Hướng dẫn tạo bộ lọc thư đến trên email Google Workspace

Việc tạo bộ lọc thư giúp bạn tiết kiệm thời gian trong Gmail thuộc hệ sinh thái Google Workspace vì điều đó có nghĩa người dùng không phải thực hiện mọi hành động theo cách thủ công mỗi khi email được gửi đến hộp thư. Điều này làm giảm sự lộn xộn trong hộp thư đến và làm cho lượng email lớn của nhóm dịch vụ khách hàng trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Việc tạo bộ lọc thư trong Google Workspace chỉ tốn ít thời gian nhưng có thể nâng cao năng suất một cách đáng kể. Đối với các nhóm dịch vụ khách hàng muốn tiếp tục sử dụng Gmail, bộ lọc là điều bắt buộc.

Các bộ lọc nên có trong Google Workspace

Có một số bộ lọc bắt buộc phải có trong Gmail để bạn tiết kiệm thời gian và công sức. Chẳng hạn, thay vì phải xóa thủ công email spam, người dùng có thể tạo bộ lọc thư cho việc đó.

Tự động xóa email spam

Nếu một email bị đánh dấu là spam, bạn có thể tạo bộ lọc thư để yêu cầu Gmail tự động xóa email đó để hộp thư đến không bao giờ bị tấn công bởi thư rác.

Chỉ cần một vài thao tác đơn giản trong giao diện Gmail, người dùng đã có thể giải phóng không gian quý giá của hộp thư đến sau khi tất cả các email được đánh dấu là spam sẽ tự động bị xóa.

Tự động áp dụng nhãn cho email

Việc áp dụng nhãn là điều cần thiết và quan trọng đối với việc sắp xếp và quản lý hộp thư đến Gmail. Bạn hoàn toàn có thể tạo bộ lọc thư để việc gắn nhãn được áp dụng tự động. Như vậy, hộp thư không chỉ trở nên có tính khoa học và dễ quản lý hơn, mà người dùng còn tiết kiệm được đáng kể thời gian.

Đánh dấu email là đã đọc

Đôi khi trong Gmail, bạn không muốn xóa một email nhưng thực sự không cần thiết phải đọc nó. Để giúp lượng tin nhắn chưa đọc đạt đến con số không trong hộp thư đến, bạn có thể tự động đánh dấu các email là đã đọc để chúng không hiển thị trong các email chưa đọc, nhưng bạn không cần phải thực sự đọc chúng.

Tự động chuyển tiếp email

Trong hộp thư đến Gmail, người dùng có thể nhận được các email có liên quan đến một người nhận cụ thể và bạn muốn chuyển tiếp một nhiệm vụ cho họ. Ví dụ, bạn có thể nhận được thông báo về yêu cầu khách hàng mới và muốn giao nhiệm vụ chăm sóc khách hàng này cho một người cụ thể.

Trong trường hợp này, bạn cần tạo bộ lọc thư để tự động chuyển tiếp email trong Gmail một cách nhanh chóng.

Cách tạo bộ lọc thư đến trên Google Workspace

Khi số lượng thư nhận được hàng ngày khá nhiều, bạn có thể sẽ bỏ qua một vài email quan trọng do quá tải trong việc kiểm soát email. Lúc này, việc thiết lập và tạo bộ lọc thư dựa trên tiêu đề, người gửi, từ khóa,…là điều cần thiết, như vậy email mới sẽ tự động được sắp xếp theo những gì đã được thiết lập trước đó. Dưới đây chính là hướng dẫn chi tiết cách thiết lập bộ lọc với Google Workspace.

Bước 1: Cài đặt bộ lọc bằng cách chọn vào hình răng cưa nằm ở bên góc phải.

Bước 2: Nhấp vào chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt.

Bước 3: Người dùng nhấp vào Bộ lọc và địa chỉ bị chặn.

Bước 4: Việc tạo bộ lọc thư tiếp tục với Tạo bộ lọc mới.

Bước 5: Tiến hành tạo danh mục cho bộ lọc với các mục sau:

• Từ: Địa chỉ người gửi
• Tới: Địa chỉ người nhận
• Chủ đề: Tiêu đề email
• Có các từ: Đặt từ khóa cho bộ lọc, đây là phần quan trọng nhất
• Kích thước: Đặt giới hạn dung lượng email nằm trong khoảng bao nhiêu MB

Bước 6: Chọn tùy chọn mà bạn muốn bộ lọc thư thực hiện:

• Bỏ qua hộp thư đến (Lưu trữ thư): Thư cần lọc không xuất hiện tại hộp thư đến mà sẽ được chuyển thẳng tới thư mục đã được tạo mới.
• Đánh dấu là đã đọc: Thư cần lọc không quan trọng và người dùng không cần thiết phải đọc.
• Gắn dấu sao: Tất cả các thư được lọc đều sẽ được gắn dấu sao (Tức là thư quan trọng).
• Chuyển tiếp: Chuyển tiếp các thư được lọc tới địa chỉ chuyển tiếp, người dùng cần thêm địa chỉ chuyển tiếp email trong phần
• Chuyển tiếp và POP/IMAP của phần Cài đặt Gmail.
• Xóa cuộc trò chuyện: Thư được lọc không quan trọng đối với người dùng và có thể xóa.
• Không bao giờ gửi thư này tới thư rác: Những thư được lọc sẽ không bị tự động gửi vào phần spam.
• Luôn đánh dấu là quan trọng hoặc Không bao giờ đánh dấu là quan trọng: Các thư gửi đến để lọc được/không được đánh dấu quan trọng (Gmail sẽ tự động đánh dấu một email nào đó là quan trọng hay không dựa trên yếu tố là các tệp đính kèm, người gửi, người nhận,…, người dùng có thể điều chỉnh việc đánh dấu tự động của Gmail bằng tùy chọn này).

• Áp dụng nhãn: Bạn có thể tạo nhãn cho bộ lọc bằng cách nhấn vào Chọn nhãn -> Nhãn mới.

• Hãy nhập tên cho nhãn mới: Sau khi đã tạo xong nhãn mới, bạn đặt tên và nhấn vào Tạo.

Bước 7: Hoàn tất tạo bộ lọc thư.

Sau khi đã lựa chọn xong các tùy chỉnh nêu trên, cuối cùng người dùng tiến hành nhấn vào Tạo bộ lọc.

Như vậy, bạn đã hoàn thành tạo bộ lọc thư với Google Workspace để có thể tiện lợi hơn trong việc kiểm soát số lượng thư đến trong Gmail người dùng.

Việc tạo bộ lọc thư là một trong số những mẹo để bạn có thể sử dụng Google Workspace hiệu quả hơn, từ đó nâng cao khả năng làm việc. Để được cung cấp thêm nhiều tip sử dụng, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0.

Không chỉ biết đến là địa chỉ cung cấp các giải pháp Google Workspace uy tín trên thị trường Việt Nam và được nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ tin tưởng, chúng tôi còn cung cấp cho bạn sự tư vấn nhiệt tình đến từ đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực. Mọi câu hỏi và vấn đề có liên quan đều sẽ nhanh chóng được giải quyết.

Đồng thời, dưới góc nhìn của chuyên gia, doanh nghiệp nhận được sự tư vấn về chiến lược áp dụng chuyển đổi số cho tổ chức, cách sử dụng hiệu quả và loại giải pháp phù hợp.

Do đó, hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024.9999.7777, để không chỉ nhận được hướng dẫn cách tạo bộ lọc thư trong Gmail mà còn được tư vấn chi tiết nhất về cách sử dụng Google Workspace hiệu quả.