Hướng dẫn cài đặt tên miền tổ chức khi sử dụng Microsoft 365

Việc cài đặt tên miền của tổ chức vào Microsoft 365 giúp email và trang web trông chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, việc thêm domain này có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn nếu bạn không quen với Microsoft 365 Admin Center. Thấu hiểu được nhu cầu của người dùng, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn quá trình thực hiện một cách nhanh chóng.

Vì sao cài đặt tên miền khi sử dụng Microsoft 365?

Khi thiết lập tài khoản Microsoft 365 mới, Microsoft sẽ tự động gán tên miền cho tài khoản người dùng. Việc sử dụng tên miền mặc định cho sẵn này có thể an toàn cho công việc, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn nên thêm một tên miền tùy chỉnh, vì nó phản ánh rõ hơn bản sắc công ty. Dưới đây là cụ thể một số lý do giải thích cho việc bạn cần phải tiến hành cài đặt tên miền trong Microsoft 365 Admin Center:

• Xây dựng thương hiệu chuyên nghiệp: Sử dụng miền tùy chỉnh sẽ góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Nó chứng tỏ rằng bạn coi trọng công việc kinh doanh của mình và tăng thêm độ tin cậy cho địa chỉ email, cũng như website.
• Địa chỉ email được cá nhân hóa: Thông qua việc cài đặt tên miền tùy chỉnh, bạn có thể tạo địa chỉ email khớp với danh tính doanh nghiệp. Điều này hỗ trợ củng cố thương hiệu và giúp khách hàng, đối tác nhận ra cũng như liên hệ dễ dàng hơn với doanh nghiệp.
• Nhất quá sự hiện diện trực tuyến: Bằng cách liên kết miền tùy chỉnh với các dịch vụ Microsoft 365, bạn có thể duy trì sự hiện diện trực tuyến một cách nhất quán trên email, website và các nền tảng số khác. Nó tạo ra trải nghiệm thống nhất và người dùng tương tác với thương hiệu.
• Bảo mật và kiểm soát dữ liệu: Việc thêm tên miền tùy chỉnh vào Microsoft 365 cho phép bạn có thể kiểm soát tốt hơn đối với dữ liệu của mình. Người dùng có thể quản lý tài khoản email, kiểm soát quyền truy cập, thực hiện các biện pháp bảo mật và đảm bảo tuân thủ các chính sách của tổ chức.

Cài đặt tên miền tổ chức vào Microsoft 365 Admin Center

Khi đăng ký dịch vụ Microsoft 365, bạn sẽ được cung cấp một tenant – hiểu đơn giản là tài khoản ban đầu với tên miền đại diện có dạng subdomain của onmicrosoft.com.

Subdomain của tên miền đại diện này được bạn đăng ký với Microsoft, tên sub được đăng ký này là duy nhất và không thể tạo 2 tenant có cùng tên. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể đăng ký tạo tenant có định dạng hvnvn.onmicrosoft.com. 

Hoặc, khi bạn đăng ký dịch vụ với đối tác ủy quyền của Microsoft, ví dụ như HVN, đại lý đó sẽ tạo tenant cho bạn dựa trên tên miền chính được cung cấp trước đó. Ví dụ, bạn sở hữu tên miền là domain.com.vn, nhà cung cấp dịch vụ sẽ đăng ký tenant là domain.onmicrosoft.com hoặc domaincom.onmicrosoft.com hoặc domaincomvn.onmicrosoft.com phụ thuộc vào việc tên tenant đó đã được đăng ký trước hay chưa. Doanh nghiệp có thể đi tới địa chỉ o365.rocks để kiểm tra xem tenant có bị trùng lặp hay không.

Trong trường hợp không có tên miền, bạn vẫn có thể sử dụng domain *.onmicrosoft.com của tenant để sử dụng, bởi vì tên miền này có đầy đủ các bản ghi để hỗ trợ cho việc gửi – nhận email, chống spam,…

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp đã có tên miền riêng của mình và muốn thêm vào tài khoản nhằm mục đích tăng tính chuyên nghiệp, dưới đây là chi tiết cách cài đặt tên miền để bạn tham khảo.

