Nội dung bài viết

Microsoft Viva là gì? 06 Lợi ích to lớn dành cho doanh nghiệp

24/10/2024
40 lượt xem
Để lại đánh giá post nếu bạn thấy hữu ích nhé
Chia sẻ qua
Microsoft Viva

Microsoft Viva được thiết kế nhằm mục đích cung cấp các công cụ và tính năng hữu ích cho việc cải thiện hiệu suất, tăng cường trải nghiệm nhân viên, cũng như thúc đẩy sự kết nối và học tập trong môi trường tổ chức. Theo đó, để hiểu rõ hơn Microsoft Viva là gì? Ưu nhược điểm và Lợi ích nổi bật ra sao?, thì người dùng hãy cùng HVN Group khám phá chi tiết bài viết dưới đây.

Microsoft Viva là gì?

Microsoft Viva là một ứng dụng phần mềm được phát triển bởi Microsoft, nó tập trung chủ yếu vào việc tối ưu hóa trải nghiệm cho công tác quản lý nhân sự và sự tương tác trong môi trường kỹ thuật số hiện đại. Hay nói cách khác, Microsoft Viva mang đến sự đột phá trong việc cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân viên, kết nối hiệu quả với tài liệu chuyên sâu trên cùng một nền tảng duy nhất.

Microsoft Viva Là Gì

Microsoft Viva gồm những gì?

Microsoft Viva không đơn giản chỉ tập trung vào việc nâng cao trải nghiệm hay sự tương tác trong tổ chức, mà còn rất chú trọng đến hiệu suất, cách phát triển kỹ năng, cũng như chia sẻ kiến thức cho nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tạo ra một môi trường làm việc tích cực, năng động và phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Dưới đây là những thành phần cơ bản của Microsoft Viva người dùng cần biết:

Microsoft Viva Connections là gì?

Microsoft Viva Connections là một cổng thông tin nội bộ – nơi mà nhân viên có thể truy cập các tài nguyên, thông tin và tư liệu quan trọng của tổ chức. Hiểu đơn giản, thì thông qua bảng điều khiển trong Teams trên máy tính hoặc thiết bị di động, người dùng có thể dễ dàng tìm thấy các công cụ, tin tức và tài nguyên do tổ chức cung cấp, giúp gia tăng trải nghiệm và sự kết nối giữa các thành viên.

  • Cổng thông tin trung tâm: Không gian kỹ thuật số với cổng thông tin duy nhất cho nhân viên truy cập nhanh các nguồn thông tin nội bộ, tin tức, tài nguyên và chính sách của tổ chức.
  • Ứng dụng tùy chỉnh: Hỗ trợ tùy chỉnh và hiển thị nội dung dựa trên vị trí hoặc quyền hạn của người dùng, giúp việc tìm kiếm và nắm bắt thông tin liên quan nhanh chóng hơn.
  • Tích hợp Microsoft Teams: Tích hợp trực tiếp vào Microsoft Teams, giúp nhân viên có thể truy cập nhanh các thông tin cần thiết mà không cần di chuyển hay chuyển đổi ứng dụng.

Microsoft Viva Insights là gì?

Microsoft Viva Insights là nơi cung cấp các công cụ và thông tin phân tích chuyên sâu dựa trên dữ liệu về thói quen làm việc của cá nhân và đội ngũ trong tổ chức. Bằng cách sử dụng Viva Insights, người dùng có thể duy trì sự kết nối, cân bằng giữa công việc và cuộc sống để tối ưu thời gian làm việc, tránh sự xao nhãng và tập trung ưu tiên những công việc quan trọng hơn.

  • Phân tích hiệu suất công việc: Cung cấp các báo cáo và thông tin chi tiết về năng suất làm việc của nhóm hoặc cá nhân dựa trên dữ liệu sử dụng Microsoft 365, giúp tối ưu thời gian và thúc đẩy hiệu suất làm việc tốt hơn.
  • Đề xuất cá nhân hóa: Các gợi ý nghỉ ngơi, duy trì sức khỏe, tinh thần, và cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống sẽ được đề xuất dựa trên các đánh giá về hiệu suất và chất lượng công việc của từng nhân viên.
  • Phân tích nâng cao: Cung cấp cái nhìn tổng quan về quy mô và cách thức làm việc của toàn bộ tổ chức, giúp lãnh đạo và nhóm quản lý có thể dễ dàng đưa ra các quyết định về cấu trúc, vị trí và phân phối công việc cụ thể với từng thành viên.

