Hướng dẫn thêm người dùng Google Workspace

Google Workspace Admin có thể làm gì?

Google cung cấp các vai trò admin được tạo sẵn với một hoặc nhiều đặc quyền, cho phép bạn thực hiện một số chức năng thông thường. Ví dụ, một vai trò admin này, bạn được phép quản lý tài khoản người dùng, vai trò admin khác cung cấp đặc quyền đối với nhóm, hoặc tài nguyên,…

Hãy cùng lướt qua về một số dạng admin khác nhau trong Google Workspace, để từ đó có thể tận dụng một cách hiệu quả, chẳng hạn như thêm người dùng hay xóa người dùng.

Super admin

Người dùng được cấp vai trò này có thể truy cập và quản lý tất cả tính năng trong Admin Console và Admin API, trong đó có bao gồm lịch người dùng và chi tiết sự kiện.

Dưới đây là một số đặc quyền của super admin:

• Tạo và gán vai trò quản trị viên mới
• Quản lý tất cả các quản trị viên khác, bao gồm cả việc thay đổi mật khẩu của các tài khoản đó
• Chuyển quyền sở hữu cho người dùng bị xóa
• Xóa hoặc thêm người dùng mới
• Khôi phục người dùng đã xóa
• Bật 2SV cho người dùng trong công ty
• Cài đặt các ứng dụng từ Google Marketplace
• Quyền lợi sử dụng dịch vụ di chuyển data
• Nhận hóa đơn và thông báo quan trọng từ Google với tư cách là người quản lý tài khoản Google Business

Group admin

Mỗi nhóm trong tổ chức của bạn phải có một Group admin trong Admin Console. Dưới đây là một số đặc quyền được dành cho vai trò này trong Google Workspace:

• Xem hồ sơ người dùng và toàn bộ cấu trúc của tổ chức
• Tạo nhóm mới hoặc xóa nhóm cũ trong console
• Quản lý các thành viên của nhóm và cài đặt quyền truy cập của họ

Ngoài ra, bạn có thể ủy quyền cho Group Reader – không có đặc quyền thay đổi hoặc cập nhật thông tin hoặc Group Editor với quyền của một Group admin đầy đủ.

User management admin (Admin quản lý người dùng)

Người dùng với vai trò này có thể thực hiện tất các các hành động đối với người dùng không phải là admin, chẳng hạn như:

• Xem hồ sơ và cơ cấu tổ chức
• Xóa hoặc thêm người dùng mới, không phải admin
• Quản lý cài cài đặt bảo mật người dùng cá nhân cho Gmail và các ứng dụng khác
• Thực hiện một số tác vụ quản lý khác

Bạn có thể khám phá nhiều vai trò quản trị viên khác để xem xét sự phù hợp với thiết lập của doanh nghiệp. Đồng thời, tổ chức có thể tạo vai trò quản trị viên tùy chỉnh để chỉ định các đặc quyền cụ thể phù hợp nhất với quy trình làm việc của tổ chức.

Nhiệm vụ và trách nhiệm chính của Google Workspace Admin

Bạn, với tư cách là admin, cần xử lý một lượng đáng kể thông tin quan trọng hàng ngày. Quản lý dữ liệu chính xác sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và hiểu đầy đủ về dữ liệu của công ty. Công cụ Admin Console không chỉ cho phép bạn thêm người dùng mới mà còn giám sát mọi khía cạnh của Google Workspace, bao gồm việc sử dụng, trạng thái người dùng, bộ nhớ, bảo mật và chia sẻ tệp.

Admin Console cho Google Workspace là một công cụ cực kỳ hữu ích để quản lý dữ liệu của doanh nghiệp. Công cụ cho phép truy cập và quản lý thông tin thuộc các khía cạnh khác nhau của giải pháp.

Điều bắt buộc đối với một Google Workspace Admin là hiểu được các tương tác giữa người dùng/ứng dụng và tài khoản Business. Console cho quản trị viên sẽ giúp bạn nhận được báo cáo thường xuyên về các tương tác này. Báo cáo của bảng điều khiển cung cấp các chỉ số chính như:

• Các sử dụng
• Tình trạng người dùng
• Lưu trữ
• Bảo mật
• Chia sẻ file

Ngoài ra, Google cũng triển khai các tính năng bảo mật quan trọng mới dành cho quản trị viên, Bạn có thể liên hệ với chuyên gia để hiểu hơn về khía cạnh này.

Chi tiết cách thêm người dùng trong Google Workspace

Khi thêm người dùng vào tài khoản Google Workspace của mình, điều đó có nghĩa là bạn cho người đó một địa chỉ email với miền của doanh nghiệp và một tài khoản để người dùng đó có thể truy cập vào các dịch vụ của Google Workspace.

Bạn có thể thêm và mua người dùng Google Workspace mới trong tài khoản Google Domains của mình.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thêm người dùng để bạn có thể tham khảo:

Bước 1: Đăng nhập vào công cụ Admin Console bằng tài khoản có quyền quản trị viên (Super Admin, User Admin,…).

Lưu ý: Tài khoản ban đầu mà HVN gửi cho bạn là tài khoản đã được được cấp quyền Super Admin.

Bước 2: Tại mục Người dùng => nhấp chọn Thêm người dùng.

Bước 3: Tiến hành thêm người dùng mới trong Google Workspace. Khi một bảng pop-up hiện lên, bạn click vào Thêm người dùng mới.

Tiến hành điền đầy đủ thông tin >> sau đó nhấp vào Thêm người dùng mới.

Tiếp theo, nếu muốn thêm người dùng mới vào Nhóm, Chỉnh sửa người dùng hoặc In thông tin đăng nhập, bạn hãy nhấp chuột vào Thao tác khác.

Hoặc bạn cũng có thể click vào Xong để hoàn tất quá trình thêm người dùng mới.

Chú ý: Nếu thường xuyên thêm nhiều người dùng trong Google Workspace, chẳng hạn như doanh nghiệp cho các nhân viên mới tham gia thành nhiều nhóm, thì bạn có thể thiết lập tài khoản để thêm người dùng hàng loạt.

Để thêm người dùng mới hàng loạt, bạn có thể chọn vào Cập nhật hàng loạt người dùng.

Lưu ý: Danh sách người dùng phải được viết trong file CSV, nếu không biết cách tạo bạn có thể tải xuống file mẫu của Google.

Như vậy, bạn đã thành công việc thêm người dùng trong Google Workspace. Trong quá trình thiết lập, nếu xảy ra vấn đề kỹ thuật khó giải quyết, bạn có thể liên hệ tới các chuyên gia của chúng tôi bằng cách nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Nên đăng ký giải pháp Google Workspace tại đâu?

Nhu cầu đăng ký Google Workspace ngày càng tăng cao khi giải pháp đang dần chứng minh được vai trò quan trọng của mình trong kỷ nguyên làm việc hybrid ngày nay. Không chỉ giúp người dùng và doanh nghiệp linh động hơn trong công việc mà hiệu suất làm việc cũng từ đó được cải thiện rõ rệt.

Được biết đến là đối tác cấp cao của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN là một trong những địa chỉ cung cấp các giải pháp Google Workspace uy tín hiện nay và đã được nhiều khách hàng doanh nghiệp công nhận.

Đội ngũ nhân viên có chuyên môn cao và được cấp chứng chỉ của Google chắc chắn sẽ đem đến cho bạn sự tư vấn chuyên sâu và chi tiết nhất. Đồng thời, mọi vấn đề đều sẽ được giải quyết nhanh chóng ngay sau khi liên hệ với chúng tôi.
Bên cạnh đó, chúng tôi luôn sẵn sàng hướng dẫn bạn cách sử dụng Google Workspace hiệu quả, chẳng hạn như cách thêm người dùng, quản lý người dùng, đồng thời túc trực 24/7 để giải quyết mọi vấn đề kỹ thuật phát sinh.

Hãy kết nối ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline 024.9999.7777 để được tư vấn chuyên sâu hơn về các gói giải pháp Google Workspace, cũng như được hướng dẫn chi tiết cách thêm người dùng nhanh chóng.