Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Nhận tư vấn
Quản lý dịch vụ
Chữ ký điện tử giúp công việc ký kết hợp đồng và làm việc với khách hàng trở nên đơn giản, cũng như nhanh chóng hơn bao giờ hết. Một trong những công cụ mạnh mẽ được nhiều tổ chức ưa chuộng và đánh giá cao chính là Dropbox Sign. Vậy Dropbox Sign là gì? Liệu các văn bản được ký bằng phần mềm này có được công nhận về mặt pháp lý tại Việt Nam? Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết các câu hỏi trên và từ đó có được bức tranh tổng quát nhất.
Dropbox Sign là gì?
Một trong những công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp để duy trì không gian làm việc online hiệu quả và hợp nhất chính là Dropbox Sign. Bạn có thể hiểu đơn giản, Dropbox Sign là một ứng dụng quản lý chữ ký điện tử trong giao dịch kỹ thuật số có pháp lý của Dropbox với các tính năng bao gồm ký tài liệu, gửi, lưu trữ,….
Cho phép người dùng yêu cầu chữ ký điện tử và thêm chữ ký ràng buộc về mặt pháp lý vào tài liệu, công cụ hứa hẹn hỗ trợ giao dịch được chốt trong thời gian nhanh hơn, các tài liệu khẩn cấp được hoàn thành mà không gặp bất kỳ sai sót nào, nhân viên mới được tiếp nhận ngay lập tức,…
Thuộc sở hữu của thương hiệu Dropbox, Dropbox Sign là một giải pháp hữu ích cho những tổ chức làm việc trực tuyến hoàn toàn hoặc theo đuổi hình thức hybrid work, khi các tài liệu được gửi dễ dàng cho khách hàng và nhận về các thỏa thuận ký điện tử hợp pháp. Nền tảng này được đánh giá là vững chắc, có nhiều tích hợp, khả năng xây dựng thương hiệu tùy chỉnh,…
Từ người dùng cá nhân cho đến các công ty quy mô lớn đều có thể khám phá Dropbox Sign là gì và áp dụng công cụ cho tổ chức của mình mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Cho dù bạn muốn sử dụng nó trên thiết bị di động, máy tính để bàn hay máy tính bảng, ứng dụng đều được hỗ trợ mạnh mẽ nhằm tạo điều kiện tốt nhất để người dùng có thể sử dụng bất cứ đâu mong muốn.
Bên cạnh đó, Dropbox Sign có sẵn hơn 20 ngôn ngữ và có thể tích hợp với các công cụ phổ biến như Google Workspace, Salesforce, Slack, Hubspot,…Hơn nữa, nó đơn giản hóa quy trình công việc và giúp việc liên lạc giữa khách hàng, nhà cung cấp và đồng nghiệp trở nên dễ dàng hơn.
Lợi ích của Dropbox Sign
Thông qua việc tìm hiểu Dropbox Sign là gì và ứng dụng vào trong hệ thống tổ chức của mình, bạn có thể:
- Thu thập chữ ký an toàn và bảo mật bằng mã hóa dữ liệu
- Chốt giao dịch nhanh chóng với quy trình tự động đề xuất và ký kết hợp đồng
- Tự động hóa các tác vụ, tăng cường tuân thủ và quản lý rủi ro trong các tính năng AI của ứng dụng
- Định tuyến tài liệu đến nhân viên được chỉ định để quản lý quy trình công việc nội bộ
- Tạo và chỉnh sửa hợp đồng bằng cách sử dụng các mẫu có thể tùy chỉnh và tái sử dụng
- Chuyển từ công việc giấy tờ bận rộn sang công việc không cần giấy tờ để tiết kiệm chi phí đáng kể.
*Lưu ý: Chữ ký điện tử thêm vào với ứng dụng Dropbox Sign hiện CHƯA ĐƯỢC pháp luật Việt Nam công nhận là hợp pháp. Cụ thể về vấn đề này sẽ được giới thiệu trong phần sau của bài viết.
Các tính năng nổi bật của Dropbox Sign
Dropbox Sign cung cấp các tính năng độc đáo khiến nó trở thành sự lựa chọn tuyệt vời cho mọi đối tượng. Công cụ thường tập trung vào việc đơn giản hóa quy trình cho người dùng và tổ chức.
Hãy cùng chúng tôi điểm qua các tính năng nổi bật của Dropbox Sign là gì?
Templates
Bạn có thể biến các tài liệu được sử dụng thường xuyên của mình thành mẫu Dropbox Sign nhằm mục đích hợp lý hóa mọi yêu cầu chữ ký. Người dùng được phép định dạng tài liệu trong vài phút để mỗi lần gửi được dễ dàng và nhanh chóng.
Tất cả những gì bạn cần là 04 bước thực hiện cơ bản khi định dạng tài liệu:
- Tải tài liệu lên: Chọn tài liệu thường xuyên được gửi đi, chẳng hạn như thỏa thuận không tiết lộ hoặc cam kết hỗ trợ.
- Quyết định ai sẽ ký: Chỉ định vai trò của người ký, như khách hàng, chủ doanh nghiệp, nhân viên, người thuê nhà,…
- Đặt trường hoặc space: Đối với mỗi vai trò, hãy kéo và thả các trường chữ ký nơi bạn muốn người ký điền vào phần đó.
- Lưu, gửi và tái sử dụng: Khi tạo template, bạn sẽ dễ dàng gửi tài liệu nhanh chóng và liền mạch mà không cần lặp lại.
Với tính năng này, những người đã hiểu Dropbox Sign là gì có thể tự động hóa công việc tẻ nhạt của mình, đơn giản hóa việc gửi hàng loạt bằng cách sử dụng khả năng nhiều người ký và chuẩn bị tài liệu để ký ngay lập tức.
Chỉnh sửa tài liệu
Tính năng như trình soạn thảo văn bản là một tính năng rất phổ biến trong mọi ứng dụng. Sử dụng công cụ này, bạn có thể thêm các trường trong tài liệu của mình để người ký có thể điền thông tin được yêu cầu. Nó bao gồm các tính năng điều hướng – được đánh giá là khá độc đáo trong Dropbox Sign.
Dropbox Sign cho phép người dùng thêm nhãn hiệu tùy chỉnh và tùy chỉnh ngôn ngữ của ứng dụng. Điều này giúp công ty nâng cao thương hiệu và tăng cường giao tiếp với các bên liên quan. Khi thêm thành phần email, bạn phải tải lên logo công ty, thêm dòng giới thiệu công ty, chỉnh sửa tên người gửi và chữ ký email.
Gửi tài liệu
Các cách gửi tài liệu trong Dropbox Sign là gì? Ứng dụng này hỗ trợ nhiều cách gửi tài liệu. Bạn có thể tải lên tệp CSV tạo liên kết ký hoặc tệp CSV để ký hàng loạt và ký trực tiếp.
Khi gửi tài liệu qua email, bạn có thể tùy chỉnh tiêu đề tài liệu, yêu cầu tệp đính kèm, tùy chỉnh thông báo cho người ký và gán CC.
Ký và lưu trữ tài liệu
Dropbox Sign cung cấp các tính năng có giá trị, bao gồm nút “Next” hướng dẫn người nhận đến các trường trống để ký trực tiếp trên tài liệu.
Sau khi các tài liệu được thực thi, chúng phải được truy cập dễ dàng và hiệu quả. Dropbox Sign là nền tảng lưu trữ tài liệu dựa trên đám mây với tất cả các tài liệu đều có sẵn, cho phép người dùng truy cập dễ dàng bất cứ khi nào cần thiết.
Bảo mật
Để được nước sở tại công nhận về mặt pháp lý cũng như đảm bảo mọi thông tin trong văn bản được an toàn nhất, sự tuân thủ pháp luật và bảo mật đặc biệt là điều bắt buộc. Bảo mật của Dropbox Sign là gì? Ứng dụng cung cấp mã hóa SSL, xác thực hai yếu tố, tuân thủ luật pháp quốc tế, tuân thủ HIPAA, tuân thủ eSign và lưu trữ tài liệu an toàn.
Công cụ này cung cấp các báo cáo kiểm tra để theo dõi các thay đổi và hoạt động thiết yếu của mọi tài liệu. Chúng được đính kèm tự động vào các tài liệu đã ký.