Microsoft Viva Insights Là Gì

Microsoft Viva Learning là gì?

Microsoft Viva Learning là một trung tâm học tập – nơi mà nhân viên có thể truy cập các khóa học và tài liệu học tập từ nhiều nguồn khác nhau như Linkedln Learning, Microsoft Learn, hoặc nội dung học tập tùy chỉnh theo nhu cầu của tổ chức. Theo đó, Viva Learning tạo cơ hội học tập và phát triển liên tục cho nhân viên, giúp họ có thể học hỏi và trau dồi kỹ năng ngay trong môi trường làm việc hàng ngày mà không cần thoát khỏi ứng dụng.

  • Trung tâm học tập: Tích hợp nội dung học tập từ Linkedln Learning, Microsoft Learn, và nhiều nguồn khác,… cho phép người dùng có thể truy cập tài liệu và khóa học bất cứ lúc nào mà mình muốn.
  • Tích hợp với quy trình làm việc: Nhân viên có thể chia sẻ, gán và theo dõi tiến trình học tập dễ dàng trong Microsoft Teams mà không cần rời khỏi ứng dụng.
  • Cá nhân hóa lộ trình học tập: Nội dung khóa học có thể thiết kế dựa trên nhu cầu, mục đích phát triển kỹ năng, cũng như vai trò cụ thể của từng nhân viên.

Microsoft Viva Topics là gì?

Microsoft Viva Topics là nền tảng khai thác sức mạnh của trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động tổ chức và quản lý thông tin trong tổ chức thành các chủ đề có liên quan. Thông qua Viva Topics, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm các kiến thức, thông tin hoặc tài liệu mà họ cần để phục vụ công việc và phát triển kỹ năng một cách hiệu quả. Hơn nữa, các chủ đề cũng sẽ được tạo dựa trên nội dung và tài liệu có sẵn của tổ chức, nên việc kết nối thông tin cũng rất dễ dàng.

  • Thu thập và sắp xếp dữ liệu: Viva Topics sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để thu thập và sắp xếp thông tin, tài liệu, cũng như các kiến thức liên quan đến toàn bộ hệ thống Microsoft 365 trong doanh nghiệp, tổ chức.
  • Các chủ đề tự động: Tự động nhận diện và hiển thị các chủ đề quan trọng của tổ chức trong email, tài liệu,…. để cung cấp các thông tin liên quan và chi tiết nhất cho người dùng.
  • Tìm kiếm thông minh: Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết chỉ với vài thao tác đơn giản, giúp tiết kiệm tối ưu thời gian và công sức thay vì phải nhập liệu tìm kiếm thủ công.

Microsoft Viva Topics Là Gì

Microsoft Viva Goals là gì?

Microsoft Viva Goals là công cụ giúp các tổ chức quản lý, theo dõi và giám sát các mục tiêu kinh doanh (Objectives and Key Results – OKRs) một cách hiệu quả. Theo đó, Viva Goals cho phép người dùng có thể tạo, ghi lại và liên kết các mục tiêu, chiến lược của công ty với công việc hàng ngày để đạt được sự rõ ràng về những nỗ lực, từ đó cải thiện khả năng thực thi và mang đến kết quả hành động tốt nhất.

  • Quản lý mục tiêu (OKRs): Cung cấp các phương tiện để doanh nghiệp có thể thiết lập, quản lý và theo dõi các mục tiêu chiến lược, đảm bảo rằng mọi người sẽ luôn nắm rõ định hướng và đồng nhất vì mục tiêu chung.
  • Tạo báo cáo tiến độ theo thời gian thực: Các báo cáo chi tiết về tiến độ, thời gian thực hiện và kết quả đạt được, giúp lãnh đạo và nhóm làm việc có thể dễ dàng theo dõi và bám sát mục tiêu trong tương lai.
  • Tích hợp các công cụ quản lý công việc: Có thể tích hợp và tạo sự kết nối liền mạch với các công cụ như Microsoft Teams, Microsoft Planner, Azure DevOps,… để theo dõi tiến trình công việc và kiểm soát mọi hoạt động một cách dễ dàng.

Microsoft Viva Engage là gì?

Microsoft Viva Engage là một nền tảng truyền thông xã hội trong nội bộ doanh nghiệp, có thể tích hợp chặt chẽ với Microsoft Teams. Với các tính năng tiện ích, Viva Engage giúp xây dựng một cộng động nội bộ, duy trì sự kết nối và văn hóa doanh nghiệp thông qua các kênh thông tin và cuộc trò chuyện nhóm, từ đó tăng cường sự tương tác trong tổ chức.

  • Mạng xã hội doanh nghiệp: Cho phép nhân viên có thể kết nối, chia sẻ câu chuyện, ý tưởng và kiến thức thông qua cộng đồng ảo trong Yammer.
  • Xây dựng nhóm cộng đồng: Nhóm cộng đồng dễ dàng được thiết lập dựa trên sở thích, nhu cầu, các phòng ban, bộ phận, hoặc dự án công việc để tăng cường sự gắn kết, cũng như hỗ trợ công việc một cách tối ưu.
  • Tạo sự kiện tương tác: Viva Engage cung cấp các phương tiện để nhân viên có thể tạo và chia sẻ các sự kiện, hội thảo trực tuyến nhằm tăng cường sự kết nối và tương tác giữa các thành viên trong tổ chức.

Microsoft Viva Engage Là Gì

Lợi ích của Microsoft Viva

Microsoft Viva có thể nói là một nền tảng quản lý và nâng cao trải nghiệm nhân sự mang tính đột phá với nhiều ưu điểm và lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp như:

Nâng cao trải nghiệm nhân viên với Microsoft Viva

Viva cung cấp các công cụ để nhân viên có thể hiểu rõ hơn về tổ chức, gia tăng sự kết nối, hợp tác và phát triển kỹ năng nâng cao. Chẳng hạn như, doanh nghiệp có thể khai thác Viva Connections để tạo ra một trung tâm kết nối, Viva Learning để khuyến khích và thúc đẩy nhân viên học hỏi, trau dồi kỹ năng, hay Viva Insights để thấu hiểu và xây dựng một không gian làm việc lành mạnh, tập trung nguồn lực để phát triển tốt cho nhân viên,….

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp với Microsoft Viva

Viva Engage tạo không gian riêng cho nhân viên tại nơi làm việc, giúp duy trì sự gắn kết, chia sẻ và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Bên cạnh đó, ứng dụng còn thúc đẩy các cuộc hội thoại mở, tạo điều kiện cho nhân viên và các cấp lãnh đạo có thể tương tác, trò chuyện và kết nối cùng nhau nhằm gia tăng sự thấu hiểu và nỗ lực vì mục tiêu chung của tổ chức.

Phân tích dữ liệu nhân viên với Microsoft Viva Insights

Viva Insights giúp phân tích và cung cấp các báo cáo trực quan dựa trên dữ liệu hoạt động của nhân viên, giúp các nhà quản lý có thể hiểu rõ cách mà nhân viên sử dụng thời gian, mức độ tương tác và kết nối để từ đó đưa ra các chiến lược tối ưu hiệu suất và cải thiện phúc lợi tốt nhất. Hơn nữa, Viva Insights cũng rất lưu tâm trong vấn đề bảo mật quyền riêng tư, chỉ khi được cho phép tổ chức mới có thể xem dữ liệu cá nhân và thông tin chuyên sâu dựa trên mô hình làm việc của nhân viên.

Quản lý mục tiêu với Microsoft Viva Goals

Viva Goals cung cấp trình quản lý mục tiêu đáng tin cậy, cho phép các nhà quản lý và lãnh đạo có thể thiết lập, theo dõi và bám sát mục tiêu chung của tổ chức. Không chỉ vậy, người dùng còn có thể sắp xếp các nhóm theo mức độ ưu tiên, định hướng mục tiêu và chiến lược để dễ dàng kết nối các nhóm, gia tăng sự hợp tác và làm việc hiệu quả hơn với sự hỗ trợ của các công cụ tích hợp nâng cao như Microsoft Teams.

Tăng cường kết nối nhân viên với Microsoft Viva

Viva Engage cung cấp nền tảng giao tiếp dành cho nhân viên, cho phép mọi người trong tổ chức có thể kết nối, chia sẻ câu chuyện, ý tưởng, và gia tăng sự cộng tác thông qua các cộng đồng và cuộc hội thoại mở. Điều này không chỉ thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, xây dựng mối quan hệ tốt giữa các cá nhân, mà còn tạo nên một môi trường làm việc thân thiện, gắn kết và phát triển mạnh mẽ.

