Hướng dẫn thêm Quản trị viên trong Google Workspace

Việc thêm quản trị viên có thể hỗ trợ việc quản lý phần mềm trở nên chặt chẽ và hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây sẽ không chỉ hướng dẫn bạn cách thêm người dùng làm admin mà còn cung cấp thông tin về một số công cụ sử dụng cho việc quản lý Google Workspace.

Một số công cụ để quản lý Google Workspace

Với vai trò là quản trị viên Google Workspace, bạn luôn đi đầu trong việc đảm bảo trải nghiệm người dùng trong tổ chức. Sở hữu quyền truy cập vào các công cụ và công nghệ mới nhất, bạn có thể biến đổi cách nhóm cộng tác và giao tiếp cùng nhau.

Không chỉ vậy, bạn còn có quyền thêm quản trị viên vào Google Workspace để hỗ trợ nhau cho việc quản lý phần mềm.

Tuy nhiên, để tối đa hóa hiệu quả công việc, hợp lý hóa quy trình làm việc và mang lại trải nghiệm người dùng tốt nhất cho nhân viên của mình, bạn cần có các công cụ phù hợp để quản lý Google Workspace theo cách của mình.

Admin Console

Admin Console là hub trung tâm để quản lý và định cấu hình tài khoản Google Workspace của tổ chức bạn. Công cụ cung cấp một giao diện trực quan để tạo và quản lý tài khoản người dùng, thiết lập và giám sát việc quản lý thiết bị cũng như định cấu hình cài đặt bảo mật và tuân thủ.

Admin Console cũng cho phép quản trị viên ủy quyền các nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên khác trong nhóm, thêm hoặc xóa người dùng, quản lý thanh toán, thiết lập thiết bị di động,…

Đây cũng là công cụ được sử dụng để bạn có thể thêm quản trị viên vào Google Workspace để hỗ trợ cho việc quản lý hiệu quả hơn.

Google Mobile Management

Bên cạnh việc sử dụng Admin Console để ủy quyền người dùng khác và thêm quản trị viên vào Google Workspace, bạn có thể sử dụng công cụ Google Mobile Management để quản lý thiết bị di động trong phần mềm.

Đây được đánh giá là một công cụ hữu ích dành cho quản trị viên – những người đang tìm cách nâng cao tính bảo mật và năng suất cho các thiết bị di động của tổ chức.

Bằng cách tập trung quản lý thiết bị và thực thi các chính sách, bạn có thể đảm bảo rằng nhân viên của mình đang sử dụng thiết bị của họ theo cách vừa an toàn vừa hiệu quả, đồng thời có khả năng tiết kiệm thời gian và giảm chi phí.

Google Vault

Google Vault là một công cụ lưu trữ và e-discovery cho phép quản trị viên Google Workspace quản lý và bảo mật dữ liệu của tổ chức. Với công cụ này, bạn có thể đặt các chính sách lưu giữ, đặt các khoản giữ hợp pháp đối với dữ liệu, tiến hành tìm kiếm và khám phá điện tử, cũng như tạo báo cáo.

Nếu Admin Console cho phép bạn thêm quản trị viên để quản lý thì Google Vault cung cấp cho nhật ký kiểm tra chi tiết về mọi hoạt động trong tổ chức, cho phép bạn theo dõi các thay đổi, giám sát hoạt động của người dùng và đảm bảo rằng dữ liệu của tổ chức bạn đang được sử dụng một cách thích hợp.

Google Vault tích hợp chặt chẽ với các công cụ khác của Google Workspace, chẳng hạn như Gmail, Drive và Meet để tìm kiếm và quản lý dữ liệu từ các dịch vụ này trong giao diện Vault. Nhìn chung, Vault được đánh giá là một công cụ hữu ích dành cho admin khi muốn quản lý và bảo mật dữ liệu của tổ chức.

Google Cloud Secret Manager

Google Cloud Secret Manager là một giải pháp an toàn và tập trung dùng cho việc lưu trữ và quản lý thông tin nhạy cảm như khóa API, mật khẩu và chứng chỉ trên mây. Nó cung cấp khả năng mã hóa ở trạng thái nghỉ và đang chuyển tiếp, các chính sách kiểm soát truy cập chi tiết và tự động thay đổi đối với bí mật của bạn.

Ngoài ra, Google Cloud Secret Manager tích hợp với các dịch vụ Google Cloud khác như Google Kubernetes Engine và Google Cloud Functions, giúp dễ dàng quản lý bảo mật một cách an toàn cho các ứng dụng và dịch vụ của bạn.

Google Cloud Shell

Bên cạnh việc thêm quản trị viên với Admin Console, quản lý thiết bị với Mobile Management hay quản lý dữ liệu với Google Vault, bạn có thể sử dụng Google Cloud Shell để có được môi trường được định cấu hình sẵn, dễ truy cập để quản lý tài nguyên Cloud, từ đó quản trị viên có thể dễ dàng quản lý cơ sở hạ tầng đám mây của mình từ mọi nơi, mọi lúc.

Cloud Shell – giao diện dòng lệnh (CLI) dựa trên trình duyệt do Google Cloud Platform cung cấp – tích hợp mạnh mẽ với các dịch vụ khác của cùng nhà cung cấp, bao gồm cả Google Workspace. Hơn nữa, công cụ cung cấp một giao diện nhất quán giữa các dự án, làm cho nó trở thành một công cụ lý tưởng cho các admin trong việc quản lý nhiều dự án.

Cách thêm quản trị viên trong Google Workspace

Giải pháp Google Workspace cung cấp cho admin quyền quản lý và thêm quản trị viên thông qua Admin Console. Từ đó, admin có thể thiết lập chính sách bảo mật, tạo nhóm và quản lý người dùng, trong số đó có ít nhất một trong số các người dùng phải là quản trị viên.

Để thêm một người dùng khác làm Quản trị viên, bạn có thể thực hiện theo như hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào công cụ Admin Console bằng tài khoản Google quản lý miền của bạn.

Bước 2: Nhấp vào chọn Vai trò quản trị.

Bước 3: Di chuột tới loại quyền quản trị viên mà bạn muốn cấp cho thành viên và chọn Chỉ định quản trị viên.

Bước 4: Nhấp vào Chỉ định người dùng.

Bước 5: Tìm và chọn một người dùng => Chọn Chỉ định vai trò.

Lưu ý: Để xóa quản trị viên, người dùng di con trỏ vào tên thành viên muốn loại bỏ => chọn Bỏ chỉ định vai trò.

Để loại bỏ vai trò của nhiều thành viên cùng một lúc, bạn tích vào ô vuông đầu dòng tương ứng với mỗi thành viên => Chọn Bỏ chỉ định vai trò.

Tiếp tục chọn Bỏ chỉ định vai trò.

Như vậy, bạn đã thành công việc thêm quản trị viên trong Google Workspace bằng công cụ Admin Console. Bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY nếu có bất kỳ vấn đề gì trong quá trình thêm.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Quản lý Google Workspace hiệu quả với HVN

Với cương vị là đối tác cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – luôn sẵn sàng hỗ trợ và hướng dẫn bạn cách quản lý Google Workspace một cách hiệu quả. Đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và có chứng chỉ được cấp bởi Google hứa hẹn sẽ đem đến cho khách hàng doanh nghiệp những trải nghiệm tốt nhất và chất lượng nhất.

Bên cạnh đó, đội ngũ chuyên gia sẽ tiến hành phân tích và đánh giá về doanh nghiệp trước khi đưa ra gợi ý về gói giải pháp Google Workspace phù hợp. Như vậy, chỉ cần liên hệ với chúng tôi, bạn sẽ không những được tư vấn chuyên sâu về các gói giải pháp chuyển đổi số phù hợp mà còn được hướng dẫn tường tận cách sử dụng và quản lý, trong đó có bao gồm việc thêm quản trị viên.

Hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline: 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ nhanh chóng tư vấn và giải đáp mọi câu hỏi của bạn liên quan đến việc thêm quản trị viên cũng như cách quản lý Google Workspace hiệu quả, sau khi đăng ký gói giải pháp phù hợp dựa trên đánh giá của chuyên gia.