Cách sử dụng Zoom trên máy tính chi tiết từ A-z cho Newbie

Cùng xu hướng phát triển mạnh mẽ của công nghệ, nhu cầu giao tiếp từ xa cũng dần được quan tâm nhiều hơn. Do đó, Zoom đã trở thành một trong những nền tảng phổ biến nhất cho các cuộc họp trực tuyến. Vì vậy, biết cách sử dụng zoom trên máy tính là một lợi thế lớn cho bạn trong công việc, học tập. Do đó, hãy theo dõi bài viết dưới để của HVN để biết cách sử dụng Zoom chi tiết từ A-Z

Hướng dẫn cách cài đặt Zoom trên máy tính

Để bắt đầu với Zoom, người dùng cần phải thực hiện một số bước cài đặt cơ bản. Mặc dù việc này có thể được thực hiện khá nhanh chóng và dễ dàng, nhưng nếu chưa từng làm trước đây, người dùng có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:

Tải và cài đặt Zoom

Trước tiên, người dùng cần tải ứng dụng Zoom về máy tính của mình. Zoom hỗ trợ cả Windows và macOS, vì vậy người dùng có thể yên tâm rằng ứng dụng tương thích với hầu hết các hệ điều hành phổ biến. Cụ thể các bước hướng dẫn cài đặt chi tiết như sau:

– Bước 1: Từ trình duyệt web, hãy truy cập trang chủ của Zoom: https://zoom.us/download. Tại đây, người dùng sẽ thấy tùy chọn để tải xuống phiên bản dành cho máy tính.

– Bước 2: Click chọn phiên bản phù hợp để tải xuống Zoom.

• Tải xuống (64-bit)
• Tải xuống (32-bit)
• Tải xuống (ARM64)

– Bước 3: Sau khi tải xuống hoàn tất, mở file cài đặt và làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất quá trình cài đặt.

*Lưu ý: Hãy đảm bảo rằng kết nối Internet luôn ổn định để tránh gián đoạn trong quá trình tải và cài đặt ứng dụng.

>>> Xem thêm: Cách tải Zoom về điện thoại & máy tính dễ dàng cho Newbie

Đăng nhập Zoom trên máy tính

Khi đã cài đặt xong, mở ứng dụng Zoom và người dùng sẽ thấy cửa sổ đăng nhập xuất hiện. Nếu đã có tài khoản, người dùng chỉ cần đơn giản là nhập địa chỉ email và mật khẩu của mình để thực hiện đăng nhập trên Zoom.

Tuy nhiên, nếu chưa có tài khoản, hãy nhấn vào Sign Up để tạo tài khoản mới. Quy trình đăng ký rất đơn giản, người dùng chỉ cần nhập thông tin cần thiết và xác nhận qua email.

– Bước 1: Click chọn Sign Up để tạo tài khoản mới.

– Bước 2: Tại ô Birth Year, hãy nhập năm sinh >> nhấn Continue (Tiếp tục).

– Bước 3: Nhập địa chỉ Email >> nhấn Continue (Tiếp tục). Hoặc người dùng cũng có thể Sign up with Google, Facebook, SSO hoặc Apple.

– Bước 4: Nhập mã Code được gửi về email >> nhấn Verify để xác nhận.

– Bước 5: Tạo tài khoản mới với các thông tin cơ bản, bao gồm First name, Last name, Password >> nhấn nhấn Continue (Tiếp tục).

– Bước 6: Sau khi hoàn tất, người dùng có thể dễ dàng sử dụng các tính năng trên Zoom.

Tùy chỉnh cài đặt trên Zoom

Sau khi đăng nhập, người dùng có thể thực hiện các cài đặt cá nhân trên Zoom với các bước hướng dẫn đơn giản dưới đây:

1. Thay đổi ngôn ngữ cài đặt trên Zoom

– Bước 1: Mở ứng dụng Zoom đã được cài đặt trên máy tính.

– Bước 2: Click chọn mũi tên hướng lên trong thanh tác vụ của Windows >> nhấp chuột phải vào biểu tượng Zoom trong cửa sổ hiển thị.

– Bước 3: Nhấp chọn mục Switch Languages (Chọn ngôn ngữ) >> chọn ngôn ngữ mà người dùng muốn thay đổi.

2. Thay đổi ảnh đại diện

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính >> click vào biểu tượng Cài đặt ở góc phải phía bên màn hình.

– Bước 2: Tại cửa sổ Cài đặt, hãy nhấn chọn Hồ sơ >> chọn hình đại diện để thực hiện thay đổi.