Tích hợp Microsoft Viva với Microsoft Teams

Microsoft Viva được tích hợp trực tiếp vào Teams, cho phép nhân viên có thể dễ dàng truy cập các tính năng và trải nghiệm tiện ích trên Viva mà không cần phải rời khỏi ứng dụng. Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc liền mạch, vừa có thể tăng cường sự kết nối, đẩy mạnh hiệu suất, vừa tạo ra sự phát triển bền vững cho tổ chức.

Lợi ích Của Microsoft Viva

Ưu nhược điểm của Microsoft Viva

Ứng dụng Microsoft Viva cung cấp nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức, doanh nghiệp. Không chỉ giúp xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thúc đẩy sự phát triển của mỗi cá nhân, mà còn tương tác tốt với các giải pháp Microsoft khác, giúp việc quản lý đơn giản, tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất hơn rất nhiều. Tuy nhiên, để có cái nhìn khách quan, người dùng vẫn cần lưu ý qua những ưu, nhược điểm dưới đây của Microsoft Viva:

Ưu điểm của Microsoft Viva

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật của Microsoft Viva nhất định người dùng không thể bỏ qua:

1. Giao diện đơn giản, dễ sử dụng:

Microsoft Viva sở hữu giao diện trực quan, đơn giản, dễ sử dụng, và có thể triển khai dễ dàng mà không yêu cầu quá nhiều về tài nguyên kỹ thuật. Ngoài ra, tất cả các tích hợp Viva như Viva Insights, Viva Learning, Viva Topics, Viva Connections,…. cũng đều được thiết kế để hoạt động tối ưu trên Microsoft Teams, giúp tạo nên một môi trường làm việc nhất quán, liên tục và tối ưu trải nghiệm của nhân viên.

2. Tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp 

Viva có thể linh hoạt tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu, văn hóa, mục tiêu và quy trình làm việc của mỗi tổ chức. Điều này mang đến sự tiện lợi và hiệu quả cho môi trường làm việc từ xa, không chỉ giúp đội ngũ nhân viên quản lý công việc tốt hơn, tiết kiệm thời gian hơn, mà còn gia tăng khả năng cộng tác, thúc đẩy sự phát triển cá nhân của từng nhân viên.

3. Nền tảng kết nối linh hoạt

Microsoft Viva cung cấp nền tảng kết nối linh hoạt, nơi mà nhân viên có thể chia sẻ thông tin, dữ liệu, và hợp tác cùng nhau qua Teams, SharePoint và nhiều công cụ khác. Ngoài ra, Viva Topics còn có thể tổ chức quản lý và chia sẻ kiến thức bằng cách tự động nhận diện và hiển thị các thông tin liên quan đến chủ đề mà người dùng tìm kiếm, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hiệu suất một cách tốt nhất.

4. Phân tích dữ liệu chuyên sâu

Microsoft Viva tích hợp AI thông minh, có thể tự động phân tích dữ liệu và đưa ra các đề xuất hữu ích cho việc quản lý thời gian, hiệu suất và chất lượng công việc của từng cá nhân trong tổ chức. Đồng thời, Viva cũng sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) để tự động sắp xếp các kiến thức và tư liệu có liên quan vào danh mục phù hợp, giúp mọi người tìm kiếm dễ dàng hơn khi cần truy cập kiến thức chuyên sâu.

5. Tích hợp toàn diện với hệ sinh thái Microsoft 365 

Viva có thể tích hợp chặt chẽ với các công cụ như Teams, Outlook, SharePoint,…. giúp các tổ chức sử dụng hệ sinh thái này có thể dễ dàng triển khai và tận dụng dữ liệu từ các công cụ đã có. Điều này giúp hạn chế những rắc rối vì không cần phải cài đặt hay tích hợp phần mềm từ các bên thứ ba, đảm bảo tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp.

Nhược điểm của Microsoft Viva

Bên cạnh những ưu điểm nổi bật, thì Microsoft Viva cũng có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý như sau:

1. Chi phí có thể tốn kém với các doanh nghiệp nhỏ

Viva không phải là một giải pháp miễn phí, nên việc triển khai có thể sẽ khá tốn kém với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhất là khi họ muốn sử dụng toàn diện nền tảng này trong tổ chức.

