Cách khôi phục sheet đã xóa trong Google Sheets là vấn đề được rất nhiều người dùng quan tâm, đặc biệt là với những ai thường xuyên làm việc với bảng tính trực tuyến. Nếu chẳng may bị xóa một sheet quan trọng, đừng quá lo lắng! Trong bài viết này, HVN Group sẽ hướng dẫn chi tiết đến người dùng cách khôi phục các sheet đã xóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Tính năng khôi phục sheet đã xóa trong Google Sheets
Google Sheets cung cấp các tính năng tiện ích để hỗ trợ người dùng trong việc quản lý dữ liệu, bao gồm cả khả năng khôi phục các sheet đã xóa. Điều này có nghĩa, nếu vô tình xóa một sheet trong tài liệu, thì người dùng vẫn có khả năng phục hồi nó nhanh chóng mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.
Khi người dùng xóa một sheet trong Google Sheets, nó sẽ không bị xóa vĩnh viễn ngay lập tức. Thay vào đó, nó sẽ được chuyển vào thùng rác của Google Drive. Điều này giúp người dùng dễ dàng khôi phục lại sheet đó nếu cần thiết. Ngoài ra, Google Sheets cũng cung cấp tính năng hoàn tác, cho phép người dùng khôi phục nhanh các thay đổi gần đây chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Có khá nhiều cách để người dùng có thể khôi phục sheet bị xóa trên Google Sheet. Mỗi cách cũng sẽ có những ưu điểm và hạn chế riêng. Và điều quan trọng nhất là người dùng phải hiểu rõ tình huống để có thể lựa chọn cách khôi phục phù hợp.
Cách phân biệt tệp “Đã xóa” và “Đã xóa vĩnh viễn” trên Google Sheets
Khi một sheet hoặc tệp bị xóa trong Google Sheets, nó sẽ được đưa vào thùng rác, nơi mà người dùng có thể khôi phục lại nếu cần. Tệp sẽ bị xóa vĩnh viễn nếu người dùng thao tác xoá tệp trong thùng rác, hoặc tự động xóa vĩnh viễn bởi Google sau 30 ngày. Do đó, để khôi phục sheet đã xoá một cách hiệu quả, người dùng sẽ cần phân biệt rõ giữa sheet đã xóa và sheet đã xóa vĩnh viễn. Cụ thể như:
Tệp “Đã xóa” trên Google Sheets
Tệp “Đã xóa” là những tệp hoặc sheet mà người dùng đã xóa nhưng chưa được xóa vĩnh viễn. Chúng vẫn còn trong thùng rác của Google Drive trong một khoảng thời gian nhất định (tối đa 30 ngày). Người dùng khi đó vẫn có thể truy cập thùng rác và khôi phục lại các tệp đó nếu cần.
Việc khôi phục sheet từ thùng rác tương đối đơn giản. Người dùng chỉ cần truy cập Google Drive, tìm đến thùng rác và tìm kiếm sheet mà mình muốn khôi phục lại. Sau đó, sheet sẽ trở lại vị trí ban đầu trong tài liệu.
Tệp “Đã xóa vĩnh viễn” trên Google Sheets
Ngược lại, tệp “Đã xóa vĩnh viễn” là những tệp đã bị xóa khỏi thùng rác. Nếu người dùng đã xóa sheet và tiếp tục xóa nó khỏi thùng rác, thì điều này có nghĩa người dùng sẽ không thể khôi phục lại tệp bằng các cách thông thường. Với trường hợp này, người dùng có thể sẽ cần phải tìm kiếm các giải pháp khác như sử dụng các bản sao lưu, hoặc liên hệ với quản trị viên Google Workspace nếu tổ chức đang sử dụng dịch vụ này.
03 Cách khôi phục sheet đã xóa trên Google Sheets
Cách khôi phục sheet đã xóa trong Google Sheets không quá phức tạp. Người dùng có thể linh hoạt với một trong các cách dưới đây để khôi phục lại tệp nhanh chóng thay vì mất nhiều thời gian để tạo tệp từ đầu. Cụ thể:
Khôi phục sheet đã xóa từ thùng rác của Google Drive
Thùng rác của Google Drive là nơi đầu tiên người dùng nên kiểm tra khi cần khôi phục sheet đã xóa. Bởi thông thường, khi một tệp hoặc sheet bị xóa trên Google Sheets, nó sẽ được chuyển vào thùng rác và người dùng có thể phục hồi nó từ đó một cách dễ dàng. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Truy cập nền tảng Google Drive trên thiết bị.
– Bước 2: Tìm đến mục Thùng rác ở bên trái màn hình.
– Bước 3: Trong thùng rác, người dùng sẽ thấy danh sách các tệp đã bị xóa. Tìm kiếm sheet mà người dùng muốn khôi phục. Trường hợp không thể tìm thấy ngay lập tức, hãy sử dụng chức năng tìm kiếm để nhanh chóng xác định vị trí của tệp.
– Bước 4: Khi đã tìm thấy sheet đó, hãy click chuột phải >> chọn Restore (Khôi phục). Sheet sẽ tự động trở lại vị trí cũ trong tài liệu của người dùng.
Nhìn chung, khôi phục sheet từ thùng rác của Google Drive là cách đơn giản và dễ thực hiện. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, sau 30 ngày, các tệp trong thùng rác sẽ bị xóa hoàn toàn và không thể khôi phục lại được.
Sử dụng tính năng hoàn tác để khôi phục sheet đã xóa trên Google Sheets
Để khôi phục các sheet đã xóa trong Google Sheets, người dùng cũng có thể sử dụng tính năng hoàn tác. Điều này dễ dàng áp dụng khi người dùng mới vừa xóa sheet và cần khôi phục lại ngay lập tức, đơn giản với thao tác sau:
1. Sử dụng tổ hợp phím
- Trên Windows: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z
- Trên máy Mac: Nhấn tổ hợp phím Command + Z
2. Sử dụng chính menu trên thanh công cụ
Nếu không muốn sử dụng tổ hợp phím, người dùng cũng có thể click chọn mục Edit (Chỉnh sửa) ở phía trên cùng của giao diện Google Sheets, sau dó nhấn Undo (Hoàn tác) để khôi phục lại tệp.
*Lưu ý: Nếu thực hiện hoàn tác ngay sau khi xóa sheet, người dùng có thể dễ dàng khôi phục lại nó mà không gặp khó khăn gì. Tuy nhiên, nếu đã thực hiện nhiều thao tác khác sau khi xóa, thì việc tìm lại sheet và khôi phục sẽ khó khăn hơn rất nhiều.
Khôi phục sheet đã xóa từ lịch sử phiên bản
Google Sheets cung cấp tính năng lịch sử phiên bản, cho phép người dùng xem lại các thay đổi đã thực hiện trong tài liệu. Nếu không thể khôi phục sheet từ thùng rác hay tính năng hoàn tác, thì người dùng hoàn toàn có thể thử khôi phục qua lịch sử phiên bản. Thao tác cụ thể như sau:
– Bước 1: Click chọn File (Tệp) >> chọn Version History (Lịch sử phiên bản) và chọn View Version History (Xem lịch sử phiên bản).
– Bước 2: Trong danh sách nhật ký phiên bản, người dùng sẽ thấy tất cả các thay đổi được thực hiện theo thời gian. Lúc này, hãy kéo xuống dưới để tìm kiếm phiên bản chứa sheet mà mình đã xóa.
– Bước 3: Khi đã tìm thấy phiên bản mà mình muốn khôi phục, hãy click chọn vào biểu tượng dấu ba chấm ở phía bên phải >> chọn Khôi phục phiên bản này.
– Bước 4: Sau khi hoàn tất, Google Sheets sẽ ngay lập tức khôi phục toàn bộ phiên bản trước đó, bao gồm cả các sheet đã xóa.
*Lưu ý: Khi khôi phục sheet đã xóa từ lịch sử phiên bản, người dùng sẽ mất tất cả các thay đổi đã được thực hiện sau phiên bản đó.
02 Cách khôi phục sheet đã xóa vĩnh viễn trên Google Sheets
Việc khôi phục một sheet đã xóa vĩnh viễn trên Google Sheets thường sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Tuy nhiên, vẫn sẽ có một số cách khôi phục trang tính đã xóa mà người dùng có thể thử, chẳng hạn như:
Khôi phục sheet đã xóa vĩnh viễn bằng file sao lưu dữ liệu
Một trong những cách tốt nhất để khôi phục sheet đã xóa vĩnh viễn trên Google Sheets là thông qua các file sao lưu mà người dùng đã tạo trước đó. Việc tạo file sao lưu cho các tài liệu là một thói quen tốt và có thể giúp người dùng tránh được những mất mát dữ liệu quan trọng. Cụ thể:
1. Tìm kiếm file sao lưu
Hãy kiểm tra xem mình có bất kỳ bản sao nào của tài liệu chứa sheet cần khôi phục hay không. File sao lưu có thể được lưu trữ trên máy tính hoặc trên một dịch vụ lưu trữ đám mây khác tuỳ mục đích quản lý dữ liệu của người dùng.
2. Nhập lại dữ liệu
Nếu tìm thấy file sao lưu, người dùng có thể nhập lại dữ liệu từ file đó vào tài liệu Google Sheets hiện tại của mình. Điều này có thể mất thời gian, nhưng ít nhất những dữ liệu quan trọng người dùng cần vẫn có thể khôi phục.
Liên hệ với đội ngũ quản trị viên Google Workspace
Nếu đang sử dụng Google Workspace, người dùng hoàn toàn có thể liên hệ với quản trị viên của tổ chức để khôi phục trang tính bị xoá. Với quyền truy cập và quản lý các tính năng nâng cao, họ sẽ giúp người dùng khôi phục lại các sheet đã xóa một cách nhanh chóng.
- Yêu cầu hỗ trợ: Trước tiên, người dùng hãy gửi yêu cầu hỗ trợ cho quản trị viên, giải thích tình huống và cung cấp mọi thông tin cần thiết về sheet đã bị xóa.
- Chờ phản hồi: Quản trị viên có thể kiểm tra lịch sử và cố gắng phục hồi sheet thông qua các công cụ nội bộ của Google Workspace. Tuy nhiên, khả năng khôi phục sẽ phụ thuộc vào thời gian kể từ khi sheet bị xóa và các chính sách của tổ chức.
Nếu vẫn không thể xử lý, người dùng hãy trực tiếp liên hệ với đội ngũ kỹ thuật viên tại HVN Group – Đại lý uỷ quyền cấp cao của Google Workspace tại Việt Nam để được hỗ trợ và giải đáp mọi thắc mắc. Đơn giản chỉ cần kết nối trực tiếp Hotline: 024.9999.7777 hoặc nhấp vào ĐĂNG KÝ phía dưới và làm theo hướng dẫn.
Lưu ý quan trọng để tránh mất dữ liệu trên Google Sheets
Để giảm thiểu những rủi ro mất mát dữ liệu trong Google Sheets, người dùng có thể lưu ý với một số vấn đề cơ bản dưới đây:
Đặt tên sheet rõ ràng và có tổ chức
Việc đặt tên cho các sheet một cách rõ ràng và có tổ chức không chỉ chuyên nghiệp, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, mà còn giảm thiểu các rủi ro xóa nhầm sheet. Tốt nhất là tên sheet nên phản ánh nội dung bên trong để tránh trường hợp người dùng vô tình xóa nhầm.
Kiểm tra kỹ tài liệu trước khi xóa
Trước khi xóa một sheet bất kỳ, người dùng cũng cần đảm bảo rằng mình đã kiểm tra kỹ tài liệu và các sheet tính liên quan. Xác nhận chuẩn thông tin trong sheet đó không còn cần thiết và thực sự muốn xóa nó để tránh các tình huống không thể khôi phục.
Thường xuyên tạo bản sao lưu
Việc thường xuyên tạo các bản sao lưu cho tài liệu quan trọng là cách hữu ích để người dùng có thể bảo vệ dữ liệu của mình. Tuỳ thuộc quy trình làm việc mà người dùng có thể cân nhắc tạo bản sao lưu tự động hoặc thủ công, miễn sao thuận tiện và dễ dàng thực hiện.
Thiết lập quyền chỉnh sửa phù hợp
Nếu làm việc với một nhóm lớn, người dùng hãy đảm bảo rằng mình đã thiết lập quyền chỉnh sửa tương ứng cho từng thành viên. Điều này không chỉ giúp tránh được tình trạng người dùng khác vô tình xóa sheet, mà còn có thể bảo vệ dữ liệu an toàn trước những rủi ro mất mát dữ liệu.
Tăng cường bảo mật an toàn cho tài khoản Google
Cuối cùng, việc áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ cho tài khoản Google cũng là điều rất quan trọng. Người dùng có thể sử dụng xác thực hai yếu tố và thường xuyên thay đổi mật khẩu để bảo vệ tài khoản trước những rủi ro bị xâm nhập và đánh cắp dữ liệu.
Một số câu hỏi thường gặp khi khôi phục sheet đã xóa trong Google Sheets
1. Có thể khôi phục sheet khi không phải chủ sở hữu file không?
Có. Nếu có quyền chỉnh sửa trên tài liệu, người dùng hoàn toàn có thể khôi phục sheet đã xóa. Tuy nhiên, nếu không được cấp quyền, người dùng bắt buộc phải liên hệ với chủ sở hữu để họ khôi phục.
2. Sheet bị mất do lỗi phần mềm có thể khôi phục được không?
Nếu sheet bị mất do lỗi phần mềm, người dùng có thể thử khôi phục từ lịch sử phiên bản hoặc liên hệ với quản trị viên Google Workspace. Tuy nhiên, khả năng khôi phục sẽ phụ thuộc vào từng tình huống cụ thể.
3. Người dùng khác xóa một sheet trong file, chủ sở hữu có thể khôi phục không?
Có. Nếu là chủ sở hữu của tài liệu, người dùng có quyền khôi phục bất kỳ sheet nào đã bị xóa, dù là do bản thân hay người khác thực hiện xóa. Lúc này, họ có thể sử dụng thùng rác hoặc lịch sử phiên bản để tiến hành khôi phục sheet.
4. Khôi phục sheet từ Google Drive được không?
Có. Người dùng dễ dàng khôi phục sheet đã xóa từ thùng rác của Google Drive. Đây là một trong những cách đơn giản và dễ thực hiện nhất để khôi phục dữ liệu đã xóa.
5. Nếu sử dụng Google Workspace, làm cách nào để khôi phục sheet?
Nếu đang sử dụng Google Workspace, người dùng có thể liên hệ với quản trị viên của tổ chức để được hỗ trợ khôi phục các sheet đã xóa vĩnh viễn hoặc không thể phục hồi bằng các cách thông thường.
Lời kết
Hy vọng, top 05 cách khôi phục sheet đã xóa trong Google Sheets trên đây sẽ giúp người dùng dễ dàng khôi phục lại tài liệu với thao tác đơn giản và nhanh chóng. Nếu thắc mắc, hoặc có bất kỳ khó khăn gì trong việc khôi phục tệp, người dùng có thể trực tiếp liên hệ HVN Group qua các kênh thông tin dưới đây để nhận được thông tin tư vấn nhanh chóng và dịch vụ hỗ trợ tốt nhất từ các chuyên gia.
Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0
Hotline: 024.9999.7777