Microsoft Lists là gì? 06 Tính năng hữu ích nhất định phải dùng thử

Trong hệ sinh thái Microsoft 365, người dùng có thể sử dụng công cụ lên kế hoạch và theo dõi công việc chi tiết mang tên Lists. Vậy Microsoft Lists là gì? Các tính năng hữu ích mà công cụ này đang sở hữu là gì? Hãy cùng tham khảo nội dung bài viết này ngay sau đây.

Microsoft Lists là gì? 

Microsoft Lists được biết đến là một ứng dụng hỗ trợ quản lý công việc cực kỳ thông minh được Microsoft nghiên cứu và phát triển. Hiện nay, ứng dụng này đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái ứng dụng Microsoft 365 để giúp người dùng có thể làm việc tất cả trong một. Hơn nữa, công cụ này cũng sẽ được sử dụng để lên kế hoạch nhanh chóng đồng thời theo dõi tiến độ theo thời gian cụ thể. 

Công cụ Microsoft List được sử dụng ở hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức với khả năng quản lý đồng nhất và tương thích hầu hết các thiết bị ở đa dạng nền tảng khác nhau như điện thoại, máy tính hay máy tính bảng. Hơn nữa, chỉ với một tài khoản duy nhất người dùng có thể đăng nhập trên 05 thiết bị để có thể làm việc ở mọi lúc, mọi nơi. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những tính năng mà công cụ này đang sở hữu thông qua nội dung được chia sẻ ở phần tiếp theo. 

06 Tính năng của Microsoft Lists

Để hỗ trợ người dùng làm việc hiệu quả nhất, phần mềm Microsoft Lists được tích hợp đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao như:

Quản lý hệ thống quy tắc 

Microsoft Lists quản lý công việc dựa trên một hệ thống quy tắc nhất định, tính năng này được đánh giá tương tự như với bộ lọc của phần mềm email Outlook. Khi đó, người dùng có thể áp dụng quy tắc trong trường hợp cụ thể như gửi thông báo khi một trường điều kiện được thiết lập.

*Ví dụ: Người dùng thiết lập quy tắc trong Microsoft List để di chuyển danh sách các công việc thực hiện hằng ngày chuyển sang nhiệm vụ khác khi đã hoàn thành xong. Khi đó, toàn bộ các việc thực hiện sẽ được thiết lập theo quy trình cụ thể để giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. 

Chia sẻ các mục và danh sách 

Khi sử dụng phần mềm Microsoft Lists, người dùng không nên bỏ qua tính năng hỗ trợ chia sẻ các mục hoặc danh sách cực kỳ hiệu quả. Bởi lẽ, người dùng có thể chia sẻ tới các thành viên khác trong cùng một tổ chức với các quyền sử dụng như chỉnh sửa và chỉ xem. Hơn nữa, tính năng này cũng cho phép người dùng chia sẻ nhanh chóng các mục riêng lẻ, hiển thị chế độ chỉnh sửa và đưa ra yêu cầu nhập mật khẩu khi truy cập để bảo mật an toàn dữ liệu.

Đa dạng chế độ xem 

Nếu người dùng sử dụng Microsoft Lists quen thuộc chắc chắn sẽ biết đến tính năng với nhiều chế độ xem của công cụ này. Dưới đây là các chế độ xem mà người dùng có thể tham khảo như:

• Chế độ lưới: Được thiết lập ở chế độ mặc định được sử dụng trong trường hợp người dùng muốn xem các kế hoạch và công việc một cách tổng quan nhất. 
• Chế độ danh sách: Cũng được thiết lập sẵn trên công cụ để người dùng sử dụng nhưng không có tùy chọn chỉnh sửa sẵn.
• Chế độ thư viện: Nên sử dụng chế này trong trường hợp người dùng muốn nổi bật thông tin liên quan đến hình ảnh.
• Chế độ lịch: Hiển thị đầy đủ thông tin liên quan đến thời gian kết hợp với nhiệm vụ đi kèm. Đây là chế độ hiển thị tương tự như Lịch trên Outlook.

Thu hồi và khôi phục dữ liệu 

Khi quản lý danh sách công việc trên Microsoft Lists, có một vài dữ liệu mà người dùng đã đăng tải nhưng không muốn sử dụng nữa có thể dùng ngay tính năng thu hồi. Hơn nữa, trong trường hợp dữ liệu đã xóa bỏ và muốn sử dụng lại thì người dùng nên dùng thêm tính năng khôi phục nhanh chóng. Một điểm cộng cực kỳ hữu ích mà người dùng nên sử dụng được áp dụng với các phiên bản cho ra mắt mới nhất chính là hệ thống sẽ tự động lưu trữ và tạo bản sao để người dùng có thể so sánh, đối chiếu khi cần. 

