Địa chỉ email là gì? Lựa chọn địa chỉ Gmail cho doanh nghiệp

Địa chỉ email là hình thức cơ bản nhất của danh tính trực tuyến. Đó là cổng kết nối cá nhân với thế giới internet – cho phép bạn gửi và nhận thông tin liên lạc, tạo tài khoản trên nhiều website hoặc ứng dụng khác nhau, nhận bản tin từ các nguồn thú vị. Bài viết này HVN Group sẽ giúp bạn hiểu rõ và chi tiết hơn địa chỉ email là gì, cùng những lý do nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ email của Gmail.

Tìm hiểu địa chỉ email là gì?

Khi một tin nhắn hoặc dữ liệu điện tử được truyền từ máy tính này sang máy tính khác thì nó được gọi là email. Để gửi email, bạn cần có kết nối internet đang hoạt động, nhà cung cấp dịch vụ và địa chỉ email của người gửi cũng như người nhận.

Địa chỉ email là nhận dạng của hộp thư điện tử. Vậy các thành phần chính tạo nên cấu trúc của một địa chỉ email là gì? Một địa chỉ thư gồm 2 phần cơ bản: local part và domain. Local part thường chứa username của người dùng trong khi domain phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email mà bạn hiện đang sử dụng, chẳng hạn như Gmail, Outlook, Hotmail hay Yahoo.

Khi đặt tên cho địa chỉ thư, bạn có thể sử dụng các từ, số hoặc dấu chấm. Hai phần chính này sẽ được kết nối với nhau bằng biểu tượng “@” – giúp chương trình email nhận dạng ký tự và gửi thư đến tên miền theo sau ký tự đó.

Địa chỉ email là gì ví dụ sau sẽ giúp bạn hiểu hơn về cấu trúc của một địa chỉ. Bạn sẽ có địa chỉ là tennguoidung@gmail.com hoặc tennguoidung@outlook.com nếu sử dụng dịch vụ email không trả phí của nhà cung cấp, nhưng nếu doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp hóa địa chỉ thư của mình và đảm bảo về các tính năng nâng cao phù hợp cho môi trường làm việc, việc đăng ký gói trả phí của các nhà cung cấp sẽ được khuyến khích hơn. Khi đó, địa chỉ email là tennguoidung@tencongty.com hoặc sales@tencongty.com.

Lợi ích của việc sở hữu địa chỉ email là gì?

Trong thời đại số hóa hiện nay, email đóng vai trò quan trọng trong việc giao dịch trực tuyến, cộng tác và trao đổi thông tin. Nó còn hỗ trợ người dùng gửi bản tin, tiếp thị sản phẩm và liên lạc vì mục đích kinh doanh. Dưới đây là một số ứng dụng thực tế cho việc sở hữu địa chỉ email:

Giao tiếp và cộng tác

Khi tìm địa chỉ email là gì, bạn có thể tiến hành gửi các dữ liệu như văn bản, tài liệu, tệp và đa phương tiện (ảnh, video) cho địa chỉ đó thông qua email mà không tốn nhiều thời gian. Chẳng hạn, bạn có thể sử dụng email để liên hệ với công ty cho thuê để hỏi về hợp đồng thuê hoặc gửi thư đến nhà tuyển dụng tiềm năng để nộp đơn xin việc.

Cung cấp thông tin khuyến mãi

Các công ty có thể lập danh sách các địa chỉ email của đối tượng khách hàng tiềm năng đã thu thập được, nhập địa chỉ email là gì và tiếp thị sản phẩm của mình tới họ để kích thích việc mua hàng. Nhiều công ty sử dụng email marketing để liên lạc với khách hàng và khuyến khích họ tận dụng các chương trình khuyến mãi.

*Ví dụ: nếu khách hàng cho sản phẩm nào đó vào giỏ hàng trực tuyến nhưng chưa thanh toán, công ty có thể gửi mail vào địa chỉ thư đã được cung cấp để nhắc nhở việc hoàn tất giao dịch.

Sử dụng cho doanh nghiệp

Các tổ chức và doanh nghiệp có thể xác minh địa chỉ email là gì để sử dụng trong việc liên lạc về các dự án và nhiệm vụ trong tổ chức với mức bảo mật tốt. Đây có thể là một cách hiệu quả và an toàn để các thành viên trong nhóm giao tiếp, đặc biệt khi một số thành viên ở xa hoặc không có mặt tại văn phòng. 

Tăng cường bảo mật

Bạn có thể xác nhận địa chỉ email là gì để đảm bảo đúng người dùng có quyền truy cập vào hồ sơ của mình. Email là một cách tiện lợi để liên lạc và đảm bảo người dùng có quyền truy cập vào thông tin liên hệ quan trọng có liên quan đến hồ sơ trực tuyến. Chẳng hạn, một website có thể gửi mã đến email của người dùng khi cố gắng đăng nhập và yêu cầu nhập mã trước khi có quyền truy cập vào tài khoản.

Gmail – Dịch vụ email có tính phổ biến nhất hiện nay

Gmail được biết đến là dịch vụ email phổ biến nhất thế giới, được hàng triệu người sử dụng mỗi ngày. Hơn thập kỷ qua, các kỹ sư của Google đã làm việc không mệt mỏi để phát triển ứng dụng này, mang đến cho người dùng một giải pháp đơn giản và tinh tế cho những công việc có thể là cồng kềnh. 

• Dung lượng lưu trữ: Để luôn dẫn đầu, Gmail đã tăng dung lượng lưu trữ theo thời gian. Từ 2GB và 4GB ban đầu, hiện nay tài khoản Gmail được đăng ký không tính phí đã có dung lượng tăng lên 15GB. Do đó, khi hiểu được lợi ích của địa chỉ email là gì và đăng ký tài khoản Gmail, bạn sẽ được cung cấp không gian lưu trữ rộng lớn cho tất cả email quan trọng nhất. Đối với các tài khoản dành cho doanh nghiệp, mỗi người dùng nhận được dung lượng lưu trữ từ 30GB lên tới 5TB tùy theo gói Google Workspace đăng ký.
• Layout của ứng dụng: Gmail tình cờ là dịch vụ webmail đầu tiên giới thiệu mẫu giao diện của hộp thư đến, mang đến cho người sử dụng chế độ xem trực quan hơn, dễ tiếp cận hơn và có tổ chức hơn. Ứng dụng còn cung cấp một phương pháp lọc email trong hộp thư đến được cải tiến, nhóm tất cả các thư có liên quan đến cùng một chủ đề trong một chuỗi.
• Các tính năng tổ chức: Gmail cung cấp một loạt các tính năng hỗ trợ tổ chức hộp thư một cách khoa học và thông minh, bao gồm nhãn, bộ lọc, đánh dấu sao. 
• Hộp tìm kiếm Gmail: Nếu bạn cần tìm kiếm và xác nhận địa chỉ email là gì trong hộp thư của mình một cách nhanh chóng, Gmail chính là công cụ phù hợp cho bạn. Hộp tìm kiếm đã tích hợp sẵn Google Search, do đó người dùng có thể chỉ cần gõ một vài cụm từ là đã nhận được kết quả ngay lập tức.
• Bảo mật và anti-spam: Một số người trong quá trình tìm hiểu địa chỉ email là gì khá lo ngại về vấn đề bảo mật và quyền riêng tư. Tuy nhiên, nỗi lo lắng này sẽ không còn nếu bạn lựa chọn Gmail khi ứng dụng này cung cấp trình quét chống malware và virus liên tục được cập nhật. Ví dụ, tất cả các tệp đính kèm được lưu trữ trên máy chủ của Google, do đó nếu virus hoặc malware được đính kèm vào email, cảnh báo sẽ hiển thị và cách ly thư này.

Hoạt động trên cương vị là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN Group đã và đang đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp Việt Nam khi cung cấp đa dạng gói giải pháp Google Workspace với mức chi phí phải chăng. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp với kiến thức chuyên môn cao luôn sẵn sàng giải đáp mọi câu hỏi của người dùng liên quan đến cách sử dụng hiệu quả địa chỉ email là gì, cách khai thác triệt để tính năng của Gmail cùng các ứng dụng Google khác,…

Phần kết

Như vậy, bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về địa chỉ email là gì và lý do tại sao Gmail luôn nằm trong top đầu những dịch vụ email được các doanh nghiệp toàn cầu ưa chuộng nhất. Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề trong quá trình sử dụng Gmail hãy gọi trực tiếp tới số Hotline: 024.9999.7777 để được nhận tư vấn từ đội ngũ HVN ngay.