2. Vấn đề ở quyền riêng tư và dữ liệu

Viva Insights thu thập và phân tích dữ liệu dựa trên hành vi làm việc của nhân viên, do đó mà có thể sẽ gây ra một số lo ngại về quyền riêng tư. Nhân viên có thể sẽ cảm thấy bị giám sát, khiến họ mất niềm tin và sự hài lòng trong công việc.

3. Phụ thuộc hệ sinh thái Microsoft

Microsoft Viva được tối ưu cho các tổ chức đã và đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft 365. Vậy nên, nếu doanh nghiệp không sử dụng Microsoft 365, hoặc đang sử dụng nhiều công cụ từ bên thứ ba, thì có thể sẽ gặp một số khó khăn trong việc cài đặt và tích hợp Viva vào quy trình làm việc.

Ưu Nhược điểm Của Microsoft Viva

Những ai nên sử dụng Microsoft Viva?

Viva tập trung nhiều vào việc cung cấp các công cụ để đẩy mạnh hiệu suất, phát triển kỹ năng, gia tăng sự kết nối và trải nghiệm của nhân viên trong môi trường làm việc. Do đó, mà ứng dụng có thể nói là phù hợp với nhiều đối tượng trong tổ chức, doanh nghiệp như:

Quản lý cấp cao

Microsoft Viva cung cấp thông tin và dữ liệu chi tiết về cách thức mà nhân viên làm việc, điều này giúp các quản lý có thể dễ dàng theo dõi, đánh giá hiệu suất và chất lượng công việc của từng cá nhân trong tổ chức. Ngoài ra, quản lý cũng có thể thông qua Viva để hiểu rõ hơn về mức độ gắn kết, phúc lợi và quy trình quản lý nhân sự, từ đó không ngừng phát triển và cải thiện văn hóa công ty.

Nhân viên

Viva cung cấp cho nhân viên nền tảng kết nối linh hoạt, có thể gia tăng khả năng cộng tác, truy cập tài liệu và phát triển kỹ năng một cách dễ dàng. Theo đó, nhân viên có thể thông qua Viva Learning để truy cập các khóa học nâng cao, tìm kiếm và tổ chức thông tin nhanh chóng với Viva Topics, hoặc duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống với các công cụ tiện ích của Viva Insights,….

Nhóm làm việc từ xa

Microsoft Viva cũng là một nền tảng hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa khi có thể giúp cải thiện hiệu suất, tăng cường sự kết nối và nâng cao trải nghiệm nhân viên. Chẳng hạn như, Viva Goals cho phép nhóm làm việc có thể đặt mục tiêu, theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược sao cho phù hợp, đảm bảo sự nhất quán giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu công ty.

Hay Viva Connections giúp tạo ra không gian số chung, nơi mà tất cả các nhân viên có thể truy cập cổng thông tin, cập nhật tin tức nội bộ và kết nối với đồng nghiệp một cách nhanh chóng dù họ ở bất cứ đâu.

Bộ phận IT

Microsoft Viva tích hợp chặt chẽ với Teams và nhiều công cụ khác của Microsoft 365, điều này có thể giúp bộ phận IT dễ dàng quản lý và triển khai các tiện ích mà không cần phải mất quá nhiều thời gian cài đặt hay thiết lập một hệ thống mới. Không chỉ vậy, thông qua Viva, bộ phận IP còn có thể cung cấp các công cụ và trải nghiệm phong phú cho nhân viên, cho phép họ truy cập và bắt đầu những công việc cần làm một cách nhanh chóng hơn rất nhiều.

Đội ngũ nhân sự

Microsoft Viva đối với đội ngũ nhân sự cũng là một giải pháp rất tiện ích. Khi đó, bằng cách khai thác các tính năng của Viva, nhân sự có thể dễ dàng truyền tải thông tin và kết nối với toàn bộ tổ chức. Hơn nữa, họ cũng có thể sử dụng các dữ liệu phân tích chuyên sâu để cải thiện phúc lợi, thúc đẩy môi trường làm việc và phát triển kỹ năng cho nhân viên một cách tối ưu.

Bộ phận đào tạo và phát triển

Vì tích hợp tốt với Teams và Microsoft 365, nên Microsoft Viva cũng là một công cụ rất hữu ích cho bộ phận đào tạo và phát triển, đặc biệt là với những doanh nghiệp đã và đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft. Họ có thể thông qua Viva Learning để cung cấp và quản lý các tài liệu đào tạo, cho phép nhân viên có thể truy cập, học tập và phát triển kỹ năng ngay trong công việc. 

Những Ai Nên Sử Dụng Microsoft Viva

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Viva cơ bản

Việc biết cách sử dụng, thiết lập và tùy chỉnh các tính năng trên Microsoft Viva là gì giúp người dùng có thể thao tác nhanh chóng, dễ dàng mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hay chất lượng công việc trong quá trình sử dụng. Dưới đây là những hướng dẫn cụ thể về cách sử dụng Viva cơ bản người dùng có thể tham khảo:

Truy cập Microsoft Viva trong Teams

Để truy cập và sử dụng Microsoft Viva trong Teams, người dùng chỉ cần đơn giản với các bước sau:

Bước 1: Truy cập Microsoft Teams và click chọn + Ứng dụng.

Bước 2: Trong hộp tìm kiếm, chỉ cần nhập tìm Viva >> sau đó click chọn ứng dụng Viva mà mình muốn.

Truy Cập Microsoft Viva Trong Teams

Cách sử dụng Microsoft Viva Connections

Người dùng có thể dễ dàng triển khai và quản lý Viva Connections thông qua bảng điều khiển quản trị của Microsoft Teams mà không cần phải cài đặt hay thiết lập ứng dụng bổ sung vào thiết bị. Theo đó, cụ thể cách sử dụng Viva Connections như sau:

Bước 1: Truy cập Viva Connections trong Microsoft Teams.

Bước 2: Cài đặt trên Viva Connections. Nếu là quản trị viên, người dùng có thể truy cập vào SharePoint admin center để tạo một Home site mới (trang chính của Viva Connections).

Bước 3: Thiết lập nội dung, điều hướng và các thông báo phù hợp với tổ chức.

Cách Sử Dụng Microsoft Viva Connections

Bước 4: Trải nghiệm nội dung trên Viva Connections. Người dùng lúc này sẽ thấy các nội dung, tin tức nội bộ, truy cập các trang SharePoint và liên kết tài nguyên quan trọng từ cùng một nơi.

Cách sử dụng Microsoft Viva Insights

Viva Insights sử dụng dữ liệu về sự cộng tác và hoạt động của nhân viên trong môi trường tổ chức để phân tích và đưa ra đề xuất phù hợp cho mục đích cải thiện hiệu suất, cũng như duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Cụ thể cách sử dụng Viva Insights như sau:

Bước 1: Truy cập Viva Insights trong Microsoft Teams.

Bước 2: Thiết lập các tùy chọn “phù hợp” trong Viva Insights theo nhu cầu và mục đích thực tế. 

  • Lịch biểu tuần làm việc
  • Lịch khen ngợi
  • Lịch biểu lời phản ánh
  • Cấu hình thời gian tĩnh
  • Cài đặt kế hoạch ngày không họp
  • Thiết lập đường đi làm ảo
  • Cài đặt quyền riêng tư
  • Cá nhân hóa các cuộc họp

Cách Sử Dụng Microsoft Viva Insights

Bước 3: Phân tích hiệu suất làm việc dựa trên các báo cáo về thời gian họp, thời gian học tập và làm việc tập trung, và đưa ra các khuyến nghị để cải thiện hiệu suất cá nhân.

Bước 4: Người quản lý có thể theo dõi các báo cáo về mức độ tham gia của nhân viên, đánh giá hiệu suất và chất lượng để điều chỉnh quy trình làm việc sao cho phù hợp.

Cách sử dụng Microsoft Viva Engage

Viva Engage mang đến trải nghiệm tuyệt vời với nền tảng giao tiếp dành cho nhân viên, giúp mọi người trong tổ chức có thể kết nối, chia sẻ và củng cố các mối quan hệ công việc thông qua cộng đồng và các cuộc trò chuyện. Theo đó, cách sử dụng Viva Engage cũng rất đơn giản, người dùng chỉ cần thực hiện nhanh với các bước sau:

Bước 1: Truy cập Viva Engage trong Microsoft Teams.

