Flowchart là gì? Tác động tích cực của flowchart tới doanh nghiệp

Mọi kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp đều có khả năng thành công cao nếu được thể hiện một cách khoa học và hợp lý. Flowchart chính là công cụ đắc lực để hiển thị một quy trình phức tạp theo trình tự dễ hiểu, logic. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào việc tìm hiểu flowchart là gì và cách nó tác động tích cực đến hoạt động của tổ chức kinh doanh.

Flowchart là gì?

Flowchart, hay lưu đồ – sơ đồ quy trình, là sơ đồ minh họa các bước, trình tự và quyết định của một quá tình hoặc quy trình làm việc. Sử dụng các ký hiệu và định nghĩa được tiêu chuẩn hóa, flowchart được đánh giá là cách tiện dụng để mô tả trực quan các bước và điểm quyết định khác nhau trong bất kỳ quy trình nào.

Chính vì thế, hình thức minh họa này đã phổ biến trong nhiều lĩnh vực, từ kỹ thuật và giáo dục cho tới lập trình máy tính hay quản lý dự án, đồng thời nhiều người bắt đầu tìm hiểu flowchart là gì để có thể áp dụng cho tổ chức của mình.

Với tính chất linh hoạt và trực quan, flowchart hoàn toàn hữu ích trong việc truyền đạt các quy trình đơn giản và phức tạp. Bằng cách tìm hiểu flowchart là gì và xem vào lưu đồ, người xem sẽ có được cái nhìn tổng quan ở cấp độ cao về một quy trình. 

Thông thường, một flowchart được vẽ bằng nhiều ký hiệu khác nhau, mỗi ký hiệu mô tả một bước trong quy trình hoặc trình tự. Thường có nhiều yếu tố khác nhau trong sơ đồ quy trình, bao gồm các hành động, vật liệu, dịch vụ, đầu vào và đầu ra. Nếu bạn cần đưa ra quyết định và không chắc chắn về quy trình cũng như các yếu tố cần thiết để đưa ra quyết định đó, việc sử dụng flowchart có thể đơn giản hóa quy trình rất nhiều. 

Khi nào sử dụng flowchart?

Hiểu được flowchart là gì mới chỉ là nét chấm phá đầu tiên trong bức tranh tổng quan về flowchart, bước tiếp theo bạn cần tìm hiểu chính là thời điểm thích hợp để ứng dụng lưu đồ để thu về kết quả tốt nhất. 

Lưu đồ được sử dụng trong nhiều bối cảnh và ngành công nghiệp khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ thực tế về trường hợp có thể sử dụng flowchart một cách hiệu quả:

• Khi thiết kế và lập kế hoạch cho một quy trình: Việc đưa ra một quy trình mới yêu cầu bạn phải ghi lại các bước và các sự kiện tuần tự. Việc sử dụng flowchart giúp ghi lại các bước và cải thiện sự hiểu biết về toàn bộ quy trình.
• Để nghiên cứu rõ hơn về một quy trình: Doanh nghiệp có thể tiến hành nghiên cứu các quy trình được cung cấp sẵn bởi những tổ chức thành công trước đó. Bằng việc hiểu flowchart là gì và áp dụng để phân tích quy trình này, tổ chức của bạn có thể xác định được các hành động và sự kiện phù hợp để đạt được mục tiêu cuối cùng.
• Để truyền đạt một quá trình: Ở nhiều công ty trên thế giới, việc gửi flowchart chi tiết có thể thay thế hoàn toàn các cuộc họp kéo dài và tốn thời gian. Lưu đồ hoàn toàn dễ hiểu và cung cấp tài liệu trực quan về một quy trình.

Một số nguyên tắc khi xây dựng flowchart là gì?

