Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
B2B Market
Quản lý dịch vụ
Archive trong Outlook là một tính năng hữu ích, cho phép người dùng có thể lưu trữ các email gửi đến hoặc gửi đi trong một tệp riêng biệt, giúp hộp thư đến gọn gàng và dễ quản lý, đặc biệt là khi cần giải phóng dung lượng hoặc tìm kiếm email cũ. Theo đó, bài viết dưới đây là những hướng dẫn chi tiết về cách mở file archive trong Outlook, cùng với một số thủ thuật liên quan mà người dùng không thể bỏ qua.
Cách mở file archive trong Outlook
Với tính năng Archive trong Outlook, các email thay vì được lưu trữ ở hộp thư đến, thì sẽ được di chuyển đến vị trí lưu trữ khác trên ổ cứng máy tính. Điều này không chỉ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, truy cập nhanh chóng các email cần xem, mà còn giải phóng tối ưu cho dung lượng lưu trữ của hộp thư đến. Khi đó, để mở file archive trong Outlook, người dùng có thể dễ dàng thao tác với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Mở Outlook và thực hiện đăng nhập tài khoản.
– Bước 2: Tại giao diện chính của Outlook, hãy click chọn File (Tệp).
– Bước 3: Tùy chọn Open & Export (Mở & Xuất) >> chọn Open Outlook Data File để mở tệp dữ liệu Outlook.
– Bước 4: Click chọn tệp Archive >> sau đó nhắn chọn Open để mở tệp.
Cách truy cập email trong tệp archive Outlook
Khi tệp archive đã được thêm vào Outlook, việc truy cập các email được lưu trữ tại đây có thể dễ dàng thực hiện bằng cách sử dụng thanh điều hướng ở khung bên trái cửa sổ Outlook. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Truy cập Outlook trên máy tính >> click chọn File (Tệp).
– Bước 2: Tiếp tục với tùy chọn Open & Export (Mở & Xuất) >> chọn Open Outlook Data File (Mở tệp dữ liệu Outlook).
– Bước 3: Duyệt đến vị trí của tệp .pst (tệp lưu trữ mà người dùng muốn mở) >> chọn tệp >> nhấn OK để mở tệp.
– Bước 4: Sau khi mở tệp, người dùng có thể mở từng thư mực trong kho lưu trữ tệp để truy cập và duyệt email dễ dàng.
Cách tìm kiếm email trong tệp lưu trữ Outlook
Outlook cung cấp nhiều tính năng tìm kiếm hữu ích để người dùng có thể nhanh chóng xác định được email mình cần. Cụ thể dưới đây là các cách tìm kiếm email trong tệp lưu trữ Outlook đơn giản mà người dùng có thể tham khảo:
Sử dụng hộp tìm kiếm nhanh (Quick Search)
Thông qua hộp tìm kiếm nhanh, người dùng có thể tìm kiếm email trong tệp archive đơn giản chỉ với 03 bước dưới đây:
– Bước 1: Mở tệp archive (lưu trữ) trong Outlook.
– Bước 2: Nhập từ khóa liên quan đến email cần tìm kiếm vào hộp tìm kiếm trên thanh công cụ.
– Bước 3: Outlook sẽ hiển thị các kết quả tìm kiếm phù hợp với từ khóa được nhập.
Hộp tìm kiếm nhanh sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm gần đúng với từ khóa mà người dùng nhập vào, do đó mà thường sẽ phù hợp với các mục đích tìm kiếm cơ bản, chẳng hạn như tên người gửi, chủ đề hoặc những từ khóa thường xuất hiện trong nội dung email.
Sử dụng tính năng tìm kiếm nâng cao (Advanced Search)
Để tìm kiếm email chi tiết, người dùng có thể sử dụng công cụ tìm kiếm nâng cao của Outlook. Các bước cụ thể như sau:
– Bước 1: Mở tệp archive trong Outlook.
– Bước 2: Di chuyển đến tab Tìm kiếm trên ribbon >> nhấp vào Tìm kiếm nâng cao để mở hộp thoại Advanced Search.
– Bước 3: Trong hộp thoại này, người dùng có thể nhập nhiều tiêu chí tìm kiếm hơn, chẳng hạn như:
- Người nhận/Người gửi
- Ngày nhận/Ngày gửi
- Chủ đề email
- Kích thước tệp đính kèm
- Nội dung email.
– Bước 4: Sau khi đã thiết lập các thông số, nhấp vào Tìm kiếm để bắt đầu tìm kiếm.
Lọc kết quả tìm kiếm (Filter Results)
Sau khi đã tìm kiếm được danh sách email, người dùng có thể lọc các kết quả để thu hẹp phạm vi tìm kiếm với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Trong danh sách kết quả tìm kiếm, hãy click chọn Lọc.
– Bước 2: Tùy chọn tiêu chí lọc phù hợp với mục đích tìm kiếm, chẳng hạn như:
- Email chưa đọc
- Email đã gắn cờ
- Email tới tôi
- Email tới tệp đính kèm
- Email có đề cập tới tôi
- Email có lời mời trên lịch
– Bước 3: Tùy chọn điều kiện lọc tương ứng và chờ đợi hệ thống trả kết quả.
Như vậy, việc lọc kết quả tìm kiếm có thể giúp người dùng dễ dàng xác định được thông tin liên quan đến nhu cầu và mục đích tìm kiếm của mình một cách chính xác. Đặc biệt là khi có nhiều email trùng với từ khóa tìm kiếm, thì việc lọc kết quả tìm kiếm sẽ là một giải pháp hoàn hảo để thu hẹp phạm vi và tiết kiệm thời gian.
Cách khôi phục email từ file archive trong Outlook
Trường hợp cần khôi phục email từ tệp archive, người dùng có thể thao tác nhanh với một trong các cách dưới đây:
Di chuyển email về hộp thư đến
Cách đơn giản nhất để khôi phục email từ tệp archive là người dùng sẽ di chuyển email về hộp thư đến. Cụ thể thao tác như sau:
– Bước 1: Mở tệp archive trong Outlook.
– Bước 2: Tìm kiếm email cần khôi phục >> sau đó click chọn email và nhấp chuột phải.
– Bước 3: Chọn Di chuyển >> chọn Hộp thư đến. Sau khi hoàn tất, email sẽ được chuyển từ tệp archive đến hộp thư đến của người dùng.
Sao chép email vào hộp thư khác
Nếu không muốn bỏ email khỏi tệp archive, người dùng cũng có thể khôi phục email bằng cách sao chép email đó vào một thư mục khác với các bước đơn giản sau:
– Bước 1: Mở tệp archive trong Outlook.
– Bước 2: Tìm kiếm email cần khôi phục >> sau đó click chọn email và nhấp chuột phải.
– Bước 3: Chọn Sao chép >> chọn thư mục đích – nơi chứa bản sao của email đó sau khi khôi phục, và đảm bảo rằng thông tin email sẽ luôn được giữ nguyên.
Khôi phục email bằng cách kéo – thả
Ngoài hai cách trên, người dùng cũng có thể khôi phục email bằng cách sử dụng chức năng “kéo & thả” trong Outlook. Với cách này, việc khôi phục email trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn chỉ với 02 bước sau:
– Bước 1: Mở tệp archive và hộp thư đến cùng lúc.
– Bước 2: Tìm kiếm email cần khôi phục trong tệp archive >> sau đó thực hiện thao tác kéo và thả email đó vào hộp thư đến.
Như vậy, chỉ với 02 thao tác đơn giản, tính năng kéo – thả có thể giúp người dùng hạn chế các thao tác nhấp chuột không cần thiết để khôi phục email trong tệp archive một cách nhanh chóng.
Tại sao nên mở file archive trong Outlook?
Archive trong Outlook là một giải pháp tốt nếu hộp thư người dùng luôn đầy và khó khăn cho việc tìm kiếm thông tin. Theo đó, dưới đây là một số lý do giúp người dùng dễ dàng giải đáp tại sao nên mở file archive trong Outlook:
Giảm dung lượng hộp thư đến
Email trong Outlook thường xuyên được gửi và nhận, dẫn đến dung lượng hộp thư đến tăng lên nhanh chóng. Đặc biệt là với những người thường xuyên phải làm việc với email, inbox của họ sẽ chứa một lượng email khổng lồ. Vậy nên, việc mở và lưu trữ email trong file archive sẽ làm một giải pháp tốt để giải phóng không gian trong hộp thư chính mà vẫn giữ lại dữ liệu cần thiết.
Tăng tốc độ load thư
Khi người dùng mở hộp thư đến trong Outlook, ứng dụng sẽ phải tải tất cả email trong hộp thư đến. Điều này sẽ khiến cho tốc độ truy cập hộp thư mất nhiều thời gian, đặc biệt là khi hộp thư đến chứa một lượng lớn email. Do đó, việc mở file archive trong Outlook sẽ giúp tăng tốc độ load thư và tìm kiếm nhanh các email cần xử lý.
Tìm kiếm email cũ dễ dàng hơn
Việc tìm kiếm email trong một hộp thư đến chứa hàng nghìn email sẽ là một thách thức lớn, rất tốn thời gian và công sức. Khi đó, với việc archive email vào file archive và mở khi cần thiết, người dùng có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm email cũ nhanh hơn rất nhiều.
Bảo mật dữ liệu
Lưu trữ và mở email trong file archive cũng là cách để người dùng có thể bảo vệ dữ liệu quan trọng trước các sự cố như mất kết nối mạng, hoặc tài khoản bị khóa. Lúc này, dữ liệu trong file có thể được sao lưu và khôi phục bất kỳ lúc nào.
Một số lưu ý khi mở file archive trong Outlook
Archive trong Outlook là một tính năng hữu ích, nhưng người dùng vẫn cần lưu một số điểm quan trọng dưới đây khi lưu và mở file archive:
1- Không chỉnh sửa file lưu trữ trực tiếp
Khi truy cập file archive trong Outlook, người dùng nên hạn chế thao tác chỉnh sửa trực tiếp trên tệp, ví dụ như chuyển đổi, đổi tên, hoặc sắp xếp tệp. Vì điều này có thể gây ra lỗi và dẫn đến mất dữ liệu, ảnh hưởng đến việc lưu trữ tệp.
2- Sao lưu file archive
Sao lưu file archive trước khi mở cũng là điều rất cần thiết để đảm bảo rằng dữ liệu sẽ không bị mất mát do lỗi hoặc xung đột. Khi đó, tùy nhu cầu, mà người dùng có thể sao lưu file archive vào một ổ cứng ngoài, hoặc một cloud storage để lưu trữ dữ liệu an toàn.
3- Bảo mật thư mục archive
Nếu tệp .PST chứa các dữ liệu nhạy cảm, người dùng có thể sử dụng mã hóa hoặc mật khẩu cho tệp để đảm bảo an toàn. Tuy nhiên, hãy ghi nhớ mật khẩu, vì Outlook không hỗ trợ tính năng khôi phục mật khẩu khi quên.
4- Đóng file archive sau khi sử dụng
Đóng file archive sau khi sử dụng có thể giúp giảm nguy cơ truy cập trái phép, đặc biệt khi tập tin chứa các dữ liệu và thông tin nhạy cảm. Thêm vào đó, việc đóng tập tin cũng sẽ giúp giảm tải cho hệ thống, tránh mất dữ liệu, và tối ưu hiệu quả việc giải phóng tài nguyên khi xử lý lưu trữ tệp.
Xem thêm: Cách chuyển dữ liệu Outlook
Lời kết
Tóm lại, nắm rõ cách mở file archive trong Outlook là giải pháp hữu ích để người dùng có thể quản lý và tối ưu hóa hộp thư đến, đồng thời duy trì khả năng truy cập vào các email cũ. Người dùng nên tìm hiểu chi tiết về Microsoft Outlook để có thể sử dụng công cụ này một cách hiệu quả.
Nếu có thắc mắc, hoặc bất kỳ câu hỏi nào cần giải đáp, hãy trực tiếp để lại lời nhắn tại LiveChat phía dưới hoặc thông qua Hotline: 024.9999.7777 để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 có thể tư vấn và hỗ trợ một cách tốt nhất.