Truy cập vào trang Microsoft 365 Admin Center

Khi đăng ký dịch vụ Microsoft 365, Microsoft sẽ tạo và gửi tài khoản quản trị tới địa chỉ email được sử dụng để đăng ký. Sau đó, người dùng tiến hành truy cập vào trang quản trị Microsoft với những thông tin được cung cấp đó bằng cách đi tới trang đăng nhập: admin.microsoft.com.

Ngôn ngữ hiển thị trên trang quản trị phụ thuộc vào cài đặt ngôn ngữ của trình duyệt được sử dụng cho truy cập, thông thường sẽ mặc định là tiếng Việt. Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ để việc cài đặt tên miền trở nên tiện lợi hơn bằng cách đi tới phần Language trong cài đặt của trình duyệt.

Giao diện của trang quản trị xuất hiện như hình dưới: 

Thêm tên miền và các record liên quan

Để cài đặt tên miền trong trang Microsoft 365 Admin Center, bạn truy cập đến Menu dẫn hướng (biểu tượng ở góc trái phía trên giao diện) >> chọn vào Cài đặt >> nhấp vào Miền (Nếu hiển thị tiếng Anh sẽ là Setting >> Domains).

Trong trường hợp không tìm thấy mục Cài đặt, bạn hãy nhấp vào Hiển thị tất cả (Show all) nằm ở cuối cột Menu.

Bước 1: Thực hiện thêm miền tổ chức.

• Bấm vào Thêm miền

• Nhập tên miền vào khung Tên miền (Domain name), sau đó nhấp vào Sử dụng miền này (Use this domain).
• Lưu ý: Nếu tên miền của tổ chức đang được cài đặt trong một tenant khác, bạn cần tiến hành gỡ tên miền ra thì mới có thể thêm vào tenant mới được.

Bước 2 : Xác minh domain. Trong bước này, bạn cần chứng minh quyền sở hữu tên miền với Microsoft.

Trường hợp 1: Xác minh theo cách tự động.

• Đối với các tên miền được đăng ký với các nhà cung cấp tên miền quốc tế lớn như Cloudflare, Godaddy …, Microsoft sẽ đề xuất người dùng truy cập vào trang quản lý tên miền, sau đó nhấp vào Xác minh (Verify). Khi đó Microsoft sẽ mở một cửa sổ để người dùng thực hiện đăng nhập trang quản lý tên miền để thêm bản ghi xác minh vào DNS >> Nhấp vào Authorize để hoàn tất.

Trường hợp 2: Lấy record xác minh thủ công.

• Để cài đặt tên miền đối với những domain được đăng ký với một số nhà cung cấp không nằm trong danh sách gợi ý của Microsoft hoặc đơn giản doanh nghiệp muốn lấy thông tin bản ghi để gửi cho nhân viên IT của mình. Trong trường hợp này, để thêm bản ghi, bạn nhấp vào Xem thêm tùy chọn (More options). Có 3 tùy chọn để bạn xem xét:
  • Thêm bản ghi TXT vào bản ghi DNS của miền (Add a TXT record to the domain’s DNS records): Lấy bản ghi xác minh dạng TXT.
  • Nếu bản ghi TXT không thể thêm được, hãy thêm bản ghi MX vào bản ghi DNS của miền (If you can’t add a TXT record, add an MX record to the domain’s DNS records): Lấy bản ghi xác minh dạng MX.
  • Thêm tệp văn bản vào trang web của miền (Add a text file to the domain’s website): Thực hiện lấy file xác minh (.txt) để có thể upload lên web server, trong trường hợp tên miền đã có sẵn.

• Nhấp vào Tiếp tục (Continue) để thực hiện tạo bản ghi.
• Thêm bản ghi mà hệ thống đã tạo lên DNS tên miền >> sau đó quay lại và bấm vào Xác minh.

Bạn có thể tham khảo ví dụ như dưới đây:

• Nếu thêm chưa đúng bản ghi hoặc hệ thống chưa xác minh được, lỗi thông báo sẽ xuất hiện trên cửa sổ. Dựa theo thông báo lỗi đó, bạn tiến hành sửa bản ghi hoặc chờ đợi thêm >> sau đó nhấp vào Thử lại.

Bước 3: Tùy chọn kết nối.

Sau khi xác minh xong tên miền, người dùng cần thêm các bản ghi kết nối tên miền với dịch vụ Microsoft để có thể sử dụng email và tính năng nhắn tin tức thời. Tương tự như khi thêm bản ghi xác minh, nhiều lựa chọn được cung cấp cho người dùng tùy thuộc vào mong muốn quản lý các bản ghi của DNS tên miền như thế nào.

Trường hợp 1: Thêm record kết nối tự động.

• Việc cài đặt tên miền được đăng ký với những nhà cung cấp tên miền quốc tế lớn như Cloudflare, Godaddy,…sẽ được Microsoft tự động cập nhật bản ghi >> Sau đó nhấp vào Tiếp tục.

• Trang thêm bản ghi sẽ cho hiển thị các bản ghi cần thiết cho Exchange (gửi nhận email ), Skype for Business và Intune & Mobile Device Management for Microsoft 365 (trong mục Tùy chọn nâng cao), do đó, nếu bạn cài đặt tên miền và không muốn thêm bản ghi của loại nào thì hãy bỏ đánh dấu đối với loại đó.
• Tiếp tục nhấp vào Thêm bản ghi DNS để đăng nhập lại vào trang DNS và chọn Authorize để xác nhận bản ghi.

Trường hợp 2: Thêm record kết nối thủ công.

• Hãy nhấp vào Xem thêm tùy chọn (More options), khi đó bạn có thêm 2 tùy chọn bên cạnh tùy chọn thêm bản ghi tự động: 
  • Thêm record diễn dịch tên miền thành địa chỉ IP của riêng bạn (Add your own DNS record): Người dùng tự lấy bản ghi kết nối để thêm vào DNS tên miền.
  • Bỏ qua và thực hiện điều này sau (Skip and do this later): Tiến hành bỏ qua phần thêm record kết nối, việc lấy bản ghi và thêm lại có thể thực hiện sau này.

• Nhấp vào Tiếp tục.

• Nhấp vào các mũi tên chỉ xuống ở phần record để lấy nội dung các bản ghi: MX record để nhận email, TXT record để ngăn người khác giả mạo miền để gửi spam và CNAME record để tự động phát hiện phía máy khách, từ đó giúp kết nối người dùng đến hộp thư tương ứng của họ.

• Trong trường hợp người dùng có sử dụng Skype for Business và Intune & Mobile Device Management for Microsoft 365, bạn hãy bấm vào Tùy chọn nâng cao để lấy record.

• Thao tác tiếp theo là thêm các bản ghi cần thiết vào DNS của tên miền và nhấp vào Tiếp tục để hệ thống bắt đầu xác minh. Quá trình này có thể mất từ 5-10 phút hoặc có thể lâu hơn.
• Nếu bản ghi được thêm vào chưa đúng hoặc hệ thống chưa thể xác minh được, lỗi thông báo sẽ xuất hiện trên cửa sổ. Dựa vào thông báo lỗi được gửi tới đó, bạn tiến hành sửa bản ghi hoặc chờ đợi thêm.

• Khi bản ghi đã được thêm vào đầy đủ và chính xác, hệ thống sẽ xác minh bản ghi là hoàn thành.
• Có thể nhấp vào Đi đến người dùng Hiện hoạt để thêm người dùng trong cài đặt tên miền, vào Xem tất cả miền để vào trang quản lý thêm domain mới hoặc nhấp vào Đã xong để hoàn thành quá trình.

Tóm lại, cài đặt tên miền tùy chỉnh mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Việc sử dụng domain mặc định của Microsoft 365 đôi khi đem lại bất tiện cho người dùng, do đó, mỗi tổ chức cần có bản sắc công ty duy nhất và một tên miền tùy chỉnh riêng. Để được tư vấn chi tiết hơn về vấn đề tên miền tùy chỉnh cũng như cách dùng Microsoft 365 hiệu quả, liên hệ ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline 024.9999.7777 để được hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng.