Hướng dẫn sử dụng chức năng lọc mail (email filtering) trong Zoho Mail

Email filtering hay lọc email là một phương pháp đã được thử nghiệm và chứng minh tính hiệu quả trong việc loại bỏ thư spam, cũng như khẳng định được vai trò quan trọng trong hoạt động an ninh mạng của doanh nghiệp. Bộ lọc thư rác cho email sẽ phân tích thư đến để tìm nội dung thư rác hoặc lừa đảo và di chuyển những email đó vào một thư mục riêng.

Một số nhà cung cấp email, cụ thể là Zoho, có cung cấp sẵn tính năng này cho người dùng, vì thế chỉ cần hiểu được bản chất và cách sử dụng là bạn đã có thể tăng thêm một lớp bảo mật cho tài khoản mail của mình.

Chức năng Email filtering giúp loại bỏ nỗi phiền toái của người dùng khi phải phân loại quá nhiều thư spam, đồng thời giảm nguy cơ nhấp vào các link hoặc tệp đính kèm lừa đảo và độc hại. Do đó, tính năng lọc email hiệu quả là một khía cạnh quan trọng trong an ninh mạng email của doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của Email filtering services đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có khả năng trở thành đối tượng tấn công trên không gian mạng của tin tặc. Mặc dù các cuộc tấn công mạng đã trở thành một thực tế đáng tiếc kể từ khi Internet ra đời, nhưng đại dịch COVID-19 đã gây ra sự gia tăng nghiêm trọng trong phạm vi hoạt động và cách thức tấn công của tin tặc.

Nhiều công ty trên toàn thế giới đã buộc phải cho phép nhân viên làm việc tại nhà, điều này dẫn đến việc tăng cường cộng tác và liên lạc trực tuyến giữa các thành viên trong nhóm – thậm chí khi chưa sẵn sàng triển khai các biện pháp an ninh mạng cần thiết. Tội phạm mạng lợi dụng sự bất ổn này bằng cách thăm dò các tổ chức để tìm điểm yếu trong bảo mật trực tuyến.

Một trong những nơi phổ biến nhất để tội phạm mạng giăng bẫy doanh nghiệp là email. Phần mềm độc hại, bao gồm cả phần mềm tống tiền, có thể được ẩn trong các liên kết hoặc tệp đính kèm trong email lừa đảo, nhằm khiến nhân viên mở chúng ra với lý do giả mạo. Điều quan trọng đối với bảo mật doanh nghiệp là nhân viên trong công ty cần được đào tạo về các phương pháp bảo mật email tốt nhất và thiết lập các dịch vụ Email filtering để giảm rủi ro.

Vậy chức năng lọc email mang đến cho người dùng nói riêng và doanh nghiệp nói chung những lợi ích gì?

• Bảo mật an toàn: Với sự hỗ trợ của tính năng này, rủi ro bảo mật có thể giảm do người dùng nhận được các email đã trải qua nhiều lớn kiểm duyệt thư rác. Hơn nữa, các bộ lọc email spam cũng loại bỏ những thư có chứa phần mềm độc hại và bị nhiễm virus, đồng thời bảo vệ an ninh cho người dùng.
• Tiết kiệm thời gian: Theo thống kê, người dùng thông thường phải lọc ra 20% email quan trọng trong số 80% thư lộn xộn, điều này tiêu tốn khá nhiều thời gian của nhân viên. Bằng cách sử dụng Email filtering để lọc các email quan trọng và chuyển các thư rác vào folder spam, bạn có thể tiết kiệm đáng kể quỹ thời gian và duy trì hoạt động kinh doanh bằng cách hợp lý hóa hộp thư đến của mình.
• Tăng năng suất làm việc: Công cụ này còn tạo điều kiện tăng năng suất làm việc của người dùng bằng cách loại bỏ các email không mong muốn. Trong một số trường hợp nhất định, người dùng có thể thiết lập các tiêu chuẩn để phân chia thư rác trong email. Cách này sẽ hỗ trợ bạn giảm thiểu sự mất tập trung hoặc lãng phí thời gian, đồng thời giữ cho hộp thư đến luôn sạch sẽ, gọn gàng và tạo điều kiện cải thiện hiệu quả công việc.

Các loại Email filtering phổ biến

Tính năng chặn thư rác khá đa dạng, tùy theo nhu cầu của người sử dụng. Một số bộ lọc xác định chính xác các dấu hiệu thư rác, một số lọc ra các địa chỉ email đã bị chặn, trong khi một số khác xem xét kỹ lưỡng nội dung của các email gửi đến để xác định mức độ liên quan của chúng với tổ chức của bạn.

Người dùng có thể đặt tham số của hệ thống lọc email cho phù hợp với hướng đi của doanh nghiệp mình. Với tính năng Email filtering trong tài khoản Zoho Mail, bạn có thể đặt điều kiện cụ thể để tiến hành lọc và phân loại thư đến, thư đi. Vấn đề này sẽ được hướng dẫn chi tiết hơn trong phần sau của bài viết.

Bộ lọc nội dung hoặc câu từ

Bộ lọc nội dung hoặc từ ngữ tiến hành kiểm tra phần thân của email để tìm nội dung spam. Loại bộ lọc này phân tích các lựa chọn từ và cú pháp để xác định tính xác thực của email. Chúng phát hiện các dấu hiệu cho thấy email có thể được viết bởi bot và quét các từ hoặc cụm từ thường được sử dụng trong email lừa đảo. Nếu Email filtering phát hiện ra email có vẻ đáng ngờ, tính năng sẽ lọc nó vào thư mục spam.

