Cách khóa công thức trong Google Sheets dễ dàng và hiệu quả

Khóa công thức trong Google Sheets không chỉ là cách để bạn bảo vệ các công thức tính toán của mình khỏi những thông đổi không mong muốn, mà còn đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các cách khóa công thức trong Google Sheets đơn giản, dễ dàng, và lý do tại sao bạn nên thực hiện điều này.

Cách khóa công thức trong Google Sheets đơn giản

Việc khóa hoặc ẩn công thức trong Google Sheets khá đơn giản và dễ dàng. Dưới đây là những hướng dẫn chi tiết để bạn có thể thực hiện điều này một cách nhanh chóng: 

Khóa công thức toàn bộ bảng trong Google Sheets

Khóa toàn bộ bảng là cách đơn giản nhất để bạn có thể bảo vệ dữ liệu trong Google Sheets. Khi bạn khóa toàn bộ bảng, người dùng khác sẽ không thể chỉnh sửa bất kỳ ô nào trong bảng đó.

Việc khóa công thức cho toàn bộ bảng có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tính năng Bảo vệ phạm vi trong Google Sheets với 05 bước sau:

– Bước 1: Chọn toàn bộ bảng tính mà bạn muốn khóa.

– Bước 2: Click chọn Dữ liệu trên thanh menu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Trong hộp thoại Trang tính và dải ô được bảo vệ, hãy nhập tên mô tả cho trang tính được bảo vệ.

– Bước 4: Bạn cũng có thể ngoại trừ một số ô nhất định bằng cách tích chọn ô vuông >> tùy chọn phạm vi tương ứng.

– Bước 5: Hãy nhấn Đặt quyền >> tùy chỉnh Quyền chỉnh sửa phạm vi, cho phép ai có quyền chỉnh sửa bảng hoặc chỉ định bản thân là người duy nhất có quyền chỉnh sửa.

*Lưu ý: Khi bạn khóa toàn bộ bảng, điều này đồng nghĩa chỉ có bạn hoặc người được cấp quyền mới có thể chỉnh sửa và tiếp tục thao tác trên bảng tính.

Khóa ô hoặc phạm vi ô chứa công thức trong Google Sheets

Nếu bạn không muốn khóa toàn bộ bảng, mà chỉ muốn bảo vệ một số ô hoặc phạm vi chứa công thức cụ thể, bạn có thể thực hiện đơn giản với các bước sau:

– Bước 1: Click chọn ô hoặc phạm vi chứa công thức mà bạn muốn bảo vệ.

– Bước 2: Nhấp chọn Dữ liệu trên thanh menu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tương tự như khi khóa toàn bộ bảng, bạn cũng có thể đặt tên cho ô hoặc phạm vi ô chứa công thức cần được bảo vệ.

– Bước 4: Tiếp tục nhấn Đặt quyền >> tùy chỉnh Quyền chỉnh sửa phạm vi để hoàn tất khóa ô.

Việc chỉ khóa ô hoặc phạm vi ô chứa công thức đặc biệt hữu ích khi bạn cần giữ nguyên một số ô để tránh việc bị thay đổi bởi những người khác, trong khi vẫn cho phép chỉnh sửa các phần khác của bảng.

Thay đổi ô hoặc phạm vi ô có chứa công thức bị khóa trong Google Sheets

Với những ô hoặc phạm vi ô chứa công thức đã bị khóa, bạn cũng có thể dễ dàng thay đổi và tùy chỉnh các thiết lập. Để thực hiện điều này, bạn hãy làm theo các bước được hướng dẫn dưới đây:

– Bước 1: Nhấp chọn ô hoặc phạm vi ô chứa công thức đã được bảo vệ.

– Bước 2: Click chọn Dữ liệu trên thanh công cụ >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Tại đây, bạn có thể thấy danh sách các phạm vi đã được bảo vệ. Nhấp chọn phạm vi bạn muốn thay đổi >> chỉnh sửa tên hoặc thay đổi các ô trong phạm vi này một cách dễ dàng.

Cách mở khóa công thức trong Google Sheets

Trong trường hợp bạn cần mở khóa công thức trong Google Sheets, việc thực hiện cũng khá đơn giản với 04 bước dưới đây:

– Bước 1: Mở Google Sheets và tìm đến bảng tính mà bạn muốn mở khóa.

– Bước 2: Nhấn chọn Dữ liệu trên thanh menu >> chọn Bảo vệ trang tính và dải ô.

– Bước 3: Hộp thoại Trang tính và dải ô được bảo vệ hiển thị. Tại đây, bạn có thể thấy danh sách các phạm vi đang được bảo vệ. 

– Bước 4: Nhấp chọn phạm vi mà mình muốn mở khóa công thức >> click chọn biểu tượng thùng rác để xóa bảo vệ. Hoặc, bạn cũng có thể chỉnh sửa quyền truy cập để cho phép một số người khác có thể chỉnh sửa công thức.

Tại sao nên khóa công thức trong Google Sheets?

Việc khóa công thức trong Google Sheets có thể mang đến nhiều lợi ích cho cả người dùng cá nhân và nhóm làm việc. Cụ thể như:

Tránh vô tình xóa hoặc sửa công thức

Một trong những lý do thiết yếu nhất khi khóa công thức là tránh việc người dùng khác vô tình xóa hoặc sửa đổi các công thức quan trọng. Những thay đổi này có thể dẫn đến sai sót lớn trong dữ liệu và ảnh hưởng đến kết quả tính toán.

Duy trì tính chính xác của công thức

Khi khóa công thức, bạn cũng có thể đảm bảo rằng các công thức sẽ không bị thay đổi bởi những người thiếu kinh nghiệm. Điều này đặc biệt cần thiết trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, giúp duy trì tính chính xác và nhất quán trong bảng tính của bạn.

Dễ dàng kiểm soát và phân quyền

Việc khóa công thức cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc kiểm soát và phân quyền truy cập cho những người khác. Bạn có thể chỉ định ai có quyền chỉnh sửa công thức và ai thì không, qua đó tạo ra một môi trường làm việc an toàn và hiệu quả.

Bảng tính nâng cao sự chuyên nghiệp

Một bảng tính được tổ chức tốt và bảo vệ các công thức cũng sẽ trông chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Điều này không chỉ nâng cao giá trị của bảng tính, mà còn tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và khách hàng.

Tạo báo cáo tự động và ổn định

Khi bạn khóa công thức, bạn cũng có thể tự động hóa nhiều quy trình tính toán, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Các báo cáo sẽ tự động cập nhật mà không cần phải lo lắng về việc công thức bị thay đổi.

Chuẩn hóa dữ liệu cho tổ chức hoặc nhóm

Việc khóa công thức cũng giúp tạo ra sự chuẩn hóa trong việc quản lý dữ liệu cho tổ chức hoặc nhóm làm việc. Mọi người đều biết rằng công thức sẽ không bị thay đổi, điều này giúp họ yên tâm hơn khi sử dụng các dữ liệu có sẵn.

Một số lưu ý khi khóa công thức trong Google Sheets

Khi quyết định khóa công thức trong Google Sheets, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để đảm bảo rằng mọi thứ sẽ diễn ra suôn sẻ:

Xác định đúng ô hoặc phạm vi cần khóa

Trước khi khóa công thức, bạn nên chắc chắn rằng mình đã xác định đúng ô hoặc phạm vi dữ liệu cần khóa. Việc này sẽ giúp bạn khóa ô một cách chính xác, tránh nhầm lẫn những ô không cần thiết dẫn đến khó khăn cho công việc của người khác.

Phân quyền rõ ràng, cụ thể

Với những bảng tính chia sẻ công khai, bạn nên phân quyền rõ ràng và cụ thể cho từng người dùng. Điều này sẽ giúp đảm bảo chỉ những người cần thiết mới có quyền truy cập và chỉnh sửa công thức, từ đó giảm thiểu rủi ro xảy ra lỗi.

Tạo bản sao lưu trước khi xóa

Trước khi mở khóa hoặc thay đổi bất kỳ công thức nào, việc tạo một bản sao lưu cho bảng tính cũng là điều rất cần thiết. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng phục hồi lại các dữ liệu “quan trọng” nếu vô tình có sự cố xảy ra.

Không khóa công thức động theo dữ liệu nhập

Nếu công thức bạn cần khóa là công thức động (thay đổi theo dữ liệu nhập), thì hãy cân nhắc không khóa chúng. Điều này sẽ giúp giữ tính linh hoạt cho bảng tính, đồng thời cho phép công việc được thực hiện một cách dễ dàng hơn.

Đặt ghi chú cho các ô bị khóa

Khi khóa công thức trong bảng tính, bạn cũng đừng quên việc đặt ghi chú cho các ô hoặc vùng dữ liệu bị khóa. Bằng cách này, người dùng khác sẽ dễ dàng biết rằng lý do tại sao ô đó được bảo vệ và không thể chỉnh sửa.

Thông báo cho người dùng khác (nếu cần)

Cuối cùng, nếu đang làm việc chung với một nhóm, bạn cũng nên thông báo cho các thành viên khác về việc khóa công thức. Điều này sẽ giúp họ hiểu hơn các lý do vì sao mình bị hạn chế và không thể chỉnh sửa các công thức đó.

Lời kết

Bài viết là những chia sẻ tổng quan về cách khóa công thức trong Google Sheets, lý do cần thiết để thực hiện điều này, cũng như những lưu ý quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi. Hy vọng rằng, đây cũng sẽ là những thông tin hữu ích, giúp bạn linh hoạt trong việc quản lý và bảo vệ dữ liệu của mình trong Google Sheets.

Trường hợp còn vướng mắc cần giải đáp, hãy trực tiếp liên hệ HVN Group qua các kênh thông tin bên dưới để được hỗ trợ tốt nhất.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777