Tổng hợp 08+ cách xuống dòng trong Excel đơn giản và hiệu quả

Chắc hẳn trong quá trình làm việc với Excel, bạn không ít lần gặp phải trường hợp văn bản quá dài, không hiển thị hết trong một ô. Vậy bạn đã biết cách xuống dòng trong Excel để giải quyết vấn đề này chưa? Bài viết này sẽ tổng hợp 08+ cách xuống dòng trong Excel đơn giản, dễ thực hiện, giúp bạn trình bày văn bản một cách khoa học và đẹp mắt hơn.

Hướng dẫn 08+ cách xuống dòng trong Excel chi tiết

Việc xuống dòng trong Excel giúp bạn trình bày dữ liệu rõ ràng, dễ đọc hơn, nhưng không phải ai cũng biết cách thực hiện. Nếu như bạn vẫn chưa biết làm sao để xuống dòng trong Excel thì hãy tham khảo 08+ cách xuống dòng trong Excel đơn giản và hiệu quả, phù hợp cho cả người mới bắt đầu!

Cách 1: Sử dụng ALT + Enter

Thông thường, đây chính là cách xuống dòng trong Excel được xem là đơn giản nhất và nhiều người sử dụng nhất. Nếu bạn không biết cách thức triển khai như thế nào thì có thể tham khảo ngay các bước hướng dẫn cụ thể như sau:

• Bước 1: Click chuột vào đúng vị trí ô trên bảng tính mà bạn muốn xuống dòng.
• Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter (Windows) hoặc Option + Return (Mac).

• Bước 3: Hoàn thành.

Sau khi thực hiện xong, bạn hoàn toàn có thể nhập nội dung mới ở dòng bên dưới như bình thường. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tham khảo thêm một số những cách xuống dòng trong Excel thú vị hơn.

Cách 2: Sử dụng Wrap Text

Một cách xuống dòng trong Excel cũng cực kỳ dễ triển khai mà bạn không thể bỏ qua chính là sử dụng Wrap Text, tính năng này sẽ giúp bạn gói gọn nội dung trong 1 ô và cách để thực hiện như sau:

• Bước 1: Di chuyển con trỏ chuột đến vị trí ô mà bạn muốn xuống dòng trong Excel.
• Bước 2: Ở mục Alignment click chọn mở rộng > tiếp đến cửa sổ Fomat Cells hiển thị bạn tích chọn vào Wrap Text.

• Bước 3: Nhấn chọn vào OK để hoàn thành.

Hướng dẫn này được sử dụng để triển khai cách xuống dòng trong 1 ô excel, khi đó nội dung sẽ tự động xuống dòng khi số ký tự vượt quá độ rộng của ô.

Cách 3: Điều chỉnh Format Cells

Ngoài 02 cách trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm cách xuống dòng trong Excel bằng cách điều chỉnh Format Cells. Khi đó, bạn hoàn toàn có thể triển khai với một số những bước cụ thể như sau đây:

• Bước 1: Chọn ô trong bảng tính mà bạn muốn thực hiện xuống dòng.
• Bước 2: Trên thanh công cụ click chọn vào Format Cells > tiếp đến chọn Format Cells.

• Bước 3: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị, tại đây bạn chỉ cần chọn Center ở mục Horizontal > Tích chọn Wrap text ở mục Text control > cuối cùng chọn vào OK để hoàn tất.

Sau khi thực hiện xong hướng dẫn trên, nội dung trong ô sẽ tự động được căn chỉnh và xuống dòng mà không cần phải thao tác thủ công.

Cách 4: Sử dụng tính năng Find & Replace

Trong một số trường hợp, nội dung trong ô Excel bị tràn ra ngoài gây mất thẩm mỹ và sự chuyên nghiệp. Khi đó, bạn có thể sử dụng tính năng Find & Replace để triển khai cách xuống dòng trong Excel như sau:

• Bước 1: Click chọn vào tất cả các ô mà bạn muốn thêm dấu xuống dòng trong bảng tính.
• Bước 2: Trên thanh công cụ Home click chọn Find & Select > tiếp đến chọn vào Replace. Lưu ý, để thực hiện nhanh gọn bước này bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl+H.

• Bước 3: Nhập dấu ký tự mà bạn muốn thay thế vào ô Find what > tại ô Replace with nhấn tổ hợp phím CTRL + J để thêm dấu xuống dòng > chọn Replace All để thay thế toàn bộ.

• Bước 4: Hoàn thành.

Cách 5: Sử dụng hàm CHAR

Khi có văn bản dài, bạn cần phải tìm cách xuống dòng trong Excel để bảng tính trở nên đẹp mắt và chuyên nghiệp hơn. Do đó, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm với bạn một cách tiếp theo để xuống dòng trong bảng tính Excel chính là sử dụng hàm CHAR. 

• Bước 1: Click chọn vào ô mà bạn muốn xuống dòng trong phần mềm Excel.
• Bước 2: Tại đây bạn có thể tham khảo nhập hàm CHAR như hình bên dưới.

• Bước 3: Tiếp đến click chọn vào ô mà bạn muốn xuống dòng > chọn Wrap Text và sẽ ra kết quả như mong muốn.

Cách 6: Xuống dòng trong Excel khi nối chuỗi

Tương tự như vậy, nếu bạn phải xuống dòng nối chuỗi cho nhiều ký tự thì có thể tham khảo ngay cách xuống dòng trong Excel với các bước cụ thể như sau:

• Bước 1: Chọn ô mà bạn muốn nối chuỗi khi xuống dòng > nhập hàm như hình bên dưới.

• Bước 2: Click chọn vào Wrap Text và kết quả sẽ hiển thị như mong muốn.

Tương tự như vậy, bạn có thể áp dụng với nhiều nội dung cần xuống dòng trong cùng một ô ngay trên chính phần mềm Excel.

Cách 7: Sử dụng chức năng căn lề Justify

Tiếp đến, một trong những cách xuống dòng trong Excel cực kỳ thú vị mà bạn không nên bỏ qua chính là sử dụng chức năng căn lề Justify. Có lẽ đây sẽ là một phương pháp xuống dòng hay mà không phải người dùng nào cũng biết:

• Bước 1: Bôi đen vào ô mà bạn muốn xuống dòng trong bảng tính Excel.
• Bước 2: Click chuột phải vào ô tính sau đó chọn vào Format Cells.

• Bước 3: Chọn vào cửa sổ Alignment > ở mục Horizonta tìm và chọn Justify > sau đó chọn vào OK.

• Bước 4: Hoàn thành.

Cách 8: Sử dụng hàm SUBSTITUTE nối ký tự

Cách xuống dòng trong Excel cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với bạn chính là sử dụng hàm SUBSTITUTE. Do đó, nếu bạn muốn triển khai theo cách này thì hãy tham khảo ngay một số những gợi ý cơ bản như sau:

• Bước 1: Ví dụ như hình bên dưới, nối “Microsoft 365 Tập đoàn HVN Group” với “Hệ sinh thái kiến tạo 4.0” thành một hàng. Khi đó, bạn cần nhập hàm SUBSTITUTE như ví dụ.

• Bước 2: Sau khi nhập hàm xong chỉ cần nhấn Enter để xem kết quả.

Như vậy, với những hướng dẫn cụ thể trên đây, bạn đã biết cách xuống dòng trong Excel như thế nào cho hiệu quả và dễ dàng. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai bạn có thể gặp một số lỗi không thể thực hiện thành công. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm với bạn về một số những lỗi và lưu ý ở nội dung bên dưới đây.

Những lỗi thường gặp nhất khi xuống dòng trong Excel

Mặc dù việc xuống dòng trong Excel tưởng chừng đơn giản, nhưng đôi khi bạn có thể gặp phải nhiều lỗi khó chịu như nội dung không hiển thị đúng, không thể dùng phím tắt hoặc dữ liệu bị lỗi khi sắp xếp. Những vấn đề này có thể do cài đặt chưa phù hợp hoặc Excel xử lý dữ liệu khác so với mong muốn. Dưới đây là tổng hợp các lỗi thường gặp khi xuống dòng trong Excel và cách khắc phục chi tiết!

Nhấn Alt + Enter nhưng không xuống dòng

• Nguyên nhân: Tính năng Wrap Text chưa bật.
• Cách khắc phục: Chọn ô hoặc vùng dữ liệu → Vào Tab Home → Nhấn Wrap Text để kích hoạt chế độ xuống dòng tự động.

Xuống dòng bằng CHAR(10) nhưng không hiển thị đúng

• Nguyên nhân: Excel chưa bật Wrap Text, làm dòng mới không hiển thị hoặc công thức bị lỗi khi kết hợp với dữ liệu dạng số.
• Cách khắc phục: Sử dụng đúng công thức = A1 & CHAR(10) & B1 và bật Wrap Text để hiển thị xuống dòng đúng cách.

Xuống dòng nhưng bị tràn ô, không hiển thị hết nội dung

• Nguyên nhân: Độ cao hàng chưa đủ để hiển thị nội dung.
• Cách khắc phục: Chọn ô hoặc dòng → Nhấn Format (trong Tab Home) → AutoFit Row Height.

Nội dung xuống dòng bị ẩn một phần hoặc biến mất

• Nguyên nhân: Có thể do ô bị Merge Cells (gộp ô) hoặc dữ liệu trong ô chứa ký tự đặc biệt không tương thích.

• Cách khắc phục: Bỏ gộp ô bằng cách vào Merge & Center → Unmerge Cells hoặc xóa các ký tự đặc biệt có thể gây lỗi hiển thị.

Xuống dòng nhưng khi sắp xếp hoặc lọc dữ liệu bị lỗi

• Nguyên nhân: Dữ liệu trong ô có nhiều dòng, làm Excel nhận diện sai khi lọc/sắp xếp.

• Cách khắc phục: Tách dữ liệu bằng Text to Columns hoặc Power Query. Nếu muốn giữ dữ liệu xuống dòng, có thể thử sắp xếp bằng VBA.

Copy dữ liệu từ nơi khác vào Excel nhưng xuống dòng bị mất

• Nguyên nhân:Dữ liệu từ Word hoặc Notepad có định dạng xuống dòng không tương thích.
• Cách khắc phục: Dán dữ liệu vào Notepad trước rồi copy lại vào Excel để loại bỏ định dạng ẩn. Kiểm tra nếu dữ liệu có dấu ngắt dòng \r\n thay vì CHAR(10), dùng Find & Replace để chỉnh lại.

Xuống dòng nhưng khi in bị lỗi, không hiển thị đúng

• Nguyên nhân: Cài đặt in không đúng hoặc kích thước ô không đủ hiển thị nội dung.

• Cách khắc phục: Điều chỉnh Row Height hoặc Wrap Text để nội dung hiển thị đầy đủ trước khi in. Kiểm tra cài đặt Page Layout để không bị mất nội dung khi in.

Không thể xuống dòng trong Excel Online

• Nguyên nhân: Excel Online có giới hạn một số tính năng như phím tắt hoặc VBA.
• Cách khắc phục: Sử dụng Wrap Text hoặc xuống dòng bằng CHAR(10) trong công thức. Nếu cần VBA, hãy mở file trên Excel Desktop.

Gõ văn bản trong một ô mà nhấn Enter lại di chuyển xuống ô khác

• Nguyên nhân: Enter mặc định di chuyển xuống ô tiếp theo.
• Cách khắc phục: Nhấn Alt + Enter thay vì chỉ nhấn Enter để xuống dòng trong cùng một ô.

Với một số những lỗi mà chúng tôi chia sẻ trên đây, bạn hoàn có thể tham khảo để áp dụng khi triển khai cách xuống dòng trong Excel gặp lỗi. Tiếp đến, chúng tôi sẽ gợi ý thêm cho bạn một số những lưu ý quan trọng khi triển khai xuống dòng trong bảng tính Excel.

06+ Lưu ý quan trọng khi xuống dòng trong Excel

Khi triển khai cách xuống dòng trong Excel, có một số lưu ý quan trọng để đảm bảo dữ liệu của bạn được trình bày một cách rõ ràng và chuyên nghiệp:

• Hiểu rõ sự khác biệt giữa phương pháp triển khai:
  • Phím Enter sẽ di chuyển con trỏ xuống ô tiếp theo, không phải xuống dòng trong cùng một ô.
  • Tổ hợp phím Alt + Enter (Windows) hoặc Option + Return (Mac) dùng để xuống dòng trong cùng một ô.
  • Chức năng Wrap Text tự động xuống dòng khi nội dung vượt quá chiều rộng của ô.
• Kiểm tra định dạng ô:
  • Đảm bảo rằng ô bạn muốn xuống dòng đã được định dạng cho phép hiển thị nhiều dòng văn bản.
  • Sử dụng chức năng Wrap Text nếu bạn muốn Excel tự động điều chỉnh việc xuống dòng.
• Chú ý đến độ dài văn bản:
  • Nếu văn bản quá dài, việc xuống dòng có thể làm cho ô trở nên quá cao, ảnh hưởng đến bố cục bảng tính.
  • Cân nhắc việc điều chỉnh chiều rộng cột hoặc sử dụng phông chữ nhỏ hơn.
• Xử lý dữ liệu nhập từ nguồn khác:
  • Khi nhập dữ liệu từ các nguồn khác, có thể xuất hiện các ký tự xuống dòng không mong muốn.
  • Sử dụng chức năng Find and Replace (Ctrl + H) để loại bỏ hoặc thay thế các ký tự này.
• Kiểm tra trước khi in:
  • Luôn kiểm tra kỹ xem dữ liệu đã được xuống dòng đúng cách trước khi in bảng tính.
  • Điều chỉnh chiều cao hàng nếu cần thiết để đảm bảo tất cả nội dung đều hiển thị đầy đủ.
• Sử dụng phím tắt:
  • Khi sử dụng các phím tắt trong phần mềm Excel sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn.