3. Tùy chỉnh giao diện

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính >> click vào biểu tượng Cài đặt ở góc phải phía bên màn hình.

– Bước 2: Tại giao diện Cài đặt chung, hãy di chuyển xuống phía dưới và thiết lập cài đặt cho Giao diện (Sáng, Tối, hoặc Cài đặt hệ thống).

Cách sử dụng Zoom trên máy tính dễ dàng

Nhìn chung, cách sử dụng Zoom trên máy tính cũng rất đơn giản. Người dùng có thể dễ dàng khai thác các tính năng và tạo cuộc họp trực tuyến trên Zoom một cách hiệu quả với các bước hướng dẫn chi tiết dưới đây:

Tham gia cuộc họp trên Zoom

Để tham gia một cuộc họp trên Zoom, người dùng chỉ cần thao tác đơn giản với 03 bước sau:

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Tại giao diện chính của Zoom, hãy click chọn Tham gia (Join a Meeting).

– Bước 3: Nhập mã ID cuộc họp mà mình đã nhận được. Người dùng cũng có thể thay đổi tên truy cập >> tích chọn Không kết nối âm thanh/Tắt video của tôi, hoặc không.

– Bước 4: Cuối cùng, nhấn Tham gia để truy cập cuộc họp.

Tạo và tổ chức cuộc họp Zoom

Zoom cung cấp cho người dùng nhiều tùy chọn linh hoạt để có thể tạo ra các cuộc họp một cách dễ dàng. Cụ thể như: 

Tạo phòng họp tức thì

Một trong những cách nhanh chóng nhất để bắt đầu một cuộc họp trên Zoom là tạo một phòng họp tức thì. Cuộc họp sẽ ngay lập tức được khởi tạo và người dùng có thể mời người tham gia bằng cách chia sẻ link hoặc ID cuộc họp. Cụ thể: 

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Tại giao diện chính của Zoom, hãy click chọn Cuộc họp mới.

– Bước 3: Thực hiện các tùy chỉnh Âm thanh và kết nối Máy ảnh >> nhấn Bắt đầu để tạo cuộc họp trên Zoom.

Lên lịch cuộc họp 

Ngoài tạo cuộc họp tức thì, người dùng cũng có thể lên kế hoạch cho một cuộc họp trong tương lai cho Zoom, bao gồm các thiết lập thời gian, ngày tháng, và cả việc tùy chọn chế độ bảo mật cho cuộc họp. Dưới đây là 03 bước đơn giản để người dùng dễ dàng lên lịch cuộc họp trên Zoom: 

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Tại giao diện chính của Zoom, hãy click chọn Lên lịch (Schedule a Meeting).

– Bước 3: Thiết lập các tùy chỉnh cho cuộc họp lên lịch:

• Ngày/giờ
• Người dự thính (Nhập tên hoặc địa chỉ email)
• ID cuộc họp (Tạo tự động hoặc tự tạo ID cho cuộc họp cá nhân)
• Tệp đính kèm (nếu có)
• Bảo mật cuộc họp (Mật mã hoặc Phòng chờ)
• Trò chuyện trong cuộc họp
• Video (tùy chỉnh Người chủ trì và Người tham gia)
• Âm thanh
• Lịch (Google Calendar, Outlook, hoặc lịch khác)
• Tùy chọn nâng cao

– Bước 4: Sau khi hoàn tất thiết lập, hãy nhấn Gửi để chia sẻ với mọi người.

Mời thêm thành viên tham gia cuộc họp Zoom

Khi đã tạo một cuộc họp, người dùng có thể mời mọi người tham gia. Tùy chọn này có sẵn khi người dùng chọn cuộc họp mà mình đã tạo. Thao tác cụ thể như sau:

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Sao chép đường link hoặc ID cuộc họp >> chia sẻ qua email hoặc các ứng dụng nhắn tin để mời mọi người tham dự.

Điều khiển và quản lý cuộc họp trên Zoom

Khi đã bắt đầu cuộc họp, việc quản lý và điều khiển các hoạt động trên Zoom cũng vô cùng quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Để thực hiện điều này, người dùng có thể tham khảo cách sử dụng phần mềm Zoom chi tiết sau:

Thay đổi nền cuộc họp

Zoom cho phép người dùng thay đổi nền của cuộc họp để tăng tính chuyên nghiệp. Người dùng có thể chọn một bức ảnh hoặc video làm nền virtual, điều này không chỉ giúp giữ riêng tư, mà còn làm cho cuộc họp trở nên hấp dẫn hơn.

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính >> click vào biểu tượng Cài đặt ở góc phải phía bên màn hình.

– Bước 2: Nhấn chọn Background & Effects (Nền & Hiệu ứng) >> chọn Nền ảo (Virtual Background).

– Bước 3: Chọn một hình nền mặc định của Zoom, hoặc nhấn (+) để tải ảnh hoặc video riêng của mình để làm hình ảnh.

Cài đặt tự động tắt micro khi vào phòng họp

Kiểm soát âm thanh cũng là một yếu tố cực kỳ quan trọng khi tham gia các cuộc họp trên nền tảng trực tuyến. Nếu không nói, người dùng hãy tắt micro để tránh gây nhiễu cho những người tham gia khác. 

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên máy tính >> click vào biểu tượng Cài đặt ở góc phải phía bên màn hình.

– Bước 2: Nhấn chọn Âm thanh (Audio) >> Tìm và tích chọn Tắt tiếng micro của tôi khi tham gia (Mute my microphone when joining a meeting).

Trình bày nội dung

Nếu cần trình bày một tài liệu hay nội dung gì đó trong cuộc họp, người dùng có thể sử dụng tính năng Share Screen để chọn chia sẻ toàn bộ màn hình hoặc một ứng dụng cụ thể. Điều này rất hữu ích trong việc trình bày ý tưởng và thông tin cần thiết cho các thành viên tham gia.

– Bước 1: Tham gia cuộc họp Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Nhấn chọn nút Chia sẻ ở thanh công cụ dưới cùng.

– Bước 3: Tùy chọn nội dung mà mình muốn chia sẻ.

• Chia sẻ màn hình

• Chia sẻ tài liệu

• Chia sẻ nâng cao

– Bước 4: Nhấn Chia sẻ để bắt đầu. Khi muốn dừng, người dùng cũng chỉ cần nhấn Dừng chia sẻ trên thanh công cụ.

Chia nhóm thảo luận

Zoom cũng cung cấp tính năng chia nhóm thảo luận, cho phép người dùng chia nhỏ các thành viên trong cuộc họp thành phòng nhỏ để thảo luận. Điều này rất hiệu quả trong các buổi học tập hoặc phát triển ý tưởng.

– Bước 1: Tham gia cuộc họp Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Click chọn Phòng theo nhóm (Breakout Rooms) ở thanh công cụ dưới cùng.

– Bước 3: Tùy chọn số lượng phòng muốn tạo >> chọn cách phân chia người tham gia.

• Chỉ định tự động
• Chỉ định thủ công
• Cho phép người tham dự cuộc họp có quyền chọn phòng.

– Bước 4: Cuối cùng, hãy nhấn Create để tạo phòng.

Giơ tay phát biểu

Nếu người dùng đang tham gia một cuộc họp đông người, việc lên tiếng có thể gặp khó khăn. Tuy nhiên, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng tính năng Raise Hand trong Zoom để thông báo rằng mình muốn phát biểu và tránh những sự cố gián đoạn cuộc họp.

– Bước 1: Tham gia cuộc họp Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Click chọn Phản ứng (Reactions) ở thanh công cụ dưới cùng >> chọn Giơ tay (Raise Hand). Lúc này, khi giơ tay phát biểu, biểu tượng bàn tay sẽ xuất hiện bên cạnh tên của người dùng trong danh sách người tham gia.

Ghi lại cuộc họp 

Một trong những tính năng hữu ích của Zoom là khả năng ghi lại cuộc họp. Người dùng có thể ghi lại toàn bộ nội dung để xem lại sau này hoặc chia sẻ với những người không thể tham dự. Tuy nhiên, đừng quên thông báo trước cho mọi người nếu có ý định ghi lại.

– Bước 1: Tham gia cuộc họp Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Nhấn chọn Thêm >> chọn Ghi để ghi lại cuộc họp. Zoom lúc này sẽ hiển thị biểu tượng ghi âm và thông báo cuộc họp đang được ghi lại.

– Bước 3: Để dừng ghi, người dùng chỉ cần nhấn Dừng ghi (Stop Recording) ở thanh công cụ dưới cùng.

Biểu tượng cảm xúc 

Sử dụng biểu tượng cảm xúc trong cuộc họp sẽ giúp tăng sự kết nối và tương tác giữa chủ phòng và tất cả những người tham gia. Họ có thể thể hiện những phản ứng như đồng ý, không đồng ý hoặc ngạc nhiên mà không cần phải nói trực tiếp. 

– Bước 1: Tham gia cuộc họp Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Click chọn Phản ứng (Reactions) ở thanh công cụ dưới cùng >> tùy chọn Hiệu ứng gửi kèm hoặc phản ứng.

Chế độ xem thư viện

Zoom cũng cung cấp chế độ xem thư viện, cho phép người dùng nhìn thấy tất cả những người tham gia trong cùng một khung hình. Điều này rất thuận tiện khi họ muốn theo dõi những người khác trong cuộc họp.

– Bước 1: Tham gia cuộc họp được tạo lập trong Zoom.

– Bước 2: Click tùy chọn Xem ở góc phải phía trên >> chọn Thư viện để dễ dàng thấy tất cả những người tham gia trên cùng khung hình.

Quản lý người tham gia

Nếu là người tổ chức cuộc họp, người dùng có toàn quyền quản lý người tham gia. Họ có thể tắt mic của những người tham gia khác để hạn chế tiếng ồn, hạn chế quyền chia sẻ, hoặc loại bỏ một người nào đó nếu cần thiết.

– Bước 1: Truy cập cuộc họp Zoom trên máy tính.

– Bước 2: Click chọn Công cụ của người chủ trì ở thanh công cụ dưới cùng >> thiết lập các tùy chọn tương ứng để quản lý người tham gia.

Cách đăng xuất Zoom trên các thiết bị

Để đăng xuất Zoom trên các thiết bị, người dùng cũng chỉ cần thao tác đơn giản với 03 bước sau: 

– Bước 1: Truy cập ứng dụng Zoom trên chính thiết bị của người dùng.

– Bước 2: Nhấp vào biểu tượng hồ sơ ở góc trên bên phải màn hình >> tìm và nhấn chọn Đăng xuất (Sign Out).

Việc đăng xuất tài khoản Zoom trên các thiết bị sẽ giúp bảo vệ thông tin cá nhân của người dùng, đặc biệt là khi sử dụng máy tính công cộng, hoặc chẳng may thất lạc thiết bị.

Xóa cài đặt Zoom trên máy tính

Nếu không còn muốn sử dụng Zoom, người dùng cũng có thể dễ dàng gỡ cài đặt ứng dụng. Thao tác cụ thể như sau: 

– Bước 1: Nhấn Win + R >> nhập appwiz.cpl, rồi nhấn Enter.

– Bước 2: Tìm Zoom trong danh sách.

– Bước 3: Click chuột phải vào Zoom >> nhấn Gỡ cài đặt (Uninstall).

– Bước 4: Làm theo hướng dẫn để hoàn tất quá trình gỡ cài đặt.

Tổng hợp các phím tắt sử dụng trên Zoom

Phím tắt là một trong những cách tuyệt vời để người dùng có thể sử dụng Zoom một cách hiệu quả, đồng thời tiết kiệm thời gian và dễ dàng thao tác. Theo đó, dưới đây là một số phím tắt cơ bản có thể sử dụng trong Zoom:

1. Bảng phím tắt chung

2. Bảng phím tắt cuộc họp

3. Bảng phím tắt trò chuyện nhóm

4. Bảng phím tắt khi điện thoại trên Zoom

Việc nắm rõ các phím tắt trên sẽ giúp người dùng dễ dàng điều khiển cuộc họp mà không cần phải mất thời gian tìm kiếm các menu.

Giải quyết 05+ lỗi thường gặp khi sử dụng Zoom

Tạo và quản lý các cuộc họp trên Zoom khá đơn giản. Tuy nhiên, người dùng đôi khi vẫn có thể gặp phải một số lỗi khi thao tác. Chẳng hạn như:

Không vào được cuộc họp

Một trong những lỗi khá phổ biến khi người dùng sử dụng Zoom đó chính là không thể tham gia cuộc họp. Nếu gặp sự cố này, người dùng có thể thử kiểm tra lại mã ID và mật khẩu mà mình đã nhận được. Đôi khi, người tổ chức có thể đã thay đổi thông tin. Ngoài ra, hãy chắc chắn rằng mình đã cập nhật phiên bản Zoom mới nhất và đảm bảo kết nối Internet ổn định khi truy cập.

Lỗi micro, camera không hoạt động

Nếu micro hoặc camera không hoạt động, người dùng hãy kiểm tra lại cài đặt âm thanh và video trong Zoom. Đảm bảo rằng mình đã cho phép ứng dụng truy cập vào micro và camera của thiết bị. Nếu vẫn không thể xử lý, hãy thử khởi động lại Zoom hoặc khởi động lại máy tính của mình để khắc phục sự cố.

