Hướng dẫn đặt lại mật khẩu người dùng trong Google Workspace

Nếu bạn cần đặt lại mật khẩu, hầu hết các dịch vụ đều có tính năng “Quên mật khẩu” và gửi cho bạn liên kết qua email khi được yêu cầu đặt lại password trên trang web.

Tại sao nên đặt lại mật khẩu thường xuyên?

Theo Thytoctic, 80% tất cả cuộc tấn công an ninh mạng liên quan đến mật khẩu yếu hoặc bị đánh cắp. Thay đổi mật khẩu thường xuyên có thể hỗ trợ đáng kể cho việc giảm thiểu nguy cơ bị lộ và tránh được một số mối nguy hiểm về Bảo mật CNTT.

Mật khẩu là tuyến phòng thủ đầu tiên của doanh nghiệp trong việc chống lại các cuộc tấn công mạng. Vì thế, hãy cùng xem lý do tại sao doanh nghiệp nên đặt lại mật khẩu cho người dùng thường xuyên.

Giới hạn vi phạm cho nhiều tài khoản

Trong trường hợp bạn sử dụng cùng một mật khẩu cho tất cả các tài khoản của mình, nếu một tài khoản bị tấn công, thì những tài khoản khác cũng sẽ bị ảnh hưởng. Mỗi tài khoản nên có duy nhất một mật khẩu.

Đặc biệt, Google Workspace là một không gian làm việc có tầm quan trọng đối với quy trình làm việc trong doanh nghiệp, nên việc sử dụng chung với các tài khoản khác có thể tạo nên mối hiểm nguy. Do đó, việc đặt lại mật khẩu người dùng tạo một hàng rào bảo vệ cho tài khoản làm việc của bạn.

Ngăn chặn truy cập liên tục

Tin tặc có thể cố gắng truy cập trái phép vào tài khoản của bạn nhiều lần trong một khoảng thời gian. Việc đặt lại mật khẩu thường xuyên có thể giảm nguy cơ kẻ xấu sẽ có quyền truy cập thường xuyên vào tài khoản của bạn.

Ngăn ngừa sử dụng mật khẩu đã lưu

Nếu bạn làm mất hoặc thay đổi máy tính, người khác có thể lấy được mật khẩu của bạn. Việc thường xuyên đặt lại mật khẩu có nghĩa là ngay cả khi ai đó tìm thấy password cũ hoặc đã lưu, mật khẩu đó sẽ không còn hữu ích nữa và dữ liệu của bạn sẽ được bảo mật.

Giới hạn truy cập bởi keylogger

Keylogger là công nghệ giám sát được sử dụng để ghi lại các lần thao tác gõ phím. Nó thường được sử dụng để đánh cắp thông tin thẻ tín dụng cũng như thông tin đăng nhập. Thường xuyên đặt lại mật khẩu khiến password có được theo cách này ít có khả năng hữu ích trong bất kỳ khoảng thời gian nào.

Khi nào nên đặt lại mật khẩu?

• Sau khi vi phạm an ninh: Nếu bạn là đối tượng bị tấn công, việc đặt lại mật khẩu là hành động cần thiết. Sẽ an toàn hơn khi có password mới mạnh mẽ hơn, như vậy sự cố rò rỉ dữ liệu sẽ được giảm thiểu rõ ràng.
• Khi nghi ngờ truy cập trái phép: Đừng đợi cho đến khi có bằng chứng rõ ràng về việc bị tấn công. Nếu nghi ngờ ai đó đã cố gắng truy cập hoặc nhận được email thông báo rằng một người dùng trái phép đã đăng nhập vào tài khoản của bạn trên một thiết bị mới. Lúc này, hãy đặt lại mật khẩu ngay khi có thể.
• Nếu phát hiện ra phần mềm độc hại hoặc phần mềm lừa đảo: Virus có thể khiến máy tính và toàn bộ mạng của bạn gặp rủi ro. Nếu phát hiện ra phần mềm như vậy sau khi quét, hãy thay đổi mật khẩu ngay lập tức.
• Đăng nhập tại các địa điểm công cộng: Nếu người dùng đến thư viện hoặc sử dụng mạng công cộng, hãy đặt lại mật khẩu sau đó. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi dấu vết kỹ thuật số của mình một cách an toàn hơn.

Các cách bảo vệ tài khoản Google Workspace

Bên cạnh việc đặt lại mật khẩu, có một số cách khác để người dùng và admin có thể bảo vệ tài khoản Google Workspace của mình:

• Xác thực 2 yếu tố: Điều này có nghĩa là để truy cập vào bất kỳ tài khoản nào, bất kỳ ai cố gắng truy cập sẽ phải đối mặt với bước xác thực thứ 2, chẳng hạn như mã được gửi về điện thoại.
• Kiểm tra mật khẩu: Người dùng không chỉ nên đặt lại mật khẩu khi cần thiết mà còn thường xuyên kiểm tra xem password đó có được sử dụng ở nhiều nơi cho nhiều tài khoản không.
• Chọn mật khẩu dài và đa dạng: Khi đặt lại mật khẩu, bạn nên lưu ý password cần có ít nhất 12 ký tự, sử dụng chữ hoa và các ký tự đặc biệt.

Quản lý mật khẩu là hành động cần thiết để tạo ra tuyến phòng thủ đầu tiên mạnh mẽ cho tài khoản nhằm chống lại các vi phạm an ninh. Không chỉ là đặt lại mật khẩu, người dùng cũng như admin phải thường xuyên kiểm tra tài khoản Google Workspace, tạo ra các bức tường an ninh mạnh mẽ,…

Cách đặt lại mật khẩu trong Google Workspace

Người dùng có thể sử dụng chức năng Admin Console để thực hiện các thao tác quản lý người dùng Google Workspace, chẳng hạn như đặt lại mật khẩu cho người dùng, thay đổi username hoặc xóa người dùng.

Trong trường hợp người dùng mất quyền truy cập vào tài khoản của mình hoặc có nhu cầu cải thiện khả năng bảo mật của tài khoản, việc đặt lại mật khẩu là điều cần thiết. Bạn có thể tham khảo các bước reset password được hướng dẫn như dưới đây:

Bước 1: Người dùng tiến hành đăng nhập vào Admin Console.

Bước 2: Bấm vào chọn Người dùng.

Bước 3: Di trỏ chuột vào người dùng mà bạn muốn đặt lại mật khẩu và chọn Đặt lại mật khẩu.

Sau đó, nhấp vào Đặt lại.

Click vào biểu tượng hình con mắt để xem lại mật khẩu.

Nhấp vào dòng Sao chép mật khẩu để sao chép mật khẩu.

Sau khi đã copy mật khẩu, người dùng bấm Xong.

Như vậy, bạn đã hoàn thành việc đặt lại mật khẩu cho người dùng Google Workspace. Nếu trong quá trình thực hiện, bạn gặp bất kỳ vấn đề nào cần hỗ trợ, hãy bấm ngay vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để gặp gỡ chuyên gia của chúng tôi.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Việc bảo mật tài khoản Google Workspace là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Vấn đề bảo mật này sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nếu có sự hỗ trợ của những chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm.

Với tư cách là đối tác cấp cao của Google Cloud tại thị trường Việt Nam, HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – quy tụ đội ngũ nhân viên có kiến thức chuyên sâu về nền tảng Google Workspace nói riêng và các giải pháp chuyển đổi số nói chung. Vì thế, bên cạnh việc hướng dẫn đặt lại mật khẩu người dùng, chúng tôi còn nhiệt tình cung cấp cho bạn nhiều phương pháp để bảo mật tài khoản.

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân viên cũng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp lựa chọn gói giải pháp phù hợp nhất với tổ chức của mình dựa trên đánh giá và phân tích về nhu cầu và định hướng phát triển của tổ chức. Như vậy, bạn sẽ nhận được sự hướng dẫn để chuyển đổi số đúng cách từ các chuyên gia khi liên hệ với chúng tôi.

Hãy kết nối ngay với HVN thông qua Hotline 024.9999.7777, doanh nghiệp sẽ không chỉ được hướng dẫn và giải đáp mọi câu hỏi liên quan đến vấn đề đặt lại mật khẩu cho người dùng, mà còn nhận được sự tư vấn từ các chuyên gia sở hữu kiến thức chuyên sâu về Google Workspace.