Tích hợp và API
Dropbox Sign có nhiều tích hợp và API giúp hợp lý hóa quy trình làm việc của tài liệu. Do đó, người dùng được phép tích hợp các công cụ yêu thích của mình như Docs, Sheets, Onedrive,…với Dropbox Sign và xây dựng các tùy chỉnh thông qua chức năng mạnh mẽ của phần mềm.
Hỗ trợ khách hàng
Dropbox Sign cung cấp dịch vụ khách hàng có chất lượng tốt và chuyên nghiệp. Các kênh trò chuyện như live chat, email được áp dụng để khách hàng liên hệ. Bộ phận hỗ trợ luôn sẵn sàng 24/7 và bạn sẽ nhận được trang trạng thái ứng dụng, tài nguyên được hỗ trợ và thông báo cập nhật nền tảng.
Dẫu vậy, các doanh nghiệp khi đăng ký dịch vụ thông qua đối tác chính thức của thương hiệu, sự hỗ trợ này được nhân đôi khi ngoài sự hỗ trợ của chuyên gia thuộc Dropbox mà còn được đồng hành chủ động bởi đội ngũ chuyên nghiệp của nhà cung cấp uy tín.
Hướng dẫn đăng ký Dropbox Sign tại HVN Group
Vinh dự trở thành đối tác chiến lược chính thức của Dropbox tại thị trường Việt Nam, HVN Group cung cấp đầy đủ các ứng dụng Dropbox với mức giá cạnh tranh để doanh nghiệp tham khảo. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi của người dùng như Dropbox Sign là gì, hay cách sử dụng dịch vụ hợp lý cho tổ chức.
Để đăng ký Dropbox Sign và tự mình trải nghiệm, bạn thực hiện theo các bước sau:
– Bước 1: Nhấp vào LIÊN HỆ NGAY hoặc truy cập vào trang hvn.vn/dropbox để lựa chọn gói giải pháp phù hợp.
– Bước 2: Điền đầy đủ thông tin cần thiết.
– Bước 3: Nhấp vào Liên hệ với tôi để hoàn tất việc đăng ký.
Lúc này, đội ngũ CSKH chuyên nghiệp của chúng tôi sẽ ngay lập tức kết nối với bạn để tư vấn chi tiết hơn trước khi thiết lập tài khoản Dropbox.
Dropbox Sign có giá trị pháp lý ở Việt Nam không?
Chữ ký điện tử và chữ ký số dựa trên chứng chỉ là những hình thức khá phổ biến trong các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số đang có những bước tiến mạnh mẽ như hiện nay. Nhằm tạo điều kiện phát triển cho các tổ chức, pháp luật Việt Nam công nhận cả chữ ký điện tử và chữ ký số đều có mức độ thực thi và chấp nhận như chữ ký viết tay truyền thống, miễn là chúng đáp ứng một số yêu cầu nhất định.
Như có đề cập trong khi chia sẻ về lợi ích của Dropbox Sign, chúng tôi có đề cập đến việc pháp luật Việt Nam CHƯA công nhận tính hợp pháp của chữ ký điện tử này. Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã quy định trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký đáp ứng các điều kiện gồm:
- Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ sự chấp thuận của họ đối với nội dung thông điệp.
- Phương pháp ký đủ tin cậy và phù hợp với mục đích của thông điệp dữ liệu.
Theo đó, nếu bạn đang thắc mắc Dropbox Sign có được pháp luật Việt Nam công nhận không? Câu trả lời là KHÔNG vì chữ ký được tạo ra với Dropbox Sign chưa có giá trị pháp lý tại Việt Nam.
Dropbox triển khai hàng loạt tính năng bảo mật để đảm bảo xác thực người ký cũng như đảm bảo tính an toàn, chẳng hạn như sử dụng khóa riêng và khóa công khai, xác thực 2 yếu tố, tuân thủ pháp luật quốc tế,…
Kết luận
Như vậy, HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – đã giúp bạn giải quyết vấn đề Dropbox Sign là gì và tính pháp lý của chữ ký điện tử tại Việt Nam. Nếu có nhu cầu đăng ký các công cụ Dropbox cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể kết nối trực tiếp với chúng tôi bằng cách gọi tới số Hotline: 024.9999.7777.
