Cách quản lý thời gian hiệu quả: Bí quyết quản lý 24h trong tay

Trước những cam kết và deadline “dày đặc”, cảm giác thiếu thời gian là một vấn đề chung mà hầu hết mọi người đều phải đối mặt. Chúng ta thường cố gắng nhồi nhét nhiều việc hơn vào 24 giờ mỗi ngày, nhưng kết quả lại là sự căng thẳng gia tăng và hiệu suất giảm sút. Bài viết này là những chia sẻ hữu ích về cách quản lý thời gian hiệu quả và tối ưu, đồng thời gợi ý các Template Quản lý thời gian “miễn phí”, cho phép bạn tải và kiểm soát thời gian một cách dễ dàng.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình tổ chức và lập kế hoạch một cách có chủ ý về cách bạn phân chia thời gian giữa các hoạt động cụ thể. Không phải là việc cố gắng kiểm soát đồng hồ hay “tìm thêm” thời gian, mà bản chất của nó là kiểm soát cách bạn khai thác bản thân trong thời gian đó.

Nói một cách đơn giản khác, đó là việc:

• Ưu tiên: Xác định những hoạt động nào mang lại giá trị cao nhất và cần được ưu tiên thực hiện trước.
• Phân bổ: Dành đủ thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng, thay vì dành thời gian cho những việc gấp gáp nhưng ít giá trị.
• Kỷ luật: Sử dụng các công cụ, kỹ thuật và thói quen để đảm bảo bạn bám sát kế hoạch đã đề ra, tránh thời gian “trễ”.

Ngoài ra, bạn cũng cần phân biệt rõ quản lý thời gian: 

• Không phải là làm việc không ngừng nghỉ: Một phần quan trọng của quản lý thời gian là lập kế hoạch cho việc nghỉ ngơi, thư giãn và phục hồi năng lượng.
• Không phải là luôn luôn vội vàng: Ngược lại, quản lý thời gian giúp bạn giảm thiểu sự vội vàng và hoảng loạn, thay thế bằng sự điềm tĩnh và tập trung.
• Không phải là một danh sách To-Do List đơn thuần: Danh sách công việc chỉ là công cụ, quản lý thời gian là chiến lược đằng sau việc sắp xếp và thực hiện các mục trong danh sách đó một cách hiệu quả.

Tại sao cần quản lý và sắp xếp thời gian hiệu quả?

Cách quản lý thời gian hiệu quả không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc, mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống tổng thể:

Tối ưu hóa hiệu suất làm việc

Khi áp dụng các cách quản lý thời gian (như phương pháp Pomodoro hoặc nguyên tắc Pareto), bạn học cách tập trung vào 20% công việc và tạo ra 80% kết quả. Điều này giúp bạn:

• Hoàn thành nhiều hơn: Khối lượng công việc được xử lý nhiều hơn trong cùng một khoảng thời gian.
• Giảm thiểu sự trì hoãn: Việc chia nhỏ nhiệm vụ lớn và có lịch trình cụ thể sẽ tạo động lực hành động ngay lập tức.
• Cải thiện chất lượng công việc: Khi không còn làm việc trong tình trạng khẩn cấp và hoảng loạn, bạn có đủ thời gian để kiểm tra, đánh giá, và đảm bảo công việc cuối cùng đạt chất lượng tốt nhất.

Giảm căng thẳng, áp lực

Cảm giác căng thẳng thường xuất phát từ việc mất kiểm soát và lo sợ bỏ lỡ deadline. Quản lý thời gian giúp giải quyết tận gốc nguyên nhân này:

• Tạo sự rõ ràng: Đảm bảo bạn có thể biết chính xác nhiệm vụ cần làm, khi nào làm và làm trong bao lâu sẽ loại bỏ sự mơ hồ gây lo lắng.
• Chống lại sự áp đảo: Bằng cách ưu tiên hóa, bạn biết rằng dù không thể làm tất cả, bạn vẫn đang làm những việc quan trọng nhất. Điều này giúp giảm gánh nặng tâm lý, cũng như hạn chế tối đa tình trạng quá tải.

Thực hiện hóa các mục tiêu chiến lược và dài hạn

Các mục tiêu lớn (như học một ngôn ngữ mới, hoàn thành một dự án lớn, hay phát triển sự nghiệp) đòi hỏi sự cam kết và hành động nhất quán. Quản lý thời gian giúp bạn:

• Lập kế hoạch ngược: Chia mục tiêu lớn thành các bước nhỏ, có thể thực hiện hàng ngày hoặc hàng tuần.
• Phân bổ nguồn lực: Đảm bảo rằng bạn luôn có “thời gian cố định” dành cho các hoạt động phát triển bản thân, thay vì chỉ dành cho các nhiệm vụ khẩn cấp của người khác.

Thiết lập cân bằng giữa công việc và đời sống cá nhân

Nếu không quản lý thời gian, công việc sẽ dễ dàng lấn át toàn bộ cuộc sống cá nhân. Do đó, với việc quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể:

• Có thời gian cho bản thân: Lập lịch cho các hoạt động như tập thể dục, đọc sách, sở thích cá nhân và dành thời gian chất lượng bên gia đình.
• Ngăn chặn kiệt sức: Bằng cách đặt giới hạn rõ ràng cho giờ làm việc, bạn đảm bảo cơ thể và tinh thần được nghỉ ngơi đầy đủ để duy trì năng suất bền vững.

Tóm lại, quản lý thời gian là một công cụ giúp bạn chuyển đổi từ việc phản ứng với cuộc sống sang thiết kế cuộc sống mà bạn mong muốn.

Cách quản lý thời gian cho sinh viên và người đi làm

Trong nhịp sống hiện đại, tài sản quý giá nhất chính là thời gian. Dù bạn đang tất bật với lịch học và hoạt động ngoại khóa ở trường, hay đang quay cuồng với deadline và công việc tại văn phòng, việc quản lý thời gian một cách thông minh sẽ giúp bạn giảm căng thẳng, tăng năng suất và đạt được sự cân bằng trong cuộc sống.

Cụ thể, dưới đây là các chiến lược quản lý thời gian “cốt lõi” mà bất kỳ ai cũng có thể áp dụng:

Hiểu và Đánh giá Thời gian hiện tại

Bước đầu tiên để quản lý thời gian tốt hơn là phải biết chính xác thời gian của bạn đang được sử dụng như thế nào:

1. Theo dõi thời gian

Hãy ghi chép lại chi tiết những việc bạn làm trong ít nhất một tuần. Bao gồm, thời gian bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động như học tập, làm việc, di chuyển, nấu ăn, lướt mạng xã hội, xem TV, ngủ,… Bằng cách này, bạn sẽ có được một bức tranh chân thực về cách mà mình phân bổ 168h trong 1 tuần, và sẽ thấy ngạc nhiên khi thời gian thực sự dành cho các hoạt động khác nhau.

2. Nhận diện “kẻ đánh cắp thời gian”

Sau khi theo dõi, hãy phân tích danh sách và xác định những hoạt động chiếm nhiều thời gian nhưng mang lại ít giá trị nhất. Ví dụ: Lướt Facebook/TikTok vô định, kiểm tra email liên tục không cần thiết, họp hành kéo dài không hiệu quả, hoặc dành quá nhiều thời gian cho những công việc nhỏ không quan trọng. Đây chính là những “kẻ đánh cắp”.

Để đối phó với kẻ đánh cắp, bạn có thể:

• Sự cầu toàn không cần thiết: Bạn dành 40% thời gian để chỉnh sửa tiêu đề email. Giải pháp là hãy đặt giới hạn thời gian cho các nhiệm vụ nhỏ.
• Sự gián đoạn từ bên ngoài: Đồng nghiệp/bạn bè liên tục hỏi chuyện. Để khắc phục, bạn có thể sử dụng tai nghe, đặt biển báo “đang tập trung” hoặc lên lịch “giờ làm việc cụ thể”.
• Ngoại lệ: Đôi khi, việc thư giãn cũng là cần thiết. Hãy phân biệt rõ giữa nghỉ ngơi chủ động (tập thể dục, đọc sách) và giải trí thụ động (lướt mạng không mục đích).

>> Tải Miễn Phí Template Quản trị thời gian – Lịch 168

Thiết lập Mục tiêu và Ưu tiên

Cách quản lý thời gian không chỉ là sắp xếp các công việc, mà còn là thiết lập mục tiêu và ưu tiên những những nhiệm vụ quan trọng. Cụ thể như:

Thiết lập Mục tiêu với nguyên tắc SMART

Thiết lập mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất để bắt đầu bất kỳ hành trình phát triển nào, dù là trong học tập, sự nghiệp, hay cuộc sống cá nhân. Tuy nhiên, việc đặt mục tiêu mơ hồ, không rõ ràng lại khiến chúng ta dễ nản chí và bỏ cuộc giữa chừng. Để tạo một kế hoạch cụ thể và khả thi, bạn có thể sử dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu của mình.

Nhìn chung, phương pháp SMART không chỉ là một công cụ đặt mục tiêu, mà còn là kim chỉ nam giúp bạn lập kế hoạch khoa học và hiệu quả hơn. Khi một mục tiêu hội đủ các yếu tố Cụ thể – Đo lường được – Khả thi – Liên quan – Thời hạn rõ ràng, bạn sẽ có lộ trình rõ ràng để biến ý tưởng thành kết quả thực tế. Bài viết

Nguyên tắc Eisenhower (Ma trận Ưu tiên: Khẩn cấp – Quan trọng)

Ngoài phương pháp SMART, bạn cũng có thể sử dụng nguyên tắc Eisenhower (Ma trận ưu tiên) để phân loại công việc và ra quyết định ngay lập tức nên làm gì. Ma trận sẽ phân chia công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 yếu tố chính, là Mức độ Quan trọng và Mức độ Khẩn cấp.

Dựa vào bảng trên, bạn có thể dễ dàng xác định Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì và cách quản lý thời gian với 4 ô quan trọng:

1. Ô1 – Khẩn cấp & Quan trọng

• Hành động: Làm ngay – giải quyết những việc ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu hoặc yêu cầu xử lý ngay lập tức.
• Ví dụ: Giải quyết sự cố kỹ thuật ảnh hưởng công việc; Xử lý tình huống khẩn cấp trong gia đình;…  

2. Ô2 – Không khẩn cấp & Quan trọng

• Hành động: Lên kế hoạch – những việc quan trọng cho tương lai nhưng không cần làm ngay, đây cũng là nhóm nên dành nhiều thời gian vì nó giúp bạn phát triển lâu dài.
• Ví dụ: Học kỹ năng mới để thăng tiến; Lập kế hoạch chăm sóc sức khỏe; Tập thể dục, đọc sách,…

3. Ô3 – Khẩn cấp & Không quan trọng

• Hành động: Uỷ quyền hoặc giảm thời gian – những việc gây xao nhãng nhưng không đóng góp nhiều cho mục tiêu chính.
• Ví dụ: Trả lời email không quá quan trọng; Các cuộc gọi đột xuất không liên quan; Công việc có thể giao cho người khác

4. Ô4 – Không khẩn cấp & Không quan trọng

• Hành động: Loại bỏ hoặc hạn chế tối đa – những hoạt động tiêu tốn nhiều thời gian nhưng không mang lại giá trị thiết thực.
• Ví dụ: Lướt mạng xã hội vô mục đích; Xem video dài không phục vụ học tập; Trò chuyện linh tinh kéo dài,…

>> Tải Miễn Phí Template – Ma trận quản lý thời gian (Eisenhower Matrix)

Nguyên tắc Pareto (80/20)

Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là quy tắc 80/20, chỉ ra rằng: 80% kết quả đến từ 20% sự nỗ lực (hoạt động) của bạn. Điều này có nghĩa là, không phải tất cả các công việc đều mang lại giá trị như nhau, một số ít nhiệm vụ (20%) cũng có thể tạo ra hầu hết giá trị (80%).

Do đó, muốn nâng cao hiệu quả, bạn cần tập trung vào những việc thật sự quan trọng, thay vì dành thời gian đồng đều cho mọi thứ. Cụ thể như:

• Đối với sinh viên: 20% các môn học hay nhiệm vụ quan trọng nhất sẽ quyết định 80% điểm số tổng kết của bạn.
• Đối với người đi làm: 20% các nhiệm vụ cốt lõi sẽ mang lại 80% giá trị và tác động đến sự phát triển sự nghiệp của bạn.

*Hành động: Hãy xác định và tập trung nguồn lực (thời gian, năng lượng) của mình vào 20% công việc tạo ra tác động lớn nhất.

Chiến lược Quản lý thời gian

Sau khi đã hiểu rõ thời gian của mình và thiết lập được ưu tiên, đây là những công cụ thực tiễn giúp bạn thực hiện công việc với hiệu suất tối ưu:

Phương pháp Pomodoro

Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng cực kỳ mạnh mẽ, tập trung vào việc làm việc theo từng khoảng thời gian cố định.

1. Nguyên tắc hoạt động:

• Làm việc: Tập trung làm việc trong 25 phút (một “Pomodoro”).
• Nghỉ ngắn: Nghỉ giải lao 5 phút sau mỗi Pomodoro.
• Nghỉ dài: Sau 4 Pomodoro (tương đương 2 giờ làm việc), nghỉ dài 15-30 phút.

2. Lợi ích cốt lõi:

• Hạn chế trì hoãn: 25 phút là khoảng thời gian đủ ngắn để bạn dễ dàng bắt đầu và đủ dài để tạo ra kết quả.
• Tăng khả năng tập trung: Phương pháp này đào tạo não bộ của bạn tập trung cao độ trong các khoảng thời gian ngắn.
• Giảm căng thẳng: Các kỳ nghỉ ngắn (dù chỉ 5 phút) cũng có thể giúp bạn phục hồi tinh thần, ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.

*Mẹo hay: Trong 25 phút Pomodoro, tuyệt đối không kiểm tra email, tin nhắn hoặc lướt web. Nếu có ý tưởng bất chợt, hãy ghi nhanh vào một mảnh giấy và quay lại công việc.

Phương pháp phân bổ thời gian theo khối cố định (Time Blocking)

Time Blocking là phương pháp lập kế hoạch theo đó bạn chia ngày của mình thành các khối thời gian cố định và gán một nhiệm vụ cụ thể vào mỗi khối.

1. Nguyên tắc hoạt động:

• Thay vì tạo danh sách việc cần làm (To-do list) không giới hạn thời gian, bạn chuyển đổi tất cả các nhiệm vụ đó vào lịch biểu (Calendar).
• Mỗi hoạt động (học tập, họp hành, tập thể dục, hay trả lời email) đều được cấp một “khối” thời gian riêng biệt.

Ví dụ: 9:00 – 10:30 (Khối A: Hoàn thành Báo cáo Doanh nghiệp), 10:30 – 11:00 (Khối B: Kiểm tra & Trả lời Email).

2. Lợi ích cốt lõi:

• Tạo Kế hoạch thực thi: Phương pháp này buộc bạn phải ước tính thời gian cần thiết cho mỗi công việc một cách thực tế.
• Giảm thiểu quyết định: Bạn có thể tránh được tình trạng lãng phí năng lượng vào việc quyết định “Bây giờ nên làm gì?”.
• Ngăn chặn xâm phạm: Bảo vệ thời gian tập trung của bạn, vì khi có một công việc khẩn cấp phát sinh, bạn có thể dễ dàng thấy nó đang xâm phạm vào khối thời gian nào.

*Mẹo hay: Cách quản lý thời gian hiệu quả là luôn để lại một “khối đệm” trong lịch trình cho những việc đột xuất hoặc để di chuyển giữa các công việc.

Phương pháp Eat That Frog

Được phổ biến bởi Brian Tracy, phương pháp Eat That Frog dựa trên một câu nói nổi tiếng: “Nếu việc đầu tiên bạn làm vào buổi sáng là ăn một con ếch sống, bạn có thể yên tâm rằng mình sẽ không gặp phải nhiệm vụ nào tồi tệ hơn trong ngày.”

1. Nguyên tắc hoạt động:

• Xác định “Con Ếch”: Đó là nhiệm vụ quan trọng nhất (theo Ma trận Eisenhower) và khó khăn nhất trong ngày của bạn – việc bạn thường có xu hướng trì hoãn.
• Ăn “Con Ếch” đầu tiên: Bắt tay vào làm nhiệm vụ này ngay lập tức vào buổi sáng, trước khi làm bất cứ việc gì khác (kiểm tra email, mạng xã hội).

2. Lợi ích cốt lõi:

• Đập tan trì hoãn: Hoàn thành nhiệm vụ khó nhất sẽ giải phóng bạn khỏi gánh nặng tâm lý suốt cả ngày.
• Tạo động lực: Cảm giác thành tựu ngay từ đầu ngày tạo ra động lực tích cực để xử lý các công việc còn lại.
• Đảm bảo thành công: Bạn dành năng lượng cao nhất và tâm trí minh mẫn nhất cho nhiệm vụ có tác động lớn nhất.

*Mẹo hay: Hãy chuẩn bị sẵn sàng “con ếch” từ tối hôm trước để sáng hôm sau bạn có thể bắt đầu ngay lập tức mà không cần suy nghĩ.

Phân chia và Nhóm công việc (Batching)

Batching là phương pháp gom các nhiệm vụ giống nhau hoặc cùng tính chất vào cùng một khoảng thời gian để thực hiện liên tục. Mục đích chính là để giảm chuyển đổi công việc (task switching) – vốn là nguyên nhân gây mất tập trung và mất thời gian.

1. Nguyên tắc hoạt động:

• Bộ não của chúng ta cần thời gian để “chuyển ngữ cảnh” khi chuyển từ loại công việc này sang loại công việc khác (ví dụ: từ viết code sang trả lời email). Việc chuyển đổi liên tục làm giảm năng suất đáng kể.
• Batching giảm thiểu việc chuyển đổi này bằng cách tạo ra các khối thời gian chuyên biệt cho một loại hoạt động.

Ví dụ: Thay vì kiểm tra email mỗi 10 phút, bạn tạo một khối “Email/Phản hồi” vào lúc 10 giờ sáng và 3 giờ chiều.

2. Lợi ích cốt lõi:

• Tăng hiệu suất: Khi bạn làm việc cùng một loại công việc, bộ não sẽ đạt được “trạng thái luồng” và làm việc nhanh hơn.
• Giảm phân tâm: Việc biết rằng bạn sẽ không kiểm tra tin nhắn cho đến khối thời gian được chỉ định giúp bạn hoàn toàn tập trung vào nhiệm vụ hiện tại.

*Mẹo hay: Bạn có thể sử dụng Batching cho các công việc thường ngày như:

• Kiểm tra và phản hồi các email/tin nhắn.
• Thực hiện các cuộc gọi điện thoại cho đối tác/khách hàng.
• Thực hiện các công việc hành chính, ghi chép dữ liệu.
• Nghiên cứu/đọc tài liệu.

Sử dụng công cụ hỗ trợ

Dù chiến lược có tốt đến đâu, chúng ta vẫn cần một công cụ để theo dõi, nhắc nhở và tổ chức công việc. Công cụ hỗ trợ sẽ là cầu nối giữa lý thuyết và thực hành quản lý thời gian, giúp bạn biến các nguyên tắc thành hành động thực tế. 

1. Công cụ truyền thống

Các công cụ vật lý như sổ tay, lịch giấy,… vẫn có giá trị đặc biệt, nhất là trong giai đoạn lập kế hoạch tổng quan và làm việc chuyên sâu. Cụ thể như:

• Sổ tay (Bullet Journaling): Công cụ này giúp tăng cường khả năng ghi nhớ, bởi mọi công việc đều được bạn viết tay. Bạn cũng có thể dùng sổ tay để lập kế hoạch tổng quan hàng tuần/tháng và xác định “Con Ếch” của ngày.
• Lịch giấy: Việc quản lý công việc trên lịch mang đến cho bạn cái nhìn trực quan, tổng thể về các deadline lớn và các khối thời gian đã được xác định. Bạn có thể dùng nó kết hợp với phương pháp quản lý thời gian theo khối (Time Blocking) và đánh dấu các mốc không thể thay đổi.
• Giấy Note: Dùng để ghi lại những việc phát sinh hoặc các nhiệm vụ nhỏ, cần xử lý gấp. Điều này rất hữu cho việc ghi nhanh các ý tưởng khi đang trong Pomodoro. Sau đó, bạn có thể tập hợp các ghi chú này để phân chia và tạo nhóm công việc có sự tương đồng để xử lý sau.

2. Ứng dụng kỹ thuật số

Ngoài các công cụ vật lý, các ứng dụng kỹ thuật số cũng giúp bạn đồng bộ hóa lịch trình, đặt lời nhắc tự động và tổ chức thông tin trên mọi thiết bị một cách hiệu quả

• Google Calendar (hoặc Outlook Calendar): Được xem như công cụ tối ưu để thực hiện Time Blocking và chia sẻ lịch trình. Bạn có thể đặt các “khối thời gian” cố định cho từng nhiệm vụ (ví dụ: 13:30 – 15:00: Lập kế hoạch dự án Z) hoặc đặt các buổi hẹn/lịch học tự động lặp lại hàng ngày.
• OneNote (hoặc Evernote, Notion): Công cụ giúp ghi chú linh hoạt, cũng là nơi tuyệt vời để bạn lưu trữ và tổ chức tài liệu học tập, thông tin cuộc họp, và các ý tưởng lớn. Bạn nên dùng nó để lưu trữ các mục tiêu SMART dài hạn hoặc các danh sách đọc/nghiên cứu lớn cần tham khảo thường xuyên.
• Trello (hoặc Asana, Jira): Công cụ quản lý dự án trực quan, giúp bạn phân chia một mục tiêu lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ. Hỗ trợ rất tốt cho việc phân loại nhiệm vụ theo Ma trận Eisenhower (tạo các cột “Làm Ngay”, “Lên Kế hoạch”) để theo dõi tiến độ công việc lớn.
• Ứng dụng nhắc nhở/Quản lý nhiệm vụ (Todoist, Microsoft To Do): Cho phép tạo và quản lý danh sách việc cần làm, đặt thời hạn, cũng như mức độ ưu tiên. Bạn có thể dùng nó để tổng hợp tất cả các nhiệm vụ nhỏ phát sinh, sau đó chuyển nhiệm vụ quan trọng nhất (Con Ếch” vào lịch Google Calendar để thực hiện.

Duy trì và cải thiện khả năng quản lý thời gian

Cách quản lý thời gian là một quá trình rèn luyện thói quen. Để giữ vững và nâng cao hiệu suất, bạn cần tích hợp các yếu tố sau vào cuộc sống hàng ngày.

• Tập trung vào một việc: Việc chuyển đổi liên tục giữa các nhiệm vụ có thể khiến hiệu suất giảm sút. Hãy cam kết chỉ làm một nhiệm vụ trong suốt thời gian tập trung, hoàn thành nó 100%, và tắt mọi thông báo không liên quan.
• Học cách từ chối: Việc nói “Có” với mọi yêu cầu là nói “Không” với các ưu tiên của bản thân. Bạn nên kiểm tra lại lịch trình và ưu tiên trước khi chấp nhận bất kỳ yêu cầu mới nào, và đồng thời học cách từ chối một cách lịch sự nhưng dứt khoát.
• Nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng: Nghỉ ngơi là một phần thiết yếu của năng suất, không phải là phần thưởng. Đảm bảo ngủ đủ giấc và lên kế hoạch cho các hoạt động giải trí chủ động (tập thể dục, thiền) và xem chúng là một “khối thời gian quan trọng” không thể bị hủy bỏ.
• Đánh giá định kỳ: Bạn cần kiểm tra lại hệ thống quản lý thời gian của mình. Hãy xem lại lịch sử theo dõi thời gian, danh sách việc đã hoàn thành hàng tuần, và đánh giá lại các mục tiêu SMART hàng tháng để điều chỉnh chiến lược và kỹ thuật cho phù hợp.

Quản lý thời gian hiệu quả với Template Quản lý thời gian “miễn phí” từ HVN Group

Sau khi nắm vững các nguyên tắc và kỹ thuật quản lý thời gian, bước tiếp theo là áp dụng chúng một cách có hệ thống. Việc tự tạo một hệ thống từ đầu có thể tốn thời gian, nhưng tin tốt là bạn có thể tận dụng các công cụ có sẵn.

Để giúp bạn chuyển từ lý thuyết sang hành động một cách nhanh chóng, bạn có thể tìm kiếm và sử dụng Template Quản lý thời gian miễn phí từ HVN Group. Các template này thường được thiết kế sẵn để bạn dễ dàng mô tả công việc, sắp xếp và phân loại chúng vào các ô “Quan trọng/Khẩn cấp”, từ đó quản lý thời gian một cách hiệu quả.

Thêm vào đó, việc đăng ký và nhận bộ Template – Ma trận quản lý thời gian (Eisenhower Matrix) miễn phí, bạn cũng chỉ cần thực hiện theo các bước đơn giản sau qua cổng thông tin của HVN Group:

– Bước 1: Truy cập vào website chính thức của HVN và tìm đến trang Template – Ma trận quản lý thời gian (Eisenhower Matrix).

– Bước 2: Tùy chọn số lượng template muốn nhận >> nhấp vào nút Đăng Ký Ngay để tiếp tục.

– Bước 3: Rà soát lại thông tin đăng ký và tiếp tục với tùy chọn Tiến hành thanh toán (thông thường là 0 đồng cho phiên bản miễn phí).

– Bước 4: Điền đầy đủ thông tin cá nhân hoặc thông tin doanh nghiệp theo yêu cầu. Việc này giúp đội ngũ HVN Group có cơ sở để hỗ trợ và phục vụ bạn tốt nhất.

– Bước 5: Kiểm tra lại tất cả thông tin, đánh dấu xác nhận đồng ý với các Điều khoản và Điều kiện của trang web, và nhấn nút Đặt hàng để gửi yêu cầu.

– Bước 6: Ngay sau khi yêu cầu được gửi thành công, đội ngũ tư vấn viên của HVN Group sẽ chủ động liên hệ với bạn để hỗ trợ truy cập, hướng dẫn tải về template, và cung cấp các tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.

*Lưu ý: Template bạn nhận được sẽ là bản gốc. Vui lòng nhấn Tạo bản sao để lưu template vào Google Drive cá nhân của bạn trước khi bắt đầu chỉnh sửa và sử dụng.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi nên bắt đầu quản lý thời gian bằng cách nào?

Bạn nên bắt đầu bằng cách “theo dõi thời gian” trong một tuần để hiểu rõ thói quen hiện tại, sau đó áp dụng phương pháp Pomodoro cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung cao độ.

2. Làm thế nào để duy trì sự tập trung khi luôn có thông báo?

Bạn có thể sử dụng kỹ thuật Batching để chỉ kiểm tra thông báo vào những khung giờ cố định. Khi đang làm việc, hãy đặt điện thoại vào chế độ im lặng hoặc dùng ứng dụng chặn thông báo.

3. Tôi nên dùng công cụ kỹ thuật số hay truyền thống?

Tốt nhất là bạn nên khai thác cả hai. Hãy sử dụng lịch giấy/sổ tay để lập kế hoạch tổng thể và cảm nhận công việc (việc viết tay giúp ghi nhớ tốt hơn), sau đó dùng Google Calendar để nhắc nhở và quản lý Time Blocking chi tiết.

4. Nếu tôi không hoàn thành nhiệm vụ trong khối thời gian đã đặt thì sao

Điều này là hoàn toàn bình thường khi bạn mới bắt đầu. Để khắc phục, bạn chỉ cần điều chỉnh lại thời gian ước tính. Nếu không hoàn thành, hãy di chuyển nhiệm vụ đó sang một khối thời gian khác trong ngày hôm sau (hoặc ưu tiên lại nếu đó là “con ếch”), và đừng quá khắt khe với bản thân.

Lời kết

Cách quản lý thời gian không phải là một công thức kỳ diệu giúp bạn làm được mọi thứ, mà là một quá trình liên tục để chọn lọc và tập trung vào những điều quan trọng nhất. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và kỹ thuật quản lý thời gian, bạn sẽ kiểm soát được cuộc sống của mình, giảm căng thẳng và tiến gần hơn đến các mục tiêu nghề nghiệp và cá nhân.

Dù bạn là sinh viên đang tìm cách cân bằng hay người đi làm đang nỗ lực phát triển sự nghiệp, hãy nhớ rằng: Thành công lớn không đến từ việc làm mọi thứ, mà đến từ việc làm những điều đúng đắn, vào đúng thời điểm. Nếu bạn muốn bắt đầu sắp xếp công việc một cách dễ dàng, HVN Group cũng đã tạo sẵn template quản lý thời gian miễn phí. Chỉ cần tải về, điền thông tin và bạn đã có một công cụ để kiểm soát ngày của mình hiệu quả hơn.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777