Bằng cách tuân theo những lưu ý này, bạn có thể tránh được các lỗi phổ biến và tạo ra các bảng tính Excel rõ ràng, dễ đọc.

Một số câu hỏi thường gặp

• Làm thế nào để điều chỉnh chiều cao của ô sau khi xuống dòng?

Có 2 cách để điều chỉnh chiều cao của ô:

• Thủ công: Di chuyển chuột đến đường kẻ phân cách giữa 2 hàng, khi con trỏ chuột chuyển thành mũi tên 2 chiều thì kéo thả đến khi đạt chiều cao mong muốn.
• Tự động: Nhấp đúp chuột vào đường kẻ phân cách giữa 2 hàng. Excel sẽ tự động điều chỉnh chiều cao để vừa đủ với nội dung của ô có nhiều dòng nhất trong hàng đó.

• Làm thế nào để đảm bảo văn bản xuống dòng hiển thị đẹp mắt khi in?

• Xem trước khi in: Sử dụng chức năng Print Preview để kiểm tra trước khi in, đảm bảo văn bản xuống dòng hiển thị đầy đủ và không bị cắt xén.
• Điều chỉnh lề: Điều chỉnh lề trang in để có thêm không gian cho nội dung.
• Chọn khổ giấy phù hợp: Chọn khổ giấy phù hợp với nội dung bảng tính.
• Điều chỉnh tỷ lệ: Nếu cần thiết, có thể điều chỉnh tỷ lệ in để thu nhỏ hoặc phóng to nội dung.

• Có cách nào để căn chỉnh văn bản sau khi xuống dòng không?

Có, bạn có thể sử dụng các tùy chọn căn chỉnh trong nhóm Alignment trên tab Home để căn chỉnh văn bản sau khi xuống dòng, bao gồm: Căn lề trái, căn giữa, căn lề phải, căn trên, căn giữa, căn dưới.

• Làm thế nào để xuống dòng khi nhập dữ liệu từ một nguồn khác?

Khi nhập dữ liệu từ nguồn khác, bạn có thể gặp phải các ký tự xuống dòng không mong muốn. Để xử lý, bạn có thể:

• Sử dụng chức năng Find and Replace (Ctrl + H) để tìm và thay thế các ký tự xuống dòng thừa bằng Alt + Enter.
• Sử dụng công thức CLEAN để loại bỏ các ký tự không in được.
• Định dạng lại dữ liệu sau khi nhập vào Excel.

• Làm thế nào để tăng tốc độ làm việc khi thường xuyên phải xuống dòng?

Bạn có thể tham khảo: Sử dụng phím tắt thành thạo, kết hợp các phương pháp xuống dòng khác nhau hoặc sử dụng Macro để tự động hóa các thao tác lặp lại.

• Mẹo nào để tránh các lỗi thường gặp khi xuống dòng?

Để có thể tránh được một số lỗi thường gặp khi triển khai xuống dòng trong Excel, bạn có thể tham khảo một số những gợi ý cụ thể như sau:

• Hiểu rõ sự khác biệt giữa các phương pháp xuống dòng.
• Kiểm tra định dạng ô trước khi xuống dòng.
• Chú ý đến độ dài văn bản.
• Xử lý dữ liệu nhập từ nguồn khác cẩn thận.
• Kiểm tra trước khi in.

• Dữ liệu xuống dòng có ảnh hưởng đến việc lọc và sắp xếp không?

Có. Khi dữ liệu trong một ô có nhiều dòng, Excel vẫn coi đó là một ô duy nhất, có thể gây khó khăn khi lọc hoặc sắp xếp. Do đó, nếu cần lọc hoặc sắp xếp dữ liệu riêng lẻ, hãy tách thành nhiều cột bằng Text to Columns hoặc Power Query.

• Xuống dòng trên Excel Online có hoạt động giống bản Desktop không?

Không hoàn toàn. Một số phím tắt như Alt + Enter vẫn hoạt động, nhưng Excel Online không hỗ trợ VBA để tự động xuống dòng.

Lời kết

Hy vọng với 08+ cách xuống dòng trong Excel mà chúng tôi đã chia sẻ, bạn đã có thể tự tin xử lý các văn bản dài dòng và trình bày dữ liệu một cách khoa học, đẹp mắt. Đừng quên áp dụng những lưu ý và mẹo nhỏ để tránh những lỗi không đáng có và tối ưu hóa hiệu quả công việc của bạn.

Nếu trong quá trình tham khảo hướng dẫn và tìm hiểu thông tin, bạn cần HVN Group hỗ trợ giải đáp tất cả những câu hỏi liên quan đến kỹ thuật, cách sử dụng vui lòng liên hệ đến chúng tôi qua địa chỉ:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777