Hướng dẫn sử dụng Outlook Web từ A – Z dễ dàng nhất

Những người mới bắt đầu chắc chắn sẽ cần phải nắm vững toàn bộ những hướng dẫn sử dụng Outlook Web chi tiết từ A-Z mà HVN Group chia sẻ. Cùng khám phá cách sử dụng tối đa ứng dụng email mạnh mẽ này của Outlook để quản lý hộp thư đến, gửi email và sắp xếp lịch trình hiệu quả. Tìm hiểu bài viết dưới đây ngay.

HVN Group – Đối tác ủy quyền dịch vụ Outlook Web tại Việt Nam

Là một trong những đơn vị tiên phong hàng đầu cung cấp dịch vụ Outlook Web bản quyền, HVN Group đã có cơ hội trở thành đối tác trực tiếp của Microsoft tại Việt Nam. Chính vì vậy, người dùng đặc biệt là các cá nhân, doanh nghiệp hay tổ chức sẽ không gặp nhiều khó khăn trong công tác đăng ký tài khoản Microsoft 365 trực tiếp với hãng.

• Xem xác nhận đối tác ủy quyền tại: https://go.hvn.vn/doi-tac-microsoft

Với hơn 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực, chúng tôi tự tin sẽ đem đến cho người dùng dịch vụ Microsoft 365 chất lượng với mức giá hợp lý nhất. Đặc biệt nếu người dùng đăng ký tài khoản duy nhất trong tháng này sẽ nhận được chương trình ưu đãi:

• Giảm giá lên tới 60% các gói đăng ký Microsoft 365 Business 
• Miễn phí 1 tháng dùng thử duy nhất để khách hàng có thể trải nghiệm.
• Miễn phí gói chuyển đổi dữ liệu tốt nhất với mức giá 0đ.

Chương trình chỉ áp dụng dành riêng cho khách hàng đăng ký mới, để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất người dùng chỉ cần click chọn vào nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Outlook Web là gì?

Outlook Web được biết đến là phần mềm email chuyên nghiệp của Microsoft được hoạt động trên nền tảng đám mây trực tuyến. Điều này đồng nghĩa với việc người dùng sẽ không cần tiến hành cài đặt ứng dụng về máy mà có thể sử dụng trực tiếp trên nền tảng internet. So với phiên bản app được cài đặt về máy tính thì Outlook web được nhiều người dùng lựa chọn hơn cả vì những ưu điểm như làm việc linh hoạt, tiết kiệm bộ nhớ thiết bị, sao lưu dữ liệu tự động.

Nếu người dùng đã từng trải nghiệm công cụ Outlook Web chắc hẳn sẽ dễ dàng đánh giá được những tính năng mà phần mềm này đang sở hữu:

• Gửi và nhận thư điện tử chuyên nghiệp kết hợp giữa khả năng lên lịch và thu hồi email nhanh chóng.
• Thêm danh bạ thường xuyên liên hệ với đầy đủ các thông tin chi tiết.
• Tạo email nhóm để dễ dàng trao đổi thông tin và thống nhất dữ liệu.
• Thêm lịch làm việc cá nhân, lịch làm việc nhóm để dễ dàng sắp xếp và theo dõi.
• Kết hợp tổ chức cuộc họp trực tuyến trên Teams để làm việc, trò chuyện với tối đa 300 thành viên.
• Kết hợp sử dụng Access để quản lý hệ thống dữ liệu doanh nghiệp an toàn.
• Tích hợp với đa dạng các công cụ khác như Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, SharePoint…

Để hiểu rõ hơn về cách thức ứng dụng Outlook Web đối với người dùng hiện nay, tiếp đến chúng tôi sẽ chia sẻ về những hướng dẫn cụ thể cách sử dụng công cụ này hiệu quả nhất. 

Hướng dẫn từ A – Z cách sử dụng Outlook Web Office 365

Nếu người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng Outlook Web như thế nào cho hiệu quả thì hãy tham khảo ngay hướng dẫn bên dưới của chúng tôi. Lưu ý, hướng dẫn được thực hiện với phiên bản Outlook 365 mới nhất trên hệ điều hành Windows.

Outlook Web login

Để có thể truy cập vào Outlook Web, trước tiên người dùng cần phải tiến hành login email trên nền tảng trực tuyến. Quá trình đăng nhập diễn ra rất nhanh chóng và dễ dàng, do đó người dùng chỉ cần thao tác thực hiện với các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Trên thanh công cụ tìm kiếm của thiết bị có thể là Chrome, Edge hay Cốc Cốc… người dùng truy cập vào địa chỉ đường link – Outlook.com.

– Bước 2: Lúc này, giao diện trực tuyến của Outlook Web sẽ hiển thị, người dùng có thể tham khảo các tin tức liên quan đến phần mềm này trên trang web. Để tiến hành truy cập chỉ cần click chọn nút Đăng nhập màu xanh đang hiển thị bên cạnh nút Tạo tài khoản miễn phí.

– Bước 3: Giao diện đăng nhập sẽ hiển thị, tại đây người dùng sẽ nhập địa chỉ email với tên miền riêng đã đăng ký trước đó vào ô trống > sau đó click chọn Tiếp theo.

– Bước 4: Hệ thống chuyển sang bước tiếp theo để người dùng nhập mật khẩu Outlook Web vào ô trống sau đó click chọn Đăng nhập.

– Bước 5: Hoàn tất.

Với 05 bước thực hiện trên đây, người dùng đã thực hiện thành công Outlook Web login trên thiết bị. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng phần mềm này với những tính năng từ cơ bản đến nâng cao.

Tạo email mới

Nếu người dùng muốn soạn một email với trong Outlook Web để gửi tới một hoặc nhiều người dùng thì có thể tham khảo ngay các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Trên giao diện chính của Outlook, tại mục Trang chủ người dùng click chọn vào Thư mới.

– Bước 2: Ngay sau đó, một hộp thư mới sẽ xuất hiện và người dùng chỉ cần nhập đầy đủ những thông tin yêu cầu bao gồm địa chỉ người nhận, tiêu đề thư, nội dung email và tệp đính kèm nếu có.

– Bước 3: Click chọn Gửi để hoàn tất. Ngoài ra, người dùng cũng có thể lên lịch gửi bằng cách click chọn vào dấu V bên cạnh nút Gửi > sau đó chọn Lên lịch > điền thời gian mong muốn.

– Bước 4: Nếu người dùng muốn Outlook Web recall email thì chỉ cần click chọn vào nút Hoàn tác ngay ở góc dưới cùng bên trái màn hình. Tính năng này chỉ có hiệu lực trong vòng 10s do đó người dùng cần phải thao tác nhanh chóng.

Với 04 bước thực hiện được chúng tôi gợi ý như trên, người dùng đã tạo thành công email mới trên Outlook Web đồng thời lên lịch và thu hồi thư nhanh chóng. Tiếp đến, nếu người dùng muốn email gửi đi trở nên chuyên nghiệp hơn có thể tham khảo ngay tính năng thêm chữ ký được chúng tôi gợi ý bên dưới.

Thêm chữ ký

Bất cứ người dùng nào khi sử dụng Outlook Web là công cụ trao đổi thông tin với khách hàng hoặc đối tác đều không thể thiếu đi chữ ký. Do đó, người dùng có thể thêm chữ ký vào phần mềm email này một cách dễ dàng với các bước thực hiện như sau:

– Bước 1: Truy cập mục cài đặt ở góc trên cùng bên phải của giao diện màn hình Outlook Web.

– Bước 2: Cửa sổ cài đặt sẽ hiển thị, tại đây người dùng chỉ cần chọn vào mục Thư > tiếp đến chọn Thảo và trả lời.

– Bước 3: Tiến hành thêm chữ ký mới hoặc chỉnh sửa chữ ký đang áp dụng theo ý muốn.

– Bước 4: Lựa chọn các tùy chỉnh cho chữ ký bằng cách di chuyển con trỏ chuột xuống bên dưới.

– Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất những thay đổi mà người dùng đã thực hiện ở các bước trên.

Với 05 bước thực hiện như hướng dẫn bên trên, người dùng đã tạo chữ ký thành công trên phần mềm Outlook Web. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách bổ sung thêm danh bạ liên hệ và quản lý lịch làm việc dễ dàng trên chính nền tảng này.

Thêm danh bạ

Cách tốt nhất để người dùng không phải ghi nhớ các địa chỉ email thường xuyên liên hệ chính là thêm vào mục danh bạ. Bằng cách này, người dùng chỉ cần nhấn @ kèm tên là sẽ hiện ra địa chỉ email của người nhận. Để có thể thêm danh bạ trong Outlook Web, người dùng có thể tham khảo các bước thao tác thực hiện như sau:

– Bước 1: Ở thanh công cụ bên trái màn hình, người dùng click chọn vào biểu tượng People > tiếp đến chọn vào Liên hệ mới.

– Bước 2: Một cửa sổ mới sẽ hiển thị, tại đây người dùng chỉ cần bổ sung các trường thông tin yêu cầu như tên, email, số điện thoại, công ty, ghi chú và ảnh đại diện.

– Bước 3: Click chọn Lưu để hệ thống xác nhận thêm địa chỉ liên hệ này vào trong danh bạ.

Như vậy, người dùng đã có thể thêm liên hệ vào danh bạ trong Outlook Web dễ dàng. Từ đó, việc thao tác soạn email sẽ trở nên nhanh chóng hơn bao giờ hết.

Quản lý lịch làm việc

Một tính năng nữa mà người dùng cũng không nên bỏ qua khi sử dụng Outlook Web chính là quản lý lịch làm việc cho cả cá nhân và tổ chức. Bằng cách này, người dùng có thể chủ động sắp xếp thời gian một cách hợp lý nhất.

– Bước 1: Click chọn vào biểu tượng lịch ở góc bên trái màn hình hiển thị Outlook > sau đó người dùng sẽ chọn vào Sự kiện mới.

– Bước 2: Một giao diện mới sẽ hiển thị để người dùng bổ sung đầy đủ các thông tin liên quan đến lịch làm việc muốn thiết lập như thời gian, địa điểm, cách thức tham dự, người tham gia…

– Bước 3: Click chọn Lưu để hoàn tất và thêm sự kiện vào lịch làm việc trên Outlook Web.

Với 03 bước thực hiện trên đây, người dùng đã thêm thành công sự kiện hay còn gọi là quản lý lịch làm việc trên Outlook Web.

Phần kết

Trên đây là những chia sẻ thực tế của chúng tôi để hỗ trợ người dùng cách sử dụng Outlook Web dễ dàng nhất. Nếu người dùng cần sự trợ giúp, vui lòng liên hệ đến HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 qua đầu số quen thuộc là Hotline CSKH: 024.9999.7777.