Hướng dẫn cài đặt Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook được ra đời để phục vụ nhu cầu đồng bộ hóa cả hai nền tảng công nghệ này của các doanh nghiệp. Việc này có thể giúp các tổ chức kinh doanh tận dụng triệt để cùng một lúc các ưu điểm của hai Google Và Microsoft.

Tổng quan về Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook hay GWSMO (trước đây là G Suite Sync for Microsoft Outlook) là một tiện ích không tính phí chạy trên máy tính và có thể download từ trang web chính thức của tiện ích này.

google workspace sync for microsoft outlook là gì

Giải pháp phần mềm GWSMO cho phép người dùng đồng bộ hóa các mục dữ liệu của Google Workspace như Mail, Calendar và Contact với MS Outlook. Ngoài ra, ứng dụng còn cho phép người dùng xuất dữ liệu từ Outlook ver. 2021/ 2019/ 2016/ 2013/ 2010/ 2007/2003 sang tài khoản Google của bạn.

Với sự trợ giúp của tiện ích tuyệt vời này, tất cả các email, thông tin liên hệ, lịch, sự kiện, tác vụ và ghi chú đều được lưu trong Google Workspace cũng như trong tài khoản Outlook. Do đó, tất cả các dữ liệu quan trọng có trong cả hai ứng dụng email giúp bạn có thể làm việc đồng thời với cả hai tài khoản.

Lợi ích của việc sử dụng Google Workspace Sync for Microsoft Outlook cho doanh nghiệp

Một trong những lợi ích chính của việc sử dụng công cụ này là cho phép người dùng truy cập vào tài khoản Google Workspace trong giao diện quen thuộc của Microsoft Outlook.

Điều này có thể giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của các cá nhân và tổ chức kinh doanh – những đối tượng đã quen với Microsoft Outlook, trong khi vẫn tận dụng được các công cụ hỗ trợ cộng tác và năng suất do Google Workspace cung cấp.

lợi ích của gwsmo

Dưới đây là một số lợi ích nổi bật của Google Workspace Sync for Microsoft Outlook mà người dùng có thể dễ dàng nhận sau sau một thời gian sử dụng:

  • Cải thiện năng suất làm việc: Với GWSMO, bạn có thể dễ dàng truy cập email, lịch và danh bạ của mình mọi lúc mọi nơi và trên mọi thiết bị, cho phép người dùng làm việc từ xa hoặc làm việc hybrid một cách hiệu quả.
  • Tăng cường hợp tác làm việc nhóm: Bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu của người dùng trên mọi thiết bị, bạn có thể dễ dàng chia sẻ thông tin với các thành viên khác trong nhóm hoặc trong doanh nghiệp và tăng hiệu quả công việc, ngay cả khi các thành viên ở các địa điểm khác nhau.
  • Tổ chức và liên lạc tốt hơn với các thành viên: GWSMO tự động đồng bộ hóa email, lịch và danh bạ của người dùng, do đó bạn không phải lo lắng về việc phải chuyển dữ liệu từ thiết bị này sang thiết bị khác theo cách thủ công tốn nhiều thời gian.
  • Bảo mật nâng cao: Google Workspace sử dụng các biện pháp bảo mật hàng đầu trong ngành để giữ an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp, do đó người dùng hoàn toàn có thể an tâm khi biết rằng các thông tin dữ liệu của mình đang được bảo vệ an toàn.

Ngoài ra, một số lợi ích khác của Google Workspace Sync for Microsoft Outlook có thể kể đến là cho phép người dùng truy cập vào tài khoản GG trong khi ngoại tuyến, vì công cụ này lưu trữ bản sao dữ liệu cục bộ trên máy tính của bạn.

Điều này có thể hữu ích cho những cá nhân thường xuyên phải đi công tác hoặc gặp gỡ khách hàng, hoặc làm việc tại những khu vực có kết nối internet kém ổn định.

Yêu cầu thiết lập cho công cụ Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

các yêu cầu đối với gwsmo

Sau đây là các yêu cầu tối thiểu để có thể khởi chạy suôn sẻ công cụ GWSMO:

Thứ nhất, người dùng sở hữu tất cả thông tin đăng nhập admin cho tài khoản Google Workspace của mình.

Thứ hai, yêu cầu một trong các hệ điều hành sau để có thể khởi chạy tiện ích này:

  • Windows 10 (32-bit hoặc 64-bit)
  • Windows 8 (32-bit hoặc 64-bit)
  • Windows 7 (32-bit hoặc 64-bit)
  • Windows Vista SP1 (dung lượng 32-bit hoặc 64-bit)

Thứ ba, Download và cài đặt công cụ Google Workspace Sync for Microsoft Outlook trên cùng một máy tính – nơi bạn sử dụng ứng dụng Outlook dành cho PC
Thứ tư, GWSMO chỉ hoạt động với các phiên bản Outlook sau đây:

  • Outlook 2019, 2016 và 2013 (32-bit và 64-bit)
  • Outlook 2010 (32-bit hoặc 64-bit) — Yêu cầu Microsoft hotfix
  • Microsoft Outlook 2007 với Office SP2
  • Microsoft Outlook 2007 với Office SP1 — Yêu cầu Microsoft hotfix
  • Microsoft Outlook 2003 với Office SP3

Thứ năm, bạn cần đặt cấu hình mặc định trong Outlook mà muốn đồng bộ hóa với tài khoản Google Workspace.

Sau khi đáp ứng các yêu cầu trên, bạn có thể thực hiện các thay đổi bắt buộc trong Google Admin Console. Những thay đổi này sẽ cho phép người dùng đồng bộ hóa Workspace với Outlook.

Bằng cách sử dụng Admin console, người dùng cũng có thể di chuyển email Google sang trung tâm admin Office 365 nếu di chuyển từ Workspace sàn môi trường dựa trên đám mây của MS 365.

Google Workspace Sync for Microsoft Outlook 365 đồng bộ dữ liệu nào?

Một số loại dữ liệu Outlook không đồng bộ hóa với Google và một số khác được phép đồng bộ. Việc tìm hiểu về các loại data được đồng bộ giữa hai nền tảng có thể giúp bạn sử dụng tiện ích hiệu quả và tiết kiệm thời gian đáng kể. Dưới đây là danh sách các dữ liệu mà GWSMO đồng bộ hóa:

Loại dữ liệu Đồng bộ hóa GWSMO
Email Tất cả thư Outlook và thư mục con đều có thể được đẩy vào tài khoản Google
Lịch Quản lý lịch Google Workspace, bao gồm lịch chính, lịch tạo tùy chỉnh và lịch được chia sẻ
Liên hệ cá nhân và toàn cầu Quản lý danh bạ Google Workspace, bao gồm cả danh bạ cá nhân và toàn cầu, bằng cùng một giao diện Outlook
Task Sử dụng Task của Outlook để theo dõi và quản lý danh sách việc cần làm trong Google Workspace từ mọi thiết bị
Ghi chú Ghi chú Outlook được đồng bộ hóa với tài khoản Google Drive trên đám mây

Hướng dẫn cách set up Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Hãy cùng điểm qua các bước cơ bản để thực hiện cài đặt GWSMO và tận dụng những ưu điểm của cả hai nền tảng để nâng cao hiệu suất công việc tại doanh nghiệp của mình.

Bước 1: Tiến hành download Google Workspace for Microsoft Outlook

Hãy đi tới link có địa chỉ https://tools.google.com/dlpage/gssmo/ >> nhấp vào tùy chọn Download GWSMO, như vậy ứng dụng đã được lưu trên hệ thống của người dùng.

tiến hành download google workspace sync for microsoft outlook

Sau khi thiết lập, pop-up “Do you want to allow this app to make changes to your device?” (Bạn có muốn cho phép ứng dụng này thực hiện các thay đổi đối với thiết bị của mình không?” sẽ xuất hiện trên màn hình >> nhấp vào lựa chọn Yes.

cho phép cài đặt ứng dụng trên thiết bị

Khi đã đáp ứng tất cả các yêu cầu, GWSMO bắt đầu tải xuống hệ thống >> nhấp vào Close để tiếp tục tiến hành đồng bộ.

hoàn thành việc cài đặt ứng dụng gwsmo

Bước 2: Đồng bộ Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Người dùng tiến hành đăng nhập tài khoản Google Workspace và nhấp vào nút tiếp tục.

đăng nhập với tài khoản google

Trong phần “Continue to Google Workspace Sync for Microsoft Outlook”, bạn hãy chọn nút Next >> nhập mật khẩu tài khoản Google >> nhấp chọn Next.

nhập mật khẩu tài khoản

Lúc này, bạn sẽ thấy một hình ảnh trên màn hình thông báo về các ứng dụng của Google với yêu cầu quyền truy cập vào ứng dụng Microsoft Outlook >> nhấp vào Allow.

các ứng dụng google với yêu cầu truy cập vào microsoft outlook

Như vậy là bạn đã hoàn hoàn thành việc ủy quyền cho Google và có thể thể tiếp tục quy trình đồng bộ.

Bước 3: Tạo profile trên Google Workspace Sync for Microsoft Outlook

Hãy tiến hành bỏ chọn tất cả các option và nhấp vào tùy chọn Create Profile để tạo hồ sơ của Google Workspace trong Microsoft Outlook.

tạo profile trên google workspace sync for microsoft outlook

Bạn đã hoàn tất quá trình thiết lập Google Workspace Sync và có thể truy cập vào Outlook bằng cách nhấp vào Start Microsoft Outlook.

bắt đầu sử dụng microsoft outlook

Tiếp tục chọn Google Workspace từ menu thả xuống và nhấp vào nút OK.

nhấp vào ok để tiếp tục

Bạn có thể xem trạng thái đồng bộ hóa cả Google Workspace với Microsoft Outlook trên màn hình của mình, và tiến hành sử dụng cả 2 nền tảng một cách thuận tiện.

kiểm tra quá trình đồng bộ

Trong quá trình cài đặt và sử dụng, nếu gặp trường hợp Google Workspace Sync for Microsoft Outlook not working, hãy nhấp vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để đội ngũ kỹ thuật của chúng tôi hỗ trợ nhanh chóng.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Việc sử dụng tiện ích Google Workspace Sync for Microsoft Outlook có thể đem đến cho doanh nghiệp nhiều tiện lợi hơn so với tưởng tượng. Hãy liên hệ ngay với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – qua số Hotline 024.9999.7777, bạn sẽ được những chuyên gia hoạt động lâu năm trong lĩnh vực công nghệ giải đáp mọi câu hỏi và thắc mắc liên quan đến tiện ích này cũng như cách để kết hợp hai nền tảng Google – Microsoft một cách hiệu quả nhất.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận