Hướng dẫn cách sử dụng OneDrive chi tiết từ A-z cho Newbie

Nếu người dùng vẫn chưa biết cách sử dụng OneDrive như thế nào thì có thể tham khảo ngay nội dung bài viết được chúng tôi chia sẻ dưới đây. Lưu ý, hướng dẫn được thực hiện trên phần mềm OneDrive bản quyền của Microsoft 365.

Hướng dẫn đăng ký, cài đặt và đăng nhập OneDrive

Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng OneDrive, người dùng cần phải tiến hành đăng ký tài khoản bản quyền, cài đặt và đăng nhập ứng dụng mới có thể sử dụng được. Dưới đây là các bước thực hiện mà người dùng có thể tham khảo triển khai như sau:

Đăng ký OneDrive bản quyền

Cài đặt và đăng nhập OneDrive

Để sử dụng OneDrive, người dùng cần cài đặt phần mềm sau đó đăng nhập tài khoản.

– Bước 1: Truy cập địa chỉ https://www.office.com/ trên trình duyệt tìm kiếm > click chọn Đăng nhập.

– Bước 2: Nhập địa chỉ email vào ô trống > chọn Tiếp tục > nhập mật khẩu vào ô trống > click chọn Đăng nhập.

– Bước 3: Click chọn Cài đặt và hơn thế nữa > chọn Cài đặt ứng dụng Microsoft 365

– Bước 4: Chọn Cài đặt ứng dụng Microsoft 365 > chờ đợi hệ thống hoàn tất.

– Bước 5: Mở ứng dụng OneDrive trên máy tính > nhập địa chỉ email > click chọn Tiếp tục > nhập mật khẩu > chọn Đăng nhập. 

Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng OneDrive cơ bản thông qua nội dung bên dưới.

Hướng dẫn cách sử dụng OneDrive cơ bản từ A – Z

Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người dùng có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng OneDrive được chúng tôi gợi ý. Lưu ý, hướng dẫn này được áp dụng dành cho cả người dùng mới.

Tạo thư mục trên OneDrive

Một trong những cách sử dụng OneDrive mà người dùng cần biết chính là tạo thư mục trên nền tảng này. Để có thể thực hiện, người dùng hãy tham khảo các bước hướng dẫn như sau:

– Bước 1: Trên giao diện của OneDrive Online click chọn Thêm mới > chọn Thư mục.

– Bước 2: Một cửa sổ mới hiện ra, người dùng nhập tên thư mục > chọn màu cho thư mục và click chọn Tạo.

– Bước 3: Hoàn thành.

Sau khi thực hiện xong, người dùng đã biết cách sử dụng OneDrive với tính năng tạo thêm thư mục. Khi đó, người dùng có thể tạo nhiều thư mục khác nhau trong phần mềm này để dễ dàng quản lý trên nền tảng trực tuyến. 

Tải dữ liệu lên OneDrive

Người dùng cũng có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng OneDrive bằng cách tải dữ liệu lên bao gồm cả hình ảnh, tệp, thư mục hay bất cứ một dữ liệu nào khác.

– Bước 1: Click chọn Thêm mới > chọn vào các mục Tải tệp lên, Tải lên thư mục.

– Bước 2: Chọn tài liệu hoặc thư mục trên thiết bị > click chọn Tải lên.

– Bước 3: Nếu người dùng muốn tải dữ liệu từ nền tảng trực tuyến có thể lựa chọn thêm Tài liệu Word, Sổ làm việc Excel, Bản trình bày PowerPoint…

– Bước 4: Hoàn thành.

Sau khi thực hiện các bước trên, người dùng đã tải dữ liệu lên OneDrive thành công. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về cách sử dụng OneDrive bằng việc sao lưu dữ liệu dễ dàng.

Bật/tắt sao lưu dữ liệu lên OneDrive

Người dùng có thể học cách sử dụng OneDrive với tính năng sao lưu ảnh lên phần mềm này. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể như sau:

– Bước 1: Kiểm tra trạng thái hoạt động của OneDrive xác nhận khởi động và đăng nhập trên thiết bị máy tính.

– Bước 2: Click vào biểu tượng OneDrive > chọn More > chọn Settings > click chọn Backup > sau đó chọn Manage Backup. 

– Bước 3: Chọn toàn bộ các thư mục mà người dùng muốn sao lưu dữ liệu trên OneDrive > click chọn Start backup.

– Bước 4: Mở OneDrive trên máy tính > các thư mục có biểu tượng đám mây sẽ được đồng bộ sao lưu dữ liệu dễ dàng.

Sau khi thực hiện xong các bước trên, toàn bộ dữ liệu trên thư mục mà người dùng đã chọn sẽ được tự động sao lưu trên phần mềm OneDrive. Trong trường hợp người dùng muốn tắt tự động sao lưu OneDrive chỉ cần bỏ thư mục đã chọn là hoàn tất.

Khôi phục file trên OneDrive

Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ cách sử dụng OneDrive với tính năng khôi phục file đã xóa bỏ trên phần mềm này. Dưới đây là các bước hướng dẫn triển khai chi tiết như sau: 

– Bước 1: Click chọn vào Thùng rác > chọn thư mục mà người dùng muốn tiến hành khôi phục.

– Bước 2: Click chọn vào Khôi phục. 

Khi đó, người dùng đã khôi phục thành công file dữ liệu trên phần mềm OneDrive. Nếu người dùng muốn xóa file trên OneDrive chỉ cần click chọn Xoá.

Cộng tác và chia sẻ file trên OneDrive 

Cách sử dụng OneDrive tiếp theo mà chúng tôi muốn gợi ý người dùng chính là cách chia sẻ file tài liệu bất kỳ với nhiều người dùng khác. Để thực hiện được, người dùng chỉ cần triển khai với các bước cụ thể như sau:

– Bước 1: Click vào biểu tượng Chia sẻ mục này với người khác bên cạnh thư mục mà người dùng muốn chia sẻ.

– Bước 2: Thêm tên, địa chỉ email hoặc nhóm cụ thể > nhập nội dung thư muốn gửi đi > click chọn Gửi.

– Bước 3: Ngoài ra, người dùng có thể sao chép liên kết để gửi link tài liệu này đến những thành viên khác.

*Lưu ý: Người dùng cần cấp các quyền truy cập tài liệu như chỉnh sửa, đề xuất hoặc nhận xét tới các địa chỉ email muốn chia sẻ hoặc cộng tác trên OneDrive.

Kiểm tra dung lượng OneDrive 

Người dùng cần biết cách sử dụng OneDrive để kiểm tra xem dung lượng trên phần mềm này còn nhiều hay không? Khi đó, người dùng có thể sắp xếp dữ liệu một cách khoa học trên nền tảng trực tuyến này. Để kiểm tra dung lượng rất đơn giản, người dùng chỉ cần thực hiện như sau:

– Bước 1: Tại thanh công cụ bên trái màn hình > kéo con trỏ chuột xuống mục cuối cùng.

– Bước 2: Dung lượng lưu trữ sẽ hiển thị ở góc dưới cùng bên trái bao gồm cả dung lượng đã dùng và mức độ khả dụng. 

Tích hợp OneDrive với các công cụ khác

Vì là phần mềm hoạt động trên nền tảng đám mây, chính vì vậy người dùng cũng có thể sử dụng OneDrive kết hợp cùng với các ứng dụng khác có trong Microsoft 365. Khi đó, người dùng chỉ cần click chọn vào biểu tượng ứng dụng trên màn hình hiển thị như Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook, OneNote…

Như vậy, người dùng đã biết cách sử dụng OneDrive cơ bản được chúng tôi chia sẻ chi tiết thông qua nội dung trên đây. Tiếp đến, nếu người dùng muốn tìm hiểu về một số cách khắc phục lỗi khi dùng phần mềm OneDrive thì hãy tham khảo ngay nội dung được chia sẻ bên dưới.

Hướng dẫn khắc phục các lỗi khi dùng OneDrive

Ngoài cách sử dụng OneDrive, người dùng cũng cần tìm hiểu thêm về cách xử lý khi OneDrive bị lỗi để tiến hành khắc phục nhanh chóng. Dưới đây là một số trường hợp cụ thể mà người dùng có thể tham khảo như sau: 

OneDrive không đồng bộ

Khi người dùng đang cố gắng đồng bộ dữ liệu trên OneDrive mà không thể thực hiện được thì rất có thể công cụ này đã gặp phải lỗi. Khi đó, người dùng có thể tham khảo cách sử dụng OneDrive với phương pháp khắc phục sự cố như sau:

– Bước 1: Tiến hành hủy liên kết với tài khoản OneDrive của người dùng.

• • Chọn vào biểu tượng đám mây trên màn hình hiển thị > click chọn Cài đặt.
  • Tại tab tài khoản > chọn vào Huỷ liên kết PC này.

– Bước 2: Tiến hành xóa bỏ các thông tin xác nhận đăng nhập.

• • Mở hộp thoại Run bằng cách nhấn tổ hợp phím Windows + R.
  • Nhập từ khoá “%localappdata%MicrosoftOneDrivesettings” vào ô trống và click chọn OK.

• • Tiến hành hoá bỏ tệp PreSignInSettingsConfig.json.

– Bước 3: Đăng nhập để liên kết lại tài khoản.

• • Mở ứng dụng OneDrive > sau đó đăng nhập.
  • OneDrive sẽ nhắc thư mục đang tồn tại > chọn sử dụng thư mục này.

– Bước 4: Hoàn thành. 

Như vậy, chỉ với 04 bước thực hiện như trên người dùng đã khắc phục được lỗi không thể đồng bộ và sử dụng OneDrive dễ dàng. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một số những lỗi thường gặp tiếp theo. 

OneDrive không mở được

Nếu phần mềm OneDrive không vào được hoặc không mở được, người dùng có thể khắc phục bằng cách liên hệ với người quản trị tài khoản doanh nghiệp. Bởi lẽ, khi cài đặt cấu hình chính sách nhóm rất có thể phần mềm OneDrive đã bị ngăn chặn không cho khởi động. 

OneDrive bị đầy 

Nếu người dùng biết cách sử dụng OneDrive thì phần mềm sẽ không gặp phải tình trạng bị báo đầy dung lượng. Tuy nhiên, trong trường hợp phần mềm OneDrive bị đầy, người dùng cần có giải pháp khắc phục cụ thể như sau:

• Cách 1: Xóa bỏ các tệp không cần thiết để làm mới kho lưu trữ.
• Cách 2: Dọn dẹp thùng rác trong ứng dụng OneDrive.
• Cách 3: Mua thêm dung lượng lưu trữ OneDrive. 

OneDrive bị chậm

Khi sử dụng OneDrive, nếu người dùng gặp phải trường hợp phần mềm bị chậm trong quá trình sử dụng và đồng bộ thì có thể tham khảo cách khắc phục như sau:

• Bước 1: Mở cài đặt OneDrive.
• Bước 2: Chuyển đến tab đồng bộ hoá > sao lưu mở rộng > cài đặt nâng cao.
• Bước 3: Điều chỉnh tốc độ theo yêu cầu.

Với những nội dung trên đây, người dùng đã biết thêm về cách sử dụng OneDrive và cách khắc phục một vài sự cố khi sử dụng.

Một số câu hỏi thường gặp

1. Phần mềm OneDrive có bảo mật không?

CÓ. Microsoft OneDrive được trang bị khả năng bảo mật an toàn với khả năng quét virus, chống phần mềm độc hại, bảo vệ dữ liệu, quản lý thiết bị và ứng dụng truy cập.

2. OneDrive hoạt động trên những thiết bị nào?

Người dùng có thể sử dụng OneDrive trên máy tính hoặc OneDrive trên điện thoại với đa dạng hệ điều hành Windows, Mac OS, Android hay iOS.

3. OneDrive có thể sử dụng ở những nền tảng nào?

Người dùng có thể sử dụng OneDrive chính là trên nền tảng App cài đặt trên thiết bị và OneDrive Online.

4. Dung lượng OneDrive bao nhiêu?

Mỗi tài khoản Microsoft 365 bản quyền sẽ có dung lượng OneDrive là 1TB.

5. Các gói đăng ký OneDrive?

Hiện tại HVN Group đang cung cấp một số gói đăng ký phần mềm OneDrive như:

• OneDrive Personal
• OneDrive gia đình
• OneDrive Business
• OneDrive Essentials. 

Lời kết 

Trên đây là nội dung bài viết được chúng tôi chia sẻ để người dùng biết cách sử dụng OneDrive hiệu quả nhất cũng như cách khắc phục sự cố dùng phần mềm. Nếu người dùng cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp câu hỏi nào xoay quanh chủ đề này vui lòng liên hệ qua Livechat của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0.