Hướng dẫn thiết lập Email Business trong ứng dụng Mail của Windows 10

Bên cạnh việc thiết lập trên các thiết bị Android và iOS để linh hoạt hơn trong việc giao tiếp và cộng tác, bạn còn có thể cài đặt tài khoản Email Business của mình trong ứng dụng Mail của Windows 10. Khi đồng bộ tài khoản email doanh nghiệp với Mail app, người dùng có thể hưởng lợi một số tính năng mạnh mẽ của Windows 10 để nâng cao chất lượng công việc hơn.

Đảm bảo Email Business an toàn và hiệu quả

Trước khi đi sâu hơn vào việc cài đặt tài khoản email trên Mail app được cài đặt sẵn trong Windows 10, chúng ta cần tìm hiểu đôi nét về Email Business cũng như các cách để có thể đảm bảo nó được an toàn và hoạt động hiệu quả.

giữ cho email business an toàn

Trong bối cảnh email trở thành công cụ giao tiếp chủ yếu trong các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh, các cuộc tấn công mạng nhắm đến tài khoản thư điện tử cũng từ đó trở nên nhiều hơn và có phần tinh vi hơn. Điều đó dẫn đến nhu cầu về một sự gia tăng bảo mật và an toàn cho phương tiện phổ biến này.

Dưới đây là một số mẹo hiệu quả để bạn có thể chủ động bảo vệ tài khoản Email Business của mình:

  • Sử dụng mật khẩu mạnh mẽ và duy nhất: Mật khẩu là tuyến phòng thủ đầu tiên chống lại các cuộc tấn công mạng. Do đó, bạn cần phải sử dụng password mạnh, độc đáo và khó đoán cho tài khoản email doanh nghiệp của mình. Đồng thời, việc tránh sử dụng các từ hoặc cụm từ phổ biến và gồm cả chữ hóa, chữ thường, số, ký tự đặc biệt là điều cần thiết.
  • Bật xác thực hai yếu tố (2FA): Hình thức được biết đến là lớp bảo mật bổ sung yêu cầu người dùng phải cung cấp hình thức nhận dạng để có thể truy cập tài khoản. Điều này có thể được thực hiện thông qua tin nhắn văn bản, cuộc điện thoại hoặc ứng dụng xác thực. Kích hoạt 2FA có thể giảm đáng kể nguy cơ truy cập trái phép vào tài khoản email người dùng.
  • Thường xuyên cập nhật phần mềm và hệ điều hành: Việc cập nhật thường xuyên ứng dụng email khách và hệ điều hành với các bản update và bản vá bảo mật mới nhất là điều được được các chuyên gia bảo mật khuyên. Các bản update này thường bao gồm bản sửa lỗi bảo mật nhằm giải quyết các lỗ hổng và bảo vệ khỏi các mối đe dọa tiềm ẩn.
  • Thận trọng với những email đáng ngờ: Hãy cảnh giác với những email xuất phát từ người gửi không xác định hoặc email có dấu hiệu đáng ngờ. Đồng thời, người dùng cũng tránh nhấp vào các liên kết hoặc tải xuống tệp đính kèm từ các thư đáng ngờ vì chúng có thể có chứa phần mềm độc hại hoặc lừa đảo.
  • Sử dụng chương trình chống virus uy tín: Bạn có thể bảo vệ Email Business account của mình bằng cách cài đặt chương trình chống virus trên máy tính có tác dụng ngăn ngừa lây nhiễm phần mềm độc hại. Hãy đảm bảo luôn cập nhật phần mềm virus với các định nghĩa virus mới nhất.
  • Sắp xếp hộp thư đến: Một trong những cách để việc sử dụng email doanh nghiệp được hiệu quả là giữ cho hộp thư luôn gọn gàng và có tổ chức. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thiết lập các bộ lọc và nhãn để tự động sắp xếp các email đến thành các danh mục. Việc này giúp người dùng nhanh chóng tìm thấy thư quan trọng và giảm bớt sự phân tâm từ những email không liên quan khác.

Lợi ích của việc thiết lập Email Business tại Mail trong Windows 10

Hãy cùng điểm qua một số điểm mạnh mà việc cài đặt email doanh nghiệp trên ứng dụng Mail có sẵn trên Windows 10 mang lại cho người dùng. Từ đó, bạn có thể hiểu sâu hơn và có chiến lược thiết lập nếu cần thiết cho công việc của mình.

sử dụng email business trong windows 10

Hợp nhất tài khoản email

Ứng dụng Mail trên Windows 10 cho phép người dùng thêm nhiều tài khoản email, bao gồm cả Email Business account, và xem tất cả các thư ở một nơi nhất định. Điều này không chỉ đơn giản hóa việc quản lý hộp thư đến của người dùng mà còn cho phép theo dõi mọi công việc dễ dàng hơn.

Thông qua đó, bạn sẽ không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để kiểm tra từng tài khoản thư của mình, từ đó tiết kiệm thời gian đáng kể và hợp lý hóa quy trình làm việc.

Cải thiện năng suất làm việc

Với sự hỗ trợ từ ứng dụng Mail, bạn có thể thiết lập notification để thông báo bất cứ khi nào có email quan trọng được gửi đến. Bằng cách này, người dùng sẽ không phải liên tục kiểm tra hộp thư đến của mình trong thời gian làm việc – nguyên nhân chính dẫn tới sự mất tập trung đáng kể. Thay vào đó, bạn có thể tập trung thời gian và sức lực vào các công việc quan trọng khác, đồng thời tin tưởng sẽ nhận được thông báo khi có nội dung quan trọng được gửi vào hộp thư.

Ngoài ra, giao diện thân thiện với người dùng của Mail app giúp dễ dàng đánh dấu thư là đã đọc hoặc chưa đọc, xóa hoặc di chuyển chúng vào thư mục khác nhau, từ đó tối ưu hóa năng suất làm việc của người dùng.

Tăng cường tính bảo mật

Là một ứng dụng tích hợp sẵn của Windows 10, Mail tận dụng các tính năng bảo mật mạnh mẽ giống các phần còn lại của hệ điều hành. Vis dụ, bạn có thể sử dụng xác thực sinh trắc học Windows Hello để đăng nhập an toàn hơn, trong khi Windows Defender giúp bảo vệ khỏi virus, phần mềm độc hại và các mối đe dọa trực tuyến khác.

Email Business có thể chứa các thông tin quan trọng không thể tiết lộ của doanh nghiệp, do đó các biện pháp bảo mật nâng cao giúp đảm bảo sự an toàn của dữ liệu.

tăng cường tính bảo mật

Truy cập email ngoại tuyến

Ứng dụng Mail cho phép tải xuống và lưu trữ cục bộ email của mình, do đó người dùng có thể truy cập vào chúng ngay cả khi không có kết nối internet. Tính năng này đặc biệt có ích khi bạn đang trong kỳ nghỉ hoặc công tác tại các khu vực có kết nối mạng không ổn định. Bạn vẫn có thể truy cập hộp thư Email Business ngoại tuyến và khi kết nối internet có lại, mọi thay đổi được thực hiện sẽ đồng bộ hóa trên tất các các thiết bị.

Tích hợp với các ứng dụng trên Windows khác

Mail app tích hợp liền mạch với các ứng dụng Windows 10 khác, chẳng hạn như Calendar và People. Do đó, người dùng có thể dễ dàng lên lịch các cuộc hẹn và cuộc họp, đồng thời theo dõi các liên hệ của mình mà không cần phải chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.

Bạn thậm chí còn có thể xem trực tiếp các cuộc hẹn trên lịch của mình trong ứng dụng Mail, từ đó đảm bảo không bao giờ bỏ lỡ cuộc họp hoặc thời hạn quan trọng nào.

Cách thiết lập Email Business trong Windows 10

Hướng dẫn dưới đây cung cấp cho bạn chi tiết các bước thực hiện thiết lập email doanh nghiệp trong ứng dụng Mail có sẵn của Windows 10.

Bước 1: Mở ứng dụng Mail có sẵn trong thiết bị.

ứng dụng mail trong windows 10

Bước 2: Nếu đây là lần đầu mở ứng dụng Mail, bạn sẽ thấy cửa sổ Add an account. Tại đây, hãy kéo xuống dưới và chọn vào Advanced setup.

cài đặt nâng cao

Trong trường hợp ứng dụng Mail đã từng được sử dụng, bạn hãy chọn Setting >> Manage accounts >> Add account.

cài đặt tài khoản
quản lý tài khoản
thêm tài khoản
cài đặt tài khoản email trong windows 10

Bước 3: Tại phần Advanced setup, bạn thực hiện điền đầy đủ các thông tin cần thiết >> Bấm chọn Sign in.

điền đầy đủ thông tin cần thiết
điền thông tin smtp
chọn loại tài khoản
lưu lại thay đổi

Sau khi đăng nhập xong và nhấp vào Done, bạn đã hoàn thành xong việc thiết lập Email Business trong Windows 10. Nếu gặp vấn đề trong quá trình thực hiện, hãy bấm chọn ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để nhận được sự hỗ trợ của các chuyên gia.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Được biết đến là người đồng hành đáng tin cậy của các doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – cung cấp đa dạng gói email doanh nghiệp để đáp ứng nhu cầu sử dụng ngày càng tăng tại các tổ chức. Tùy theo nhu cầu và ngân sách đặt ra, bạn có thể lựa chọn gói email phù hợp, đồng thời đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn chuyên sâu hơn để bạn có thể đưa ra quyết định hợp lý.

Không dừng lại đó, đội ngũ kỹ thuật thường trực 24/7 luôn sẵn sàng có mặt để giải quyết mọi vấn đề về kỹ thuật và đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định.

Thông qua bài viết, chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách để thiết lập Email Business trong ứng dụng Mail của Windows 10 cũng như cung cấp một số thông tin cần thiết để sử dụng email doanh nghiệp hiệu quả hơn. Nếu bạn có vấn đề hoặc bất kỳ câu hỏi nào liên quan, vui lòng kết nối với HVN qua Hotline 024 9999 7777 để được hỗ trợ giải đáp.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận