Hướng dẫn 02 cách tạo chữ ký email Outlook trên App và online

Để tạo chữ ký email Outlook chuyên nghiệp thì có thể vẫn chưa bao giờ là dễ dàng với những người mới bắt đầu sử dụng. Bài viết này HVN Group sẽ hướng dẫn người dùng mới từng bước tạo và chỉnh sửa chữ ký email trên công cụ ở máy tính và phiên bản web trực tuyến để giúp bạn tiết kiệm công sức và thời gian.

Tại sao cần phải tạo chữ ký email Outlook?

Rất nhiều người dùng hiện nay chưa hình dung được vai trò của việc tạo chữ ký email khi sử dụng phần mềm Outlook nói riêng và các dịch vụ mail khác nói chúng. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ chia sẻ đến người dùng một vài những lợi ích đặc biệt như sau:

• Sử dụng như một tấm danh thiếp để để lại ấn tượng với người nhận thông qua những thông tin cụ thể.
• Dễ dàng tìm thấy thông tin liên lạc để trao đổi về công việc cụ thể.
• Xây dựng thương hiệu cá nhân, xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp hoặc tổ chức đang làm việc.
• Phương thức truyền thông Marketing hữu hiệu để tiếp cận gần hơn với nhiều khách hàng mục tiêu.

Với những lý do được chúng tôi chia sẻ trên đây, việc tạo chữ ký email sẽ trở thành một yếu tố bắt buộc khi người dùng sử dụng phần mềm Outlook. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những lưu ý quan trọng mà người dùng cần nắm được khi tạo chữ ký email.

Những lưu ý quan trọng khi tạo chữ ký email Outlook

Khi tạo chữ ký email trên phần mềm Outlook, người dùng cần phải nắm rõ được những yếu tố quan trọng như sau:

• Họ và tên người dùng kèm chức vụ cụ thể
• Tên công ty
• Một số thông tin liên hệ cơ bản như số điện thoại, email, website, link mạng xã hội Facebook, Zalo, …
• Hình ảnh chân dung của người dùng cận mặt, rõ nét với trang phục trang trọng.
• Đính kèm logo thương hiệu của doanh nghiệp đang làm việc.

Bên cạnh những thông tin mà người dùng cần bổ sung đầy đủ khi tạo chữ ký email thì cũng cần lưu ý thêm như sử dụng font chữ dễ đọc, màu sắc đơn giản và thống nhất thiết kế cho toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp. Sau khi đã nắm rõ được những lưu ý quan trọng mà chúng tôi đã chia sẻ trên đây, tiếp đến hay cùng tìm hiểu về cách để người dùng có thẻ tạo chữ ký trên email Outlook thông qua nội dung được chúng tôi gợi ý bên dưới đây.

02 cách tạo chữ ký email Outlook trên App & online

Nếu người dùng muốn tạo chữ ký email Outlook để sử dụng thì có thể tham khảo 02 cách thực hiện của chúng tôi được áp dụng trên phiên bản App và nền tảng online trực tuyến. Tuy nhiên, trước khi tiến hành thực hiện, người dùng cần lưu ý đăng ký tài khoản Microsoft Outlook bản quyền và chuẩn bị thiết bị có kết nối nguồn điện, mạng internet ổn định. 

06 bước tạo chữ ký email trên App Outlook

Nếu người dùng đã có tài khoản Outlook bản quyền và tiến hành cài đặt ứng dụng về máy thành công thì có thể bắt đầu triển khai các bước tạo chữ ký email dễ dàng như sau:

– Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên thiết bị máy tính > tiếp đến người dùng chọn vào mục Home > tiếp đến chọn New Email để tạo thư mới.

– Bước 2: Khi đó, màn hình sẽ hiển thị một cửa sổ email mới, tại đây người dùng sẽ chọn vào mục Insert > tiếp đến chọn Signature và chọn thêm Signature một lần nữa.

– Bước 3: Ngay sau đó, tab chữ ký email sẽ hiển thị ra và người dùng sẽ chọn vào New đồng thời tiến hành đặt tên cho chữ ký mới này > sau đó chọn OK.

– Bước 4: Chuyển sang bước tiếp theo, người dùng sẽ tiến hành chỉnh sửa chữ ký ở mục Edit Signature bằng cách điền đầy đủ các thông tin muốn sử dụng trong phần này. Sau khi thực hiện xong người dùng sẽ chọn vào OK.

– Bước 5: Tại đây, người dùng sẽ có 02 sự lựa chọn bao gồm:

• New messages: Sẽ áp dụng chữ ký tự động cho toàn bộ những email mới.
• Replies/Forward: Sử dụng chữ ký cho các thư trả lời hoặc chuyển tiếp.

– Bước 6: Click chọn OK để hoàn tất việc lưu chữ ký sau khi người dùng đã thiết lập thông tin xong.

Với 06 bước được thực hiện trên đây, người dùng đã tạo chữ ký email thành công trên nền tảng App Outlook được cài đặt về thiết bị máy tính. Trong trường hợp người dùng muốn sử dụng phần mềm Outlook online để thêm chữ ký nhanh chóng và dễ dàng thì có thể tiếp tục theo dõi nội dung được chúng tôi gợi ý bên dưới đây.

05 bước tạo chữ ký email trên Outlook online

Ngoài việc thao tác trên ứng dụng Outlook, người dùng hoàn toàn có thể tạo chữ ký email trên phần mềm Outlook online dễ dàng mà không cần phải cài đặt ứng dụng về máy. Với phương thức này, người dùng hoàn toàn có thể áp dụng tạo chữ ký email trên iphone hoặc Android với các bước thực hiện cơ bản như sau:

– Bước 1: Truy cập nền tảng Outlook.com trên trình duyệt tìm kiếm và tiến hành đăng nhập với địa chỉ email + mật khẩu tài khoản đã được cấp trước đó.

– Bước 2: Tại giao diện chính của phần mềm Outlook, người dùng click chọn vào nút Cài đặt ở góc trên cùng bên phải màn hình.

– Bước 3: Ngay sau đó, giao diện cài đặt sẽ hiển thị người dùng click chọn vào mục Thư > tiếp đến chọn Thảo và trả lời.

– Bước 4: Tại đây, người dùng sẽ tiến hành thêm Chữ ký mới hoặc chỉnh sửa chữ ký cũ > lựa chọn chữ ký mặc định dưới dạng dành cho thư mới hoặc để trả lời chuyển tiếp.

– Bước 5: Sau khi thực hiện xong người dùng click chọn Lưu để hoàn tất.

Với 05 bước triển khai như trên đây, người dùng đã tạo chữ ký email thành công trên nền tảng Outlook online dễ dàng. 

Đoạn kết

Qua nội dung bài viết này, người dùng đã phần nào hiểu được vai trò của việc tạo chữ ký email Outlook để sử dụng và cách thực hiện trên cả nền tảng App hoặc online. Nếu người dùng cần nhận sự trợ giúp từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 qua số Hotline: 024.9999.7777.