Email filtering qua tiêu đề

Loại lọc thư này sẽ kiểm tra tiêu đề email để biết các thông tin như địa chỉ người nhận, địa chỉ người gửi và các điểm dừng của email tại các server. Điều này giúp xác định xem thư có đến từ bất kỳ địa chỉ email nào của kẻ gửi spam đã biết hay không hoặc có dấu hiệu của thư rác, chẳng hạn địa chỉ email đã bị loại bỏ.

Bộ lọc email dựa trên danh tiếng

Chức năng Email filtering này cố gắng ngăn chặn thư rác hoặc cho phép email hợp pháp được gửi đến bằng cách lọc ra những người gửi thư rác đã được xác định hoặc phê duyệt những người gửi đáng tin cậy dựa trên database về mức độ uy tín. Danh sách chặn (RBL) là danh sách tên miền, URL và các địa chỉ IP đã được phân tích và coi là mối đe dọa bảo mật có thể xảy ra.

Ngoài những loại trên, Email filtering còn được tiến hành dựa trên blacklist, bộ quy tắc được xác định rõ ràng hay dựa trên những quyền đã được chấp thuận trước từ hai bên.

Sử dụng chức năng Email filtering trong Zoho Mail

Tính năng lọc email trên Zoho Mail có chức năng lọc những email gửi đi hoặc được gửi đến dựa theo theo tên miền, người gửi, nội dung – subject vào 1 folder nào mà người dùng mong muốn, từ đó loại bỏ được những email có nội dung hoặc tệp đính kèm độc hại cũng như làm gọn gàng hộp thư của người dùng.

Chẳng hạn, bạn muốn lọc email của tên miền zoho.com vào folder Zoho, nhằm mục đích tất cả các email có đuôi là @zoho.com sau này sẽ tự động hiển thị trong folder Zoho thay vì hiển thị trong thư mục Inbox.

Trước khi tiến hành áp dụng tính năng Email filtering trong nền tảng Zoho Mail, người dùng cần đi tới Email Settings -> Chọn Bộ lọc để tạo theo dự định.

Tạo bộ lọc Đến mới (Incoming email)

Để dễ dàng hình dung về cách sử dụng Email filtering đối với các thư được gửi đến, chúng ta lấy ví dụ là tạo bộ lọc tất cả các email gửi đến từ email welcome@zoho.com được chuyển đến folder Zoho.

– Bước 1: Hãy đặt tên cho bộ lọc và cung cấp dòng mô tả trong trường hợp cần tham khảo trong tương lai.

– Bước 2: Chọn loại điều kiện cho bộ lọc.

Dưới đây là 4 tùy chọn loại điều kiện để thiết lập cho Email filtering mà Zoho Mail cung cấp cho bạn:

• AND (Tất cả điều kiện) – Chỉ khi các email gửi đến đáp ứng được tất cả các điều kiện được cung cấp, thao tác ưu tiên sẽ được thực hiện.
• OR (Tất cả các điều kiện này) – Ngay cả khi các email gửi đến đáp ứng được một trong các điều kiện bạn đã cung cấp, thao tác ưu tiên vẫn sẽ được thực hiện.
• Advanced (Các điều kiện nâng cao) – Người dùng có thể kết hợp cả hai loại điều kiện AND và OR, trong một điều kiện duy nhất, cho thao tác được ưu tiên.
• No Condition (Không có điều kiện) – Khi chọn loại điều kiện này cho Email filtering, tất cả các email nhận được sẽ phải trải qua thao tác ưu tiên.

– Bước 3: Cung cấp điều kiện cho bộ lọc. Tại ví dụ này, chúng ta lần lượt chọn “Từ” >> “Chứa” >> “welcome@zoho.com”.

– Bước 4: Tiếp tục với mục Thao tác bằng cách chọn “Chuyển đến thư mục” >> “ZOHO” (folder đã được tạo trước đó) >> Nhấp vào Lưu

Tạo bộ lọc Đi mới (Outgoing email)

Tương tự như khi thực hiện với Incoming email, tại ví dụ này, chúng ta cùng tạo Email filtering để tất cả các email gửi đến địa chỉ welcome@zoho.com sẽ tự động BCC cho bộ phận hành chính có địa chỉ mail là hanhchinh@hvn.com. Lúc này, bạn đặt tên bộ lọc là “BCC cho Bộ phận hành chính”, chọn điều kiện lần lượt là “Đến” >> “Chứa” >> “welcome@zoho.com”, sau đó chọn thao tác “Tự động Cc” >> “Hành chính HVN”.

*Lưu ý khi chọn loại điều kiện phù hợp:

• OR (Tất cả các điều kiện này) – Các thao tác được xử lý ngay cả khi một trong các điều kiện phù hợp.
• AND (Tất cả điều kiện) – Các thao tác chỉ được xử lý nếu tất cả các điều kiện được chỉ định phù hợp.
• No Condition (Không có điều kiện) – Các thao tác được xử lý cho tất cả thư đi, bất kể điều kiện có khớp hay không.

Trong quá trình thiết lập chức năng Email filering cho tài khoản Zoho Mail, nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề kỹ thuật khó giải quyết hoặc có bước tiến hành nào chưa hiểu rõ, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ kỹ thuật nhiều năm kinh nghiệm của chúng tôi hỗ trợ bạn.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Lời kết

Hy vọng những thông tin nêu trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện nhất về tính năng Email filtering, tầm quan trọng của nó đối với tính an toàn của doanh nghiệp, đồng thời hiểu được cách sử dụng tính năng cho tài khoản Zoho Mail của mình. Trong quá trình tìm hiểu về chức năng lọc email này, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi liên quan nào cần được giải đáp hoặc có nhu cầu đào sâu hơn vào dịch vụ email của Zoho, vui lòng liên hệ với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ.