy tắc trong microsoft outlook

Sử dụng thư mục để sắp xếp hộp thư đến

Một mailbox lộn xộn có thể khiến người dùng choáng ngợp và làm việc kém hiệu quả, nếu chưa nói đến khả năng bỏ lỡ thư quan trọng do bị lẫn trong các email dư thừa khác. Đó là lý do vì sao các chuyên gia khuyên bạn nên sử dụng thư mục và thư mục con để phân loại email Outlook Office 365.

Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy các email cụ thể và sắp xếp khoa học hộp thư của mình. Để giúp việc quản lý email trở nên dễ dàng hơn, hãy sử dụng tính năng Quick Steps của Outlook Office 365 để thực hiện nhiều hành động trên một email chỉ với một cú nhấp chuột.

quick steps trong outlook

Chẳng hạn, bạn có thể tạo Quick Steps để di chuyển email đến một thư mục, gắn cờ email đó để theo dõi và gửi trả lời tất cả cùng một lúc.

Áp dụng tính năng Focused Inbox

Nếu nhận được số lượng lớn email, hãy sử dụng tính năng Focused Inbox trong Outlook Office 365. Tính năng này tách hộp thư đến của người dùng thành 2 tab: Focused và Other. Tab Focused hiển thị các email được coi là quan trọng dựa theo thói quen sử dụng email của bạn, trong khi đó, tab Other hiển thị những thư còn lại.

Điều này cho phép bạn ưu tiên và giải quyết các thư có tính quan trọng nhất trước tiên, đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ email quan trọng nào. 

Sử dụng email template

Nếu nhận thấy mình phải liên tục soạn thảo các email có tính chất tương tự nhau, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách tạo template. Outlook Office 365 cho phép bạn tạo và lưu các mẫu email để sử dụng cho các trường hợp tương tự trong tương lai.

Tất cả những gì bạn cần làm là soạn thảo một mẫu email có nội dung muốn sử dụng lại, sau đó nhấp vào File >> Save As và chọn Outlook Template từ menu thả xuống. Bây giờ, bất cứ khi nào cần gửi một email tương tự, bạn chỉ cần mở email template và tùy chỉnh nếu cần thiết.

tạo template trong outlook

Sử dụng tính năng Calendar để quản lý lịch trình

Tính năng Calendar của Outlook Office 365 có thể hỗ trợ người dùng theo dõi lịch trình của mình và đặt lời nhắc. Bạn thậm chí có thể mời người khác tham gia sự kiện và đồng bộ hóa lịch Outlook với các lịch khác, bao gồm cả Microsoft Teams. 

calendar trong outlook office 365

Để tận dụng tối đa lịch của mình, hãy đảm bảo thiết lập giờ làm việc và tùy chỉnh tuần làm việc. Điều này sẽ giúp Outlook tự động lên lịch các sự kiện trong giờ làm việc của bạn và ngăn chặn sự xung đột về lịch trình. Người dùng cũng có thể sử dụng Scheduling Assistant để kiểm tra tình trạng sẵn sàng của người tham gia sự kiện và tìm thời gian phù hợp cho mọi người.

Bằng cách sử dụng 05 tip nêu trên, bạn có thể tối đa hóa việc sử dụng Outlook và cải thiện đáng kể năng suất làm việc của mình. Để khám phá nhiều hơn về các tip sử dụng ứng dụng email của Microsoft chẳng hạn cách tạo Outlook Office 365 out of office, bạn có thể bấm vào ĐĂNG KÝ VÀO ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

HVN với cương vị là đối tác ủy quyền chính thức của Microsoft tại thị trường Việt Nam luôn sẵn sàng đồng hành cùng các doanh nghiệp trong hành trình sử dụng các dịch vụ của Microsoft 365 để cải thiện năng suất. Do đó, ngoài việc đăng ký giấy phép MS 365 với mức chi phí hợp lý, bạn sẽ được đảm bảo cung cấp sự hỗ trợ 24/7 đến từ đội ngũ chuyên gia với nhiều năm nghiên cứu về các dịch vụ của MS.

Như vậy, bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về những gì Microsoft Outlook Office 365 có thể hỗ trợ người dùng trong công việc cũng như một số tip để khai thác hiệu quả ứng dụng. Nếu có bất kỳ câu hỏi liên quan hoặc gặp vấn đề trong quá trình sử dụng, vui lòng kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách gọi đến số Hotline 024.9999.7777.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận