Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Quản lý dịch vụ
Việc sử dụng Email nội bộ luôn được xem là phương thức liên lạc đáng tin cậy nhất trong doanh nghiệp. Không chỉ là sự đảm bảo về tỷ lệ tiếp nhận thông tin mà đây còn là công cụ tăng cường vấn đề giao tiếp trong nội bộ tổ chức. Tìm hiểu cùng HVN Group ngay.
Email nội bộ là gì?
Email doanh nghiệp nội bộ là hệ thống mail được thiết kế để phục vụ cho việc sử dụng trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công cụ giao tiếp này cho phép nhân viên gửi và nhận thư cho trong hệ thống nội bộ công ty của mình, nhằm truyền đạt thông điệp nội dung trong thời gian cũng như đảo mọi thành viên đều được cập nhật.
Hệ thống email nội bộ giúp tăng cường vấn đề giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức, đồng thời đảm bảo các thông tin quan trọng đều được truyền đạt đến đối tượng đã xác định.
Bên cạnh đó, việc sử dụng email nội bộ đem lại sự tiện lợi cho các nhóm khi muốn tất cả thành viên trong team đều nhận được thư quan trọng từ khách hàng và đối tác, để từ đó cùng nhau đưa ra chiến lược hợp lý và hiệu quả. Về cách để tạo nhóm trên nền tảng Zoho nhằm mục đích gửi thư trong nội bộ phòng ban sẽ được hướng dẫn chi tiết sau.
Tại sao email nội bộ quan trọng với doanh nghiệp?
Email nội bộ được sử dụng như một kênh quan trọng và mang tính chiến lược đối với giao tiếp trong tổ chức. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về các lợi ích mà công cụ giao tiếp này được đánh giá cao như vậy.
Nội dung email nội bộ được ưu tiên
Nhìn chung, nhân viên đều nhận thức được việc giao tiếp qua email nội bộ có tầm quan trọng cao hơn so với tin nhắn được gửi qua các kênh liên hệ khác. Điều này có thể do đây là phương thức giao tiếp chính thức hơn, hoặc cũng có thể vì dễ dàng lưu trữ tham khảo trong tương lai.
Đối với giao tiếp nội bộ, email là công cụ tuyệt vời để sử dụng cùng với các kênh liên lạc khác, đặc biệt khi dẫn đầu về các cập nhật quan trọng, thông báo của công ty, thay đổi quy trình hoặc nhận thư từ khách hàng, đối tác – điều này sẽ được hướng dẫn chi tiết trong phần sau của bài viết.
Nhân viên sẽ ưu tiên mở nội dung được gửi vào email nội bộ vì nhận thức được sử quan trọng của nó, như vậy sẽ không bị bỏ nhỡ thông tin nào.
Phân khúc email dễ dàng
Sử dụng phân khúc đối tượng là một trong những cách dễ dàng nhất để tránh tình trạng quá tải trên nền tảng kỹ thuật số. Thư có thể được nhắm mục tiêu đến các nhóm nhân viên khác nhau dựa trên các thuộc tính như chức danh công việc hoặc vị trí làm việc.
Bằng cách này, khi đăng nhập vào email nội bộ, bạn sẽ nhận được những tin nhắn có liên quan, từ đó tăng được tỷ lệ độc và tương tác thông điệp của công ty.
Nắm bắt hiệu quả email nội bộ
Nếu gửi email bằng cách sử dụng một nhà cung cấp uy tín trên thị trường, Zoho chẳng hạn, bạn có thể theo dõi mức độ thành công của cuộc giao tiếp nội bộ. Điều này bao gồm dữ liệu như tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp vào nội dung email nội bộ.
Báo cáo có thể được tạo để cho biết các nhóm nhân viên khác nhau đang tương tác với email của bạn như thế nào. Những thông tin như vậy có thể giúp cung cấp thông tin cho các chiến dịch email trong tương lai, cũng như cải thiện chất lượng giao tiếp nội bộ trong tương lai.
Thúc đẩy sự ủng hộ của nhân viên với thương hiệu nội bộ
Tạo email hấp dẫn và thú vị gắn liền với thương hiệu nội bộ là một bước khởi đầu cho bất kỳ chương trình vận động nhân viên nào. Cùng với các kênh giao tiếp khác, email nội bộ là một công cụ tuyệt vời để sử dụng để chia sẻ thông điệp của công ty và đảm bảo sự “cộng hưởng” với nhân viên.
Khảo sát 2 chiều với email nội bộ
Phản hồi của nhân viên là điều cần thiết khi cải thiện các quy trình nội bộ của công ty. Bạn có thể nhúng các cuộc khảo sát xung quanh vào email nội bộ và chia sẻ trực tiếp với các nhân viên của mình. Điều này cho phép bạn nhận phản hồi trực tiếp về những gì đang được chia sẻ và tìm hiểu điều gì đang thực sự diễn ra trong nội bộ tổ chức.
Hướng dẫn chi tiết cách tạo group gửi email nội bộ trên Zoho
Nếu bạn muốn toàn bộ thành viên trong nhóm đều nhận được email gửi từ khách hàng, đối tác, việc tạo group trên Zoho để gửi email nội bộ trong công ty là cách tốt nhất. Hãy tiến hàng theo những bước dưới đây để tạo group gửi email.
– Bước 1: Bạn hãy tiến hành đăng nhập vào Admin Console tại địa chỉ mailadmin.zoho.com với user là quản trị viên (Admin).
– Bước 2: Nhấp vào chọn Group => Create.
– Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin nêu dưới đây:
- Group Name: tức là tên của nhóm
- Group Logo: logo riêng của nhóm
- Group Email Address: là email riêng của nhóm trong công ty. Ví dụ: với email nội bộ kythuat@hvn.com.vn được lập cho nhóm, bạn chỉ cần cung cấp địa chỉ mail này cho khách hàng và đối tác để khi họ gửi vào địa chỉ này, thì toàn bộ thành viên trong nhóm này đều nhận được thư.
- Group Description: mô tả tổng quan về nhóm.
- Who can send emails to the group?: chọn các Organization Members (chỉ người dùng trong tổ chức của bạn mới có thể gửi đến tài khoản email group này)
Sau khi hoàn thành các thông tin trên, bạn hãy bấm vào nút Proceed.
– Bước 3: Đây là bước để thêm người dùng vào Group để họ có thể đăng nhập vào email nội bộ. Điều này được thực hiện bằng cách chọn Add như hình dưới:
- Tùy chọn 1: Tìm kiếm và thêm người dùng thuộc tổ chức.
>> Tiếp theo, hãy nhấp vào Add để thêm người dùng bạn muốn thêm vào email nội bộ.
- Tùy chọn 2: Thêm người dùng bên ngoài tổ chức bằng cách thêm địa chỉ email của họ vào.
>> Hãy bắt đầu với việc điền email muốn thêm vào nhóm.
>> Tiến đến phần Role để cấp quyền cho người dùng.
>> Sau khi hoàn tất việc thiết lập, chọn Create Group để hoàn tất quá trình tạo nhóm.
Như vậy bạn đã hoàn thành việc tạo nhóm gửi email nội bộ trong các phòng ban tổ chức trên nền tảng Zoho Workplace. Nếu xảy ra vấn đề nào trong cách đăng nhập và quá trình thiết lập, hãy bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để các nhân viên kỹ thuật của chúng tôi nhanh chóng hỗ trợ.[/ux_text]
Đoạn kết
Việc sử dụng email nội bộ hiệu quả mang đến cho doanh nghiệp nhiều lợi ích đáng kể trong công việc và vấn đề cộng tác. Trong trường hợp bạn có thắc mắc liên quan đến vấn đề này hoặc có nhu cầu tư vấn chi tiết về cách sử dụng Zoho Workplace hiệu quả, hãy kết nối ngay với HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline CSKH: 024.9999.7777 để được đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp của chúng tôi tư vấn.
