Hướng dẫn sử dụng chức năng Email forwarding trong hosting cPanel

Email forwarding được hiểu là chuyển hướng các thư đến từ một địa chỉ thư này sang một địa chỉ thư khác. Trong chủ đề lần này, HVN sẽ hướng dẫn sử dụng chức năng Email forwarding trong hosting cPanel cho bạn, ngoài ra còn có những thông tin đáng chú ý liên quan đến chuyển tiếp email. Đọc hiểu toàn bộ ngay.

Email forwarding là gì?

Email forwarding cho phép người dùng tự động gửi lại tất cả các email nhận được từ hộp thư đến này sang hộp thư đến khác. Nếu có nhiều địa chỉ email cho doanh nghiệp của mình, bạn nên tiến hành chuyển tiếp tất cả thư đến một tài khoản. Do đó, nếu có địa chỉ email sales@example.com, service@example.com và support@example.com, thì tất cả chúng đều có thể được gửi đến một tài khoản cụ thể, chẳng hạn như customerservice@example.com.

Với các doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số, việc email forwarding Outlook 365 hoặc email forwarding Google Workspace là thao tác cần phải nắm rõ và được thực hiện hàng ngày để đảm bảo về chất lượng làm việc trên môi trường trực tuyến. Bạn cũng có thể tiến hành chuyển tiếp thông qua cPanel hoặc trên trang đăng nhập hosting webmail.

cPanel cho phép người dùng tạo hai loại chuyển tiếp email: chuyển tiếp tài khoản email (Email Account Forwarders) và chuyển tiếp tên miền (Domain Forwarders).

10 lý do để thực hiện email forwarding

Trong bối cảnh một doanh nghiệp cần phải quản lý nhiều đội nhóm, dự án và khách hàng, việc áp dụng phương pháp email forwarding dù là trên Google, Outlook hay cPanel đều có thể giúp tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất công việc.

Dưới đây là 10 lý do khiến doanh nghiệp cần tiến hành chuyển tiếp email ngay lập tức:

• Hợp nhất nhiều tài khoản: Nếu người dùng có nhiều tài khoản email, việc forwarding email sẽ hỗ trợ mọi người tập trung vào nhiệm vụ của mình hơn.
• Truy cập email công việc trên thiết bị cá nhân: Nhiều người sử dụng thiết bị cá nhân của mình như một công cụ làm việc. Điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng có thể hữu ích để truy cập email công việc. Bằng cách chuyển tiếp email công việc đến tài khoản cá nhân, họ có thể dễ dàng kiểm tra tin nhắn trong khi đang di chuyển.
• Địa chỉ phân chia theo vai trò: Nếu người dùng đang làm việc ở nhiều vị trí, và ngược lại, nếu nhiều người đảm nhận cùng một dự án, thì việc tập trung tất cả thư vào đúng địa chỉ sẽ hợp lý hơn. Giả sử, mọi việc liên quan đến hỗ trợ khách hàng sẽ được gửi đến support@axample.com và được chuyển tiếp đến email cá nhân.
• Sao lưu email quan trọng: Bằng cách sử dụng tính năng email forwarding để chuyển hướng thư sang một tài khoản khác, người dùng có thể tạo bản sao lưu, an toàn hơn nhiều trong trường hợp tài khoản chính bị hack hoặc bị xóa.
• Lọc các email không mong muốn: Một số người dùng có thể muốn thiết lập quy tắc để chỉ chuyển tiếp một số loại email nhất định sang tài khoản khác. Ví dụ, email từ những người gửi cụ thể hoặc email có từ khóa nhất định. Điều này có thể giúp họ lọc ra các chủ đề và thư rác không liên quan.
• Lưu trữ email cũ: Người dùng có thể muốn chuyển tiếp email cũ của mình sang một tài khoản khác. Đây là một cách để lưu trữ chúng. Điều này khá hữu ích trong trường hợp cần tham khảo lại các email cũ nhưng tránh làm lộn xộn tài khoản chính.
• Tách biệt email công việc và email cá nhân: Đôi khi, người dùng có nhu cầu tách biệt email công việc và email cá nhân. Bằng cách email forwarding đối với nội dung liên quan công việc đến một tài khoản riêng, bạn có thể tách biệt cuộc sống cá nhân và công việc của mình, ngay cả khi bạn là doanh nghiệp start up.
• Chia sẻ email với khách hàng hoặc đối tác: Nếu người dùng đang làm việc với khách hàng hoặc đối tác, họ có thể muốn chuyển tiếp các email quan trọng tới đối tác đó để họ có quyền truy cập đầy đủ vào cùng một thông tin.
• Chuyển tiếp email sang một dịch vụ thư khác: Bạn có thể đang sử dụng dịch vụ email khác, chẳng hạn như Microsoft Outlook, Google Mail hoặc Yahoo Mail. Bằng cách email forwarding tới các dịch vụ này, bạn có thể sử dụng ứng dụng email của công ty trên ứng dụng thư ưa thích của mình.
• Tự động trả lời email: Người dùng có thể muốn thiết lập quy tắc để tự động chuyển tiếp một số email nhất định sang tài khoản khác. Cùng với đó, họ có thể thiết lập một phản hồi được xác định trước. Việc này khá hữu ích trong việc xử lý các câu hỏi hoặc yêu cầu phổ biến mà không cần phải trả lời thủ công từng email một cách tốn thời gian.