Bước 2: Tham gia các cộng đồng hoặc nhóm trong tổ chức để theo dõi các chủ đề thảo luận, bài viết chia sẻ và các cập nhật quan trọng.

Cách Sử Dụng Microsoft Viva Engage

Bước 3: Đăng bài viết, câu hỏi, hoặc khảo sát lên cộng đồng để thu hút sự tương tác và kết nối từ đồng nghiệp.

Đăng Bài Viết, Câu Hỏi, Hoặc Khảo Sát Lên Viva Engage

Bước 4: Sử dụng Storylines để chia sẻ nhanh các cập nhật, thông tin, hình ảnh, hoặc video mà người dùng muốn truyền tải.

Sử Dụng Storylines để Chia Sẻ Nhanh Thông Tin

Bước 5: Chia sẻ thông tin riêng tư cho bất cứ ai mà mình muốn với tùy chọn Hộp thư đến.

Chia Sẻ Thông Tin Riêng Tư Trên Viva Engage

Bước 6: Trải nghiệm Viva Engage linh hoạt theo mục đích người dùng.

Cách sử dụng Microsoft Viva Learning

Để thiết lập hoạt động học tập của doanh nghiệp vào luồng công việc một cách dễ dàng với Viva Learning, người dùng cũng chỉ cần theo tác đơn giản với các bước sau:

Bước 1: Truy cập Viva Learning trong Microsoft Teams.

Bước 2: Tìm kiếm khóa học. Người dùng có thể tham khảo các khóa học từ Linkedln Learning, Microsoft Learn, hoặc các nhà cung cấp được tích hợp khác.

Cách Sử Dụng Microsoft Viva Learning

Bước 3: Tùy chọn khóa học tương ứng theo mục đích phát triển kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm >> tích chọn Hoàn thành sau khi kết thúc. 

Tùy Chọn Khóa Học Tương ứng Theo Mục đích Phát Triển Kỹ Năng

Bước 4: Chia sẻ khóa học với đồng nghiệp hoặc đề xuất cho nhóm của mình.

Chia Sẻ Khóa Học Với đồng Nghiệp Hoặc đề Xuất Cho Nhóm

Bước 5: Người dùng có thể Đánh dấu trang hoặc Xếp hạng khóa học tùy theo trải nghiệm thực tế của mình.

Như vậy, chỉ với những thao tác đơn giản, không khó để người dùng có thể trải nghiệm và khai thác trọn vẹn các tính năng tuyệt vời của Microsoft Viva.

Kinh nghiệm sử dụng Microsoft Viva

Microsoft Viva có thể nói là một nền tảng mạnh mẽ và nhiều tiện ích để cải thiện trải nghiệm, kỹ năng, cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên, đặc biệt là với các tổ chức đang sử dụng Microsoft 365. Tuy nhiên, để sử dụng Viva một cách hiệu quả, người dùng cũng không thể bỏ qua những kinh nghiệm hữu ích dưới đây:

Khai thác Viva Connections

Hãy sử dụng Viva Connections để thiết lập một không gian làm việc chung cho tổ chức, nơi mà mọi người có thể chia sẻ tin tức, cập nhật các thông báo nội bộ và khuyến khích nhân viên tham gia tương tác, bình luận. Đồng thời, trang chủ Viva Connections cũng nên được tùy biến phù hợp, sao cho tất cả các thành viên trong tổ chức đều có thể truy cập và nắm bắt thông tin từ mọi thiết bị.

Tận dụng Viva Insights để thấu hiểu

Khai thác Viva Insights để có thể hiểu rõ hơn về mô hình làm việc của tổ chức, phân tích xu hướng, hành vi, sự nỗ lực và hoạt động của nhân viên để tìm ra những cải tiến. Tuy nhiên, cũng nên lưu ý về quyền riêng tư trong tổ chức, cá nhân có thể chọn chia sẻ thông tin cá nhân hoặc không, đồng thời quản trị viên cũng có thể tắt Viva Insights cho cá nhân hoặc nhóm để tạo niềm tin và sự hài lòng trong các mối quan hệ cộng tác.

Học hỏi và phát triển kỹ năng với Viva Learning

Viva Learning tích hợp linh hoạt với các nền tảng học tập như Linkedln Learning, SkillSoft, Microsoft Learn,…. giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận với các khóa học trực tuyến. Và để khai thác Viva Learning một cách hiệu quả, hãy khuyến khích nhân viên lựa chọn các khóa học phù hợp với kỹ năng mà họ cần phát triển, thiết lập dựa trên mục tiêu, cũng như vị trí và nhiệm vụ trong công việc.

Khám phá Viva Topics để quản lý kiến thức

Viva Topics có thể tự động sắp xếp thông tin và tài liệu trong tổ chức thành các chủ đề có liên quan để người dùng dễ dàng tìm kiếm. Tuy nhiên, cũng cần phải lưu ý rằng các nội dung liên quan đến chủ đề quan trọng sẽ luôn được cập nhật và đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên chia sẻ tài liệu, kiến thức và kinh nghiệm “thực chiến” của họ để xây dựng một tài nguyên phong phú cho toàn bộ tổ chức.

Thiết lập mục tiêu chặt chẽ với Viva Goals

Tận dụng sức mạnh của Copilot trong Viva Goals để đề xuất mục tiêu dựa trên các tài liệu chiến lược hiện có, cũng có thể dễ dàng tóm tắt và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Ngoài ra, việc đưa mục tiêu vào các cuộc hội thoại, chia sẻ tiến độ và cập nhật mục tiêu trực tiếp trong Teams cũng là điều rất cần thiết, giúp tạo nên liên kết chặt chẽ và tối ưu cho mục tiêu chung của tổ chức. 

Kinh Nghiệm Sử Dụng Microsoft Viva

Một số câu hỏi thường gặp về Microsoft Viva

Dưới đây là một số câu hỏi và lời giải đáp chi tiết về Microsoft Viva người dùng có thể tham khảo để hiểu rõ hơn về ứng dụng:

Microsoft Viva có miễn phí không?

Microsoft Viva không hoàn toàn miễn phí. Một số gói đăng ký Viva sẽ yêu cầu giấy phép, tuy nhiên cũng có một số tính năng cơ bản được tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365 mà doanh nghiệp đang sử dụng. Viva bao gồm nhiều module khác nhau như Viva Insights, Viva Topics, Viva Learning, Viva Connections, Viva Goals,… và mỗi module sẽ được thiết lập với các chính sách giá riêng.

Microsoft Viva có được tích hợp sẵn trong Microsoft 365 không?

. Người dùng hiện tại có thể sử dụng Microsoft Viva được tích hợp sẵn trong gói Microsoft 365 hoặc mua riêng lẻ như các ứng dụng độc lập. Cụ thể, Microsoft Viva hiện có sẵn trong các gói đăng ký Microsoft 365 dưới đây:

  • Microsoft 365 Business Basic/Standard/Premium
  • Microsoft 365 E3, E5 hoặc A3, A5
  • Microsoft 365 F1, F2

Microsoft Viva hỗ trợ những ngôn ngữ nào?

Microsoft Viva hỗ trợ hơn 40 bản dịch ngôn ngữ cho nội dung chuẩn, và hầu hết là các ngôn ngữ chính được thiết lập trong Microsoft 365 như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Tây Ba Nha, tiếng Trung, tiếng Nhật,….

Làm thế nào để triển khai Microsoft Viva trong doanh nghiệp?

Để triển khai Microsoft Viva, doanh nghiệp trước tiên cần xác định các nhu cầu cụ thể, ví dụ:

  • Viva Insights – Phân tích dữ liệu và hiệu suất công việc.
  • Viva Learning – Quản lý và khuyến khích học tập trong tổ chức, doanh nghiệp.
  • Viva Connections – Cổng thông tin nội bộ và kết nối cộng đồng nhân viên.
  • Viva Topics – tổ chức và chia sẻ kiến thức một cách hệ thống….

Dựa trên nhu cầu cụ thể, doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng ký hoặc mua giấy phép Viva tương ứng. Lúc này, nếu đã có giấy phép Microsoft 365, doanh nghiệp chỉ cần kiểm tra và xác định các module Viva có sẵn trong gói hiện tại. Hoặc đăng ký và mua thêm các module của Viva (nếu cần).

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về Microsoft Viva, ưu điểm, lợi ích và một số thông tin liên quan Microsoft Viva là gì. Nếu có thắc mắc, hoặc bất cứ thông tin gì cần giải đáp, người dùng vui lòng để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.

Bài viết liên quan
0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Cũ nhất
Mới nhất Được bỏ phiếu nhiều nhất
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận