Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Nếu thường xuyên làm việc với các phần mềm vẽ sơ đồ, biểu đồ thông minh, người dùng chắc hẳn sẽ không còn quá xa lạ với Visio – ứng dụng vẽ sơ đồ “tiện ích” được phát triển bởi Microsoft. Vậy Visio có những tính năng gì nổi bật? Ưu điểm, nhược điểm của Microsoft Visio là gì? Để tìm hiểu chi tiết, người dùng hãy cùng HVN Group theo dõi nội dung bài viết dưới đây.
Microsoft Visio là gì?
Microsoft Visio là phần mềm vẽ sơ đồ được phát triển bởi Microsoft, cho phép người dùng có thể tạo và chỉnh sửa nhanh các biểu đồ, sơ đồ để phục vụ tối ưu cho các hoạt động của tổ chức. Theo đó, với giao diện trực quan, đơn giản, dễ sử dụng, Visio cung cấp cho người dùng các công cụ và tính năng hữu ích để hỗ trợ họ tạo ra các biểu đồ chuyên nghiệp như sơ đồ luồng công việc, sơ đồ mạng, sơ đồ tổ chức, sơ đồ UML, sơ đồ cơ sở dữ liệu,…. một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Lịch sử các phiên bản của Microsoft Visio
Visio kể từ khi ra mắt liên tục được cập nhật và nâng cấp các tính năng để đáp ứng tối ưu nhu cầu sử dụng của người dùng. Dưới đây là lịch sử các phiên bản của Microsoft Visio và đặc điểm cụ thể mà người dùng có thể tham khảo:
| Thời gian | Phiên bản | Điểm nổi bật |
| Năm 1992 | Visio 1.0 | Phiên bản đầu tiên của Visio ra mắt, tập trung chủ yếu vào việc tạo ra sơ đồ và hình ảnh trực quan cho hoạt động kinh doanh. Lúc này, Visio thuộc sở hữu của Shapeware Corporation – một công ty phần mềm khá nổi tiếng tại Seattle. |
| Năm 1995 | Visio 4.0 | Visio chính thức đổi tên thành Visio Corporation với phiên bản ra mắt Visio 4.0, ngoài cải tiến về giao diện thì còn bổ sung nhiều tính năng hỗ trợ sơ đồ phức tạp. |
| Năm 1999 | Visio 2000 | Microsoft chính thức mua lại Visio Corporation và chuyển đổi ứng dụng thành một phần của hệ sinh thái Microsoft Office với phiên bản đầu tiên là Visio 2000. |
| Năm 2001 | Visio 2002 | Phiên bản được nâng cấp để phù hợp hơn với các ứng dụng tích hợp trong hệ sinh thái Microsoft Office. Hỗ trợ các định dạng sơ đồ chuẩn, cùng với đó là tính năng VSD (Visio drawing) |
| Năm 2003 | Visio 2003 | Visio tích hợp sâu hơn với bộ ứng dụng Office, bổ sung nhiều tính năng về bảo mật, khả năng quản lý bản vẽ, cũng như giao diện cải tiến dễ sử dụng hơn. |
| Năm 2007 | Visio 2007 | Phiên bản được cải tiến với nhiều mẫu sơ đồ mới và khả năng xử lý đồ họa nâng cao. Ngoài ra, Visio 2007 cũng bắt đầu kết nối hỗ trợ dữ liệu từ các nguồn bên ngoài như SharePoint, Excel. |
| Năm 2010 | Visio 2010 | Phiên bản Visio đầu tiên được ra mắt với thanh giao diện Ribbon, cải thiện các tính năng kết nối dữ liệu và định dạng tệp mới VSDX. |
| Năm 2012 | Visio 2013 | Visio 2013 tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng với các mẫu sơ đồ hiện đại và tính năng cộng tác trực tuyến trên nền tảng điện toán đám mây. |
| Năm 2015 | Visio 2016 | Visio 2016 tiếp tục nâng cao các tính năng cộng tác, tích hợp tốt với SharePoint, Microsoft Teams và cải tiến nhiều mẫu sơ đồ chuyên nghiệp. |
| Năm 2018 | Visio 2019 | Phiên bản này, Visio tích hợp chặt chẽ hơn với Microsoft Teams và Office 365. Bên cạnh đó, cũng bổ sung nhiều mẫu sơ đồ dành riêng cho các lĩnh vực khác nhau như tài chính, giáo dục, công nghệ thông tin,…. |
| Năm 2021 | Visio 2021 | Phiên bản Visio hỗ trợ trên cả ứng dụng web và máy tính, không chỉ tập trung vào việc cải thiện hiệu suất, mà còn tích hợp nhiều tính năng cộng tác nâng cao. |
Hiện tại, Microsoft Visio đang tiếp tục phát triển các tính năng mới, giúp đáp ứng linh hoạt nhu cầu làm việc trực tuyến và cộng tác từ xa của các doanh nghiệp và người dùng cá nhân. Thông qua đó, người dùng có thể truy cập và sử dụng Visio nhanh qua trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm.
Tính năng nổi bật của Microsoft Visio
Visio với tính linh hoạt cao, dễ sử dụng và cung cấp nhiều tính năng tiện ích, giúp người dùng ở nhiều lĩnh vực có thể tận dụng tối đa khả năng minh hoạ, phân tích và trực quan hóa thông tin trong quy trình làm việc. Cụ thể các tính năng nổi bật của Visio như sau:
Tạo biểu đồ và sơ đồ
Visio cho phép người dùng có thể tạo nhanh các sơ đồ theo mục đích thiết kế như sơ đồ kỹ thuật, sơ đồ luồng công việc, sơ đồ tổ chức, sơ đồ mạng, hay sơ đồ UML, và nhiều loại sơ đồ khác. Khi đó, người dùng dễ dàng bắt đầu với các mẫu có sẵn, nhập thông tin, dữ liệu và tùy chỉnh định dạng sao cho phù hợp để tăng cường tính trực quan, dễ hiểu cho sơ đồ.
Tùy chỉnh nâng cao
Ngoài thư viện mẫu có sẵn, Visio còn cung cấp cho người dùng nhiều tính năng tùy chỉnh nâng cao để có thể sáng tạo và cá nhân hóa sơ đồ đúng với ý muốn. Điều này không chỉ đảm bảo tính linh hoạt, mà còn giúp họ dễ dàng biến những ý tưởng phức tạp thành tài liệu trực quan, dễ tiếp cận và dễ hiểu hơn cho tất cả các bên liên quan.
Kết nối dữ liệu ngoại vi
Microsoft Visio với tính năng Data Linking, cho phép người dùng có thể kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như Excel, SQL Server, SharePoint, OneDrive,…. để tạo ra các biểu đồ trực quan, tự động và dễ dàng theo dõi. Lúc này, Visio không đơn thuần chỉ là công cụ hỗ trợ vẽ sơ đồ, mà còn là một tiện ích có thể hỗ trợ phân tích, theo dõi và phản ánh liên tục sự thay đổi của dữ liệu trong môi trường kinh doanh nhiều biến động.
Biểu đồ dữ liệu
Microsoft Visio cho phép người dùng có thể dễ dàng tạo các biểu đồ trực quan hóa dữ liệu, giúp minh họa dữ liệu số trong sơ đồ một cách chi tiết, rõ ràng và cụ thể. Đồng thời, thông qua việc trình bày thông tin và phân tích dữ liệu tự động, người dùng còn có thể tạo nhanh các báo cáo chi tiết để thuận tiện cho việc chia sẻ, cũng như cung cấp cho các bên cái nhìn tổng quan và sâu sắc nhất về dữ liệu được phân tích.
Chia sẻ và cộng tác
Với phiên bản Visio online, người dùng có thể chia sẻ nhanh các sơ đồ của mình dưới nhiều định dạng khác nhau hình ảnh, tệp tin PDF, hoặc tệp VSDX,… để tạo điều kiện thuận lợi cho việc trình bày và chia sẻ thông tin cùng lúc tới nhiều người dùng. Bằng cách này, Visio không chỉ cải thiện hiệu quả trong việc truyền tải thông tin, mà còn cho phép người dùng có thể xem và truy cập nhanh các biểu đồ mà không cần cài đặt phần mềm chuyên biệt.
Kiểm soát quyền truy cập
Tính năng kiểm soát quyền truy cập trong Visio đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và nâng cao tính bảo mật cho các sơ đồ, biểu đồ. Lúc này, bằng cách khai thác tính năng, các nhà quản trị hoặc người quản lý dự án có thể đặt ra các cấp độ truy cập khác nhau cho từng thành viên trong nhóm, từ đó tăng cường sự kiểm soát với các quyền xem, chỉnh sửa, hoặc nhận xét tài liệu cụ thể đối với từng người khi truy cập.
Tích hợp các ứng dụng Microsoft khác
Visio có thể tích hợp tốt với nhiều ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft 365 như SharePoint, Excel, Power BI, OneDrive,…. để mang lại sự cộng tác và khả năng quản lý dữ liệu linh hoạt. Hơn nữa, các tích hợp này cũng làm cho Visio trở nên hữu ích hơn, giúp các cá nhân và tổ chức dễ dàng hợp tác, chia sẻ và truyền tải thông tin một cách trực quan.
Lợi ích của Microsoft Visio
Visio có thể nói là một công cụ hữu ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là khi triển khai các công việc liên quan thiết kế và lập sơ đồ dữ liệu. Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng Microsoft Visio:
Thư viện sơ đồ mẫu phong phú
Microsoft Visio cung cấp một thư viện mẫu với đa dạng các sơ đồ từ cơ bản đến phức tạp, giúp người dùng dễ dàng tạo ra nhiều loại sơ đồ khác nhau như sơ đồ kinh doanh, sơ đồ tổ chức, sơ đồ mạng, hay sơ đồ mặt bằng,… Khi đó, bằng cách tận dụng các mẫu có sẵn, người dùng thay vì phải tạo sơ đồ từ đầu, thì có thể tùy chỉnh các mẫu theo nhu cầu, giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, rõ ràng và cụ thể của sơ đồ.
Phân tích dữ liệu dễ dàng hơn
Microsoft Visio có thể tích hợp tốt với nhiều nguồn dữ liệu như Power BI, SharePoint, Excel, SQL Server,… để hỗ trợ phân tích và trực quan hóa dữ liệu dễ dàng. Nếu có sự thay đổi ở dữ liệu, sơ đồ trong Visio cũng có thể tự động cập nhật theo thời gian thực, đảm bảo rằng tất cả các thông tin sẽ luôn được cập nhật chính xác.
Tăng cường khả năng cộng tác nhóm
Microsoft Visio tích hợp sâu với hệ sinh thái Microsoft 365, giúp nhóm làm việc và thành viên trong tổ chức có thể dễ dàng cộng tác và chia sẻ sơ đồ trong thời gian thực. Theo đó, thông qua truy cập tệp được chia sẻ, người dùng có thể đồng chỉnh sửa, nhận xét và trả lời bình luận trực tiếp trên sơ đồ cùng nhiều người dùng khác.
Điều này đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa, hoặc khi có sự tham gia của nhiều bộ phận trong cùng một dự án, giúp mọi người dễ dàng theo dõi những thay đổi, cũng như đóng góp ý kiến kịp thời để đảm bảo tiến độ dự án.
Bảo mật và kiểm soát quyền truy cập nâng cao
Là một sản phẩm của Microsoft, vì vậy mà Visio cũng được tích hợp với nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập người dùng,… Khi đó, với tư cách là quản trị viên, hoặc chủ sở hữu tập tin, người dùng hoàn toàn có thể thiết lập các quyền hạn truy cập khác nhau, từ chỉ xem, chỉnh sửa cho đến nhận xét và thay đổi sơ đồ, giúp bảo vệ an toàn tối ưu cho dữ liệu quan trọng của tổ chức.
Tối ưu thời gian và chi phí
Với các tính năng tích hợp, đồng bộ và tự động cập nhật sơ đồ từ các liệu có sẵn, Visio giúp doanh nghiệp có thể tiết kiệm tối ưu thời gian, chi phí và công sức khi thiết kế các sơ đồ thay vì phải cài đặt hay sử dụng nhiều phần mềm khác nhau. Điều này có thể xem như giải pháp hoàn hảo trong việc tối ưu quy trình, năng suất, và cải thiện chất lượng làm việc hiệu quả của nhân viên trong tổ chức.
Ưu nhược điểm của Microsoft Visio
Visio đã trở thành một công cụ mạnh mẽ trong việc tạo và chỉnh sửa nhiều loại sơ đồ, biểu đồ khác nhau, giúp người dùng trực quan hóa thông tin một cách hiệu quả, chuyên nghiệp và rõ ràng. Theo đó, dưới đây là những ưu, nhược điểm của Microsoft Visio người dùng nhất định không thể bỏ qua:
Ưu điểm của Microsoft Visio
Microsoft Visio sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, không chỉ giúp tối ưu trải nghiệm, mà còn đẩy mạnh hiệu suất, chất lượng công việc và khả năng cộng tác tốt hơn. Cụ thể:
- Thao tác đơn giản: Visio được thiết kế với giao diện trực quan, giúp người dùng dễ dàng thao tác, tạo và chỉnh sửa các sơ đồ mà không yêu cầu quá nhiều về kiến thức, hay kỹ năng thiết kế đồ họa chuyên sâu.
- Thư viện mẫu đa dạng: Visio cung cấp hàng trăm mẫu sơ đồ và hình khối minh họa như sơ đồ tổ chức, sơ đồ mạng, sơ đồ kỹ thuật, lưu đồ,…. Không chỉ đáp ứng linh hoạt nhu cầu người dùng, mà còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức khi triển khai các sơ đồ phức tạp.
- Hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực: Phiên bản Visio online cho phép nhiều người dùng có thể cộng tác và làm việc cùng nhau trên một sơ đồ theo thời gian thực. Hơn nữa, tất cả các chỉnh sửa cũng đều được cập nhật ngay tức thì, tránh việc người dùng bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
- Tùy chỉnh nâng cao: Ngoài các sơ đồ mẫu, Visio cũng cung cấp cho người dùng đầy đủ các tính năng cần thiết để có thể cá nhân hóa sơ đồ theo ý muốn của mình. Khi đó, bằng cách tự động tạo, lưu và tùy chỉnh các biểu tượng, màu sắc, cũng như định dạng hình khối,…. người dùng sẽ dễ dàng trực quan hóa dữ liệu theo nhu cầu cụ thể.
- Tích hợp tốt với Microsoft 365: Visio có thể kết nối hoàn hảo với các ứng dụng của Microsoft 365 như Word, Excel, PowerPoint,… để chia sẻ và nhúng sơ đồ dễ dàng vào tài liệu hoặc trang web. Ngoài ra, dữ liệu trên Visio còn được lưu trữ trực tuyến trên SharePoint và OneDrive, cho phép người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa bất cứ khi nào cần.
Nhược điểm của Microsoft Visio
Tuy sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, nhưng Microsoft Visio vẫn có một số hạn chế mà người dùng cần lưu ý như sau:
- Có thể phức tạp đối với người mới: Dù giao diện trực quan, nhưng Visio vẫn có thể trở nên phức tạp với những người dùng mới khi mới bắt đầu vì tính năng đa dạng, hình khối và các ký hiệu phong phú.
- Yêu cầu về cấu hình phần cứng: Với các sơ đồ, biểu đồ phức tạp, Visio cũng sẽ có những yêu cầu cao hơn về cấu hình phần cứng để đảm bảo hiệu suất tối ưu khi sử dụng.
- Một số tính năng có thể bị hạn chế khi thao tác trên macOS: Microsoft Visio hiện tại chưa hỗ trợ đầy đủ trên hệ điều hành macOS. Vì vậy, người dùng máy Mac thường sẽ sử dụng Visio như một ứng dụng tiện ích ở phiên bản trực tuyến.
- Giới hạn định dạng tệp: Tệp trong Visio chủ yếu được lưu trữ dưới định dạng .VSDX, do đó mà người dùng có thể sẽ phải một số khó khăn khi chia sẻ tệp với những người dùng khác không có phần mềm Visio. Và thường thì, để hạn chế điều này, người dùng sẽ phải chuyển đổi định dạng tệp trước khi chia sẻ.
Cách cài đặt Microsoft Visio
Để tải và cài đặt Microsoft Visio, người dùng có thể thao tác nhanh với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập trang chủ Microsoft Visio >> click chọn Xem các gói và giá.
– Bước 2: Tùy chọn phiên bản Visio mà người dùng muốn sử dụng >> nhấp vào Mua ngay và làm theo hướng dẫn để hoàn tất các bước thanh toán.
– Bước 3: Sau khi hoàn tất đăng ký và thanh toán, người dùng sẽ được cấp quyền tải xuống Visio qua tài khoản Microsoft.
– Bước 4: Đăng nhập tài khoản Microsoft >> sau đó tại mục Ứng dụng & thiết bị, hãy nhập tìm Visio trong danh sách.
– Bước 5: Nhấn Tải xuống để bắt đầu quá trình tải xuống bản cài đặt cho máy tính.
– Bước 6: Khi tệp đã được tải xuống hoàn tất, hãy mở tệp để tiếp tục quá trình cài đặt.
– Bước 7: Thực hiện theo các bước hướng dẫn trên màn hình, khi quá trình hoàn tất Visio sẽ được thêm tức thì vào danh sách ứng dụng của người dùng.
– Bước 8: Kích hoạt Visio và đăng nhập bằng tài khoản Microsoft đã mua bản quyền. Khi đó, người dùng có thể truy cập đầy đủ các tính năng và sử dụng Visio một cách hiệu quả.
** Trước khi cài đặt Visio, người dùng cũng nên biết rõ mình đang sử dụng phiên bản Visio nào, ứng dụng dành cho máy tính hay chỉ truy cập trên trình duyệt web. Cụ thể:
- Các phiên bản Visio 2, Visio Standard 2021/2019, hoặc Visio Professional 2021, người dùng có thể cài đặt và sử dụng ứng dụng trên cả máy tính và trình duyệt web.
- Riêng phiên bản Visio 1, người dùng chỉ có thể truy cập và sử dụng thông qua phiên bản ứng dụng trên trình duyệt web.
Hướng dẫn cách sử dụng Microsoft Visio
Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết của HVN Group để người dùng có thể sử dụng và khai thác Visio một cách hiệu quả nhất:
Tạo một bản vẽ mới trong Visio
Để bắt đầu với một bản vẽ mới trong Visio, người dùng có thể thao tác nhanh với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập Visio và click chọn New. Trường hợp người dùng đang ở giao diện của một bản vẽ khác, thì cũng chỉ cần click chọn File (Tệp) và chọn New.
– Bước 2: Tại cửa sổ New, người dùng có thể tùy chọn Bản vẽ trống (Blank Drawing) hoặc Sơ đồ cơ bản (Basic Diagram) tùy nhu cầu >> nhấn Create để tạo bản vẽ mới.
*Mẹo hay: Bằng cách tận dụng các thiết kế, sơ đồ bản vẽ mới ở mục Office và Categories, người dùng có thể thao tác nhanh cho việc tạo sơ đồ và các bản vẽ chuyên nghiệp.
Tạo lưu đồ bằng Visio
Tạo lưu đồ trong Visio là cách tối ưu để người dùng thể hiện các bước trong quy trình một cách rõ ràng, chi tiết và cụ thể. Hơn nữa, cách thực hiện cũng rất đơn giản, người dùng có thể thao tác nhanh với bước sau:
– Bước 1: Khởi chạy Microsoft Visio. Tại đây, người dùng hãy click chọn New >> nhập tìm kiếm Flowchart (Lưu đồ).
– Bước 2: Tùy chọn một trong các lưu đồ phía dưới >> nhấn Create để tạo lưu đồ tương ứng.
– Bước 3: Bằng cách truy cập thư viện ở phía bên trái màn hình, người dùng cũng có thể linh hoạt thêm các hình dạng cho lưu đồ.
– Bước 4: Thêm nội dung văn bản bằng cách nhấn đúp chuột vào từng hình dạng >> nhập văn bản mà mình muốn chèn. Để hoàn tất việc nhập nội dung, người dùng chỉ cần nhấp vào bất kỳ vùng trống nào của trang.
– Bước 5: Sau khi hoàn thành việc cập nhật nội dung, hãy nhấn chọn File (Tệp) >> chọn Save as để tiến hành lưu lưu đồ tại vị trí tệp phù hợp.
Tạo sơ đồ mạng bằng Visio
Tạo sơ đồ mạng trong Visio giúp người dùng có được cái nhìn trực quan và dễ dàng quản lý các thành phần trong sơ đồ mạng. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Truy cập Visio, nhấn chọn Categories và chọn mục Network.
– Bước 2: Khi cửa sổ Network hiển thị, hãy tùy chọn mẫu sơ đồ mạng mà mình muốn thiết lập.
– Bước 3: Thêm các yếu tố như máy tính, màn hình, bộ định tuyến,… vào sơ đồ mạng bằng cách click chọn các biểu tượng ở góc trái màn hình.
– Bước 4: Thiết lập sơ đồ mạng hợp lý cùng các dấu mũi tên để biểu thị cho đường truyền kết nối.
– Bước 5: Tùy chỉnh thiết kế, màu sắc và chủ đề sơ đồ mạng bằng cách xem đề xuất của Visio hoặc linh hoạt theo nhu cầu.
– Bước 6: Để xem đề xuất của Visio, hãy cần click chọn Thiết kế >> tiếp tục chọn Thiết kế bố trí và sau đó hệ thống sẽ xuất hiện một tab nhỏ – nơi người dùng có thể chọn bố cục ưa thích của mình.
– Bước 7: Nếu muốn thêm văn bản trong sơ đồ mạng, người dùng cũng chỉ cần click chọn Insert (Chèn) >> Text box (Hộp văn bản) >> sau đó chèn chữ như bình thường là được.
– Bước 8: Cuối cùng, hãy nhấn chọn File (Tệp) >> chọn Save as và định dạng mà người dùng muốn thiết lập cho tệp xuất của mình.
Tạo sơ đồ tổ chức bằng Visio
Microsoft Visio hỗ trợ người dùng tạo nhanh sơ đồ tổ chức, đơn giản và dễ dàng với các bước sau:
– Bước 1: Truy cập Visio và chọn một mẫu sơ đồ tổ chức phù hợp.
– Bước 2: Thêm hình ảnh đại diện cho từng nhân vật trong tổ chức bằng cách nhấn Insert (Chèn) >> chọn Pictures để tải hình ảnh từ máy tính hoặc Online Pictures nếu muốn chèn hình ảnh từ thư viện trực tuyến.
– Bước 3: Tuỳ chỉnh kích thước và vị trí ảnh trong sơ đồ tổ chức bằng cách kéo góc hoặc cạnh bên của ảnh cho đến khi phù hợp.
– Bước 4: Sử dụng mũi tên hoặc đường nối để biểu thị sự liên kết giữa các vị trí trong tổ chức.
– Bước 5: Thay đổi chi tiết trong từng ô (tên, chức vụ) đơn giản với thao tác nhấn đúp chuột vào ô và chỉnh sửa văn bản.
Cách chèn hình ảnh vào Visio
Hình ảnh trong sơ đồ giúp tăng tính trực quan, đặc biệt là khi người dùng cần minh hoạt chi tiết hơn cho các thông tin phức tạp thay vì văn bản hay hình khối đơn giản. Hơn nữa, điều này cũng làm cho sơ đồ chuyên nghiệp hơn, giúp người xem có được cái nhìn toàn diện về cấu trúc và quy trình. Cụ thể thao tác chèn hình ảnh trong Visio như sau:
– Bước 1: Xác định vị trí cần chèn hình ảnh trong Visio và nhấn chọn Insert (Chèn) ở thanh công cụ phía trên cùng.
– Bước 2: Tùy chọn Pictures để chọn hình ảnh từ máy tính, hoặc Online Pictures để tìm kiếm và chèn hình ảnh từ thư viện trực tuyến trên Internet.
– Bước 3: Để điều chỉnh kích thước và vị trí của hình ảnh trong Visio, người dùng cũng chỉ cần đơn giản với thao tác kéo góc hoặc cạnh bên của hình là được.
Cách kết nối các hình trong Visio
Khi thiết kế các sơ đồ quy trình, sơ đồ tổ chức, hoặc sơ đồ mạng, đường nối sẽ là liên kết cần thiết để biểu thị sự phụ thuộc và các định hướng chuyển tiếp, giúp người xem có thể dễ dàng theo dõi từng bước trong quy trình chuyển đổi. Khi đó, để kết nối các hình trong Visio, người dùng không khó để thao tác với các bước hướng dẫn sau:
– Bước 1: Xác định các hình cần kết nối trong Visio >> sau đó nhấn chọn Insert (Chèn) và chọn Connector (Kết nối) ở thanh công cụ phía trên cùng.
*Mẹo hay: Người dùng cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + 3 để chuyển nhanh sang tùy chọn tạo đường kết nối.
– Bước 2: Tại vị trí điểm kết nối của hình đầu tiên, hãy kéo chuột đến điểm kết nối của hình thứ hai để tạo đường kết nối.
– Bước 3: Để tùy chỉnh đường kết nối, người dùng cũng chỉ cần nhấn đúp chuột vào đường kẻ >> tùy chọn định dạng phù hợp.
Cách chia sẻ sơ đồ Visio
Visio cung cấp các tính năng mạnh mẽ để tạo biểu đồ cho nhiều mục đích khác nhau như sơ đồ mạng, sơ đồ tổ chức, quy trình, lưu đồ,…. Đồng thời cho phép người dùng lưu file và dễ dàng chia sẻ tệp đến bất cứ ai chỉ với các thao tác đơn giản sau:
– Bước 1: Lựa chọn sơ đồ, bản vẽ cần chia sẻ >> chọn File (Tệp) và chọn Share (Chia sẻ).
– Bước 2: Lúc này, người dùng sẽ linh hoạt 1 trong 2 tùy chọn sau:
- Share with people: Với tùy chọn này, người dùng trước tiên sẽ cần lưu file trên đám mây, tiếp đó dễ dàng chia sẻ file đến tất cả mọi người.
- Email: Tùy chọn chia sẻ file qua Email cho phép người dùng có thể gửi file ở dạng tệp đính kèm, link, hoặc tệp PDF/XPS. Lúc này, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện, người dùng đơn giản với việc nhập địa chỉ người gửi, người nhận >> nhấn Send (Gửi) là hoàn tất.
Xuất và in file Visio
Xuất và in file từ Visio khá đơn giản và trực quan, người dùng có thể dễ dàng thao tác với các bước hướng dẫn chi tiết sau:
Xuất file Visio
Visio có thể xuất file dưới dạng nhiều định dạng khác nhau, đảm bảo tính linh hoạt và tiện ích cho người dùng. Thao tác cụ thể như sau:
1. Xuất file Visio sang PDF/XPS
– Bước 1: Click chọn File (Tệp) >> chọn Export (Xuất) và chọn Tạo tài liệu PDF/XPS.
– Bước 2: Chọn vị trí lưu file và đặt tên cho tệp >> nhấn Xuất bản để lưu tệp dưới định dạng PDF là hoàn tất.
2. Xuất file Visio với các định dạng khác
– Bước 1: Người dùng cũng sẽ click chọn File >> chọn Export (Xuất) và chọn Change File Type.
– Bước 2: Tùy chọn bất cứ định dạng file nào mà mình muốn lưu >> sau đó nhấn Save as để xuất file.
In file Visio
Trường hợp người dùng muốn in bản vẽ, lưu đồ, sơ đồ trong Visio, có thể thực hiện với các bước sau:
– Bước 1: Click chọn File (Tệp) >> chọn Print (In).
– Bước 2: Tại cửa sổ in, người dùng hãy tùy chỉnh kích thước trang và cài đặt sao cho phù hợp, chẳng hạn như như in một hoặc nhiều trang >> sau đó nhấn Print để thiết lập hành động in.
Bảng giá Microsoft Visio mới nhất
Hiện tại, người dùng có thể sở hữu Microsoft Visio thông qua các gói đăng ký độc lập, hoặc như một phần trong hệ sinh thái Microsoft 365 dành cho doanh nghiệp, tổ chức. Dưới đây là bảng giá chi tiết các gói đăng ký Visio mới nhất tại HVN Group – Đại lý uỷ quyền uy tín của Microsoft tại thị trường Việt Nam mà người dùng có thể tham khảo:
1. Microsoft Visio – Gói đăng ký
| Visio for Microsoft 365 | Microsoft Visio 1
(Chỉ bao gồm ứng dụng trên web) |
Microsoft Visio 2 | |
| Chi phí | Linh hoạt với các gói đăng ký Microsoft 365. | 139.000đ
người dùng/tháng |
409.000đ
người dùng/tháng |
| Tính năng | – Hàng trăm sơ đồ mẫu và hình khối cơ bản
– Dòng thời gian đồ họa – Cộng tác và chỉnh sửa file trong thời gian thực với ứng dụng Visio trên web hoặc Visio trong Microsoft Teams – Bảo mật, tuân thủ & quyền riêng tư dữ liệu – Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 |
Tất cả các tính năng của Visio trong Microsoft 365 cộng với:
– Lưu đồ liên chức năng – Biểu đồ CNTT (Azure, Amazon Web Services) – Biểu đồ mạng chi tiết – Sơ đồ tổ chức – Biểu đồ cơ sở dữ liệu và phần mềm – Ngôn ngữ mô hình hóa (UML 2.5) – Dữ liệu hình ảnh – Truy cập dạng lưới – Tích hợp Power BI |
Tất cả các tính năng của gói Visio 1 cộng với:
– Ứng dụng Visio trên máy tính Windows – Truy cập hơn 250.000 hình mẫu và biểu đồ – Sơ đồ quy trình nâng cao + ký hiệu và mô hình hóa quy trình kinh doanh – Sơ đồ điện – Sơ đồ sàn + bố trí văn phòng – Dòng thời gian – Sơ đồ kỹ thuật với đường ống và thiết bị đo lường – Hỗ trợ truy cập tệp ngoại tuyến và cục bộ – Kết nối và đồng bộ dữ liệu hai chiều – Hỗ trợ lập trình (gốc) và nhà phát triển – Thiết kế “ngược” cơ sở dữ liệu + mô hình hóa – Hình tùy chỉnh với tính năng lập trình cao – Đồ họa dữ liệu – Hỗ trợ tệp AutoCAD – Tích hợp Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Power Automate,… |
2. Microsoft Visio – Gói mua một lần
| Visio Standard 2021 | Visio Professional 2021 | |
| Chi phí | 9.099.000đ | 17.799.000đ |
| Tính năng | – Lập sơ đồ tại chỗ, cấp phép cho 1PC
– Sử dụng biểu đồ chuyên nghiệp với các template (mẫu) và hình được tạo sẵn – Vẽ và ghi chú tùy chỉnh trên các thiết bị hỗ trợ cảm ứng với bút vẽ hoặc ngón tay |
– Lập sơ đồ tại chỗ, cấp phép cho 1PC
– Sử dụng biểu đồ chuyên nghiệp với các template (mẫu) và hình được tạo sẵn – Vẽ và ghi chú tùy chỉnh trên các thiết bị hỗ trợ cảm ứng với bút vẽ hoặc ngón tay – Bảo mật nâng cao với các tiêu chuẩn ngành (BPMN 2.0, UML 2.5 và IEEE) – Liên kết sơ đồ với dữ liệu trực tiếp từ các nguồn bên ngoài và bên trong. |
** Để được tư vấn và hỗ trợ đăng ký Microsoft Visio bản quyền nhanh chóng, doanh nghiệp hãy trực tiếp liên hệ Hotline: 024.9999.7777 hoặc để lại lời nhắn chi tiết tại LiveChat phía dưới để HVN Group có thể hỗ trợ được sớm nhất.
Đăng ký Microsoft Visio bản quyền
Việc đăng ký Microsoft Visio bản quyền là điều kiện cần thiết để người dùng có thể trải nghiệm đầy đủ các tính năng và tiện ích của phần mềm. Khi đó, bằng cách kết nối với đại lý uỷ quyền uy tín của Microsoft tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể nhanh chóng đăng ký Visio bản quyền chỉ với vài thao tác đơn giản.
Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn và cung cấp các giải pháp chuyển đổi số, HVN Group tự hào là đối tác đáng tin cậy để doanh nghiệp có thể kết nối và đồng hành trong suốt quá trình chuyển đổi. Đồng thời, đơn vị cũng sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều tiện ích hấp dẫn không thể bỏ qua như:
- Giải quyết được hầu hết các vấn đề của khách hàng khi liên quan đến Microsoft Visio.
- Hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp tìm ra phương án “Visio” hiệu quả, tối ưu chi phí và trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
- Đội ngũ tư vấn viên dày dặn kinh nghiệm, hỗ trợ 1:1 để giải quyết nhanh chóng các vấn đề vướng mắc của khách hàng.
- Mức phí đăng ký phải chăng, cam kết không phát sinh thêm chi phí.
- Cẩm nang sử dụng Visio hiệu quả, giúp khách hàng có thể nâng cao kỹ năng và khai thác tối ưu tiện ích của phần mềm.
Mọi thắc mắc, doanh nghiệp có thể trực tiếp truy cập trang chủ chính thức của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 để tham khảo và để lại lời nhắn với chuyên gia.
Các mẫu sơ đồ trong Microsoft Visio
Visio cung cấp thư viện mẫu với đa dạng các biểu đồ, sơ đồ trực quan nhằm giúp người dùng truyền tải thông tin một cách rõ ràng, đơn giản và hiệu quả. Theo đó, dưới đây là một số mẫu sơ đồ phổ biến trong Visio mà người dùng cần biết:
- Sơ đồ tổ chức: Mẫu sơ đồ giúp hiển thị rõ cấu trúc của tổ chức, các phòng ban, chức vụ, cũng như mối quan hệ giữa nhân viên, cấp trên và cấp dưới.
- Lưu đồ (sơ đồ dòng): Sơ đồ minh họa cho quy trình, hoặc các bước cụ thể của một công việc, đặc biệt hữu ích cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và cải thiện hiệu suất của quy trình.
- Sơ đồ mạng: Mẫu sơ đồ giúp mô tả cấu trúc mạng, bao gồm tất cả các thiết bị kết nối và mối tương quan giữa chúng để đơn giản hóa quy trình quản lý, cũng như giải quyết các sự cố mạng khi cần.
- Sơ đồ UML: Sơ đồ phân tích các khía cạnh khác nhau của hệ thống một cách trực quan, giúp các bên liên quan có thể dễ dàng theo dõi và hiểu được cách thức mà hệ thống hoạt động.
- Sơ đồ mặt bằng: Mẫu sơ đồ dùng để thiết kế và sắp xếp không gian trong các công trình kiến trúc, không gian nhà ở, văn phòng, hoặc các công trình khác.
- Sơ đồ BPMN: Mẫu sơ đồ sử dụng để mô hình hóa các quy trình kinh doanh, tối ưu cho việc chuẩn hóa và cải tiến quy trình làm việc.
- Sơ đồ ERD: Sơ đồ biểu thị cho mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống, bao gồm cả việc thiết kế và cài đặt cơ sở dữ liệu.
- Sơ đồ Venn: Mẫu sơ đồ biểu thị cho tất cả các mối quan hệ có thể có giữa một số lượng tệp hữu hạn trong các tập hợp.
Các ký hiệu trong Visio
Microsoft Visio cung cấp nhiều ký hiệu phổ biến, đặc biệt hữu ích cho việc thiết kế lư đồ, sơ đồ tổ chức, sơ đồ mạng, và các mô hình kinh doanh. Cụ thể:
1. Ký hiệu trong lưu đồ
| Ký hiệu | Mô tả | Mục đích |
| Hình elip | Start/End | Biểu thị cho điểm bắt đầu và kết thúc trong quy trình. |
| Hình chữ nhật | Process | Biểu thị cho một quy trình, hoặc một quá trình xác định cụ thể. |
| Hình bình hành | Data | Biểu thị cho dữ liệu của quy trình, có thể là dữ liệu đầu vào quy trình yêu cầu hoặc đầu ra chuyển tiếp cho bước tiếp theo. |
| Hình thoi | Decision | Biểu thị một điểm mà tại đó một quyết định phải được thực hiện. |
| Hình chữ nhật lượn sóng | Document | Biểu thị cho một tài liệu cụ thể được tạo ra hoặc cần sử dụng đến trong quy trình. |
| Đường kẻ nối | Connector | Biểu thị cho hướng đi của quy trình, kết nối các hoạt động. |
2. Ký hiệu mạng
| Ký hiệu và mô tả | Mục đích |
| PC | Biểu thị cho máy tính để bàn. |
| Laptop | Biểu thị cho máy tính xách tay. |
| Table Device | Biểu thị cho các thiết bị máy tính bảng. |
| Server | Biểu thị cho máy chủ (hoặc máy chủ cơ sở dữ liệu). |
| Router | Biểu thị cho bộ định tuyến trong hệ thống mạng. |
| Wireless | Biểu thị kết nối không dây, ví dụ như Wifi. |
| Ethernet | Biểu thị kết nối Ethernet sử dụng dây. |
| Switch | Biểu thị cổng kết nối nhiều thiết bị trong mạng LAN. |
| Smartphone | Biểu thị cho thiết bị di động. |
| Printer | Biểu thị cho máy in, thiết bị xuất bản dữ liệu trên giấy. |
| Projector | Biểu thị cho thiết bị máy chiếu hình ảnh trên màn hình lớn. |
| Firewall | Biểu thị cho các thiết bị bảo mật mạng. |
| User | Biểu thị người dùng trong hệ thống. |
| Connector | Biểu thị cho đường nối các bước trong lưu đồ. |
3. Ký hiệu sơ đồ tổ chức
| Ký hiệu và mô tả | Mục đích |
| Executive (Ban điều hành) | Đại diện cho các vị trí cấp cao như Giám đốc điều hành (CEO), Giám đốc tài chính (CFO),… |
| Manager (Quản lý) | Đại diện cho trưởng phòng hoặc các cấp quản lý. |
| Consultant (Tư vấn) | Đại diện cho cố vấn của tổ chức, có thể sẽ không kết nối trực tiếp với nhân viên cấp dưới. |
| Assistant (Kế toán) | Đại diện cho kế toán trong tổ chức. |
| Staff (Nhân viên) | Đại diện cho nhân viên cấp cơ bản hoặc nhân viên ở các phòng ban khác nhau. |
| Vacancy (Vị trí còn trống) | Biểu thị các vị trí còn trống, đang tuyển dụng hoặc cần được lấp đầy. |
| Connector (Đường nối) | Biểu thị cho đường nối các bước trong lưu đồ. |
4. Các ký hiệu khác
Ngoài các ký hiệu trên, Microsoft Visio còn cung cấp nhiều mẫu và ký hiệu khác nhau, giúp người dùng dễ dàng tùy chỉnh sơ đồ theo nhu cầu và mục đích riêng. Chẳng hạn như:
- Ký hiệu trong sơ đồ Venn Diagram
- Ký hiệu trong sơ đồ BPMN (Business Process Model and Notation)
- Ký hiệu trong sơ đồ ERD (Entity-Relationship Diagram)
- Ký hiệu trong sơ đồ UML (Unified Modeling Language)
Một số câu hỏi liên quan Microsoft Visio
Trong quá trình tìm hiểu và sử dụng Microsoft Visio, người dùng cơ bản cũng có khá nhiều thắc mắc cần giải đáp như:
Microsoft Visio có miễn phí không?
Microsoft Visio không phải là một ứng dụng miễn phí. Tuy nhiên, nếu muốn trải nghiệm Visio trước khi đăng ký chính thức, thì người dùng hoàn toàn có thể tùy chọn dùng thử 30 ngày với các phiên bản Visio đăng ký gói, mua một lần hoặc tích hợp trong gói đăng ký Microsoft 365.
Thời gian dùng thử Microsoft Visio là bao lâu?
Microsoft cung cấp thời gian dùng thử miễn phí cho Visio trong 1 tháng (30 ngày). Trong khoảng thời gian này, người dùng có thể trải nghiệm đầy đủ các tính năng để đánh giá hiệu suất và tiện ích của Visio có phù hợp với nhu cầu của mình hay không. Khi hết thời gian dùng thử, tùy chọn tính phí sẽ được áp dụng và yêu cầu người dùng kích hoạt thẻ tín dụng để thanh toán nếu tiếp tục sử dụng.
Microsoft Visio tích hợp được với công cụ Microsoft nào?
Visio có thể kết nối hoàn hảo với các ứng dụng trong nền tảng Microsoft 365 để tạo nên một hệ thống cộng tác liên tục, an toàn và bảo mật. Cụ thể:
- Microsoft Teams: Dễ dàng thiết lập các cuộc gọi nhóm, cuộc họp trực tuyến để trao đổi, trình bày và phân tích dữ liệu trên chính giao diện Visio, giúp tăng cường khả năng cộng tác và kết nối nhóm.
- Microsoft Excel: Trực quan hóa dữ liệu bằng cách nhập dữ liệu từ Excel vào Visio để tạo sơ đồ và các biểu đồ tự động.
- Microsoft Word & PowerPoint: Visio cho phép tải hoặc sao chép biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ mạng,… vào Word và PowerPoint để thuận tiện cho việc tạo tài liệu và trình bày bài thuyết trình trực tiếp.
- Microsoft OneDrive: Visio hỗ trợ lưu trữ và đồng bộ trên OneDrive, giúp người dùng có thể truy cập và làm việc với sơ đồ mọi lúc, mọi nơi.
- Microsoft SharePoint: Visio tích hợp hoàn hảo với SharePoint, giúp việc lưu trữ và quản lý sơ đồ trực tiếp trên ứng dụng đơn giản, cộng tác và chia sẻ dễ dàng hơn.
- Microsoft Power BI: Thông qua tích hợp, người dùng dễ dàng nhúng biểu đồ Visio vào bảng điều khiển của Power BI để thuận tiện cho việc kết nối dữ liệu thực tế, giúp tối ưu hoạt động theo dõi và trực quan hóa dữ liệu.
Dữ liệu nào có thể liên kết với Microsoft Visio?
Visio có thể kết nối với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau như Microsoft Excel, SharePoint, Access, SQL Server, Exchange, Azure Active Directory, và cả nguồn dữ liệu trực tuyến từ dịch vụ đám mây (OneDrive),…. để thuận tiện cho việc liên kết và tự động hóa biểu đồ và sơ đồ.
Microsoft Visio có an toàn không?
Có. Visio tích hợp các tiêu chuẩn bảo mật nâng cao của Microsoft, bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, xác thực đa yếu tố,…. để ngăn chặn quyền truy cập trái phép vào tài khoản người dùng. Ngoài ra, với các tệp Visio được lưu trên SharePoint và OneDrive, ứng dụng còn hỗ trợ tính năng quét mã độc và ngăn chặn các tệp bị mã hóa bởi ransomware.
Lời kết
Bài viết là những chia sẻ tổng quan của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 về Microsoft Visio là gì, tính năng, ưu điểm và cách sử dụng đơn giản. Nếu có vướng mắc, hoặc bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp, người dùng vui lòng để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat phía dưới để chúng tôi có thể hỗ trợ và tư vấn được tốt nhất.