Kết nối mạng không ổn định, bị giật lag

Khi có nhiều người tham gia cùng lúc, kết nối mạng có thể trở nên không ổn định. Để tránh tình trạng này, người dùng hãy kiểm tra lại kết nối Internet của mình và thử kết nối qua dây Ethernet nếu có thể. Ngoài ra, giảm bớt số lượng ứng dụng khác đang chạy trên máy tính cũng giúp cải thiện tình trạng giật lag.

Không chia sẻ được màn hình

Nếu không thể chia sẻ màn hình, người dùng hãy chắc chắn rằng mình đã chọn đúng cửa sổ hoặc ứng dụng cần chia sẻ. Đôi khi, cũng sẽ cần phải cấp quyền cho Zoom trong cài đặt hệ thống của máy tính để thực hiện chức năng này.

Giới hạn người tham gia

Nếu đang sử dụng ứng dụng Zoom phiên bản miễn phí, người dùng sẽ có giới hạn nhất định về số lượng người tham gia (tối đa 100 người) và 40 phút cho mỗi cuộc họp. Nếu gặp phải tình huống này, hãy cân nhắc nâng cấp lên các gói trả phí để mở rộng tính năng và cho phép giới hạn người tham gia lớn lớn. 

Để cập nhật bảng giá Zoom chi tiết, người dùng có thể trực tiếp truy cập trang web – hvn.vn hoặc nhấp ngay ĐĂNG KÝ phía dưới để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ đội ngũ tư vấn tại HVN Group.

Đăng Ký Ngay Với HVN Group

Một số lưu ý khi sử dụng Zoom trên máy tính

Để có trải nghiệm tốt nhất khi sử dụng Zoom, người dùng cũng nên lưu ý một số vấn đề cơ bản sau đây:

Cập nhật Zoom thường xuyên

Phiên bản mới của ứng dụng thường đi kèm với các tính năng cải tiến và sửa lỗi. Do đó, để khai thác tối đa các tính năng, người dùng hãy đảm bảo rằng mình luôn cập nhật ứng dụng Zoom lên phiên bản mới nhất.

Kiểm tra kết nối mạng

Trước khi tham gia cuộc họp, người dùng cũng cần lưu ý kiểm tra kết nối mạng và đảm bảo rằng mình sẽ có đủ băng thông cho âm thanh và video chất lượng cao. Ngoài ra, nếu có thể, người dùng cũng nên sử dụng các công cụ kiểm tra tốc độ trực tuyến để xác định tốc độ và đường truyền Internet của mình.

Không bật quá nhiều ứng dụng khác

Khi tham gia các cuộc họp Zoom, nếu người dùng bật quá nhiều ứng dụng cùng lúc, điều này có thể làm giảm hiệu suất của máy tính. Vậy nên, để có trải nghiệm mượt mà hơn, hãy đóng các ứng dụng không cần thiết trước khi tham gia cuộc họp.

Đặt mật khẩu cho cuộc họp

Để bảo vệ cuộc họp của mình khỏi những người không mong muốn, người dùng có thể thiết lập mật khẩu cho cuộc họp hoặc hạn chế quyền chia sẻ. Điều này sẽ giúp tăng cường bảo mật cho các thông tin trong cuộc họp, đồng thời tránh những rủi ro bị phá rối ảnh hưởng đến mọi người.

Quản lý quyền của người tham gia

Nếu là người tổ chức cuộc họp, người dùng cũng có thể sử dụng các quyền quản lý để điều chỉnh các tính năng cho người tham gia. Bao gồm cả việc tắt mic, giới hạn quyền chia sẻ màn hình, hoặc thảo luận nhóm để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Kiểm tra và lưu lại bản ghi cuộc họp

Sau khi cuộc họp kết thúc, người dùng cũng đừng quên kiểm tra và lưu lại bản ghi cuộc họp. Bởi, điều này không chỉ giúp ghi lại các thông tin quan trọng, mà còn có thể chia sẻ với những người không thể tham dự, đảm bảo mọi người đều có thể tiếp nhận thông tin.

Lời kết

Trên đây là tất tần tật cách sử dụng Zoom trên máy tính giúp người dùng có thể tối ưu hóa công việc của mình. Nếu có thắc mắc, người dùng cũng có thể trực tiếp liên hệ HVN Group qua các kênh thông tin dưới đây để nhận được sự hỗ trợ và tư vấn chi tiết nhất từ các chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777