Một số lưu ý để đảm bảo email forwarding an toàn

Khi thực hiện chuyển tiếp email, điều quan trọng là phải đảm bảo dữ liệu được an toàn. Một số phương pháp hiệu quả để bạn có thể bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp có thể kể đến:

• Sử dụng mật khẩu mạnh và bật xác thực hai yếu tố: Dù là tiến hành chuyển tiếp email trên Gmail, Outlook hay cPanel, bạn cần đảm bảo sử dụng mật khẩu mạnh cho tài khoản của mình, đồng thời bật xác thực hai yếu tố. Điều này sẽ giúp ngăn chặn truy cập trái phép vào tài khoản và các email đang được chuyển tiếp.
• Không chuyển tiếp thông tin bí mật: Hãy chú ý đến loại thông tin được chuyển hướng và tránh chuyển các thư có chứa thông tin bí mật của doanh nghiệp, đồng thời không chia sẻ dưới dạng dữ liệu cá nhân hoặc tài chính cho người nhận trái phép.
• Sử dụng tính năng lọc email và quy tắc để quản lý email: Người dùng cần lưu ý thiết lập các quy tắc để lọc email, bằng cách đó bạn chỉ thực hiện email forwarding với những nội dung cần thiết. Điều này giúp bạn tránh chuyển hướng các thư không mong muốn và giữ cho hộp thư đến luôn ngăn nắp.
• Theo dõi chuỗi email: Khi bạn chuyển tiếp một email nó có thể là một phần của chuỗi email dài hơn. Do đó, hãy lưu ý theo dõi chủ đề và chuyển tiếp tất cả các tin nhắn có liên quan. Điều này đảm bảo rằng người nhận có tất cả thông tin cần thiết.
• Kiểm tra định dạng email: Khi email forwarding, việc kiểm tra định dạng là điều cần thiết. Bạn nên chắc chắn rằng thư chuyển tiếp trông chuyên nghiệp và dễ đọc, đồng thời tránh chuyển những email có định dạng kém hoặc có chứa các liên kết, hình ảnh bị hỏng hoặc vỡ.

Cách sử dụng chức năng Email forwarding trong cPanel

Khi cần tự động gửi một email được gửi đến tài khoản thư hiện có đến một tài khoản thư khác hoặc tới nhiều tài khoản email khác, bạn sẽ cần phải sử dụng tính năng chuyển tiếp thư (email forwarding). Thông thường, để định cấu hình trình chuyển tiếp thư, người dùng cần phải tìm hiểu kỹ cài đặt của máy chủ thư đến và định cấu hình đúng cách.

Để làm được điều đó, yêu cầu cơ bản là hiểu biết đủ về cách hoạt động của dịch vụ email và tất nhiên là kiến thức về hệ thống để định cấu hình. Chẳng hạn bạn cần hiểu về Office 365 khi cần hotmail email forwarding Outlook hoặc Google Workspace trước khi email forwarding Gmail.

Nếu email forwarding in Office 365 có sự hỗ trợ của Exchange, hay trong Gmail có POP/IMAP, thì cPanel cung cấp cho người dùng Forwarders – một công cụ dễ sử dụng để đạt được bất kỳ mục tiêu chuyển tiếp email nào thông qua một vài cú nhấp chuột.

cPanel là công cụ điều khiển chính cho tài khoản hosting DNS của doanh nghiệp. Nó cho phép người dùng tận dụng tối đa tiềm năng của dịch vụ một cách dễ dàng và với kiến thức tối thiểu về lĩnh vực web hosting. Để thực hiện email forwarding, bạn cần biết cách truy cập và sử dụng tính năng Forwarders trong cPanel.

Sau khi đăng nhập cPanel thành công, hãy tìm đến tính năng Forwarders. Bạn có thể sử dụng thanh tìm kiếm được cung cấp ở đầu trang hoặc tìm đến nhóm tính năng Email trong đó có bao gồm tính năng chuyển tiếp thư.

Sau khi nhấp vào Forwarders, cPanel sẽ chuyển hướng người dùng đến trang chính – nơi có thể thực hiện các hành động tiếp theo liên quan đến việc quản lý email forwarding trong nền tảng hosting.

Tạo Forwarder mới

Hãy bắt đầu email forwarding in cPanel bằng cách tạo một công cụ chuyển tiếp email mới. Để làm được, bạn cần hiểu cPanel cho phép tạo hai loại chuyển tiếp, bao gồm:

• Forwarder: Chuyển tiếp duy nhất hợp lệ cho một tài khoản email.
• Domain Forwarder: Công cụ chuyển tiếp này sẽ chuyển hướng tất cả thư được gửi đến các tài khoản email không tồn tại cho một tên miền đến địa chỉ email mặc định được liên kết với miền khác. 

Trang mặc định email forwarding trong cPanel khá đơn giản về mặt thiết kế và cấu trúc. Ở đầu trang, bạn sẽ thấy một phần có tên Create an Email Account Forwarder – trong đó có hai nút liên quan đến loại hình chuyển tiếp mà bạn cần tạo.

Để tạo một forwarder email đơn giản để chuyển tất cả các thư nhận được trên tài khoản đã chọn sang một tài khoản thư khác, bạn vui lòng nhấp vào nút Add Forwarder.

Thao tác này sẽ chuyển hướng người dùng đến một trang hoàn toàn mới có tên là Add New Forwarder. Tại đây, bạn cần định cấu hình các cài đặt sau cho công cụ email forwarding hoàn toàn mới của mình:

• Address to Forward: Tại đây, hãy nhập tài khoản email “FROM” mà thư sẽ được chuyển hướng. Lưu ý rằng đây phải là tài khoản email hiện có đã được tạo trước đó trong tính năng Email Accounts của cPanel. Ngoài ra, trong trường này, bạn chỉ cần nhập tài khoản email mà không cần có bất kỳ ký hiệu @ và tên miền nào.
• Domain: Trong trường này, bạn cần chọn tên miền được liên kết với tài khoản email đã điền ở trên.
• Destination: Đây là nơi bạn sẽ phải định cấu hình “TO” (tới) vị trí hoặc nội dung email sẽ được chuyển tiếp. Một số tùy chọn cho bạn gồm: Forward to Email Address (cho phép chỉ định một địa chỉ email duy nhất để chuyển tiếp), Discard and send an error to the sender (loại bỏ bất kỳ email nào được gửi đến địa chỉ đã định cấu hình mà không được chuyển tiếp đến bất kỳ đâu), Forward to a system account (chuyển tiếp tin nhắn đến tài khoản email hệ thống), Pipe to a Program (chuyển tin nhắn đến tới một lệnh cụ thể được lưu trữ trên tài khoản hosting web), Discard (Loại bỏ hoàn toàn tin nhắn gửi đến).

Cuối cùng, khi đã sẵn sàng với cấu hình email forwarding của mình, vui lòng nhấp vào Add Forwarder để có thể lưu forwarder đã tạo. Khi đó, cPanel sẽ tạo trình chuyển tiếp như được đính cấu hình và hiển thị thông báo cho biết quá trình tạo có thành công không hoặc hiển thị lỗi nếu phát hiện thấy.

Tạo Domain Forwarder mới

Như đã đề cập trước đó, công cụ Domain Forwarder trong cPanel được sử dụng để chuyển tiếp tất cả các địa chỉ email đến cho một miền. Tuy nhiên, điều này chỉ đúng nếu email được gửi đến các tài khoản thư không tồn tại. Nói cách khác, bất kể đã định cấu hình email forwarding tên miền hay chưa, nếu thư được gửi đến tài khoản hiện có hoặc trình trả lời tự động (auto-responder), thì nó sẽ được gửi chính xác.

Để thiết lập kiểu chuyển tiếp này, hãy nhấp vào Add Domain Forwarder. Sau đó, cPanel sẽ chuyển hướng bạn đến một trang hoàn toàn mới tên là Add a New Domain Forwarder. Tại đây, người dùng chỉ có 2 trường để cấu hình:

• Trường đầu tiên yêu cầu chọn một domain để chuyển tiếp tất cả email chưa được định tuyến.
• Trường thứ hai yêu cầu nhập tên miền thực tế “TO” – nơi các thư sẽ được chuyển tiếp.

Khi việc thiết lập email forwarding với domain hoàn tất, vui lòng nhấn vào Add Domain Forwarder để có thể tạo công cụ chuyển tiếp. Sau đó, cPanel sẽ chuyển hướng người dùng đến một trang mới cho biết liệu việc chuyển tiếp đã được tạo có thành công hay không.

Xóa Forwarder trong cPanel

Khi đã có thể thêm forwarder trong cPanel để phục vụ cho việc email forwarding, bạn nên xem xét đến cách để loại bỏ chúng. Do đó, hãy tiếp tục truy cập vào trang mặc định cho tính năng Forwarders. Khi đó, hai phần bổ sung sẽ được hiển thị sau phần Create an Email Account Forwarder vừa được giới thiệu trong phần trước đó.

• Trong Email Account Forwarders, bạn sẽ thấy một bảng đơn giản hiển thị các email forwarder hiện đã được định cấu hình. Để xóa, hãy click vào liên kết Delete trong cột Action của forwarder cụ thể cần xóa. cPanel sẽ yêu cầu bạn xác nhận và khi nhấp vào nút Delete Forwarder trên trang mới hiển thị, nó sẽ được xóa thành công.
• Tại Forward All Email for a Domain, một bảng đơn giản hiện lên liệt kê tất cả các domain forwarder. Để xóa, vui lòng chọn vào liên kết Delete cho phần chuyển hướng cần được xóa. cPanel sẽ một lần nữa hướng người dùng đến trang mới để xác nhận việc xóa.

Đoạn kết

Như vậy, chúng tôi đã hướng dẫn cho bạn toàn bộ thao tác được thực hiện trong với tính năng Forwarders để phục vụ cho việc email forwarding trong cPanel. Nếu cần biết thêm hoặc có bất kỳ câu hỏi liên quan đến việc chuyển tiếp thư, vui lòng kết nối với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua Hotline: 024 9999 7777 để đội ngũ nhân viên của chúng tôi hỗ trợ giải đáp nhanh nhất.