Tích hợp nhanh chóng 

Như người dùng đã biết, Microsoft Lists nằm trong bộ ứng dụng của Microsoft 365. Chính vì vậy, công cụ này cũng sẽ được tích hợp để sử dụng mạnh mẽ với hầu hết các phần mềm có trong bộ giải pháp này. Một số những hoạt động tích hợp hiệu quả mà người dùng có thể tham khảo như tạo danh sách từ phần mềm Microsoft Teams hoặc SharePoint để sẵn sàng chia sẻ với đồng nghiệp và đối tác đồng thời dễ dàng nhúng toàn bộ thông tin vào công cụ Lists để quản lý.

Tương thích với thiết bị di động 

Một tính năng cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng chính là khả năng tương thích trên thiết bị di động của Microsoft Lists. Khi đó, người dùng có thể tải công cụ này trên nền tảng của iOS hay Android dễ dàng chỉ cần thiết bị có kết nối internet. Với tính năng này, người dùng sẽ tạo, chỉnh sửa hoặc chia sẻ nhanh chóng khi làm việc ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào mong muốn.

Với những tính năng được chúng tôi chia sẻ trên đây, người dùng đã phần nào hiểu rõ hơn về khả năng ứng dụng để giải quyết công việc hiệu quả cùng Microsoft Lists. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lợi ích đặc biệt mà công cụ này mang lại khi người dùng sử dụng.

Lợi ích khi sử dụng Microsoft Lists

Nếu người dùng vẫn chưa biết đến những lợi ích mà công cụ Microsoft Lists mang lại thì hãy tham khảo ngay nội dung được chúng tôi chia sẻ như sau:

Tự động hóa quy trình làm việc 

Khi sử dụng Microsoft Lists, người dùng không cần phải quản lý công việc theo phương thức thủ công như cũ. Thay vào đó, việc người dùng cần làm là thiết lập quy tắc cho từng hạng mục công việc cụ thể và hệ thống sẽ tiến hành tự động hoá trên một quy trình vận hành liên tục. Ưu điểm này sẽ được ứng dụng hiệu quả nhất để giải quyết các công việc chính trong doanh nghiệp như gửi thông báo, chuyển trạng thái công việc và nhiều hoạt động khác. 

Quản lý công việc hiệu quả 

Với Microsoft Lists, người dùng có thể bổ sung một danh sách công việc cụ thể của một hoặc nhiều dự án lớn nhỏ đồng thời thiết lập chúng theo quy trình làm việc trực quan. Hơn nữa, toàn bộ công việc được thực hiện trên nền tảng này sẽ quản lý thông qua hoạt động phân loại, tuỳ chỉnh, đánh dấu các công việc được ưu tiên làm trước và sắp xếp hợp lý dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau. 

Hỗ trợ cộng tác và làm việc nhóm 

Một lợi ích nữa mà người dùng có thể dễ dàng nhận thấy khi dùng Microsoft Lists chính là cộng tác và làm việc nhóm. Khi đó, người dùng có thể chia sẻ dữ liệu hoặc danh sách công việc với nhiều thành viên khác như đồng nghiệp hoặc khách hàng để cùng làm việc và cộng tác trên một nền tảng nhất định. Hơn nữa, người dùng có thể gán công việc cho từng thành viên và đặt thời gian cụ thể, nhận xét và gửi thông báo nhanh chóng. 

Làm việc linh hoạt 

Microsoft Lists được hoạt động trên nền tảng đám mây, do đó toàn bộ nội dung được lưu trữ tự động và cho phép người dùng truy cập trên bất cứ công cụ nào có trong Microsoft 365. Chỉ cần thiết bị có kết nối internet, người dùng có thể làm việc linh hoạt ở mọi lúc, mọi nơi. 

Bảo mật an toàn 

Tất cả các công cụ có trong bộ giải pháp Microsoft 365 đều được trang bị tính năng bảo mật an toàn và Microsoft Lists cũng vậy. Phần mềm này sẽ được trang bị bảo mật điển hình như xác thực đa yếu tố, mã hoá dữ liệu, ngăn chặn spam, quản lý ứng dụng và thiết bị. 

Trên đây là những lợi ích của Microsoft Lists đối với người dùng hiện nay. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những ưu và nhược điểm mà công cụ này đang sở hữu thông qua nội dung được chia sẻ bên dưới. 

Ưu và nhược điểm của Microsoft Lists

Để hỗ trợ người dùng đánh giá được chính xác nhất về phần mềm Microsoft Lists. Dưới đây là những ưu và nhược điểm mà người dùng có thể tham khảo:

Sau khi nắm được những ưu và nhược điểm của Microsoft Lists, tiếp đến chúng tôi sẽ chia sẻ với người dùng về cách sử dụng phần mềm cơ bản thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Lists cơ bản

Với người dùng mới, việc sử dụng Microsoft Lists được đánh giá triển khai dễ dàng. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể như sau:

Đăng nhập

Nếu người dùng muốn sử dụng phần mềm Microsoft Lists, trước tiên phải tiến hành đăng nhập tài khoản với các bước hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Truy cập địa chỉ https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/microsoft-lists > click chọn vào nút Đăng nhập.

• Bước 2: Nhập địa chỉ email > click chọn Tiếp tục.
• Bước 3: Nhập mật khẩu vào ô trống > click chọn Đăng nhập.
• Bước 4: Hoàn thành.

Như vậy, với 04 bước thực hiện là người dùng đã đăng nhập thành công phần mềm Microsoft Lists.

Tạo danh sách mới

Để tạo danh sách mới trên Microsoft Lists, người dùng có thể tham khảo các bước triển khai như sau:

• Bước 1: Click chọn vào nút Danh sách mới được hiển thị trên màn hình.

• Bước 2: Lựa chọn tạo danh sách từ danh sách trống, danh sách hiện có, từ Excel hoặc từ CSV.

• Bước 3: Tại đây chúng tôi lựa chọn tạo danh sách trống > người dùng nhập tên danh sách, mô tả, chọn màu sắc, biểu tượng, nơi lưu trữ > cuối cùng chọn Tạo.

• Bước 4: Hoàn thành. 

Thêm quy tắc mới 

• Bước 1: Trong danh sách mà người dùng vừa tạo > click chọn Tự động hoá.

• Bước 2: Click chọn Quy tắc > tiếp đến chọn vào Tạo quy tắc.
• Bước 3: Lựa chọn các quy tắc cụ thể như dữ liệu mới trong cột thay đổi, đã tạo thư mục mới hoặc đã xoá một thư mục.

• Bước 4: Điều chỉnh quy tắc theo yêu cầu của người dùng > click chọn vào nút Tạo.

• Bước 5: Hoàn thành.

Thêm mục và cột 

Với Microsoft Lists, người dùng có thể bổ sung thêm mục và cột nhanh chóng với các bước hướng dẫn như sau:

*Thêm mục

• Bước 1: Trên giao diện của danh sách mới đã được tạo lập click chọn Thêm khoản mục mới.
• Bước 2: Nhập tiêu đề cho mục mới tạo > thêm tệp đính kèm > click chọn Lưu.

• Bước 3:  Hoàn thành.

*Thêm cột

• Bước 1: Click chọn vào mục Thêm cột.

• Bước 2: Lựa chọn các mục mà người dùng muốn thêm trong cột như văn bản, lựa chọn, ngày và giờ, nhiều dòng văn bản, người, số, có/không > click chọn Tiếp theo.

• Bước 3: Thêm tên cột, bổ sung mô tả, thêm thông tin cơ bản > click chọn Lưu.

• Bước 4: Hoàn thành.

Chia sẻ với người dùng khác 

Người dùng có thể chia sẻ dự án được thiết lập với Microsoft Lists bằng cách thực hiện các bước triển khai như sau:

• Bước 1: Click chọn Quản lý quyền truy cập > chọn vào Chia sẻ.
• Bước 2: Nhập địa chỉ email > thêm nội dung trong thư > click chọn Gửi.

• Bước 3: Người dùng cũng có thể sao chép liên kết và gửi qua nền tảng trò chuyện khác.
• Bước 4: Hoàn thành.

Thêm dạng xem

• Bước 1: Click chọn vào Thêm dạng xem bên cạnh mục Tất cả các mục.
• Bước 2: Nhập tên chế độ xem mới > chọn hiển thị như > lựa chọn mục Sắp xếp bảng theo > tích chọn Đặt cái này làm chế độ xem công khai > click chọn Tạo.

• Bước 3: Hoàn thành

Với hướng dẫn chi tiết trên đây, người dùng có thể sử dụng phần mềm Microsoft Lists một cách hiệu quả nhất.

Một số câu hỏi thường gặp 

• Microsoft Lists có giống To Do không?

Microsoft To Do được sử dụng dành riêng cho danh sách các việc cần làm, còn Microsoft Lists sử dụng được cho tất cả các loại dự án.

• Microsoft Lists có mất phí không?

Microsoft Lists có sẵn trong các gói đăng ký dành cho doanh nghiệp và tổ chức nên người dùng không cần trả thêm phí để sử dụng phần mềm.

• Microsoft Lists sử dụng trên mấy thiết bị?

Người dùng có thể đăng nhập sử dụng cùng lúc trên 05 thiết bị bao gồm cả điện thoại, máy tính, máy tính bảng ở đa dạng hệ điều hành Windows, MacOS, Android và iOS. 

• Có thể sử dụng kết hợp Microsoft Lists với công cụ nào?

Sử dụng Microsoft Lists kết hợp cùng với các ứng dụng có trong Microsoft 365 như Teams, Outlook, OneDrive, SharePoint, Office…

Phần kết

Thông qua nội dung bài viết này, chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng về nội dung Microsoft Lists là gì? các tính năng hấp dẫn mà phần mềm này sở hữu. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào về chủ đề này vui lòng liên hệ tới HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 qua Livechat phía bên dưới ngay.