Tìm hiểu flowchart là gì, chúng ta hiểu rằng lưu đồ là một cách để trực quan hóa một quy trình phức tạp. Để có thể tạo lưu đồ, ngoài các ký hiệu cơ bản, bạn cần nắm rõ một số quy tắc sau:

• Flowchart nên có các ký hiệu thông thường.
• Mũi tên sẽ chỉ hướng của quá trình đi từ trên xuống dưới hoặc từ trái sang phải.
• Khi thiết kế, càng ít ký hiệu kết nối càng tốt.
• Flowchart cần phải dễ hiểu.
• Lưu đồ không nền được viết bằng một ngôn ngữ lập trình cụ thể.
• Ký hiệu to hay nhỏ không quan trọng, nhưng hình dáng cần phải chính xác.
• Người vẽ flowchart cần viết bình luận ở những nơi cần thiết kèm theo ký hiệu.
• Quy trình nên được trình bày trên một trang. Nếu cần nhiều hơn một trang, thì trang trước đó phải được đánh dấu là đã sử dụng cho quy trình được xác định trước đó. 
• Sử dụng mũi tên trả về khi cần thiết, tránh sử dụng chồng chéo các đường.

Các ký hiệu cơ bản trong flowchart

Lưu đồ đa dạng, từ trực quan hóa vẽ tay nhanh chóng để ghi lại hoặc lập kế hoạch cho một quy trình, cho đến sơ đồ quy trình làm việc toàn diện được tạo bằng phần mềm chỉ định trước.

Để giúp người dùng hiểu flowchart là gì và áp dụng hiệu quả giữa các nhóm, phòng ban, ANSI (Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ) đã thiết lập tiêu chuẩn chính thức vào những năm 1960 và được ISO (Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế) thông qua năm 1970. Tiêu chuẩn này được liên tục cập nhật và cải thiện, phiên bản mới nhất được xác nhận vào năm 2019.

Sau khi hiểu flowchart là gì, bạn cần đọc lưu đồ theo tiêu chuẩn từ trên xuống dưới, từ trái qua phải. Hãy cùng chúng tôi xem qua một số ký hiệu cơ bản được sử dụng phổ biến nhất hiện nay.

• Dòng (flowline): Hiển thị hướng của quá trình bằng cách kết nối hai khối với nhau.
• Điểm đầu, điểm cuối (terminator/terminal): Đại diện cho điểm bắt đầu hoặc điểm kết thúc của quá trình trong lưu đồ khi đã hiểu rõ flowchart là gì.
• Quy trình (process): Đây là thành phần phổ biến nhất của lưu đồ và biểu thị một bước trong quy trình.
• Nhận xét hoặc chú thích (comment/annotation): Chỉ ra thông tin bổ sung về một bước bằng cách nhận xét hoặc chú thích.

• Quyết định (decision): Thể hiện quyết định mà bạn hoặc nhóm của mình cần thực hiện để chuyển sang bước tiếp theo của quy trình. Thông thường, đó là một quyết true/false hoặc yes/no mà bạn cần trả lời.
• Dữ liệu được lưu trữ (stored data): Tượng trưng cho một tệp dữ liệu hoặc database.
• Biểu tượng “Or”: Cho biết dòng quy trình tiếp tục ở ba nhánh trở lên.
• Input/Output: Thể hiện quá trình nhập hoặc xuất dữ liệu bên ngoài.

• Hiển thị (display): Cho biết một bước hiển thị thông tin liên quan.
• Tài liệu (document): Đại diện cho một tài liệu duy nhất.
• Trì hoãn (delay): Cho phép bạn lập kế hoạch và thể hiện bất kỳ thời gian trì hoãn nào sẽ là một phần của quy trình.
• Nhập thủ công (manual input): Thể hiện dữ liệu hoặc thông tin cần được nhập thủ công vào hệ thống.

• Vận hành thủ công: Tượng trưng cho hoạt động hoặc điều chỉnh quy trình thủ công.
• Kết nối ngoài trang (off-page connector): Sử dụng để kết nối hai biểu tượng thuộc các trang khác nhau.
• Kết nối trên trang (on-page connector): Kết nối hai ký hiệu và thay thế các dòng dài, giúp tạo ra lưu đồ rõ ràng hơn.
• Biểu tượng giao nhau triệu tập (summoning junction): Sử dụng để hội tụ nhiều nhánh trở lại thành một quy trình duy nhất.

• Quy trình thay thế (alternate process): Tượng trưng một bước thay thế cho bước quá trình thông thường trong trường hợp cần thiết.
• Quy trình được xác định trước (predefined process): Biểu thị một quy trình đã được xác định ở nơi khác.
• Đa tài liệu (multiple document): Tượng trung cho nhiều tài liệu.
• Chuẩn bị/khởi tạo (preparation/initialization): Cho biết bước chuẩn bị hoặc khởi tạo trong quy trình.

Khi đã biết flowchart là gì và ý nghĩa của các ký hiệu phổ biến, bạn có thể đọc – hoặc tạo – gần như bất kỳ loại lưu đồ nào. 

Phân loại flowchart

Như đề cập trong phần “Flowchart là gì?”, lưu đồ là một công cụ mạnh mẽ nên được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề. Cho dù là trong giáo dục, bán hàng và marketing, kinh doanh, kỹ thuật hay sản xuất, flowchart có thể được tìm thấy ở mọi nơi.

Tùy thuộc vào loại quy trình bạn muốn thể hiện, sẽ có nhiều dạng flowchart để lựa chọn. Theo Mark A. Fryman và cuốn sách “Quality and Process Improvement” (2002) của ông, có năm loại flowchart từ góc độ kinh doanh:

• Lưu đồ quyết định (Decision flowchart): Giải thích các bước được thực hiện để biện minh cho một quyết định. Loại lưu đồ này hữu ích trong việc dự đoán kết quả của các quyết định khác nhau
• Lưu đồ logic (Logic flowchart): Được áp dụng để phát hiện các sơ hở, tắc nghẽn hoặc hạn chế trong quy trình – có thể gây ra gián đoạn hoặc sự cố.
• Lưu đồ hệ thống (System flowchart): Thể hiện cách dữ liệu di chuyển trong hệ thống. Hiểu được flowchart là gì, bạn có thể sử dụng lưu đồ hệ thống hiệu quả trong lĩnh vực kế toán.
• Lưu đồ quy trình (Process flowchart): Hiển thị cách một quy trình sẽ đạt được kết quả nhất định như thế nào. Bạn có thể tạo lưu đồ dạng này để cải thiện quy trình hiện có hoặc thiết lập quy trình mới. Một ví dụ về process flowchart là sơ đồ làn bơi (swimlane diagram).

Bên cạnh các flowchart mà Fryman xác định cho mục đích kinh doanh, còn có nhiều loại lưu đồ khác được phát triển qua nhiều năm.

Vai trò của flowchart đối với doanh nghiệp

Khi đã hiểu flowchart là gì và bắt đầu lập lưu đồ cho quy trình kinh doanh, doanh nghiệp tạo ra được một bức tranh toàn diện về các dự án cũng như dễ dàng phát hiện ra các khúc mắc. Nói một cách đơn giản, flowchart cho phép bạn lùi một bước và có cái nhìn rộng hơn về cách thức hoạt động của tổ chức.

Bằng cách này, bạn có thể xác định các vấn đề lớn có thể ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh. Dưới đây là một số lợi ích mà doanh nghiệp có thể đạt được khi đã hiểu flowchart là gì và biết cách áp dụng cho vào các hoạt động.

Tiêu chuẩn hóa quy trình

Trình bày dưới dạng flowchart và chia mỗi nhiệm vụ thành các bước nhỏ giúp đảm bảo mỗi quy trình được thực hiện một cách nhất quán. Cách tiếp cận chi tiết này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về từng quy trình. Việc chia các trình tự thành những phần nhỏ hơn cũng giúp bạn biết được hành động cụ thể nào cần thực hiện cho mỗi bước.

Sau khi được lập thành lưu đồ dựa trên những hiểu biết flowchart là gì, các tài liệu quy trình này có thể được sử dụng trong thời gian dài, thậm chí vài năm. Kết quả là mọi quy trình trong doanh nghiệp luôn được sắp xếp hợp lý và thực hiện theo cách giống nhau.

Đào tạo nhân viên

Các công ty chi nhiều tiền khi tuyển dụng nhân viên. Từ định hướng đến thời gian đào tạo: đó là một chặng đường tốn kém. Một cách để tiết kiệm những chi phí này là triển khai lưu đồ, trong đó bao gồm các quy trình được trình bày cụ thể từng bước để giúp nhân viên – những người hiểu được flowchart là gì – nhanh chóng hiểu được các mục hành động.

Flowchart cung cấp cho mọi người một nguồn tài nguyên để dựa vào khi họ không chắc chắn về cách tiến hành trong một tình huống công việc. Bạn có thể lưu trữ tất cả flowchart của mình trong cơ sở dữ liệu tập trung như wiki công ty, nhờ đó tất cả quy trình được trình bày ở một nơi mà mọi người có thể tham khảo và hiểu được flowchart là gì.

Cải tiến quy trình

Với flowchart, việc phân tích các quy trình kinh doanh phức tạp trở nên dễ dàng hơn. Bạn dễ dàng nhận ra bức tranh tổng quát về việc quy trình được diễn ra như thế nào, từ đó có thể xác định chính xác những bước hoặc chi tiết cần được cải thiện.

Quá trình tạo lưu đồ và giải thích flowchart là gì cũng cho phép bạn tương tác với nhân viên thuộc nhiều bộ phận khác nhau và tìm ra giải pháp tốt hơn, nhanh hơn, hiệu quả hơn.

Dễ dàng giao tiếp

Trong khi giải thích flowchart là gì và quy trình hoạt động như thế nào cho nhân viên, bạn có thể nhanh chóng chỉ ra các bước liên quan và phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban hoặc cá nhân nhanh hơn. Mọi người trong nhóm cũng có được tầm nhìn rõ hơn về nhiệm vụ nào được giao cho ai. Sau đó, họ có thể liên hệ với người được chỉ định một cách nhanh chóng thay vì phải hỏi xung quanh để biết thông tin.

05 bước cơ bản tạo flowchart là gì?

Cho dù bạn vẽ lưu đồ đơn giản hay phức tạp trên một công cụ hỗ trợ bất kỳ, có 05 bước cơ bản cần được thực hiện để tạo ra một lưu đồ hợp lý và hữu ích sau khi đã hiểu rõ được flowchart là gì.

• Xác định mục đích và phạm vị: Trước khi bắt tay vào vẽ lưu đồ hoặc mở phần mềm tạo flowchart, hãy xác định phạm vi dự án và mục đích quy trình. Bạn nên tự đặt ra câu hỏi mục tiêu của của dự án gì, ngày bắt đầu và kết thúc dự án thích hợp là bao nhiêu.
• Đặt nhiệm vụ theo thứ tự thời gian: Tùy thuộc vào loại flowchart sẽ tạo, bạn có thể muốn xem lại tài liệu hiện có, phỏng vấn các thành viên trong nhóm về kinh nghiệm trước đây hoặc quan sát quy trình hiện có. Việc này hoàn toàn hữu ích để giúp bạn viết ra một số bước cần thiết dưới dạng danh sách trước khi tạo bản nháp flowchart đầu tiên.
• Sắp xếp nhiệm vụ theo loại và biểu tượng flowchart: Khi viết ra tất cả các nhiệm vụ và sắp xếp theo thứ tự thời gian, bạn hãy gán cho chúng ký hiệu tương ứng để chuẩn bị cho việc vẽ lưu đồ.
• Vẽ flowchart: Bạn có thể phác thảo bằng tay hoặc sử dụng trình tạo lưu đồ hoặc phần mềm tạo để vẽ flowchart và chia sẻ dễ dàng với nhóm của mình.
• Xác nhận và tinh chỉnh flowchart: Việc có được người xem thứ hai, thứ ba hoặc thậm chí thứ tư trong lưu đồ sẽ giúp bạn phát hiện ra các nút thắt hoặc các vấn đề tiềm ẩn, từ đó tinh chỉnh flowchart trước khi quá trình bắt đầu.

Hiểu rõ flowchart là gì và cách tạo lưu đồ có thể giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều. Bên cạnh đó, bạn có thể liên hệ với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – để tối đa hóa việc tạo lưu đồ bằng các công nghệ tiên tiến hiện nay, như Microsoft Visio, Flowchart Maker,… Khi gọi vào Hotline 024.9999.7777, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ không chỉ giải đáp mọi thắc mắc mà còn hướng dẫn cách để sử dụng các công cụ hỗ trợ tạo flowchart nhanh chóng và ấn tượng.