Bạn có biết rằng gửi email hàng loạt không chỉ đơn thuần là gửi email cho nhiều người? Nó còn là một nghệ thuật giúp bạn tăng doanh số, xây dựng mối quan hệ với khách hàng và nâng cao thương hiệu. Khám phá ngay cách gửi email hàng loạt hiệu quả nhất được chúng tôi tổng hợp trong bài viết này.
05+ Cách gửi email hàng loạt dễ dàng nhất
Gửi email hàng loạt là một giải pháp marketing hiệu quả giúp bạn tiếp cận khách hàng một cách nhanh chóng và tiết kiệm. Dưới đây là một số cách thực hiện phổ biến nhất mà bạn có thể tham khảo như sau:
Gửi email hàng loạt bằng Gmail
Nếu bạn đang sử dụng Gmail của Google thì có thể tham khảo ngay cách gửi email hàng loạt với các bước triển khai cơ bản được chúng tôi chia sẻ chi tiết như sau:
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail, lưu ý nên dùng tài khoản bản quyền dành cho doanh nghiệp để sử dụng hiệu quả nhất.
- Bước 2: Click chọn vào Mail > tiếp đến chọn Soạn thư > tại đây bạn sẽ triển khai thêm email bằng nhiều cách như sau:
- Cách 1: Nhập email thủ công vào mục người nhận
- Cách 2: Sử dụng CC và BCC
- Cách 3: Thêm danh sách email bên ngoài
Click chọn biểu tượng Sử dụng tính năng hợp nhất thư như hình bên dưới> click chọn vào mục Hợp nhất thư > tiếp đến chọn Thêm từ một bảng tính > chọn bảng tính phù hợp có danh sách email sẵn.
- Bước 3: Tiến hành nhập tiêu đề, nội dung email và các file đính kèm sau đó click chọn Gửi.
- Bước 4: Hoàn thành.
Như vậy, chỉ với 04 bước được chúng tôi hướng dẫn trên đây bạn hoàn toàn có thể gửi email hàng loạt trên Gmail dễ dàng. Tiếp đến, chúng tôi sẽ hướng dẫn thêm bạn cách để gửi nhiều email cùng lúc bằng cách sử dụng tính năng Mail Merger trên nền tảng Google Sheets.
Cách gửi email hàng loạt bằng Mail Merger trên Google Sheets
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng cách gửi email hàng loạt trên Google Sheets nhanh chóng và dễ dàng chỉ với một bài những bước triển khai cơ bản được chúng tôi hướng dẫn chi tiết như sau:
- Bước 1: Tiến hành truy cập Google Workspace Marketplace để cài đặt Yet Another Mail Merge trên tài khoản Google.
- Bước 2: Chuẩn bị một danh sách email mà bạn đang cần gửi trên nền tảng Google Sheets.
- Bước 3: Tạo mẫu gửi email hàng loạt để phục vụ cho hoạt động sử dụng.
- Bước 4: Tiến hành triển khai cách gửi email hàng loạt bằng cách click chọn vào mục Tiện ích > tiếp đến chọn Yet Another Mail Merge > tiếp đến chọn Khởi động nhập thư.
- Bước 5: Nhập tên người gửi, chọn email đã lưu nháp trước đó > và click chọn vào Gửi email.
- Bước 6: Hoàn thành.
Với 06 bước được chúng tôi hướng dẫn trên đây bạn đã triển khai thành công việc gửi email hàng loạt bằng cách sử dụng Mail Merger trên Google Sheets.
Cách gửi email hàng loạt bằng phần mềm Outlook
Trong trường hợp bạn sử dụng dịch vụ email của Microsoft là Outlook thì cũng có thể sử dụng tính năng gửi email hàng loạt. Do đó, chúng tôi sẽ gợi ý bạn hướng dẫn cách gửi email hàng loạt trong Outlook chi tiết với các bước cơ bản như sau:
*Lưu ý: Outlook chỉ áp dụng gửi email hàng loạt cho những email có file đính kèm giống nhau, khi đó bạn sẽ cần phải kết hợp cùng với Word và Excel. Bạn cũng cần chuẩn bị sẵn file danh sách email trước đó.
- Bước 1: Mở Word và tiến hành soạn nội dung email > click chọn Maillings > Start Mail Merge > tiếp đến chọn Email Messages.
- Bước 2: Hệ thống sẽ chuyển sang giao diện để bạn có thể điều chỉnh nội dung email trước khi tiến hành gửi đi > tại đây bạn chỉ cần click chọn Select Recipients > và sau đó chọn vào Use an Existing List > sau đó chỉ cần chọn file Excel mà bạn đã tạo danh sách email trước đó.
- Bước 3: Một cửa sổ nhỏ sẽ hiển thị > tại đây bạn chỉ cần click chọn vào OK.
- Bước 4: Trên giao diện của Work bạn click chọn Finish & Merge > tiếp đến chọn vào Send email messages.
- Bước 5: Lúc này, hộp thư mới sẽ xuất hiện và bạn chỉ cần nhập đầy đủ thông tin sau đó chọn OK để gửi đi.
- Bước 6: Hoàn thành.
Tương tự như vậy, gửi email hàng loạt bằng Excel cũng sẽ được triển khai như với hướng dẫn của chúng tôi trên đây.
Cách gửi email hàng loạt bằng phần mềm 1Office
Một trong những cách gửi email hàng loạt được nhiều người dùng hiện nay sử dụng chính là 1Office phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp. Nếu như bạn đang sử dụng giải pháp này thì có thể tham khảo ngay cách triển khai như sau:
- Bước 1: Truy cập phần mềm 1Office và tiến hành cấu hình tài khoản gửi email. Tại đây bạn chỉ cần click chọn mũi tên ở góc bên phải màn hình > chọn Cài đặt hệ thống > chọn Email hoặc SMS > click chọn Tạo mới và tiến hành nhập đầy đủ các thông tin bao gồm tài khoản, mật khẩu, email gửi, tên gửi đi…
- Bước 2: Nếu đã thiết lập tài khoản thành công, lúc này hệ thống mới cho phép quản lý và phân quyền sử dụng tài khoản. Khi đó, chính người quản lý có thể kiểm tra trạng thái và nội dung mà email đã gửi đi.
- Bước 3: Tiến hành gửi email bằng tài khoản đã thiết lập.
*Ví dụ: Gửi email tới khách hàng click chọn khách hàng từ menu > thông tin chi tiết của khách hàng > chọn Chăm sóc > sau đó chọn Email và gửi email.
- Bước 4: Hoàn thành.
Một số cách gửi email hàng loạt khác
Ngoài những phương pháp phổ biến như Gmail, Outlook… còn có nhiều cách khác để bạn gửi email hàng loạt hiệu quả hơn. Dưới đây là một số gợi ý:
- WordPress: Với các plugin như Mailchimp for WordPress, Constant Contact, bạn có thể dễ dàng quản lý danh sách email và gửi email ngay từ trang quản trị website.
- Wix, Squarespace: Các nền tảng này cũng tích hợp sẵn hoặc hỗ trợ các ứng dụng của bên thứ ba để thực hiện cách gửi email hàng loạt.
- HubSpot: Cung cấp một bộ công cụ toàn diện cho marketing, bao gồm cả gửi email, tự động hóa quy trình và phân tích hiệu quả.
- Marketo: Tương tự như HubSpot, Marketo cũng là một giải pháp marketing automation mạnh mẽ.
- Pardot: Dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và lớn, Pardot cung cấp các tính năng nâng cao để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng.
- SendGrid: Một trong những dịch vụ gửi email hàng loạt phổ biến nhất, nổi tiếng với độ ổn định và khả năng gửi email lớn.
- Amazon SES: Dịch vụ gửi email của Amazon, tích hợp chặt chẽ với các dịch vụ AWS khác.
- Mailgun: Cung cấp các tính năng mạnh mẽ để quản lý danh sách email, phân tích hiệu quả và gửi email theo thời gian thực.
- Python: Sử dụng các thư viện như smtplib, yagmail để gửi email.
- PHP: Tích hợp với các thư viện như PHPMailer để gửi email từ ứng dụng PHP.
Với sự đa dạng của các công cụ và phương pháp gửi email hàng loạt, việc tiếp cận khách hàng và xây dựng mối quan hệ bền vững chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách chọn một trong những gợi ý trên và tạo ra những chiến dịch email ấn tượng.
06+ Lợi ích khi biết cách gửi email hàng loạt
Nếu như bạn biết cách gửi email hàng loạt để ứng dụng trong công việc thì hiệu quả đạt được sẽ cao hơn. Chính vì vậy, chúng tôi sẽ gợi ý với bạn một số những lợi ích đặc biệt khi ứng dụng triển khai như sau:
Tiết kiệm tối đa thời gian và công sức
Biết cách gửi email hàng loạt giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức so với việc gửi từng email cá nhân. Thay vì phải soạn thảo từng nội dung và gửi đến từng người, bạn chỉ cần tạo một mẫu email duy nhất và gửi đến toàn bộ danh sách khách hàng. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính nhất quán trong thông điệp truyền tải.
Tăng cường hiệu quả marketing
Email marketing là một công cụ vô cùng hiệu quả để tiếp cận khách hàng mục tiêu một cách chính xác. Bằng cách phân loại danh sách email theo các tiêu chí như sở thích, hành vi mua hàng, bạn có thể gửi những nội dung cá nhân hóa và phù hợp với từng nhóm khách hàng. Điều này giúp tăng khả năng tương tác và chuyển đổi, từ đó mang lại hiệu quả cao hơn cho các chiến dịch marketing.
Tiết kiệm chi phí
So với các hình thức quảng cáo truyền thống như TV, báo, radio, email marketing có chi phí thấp hơn rất nhiều. Bạn chỉ cần đầu tư vào việc xây dựng danh sách email và tạo nội dung chất lượng. Ngoài ra, các công cụ gửi email hiện nay đều cung cấp các gói dịch vụ đa dạng với mức giá phù hợp tương ứng từng quy mô doanh nghiệp.
Dễ dàng quản lý và tùy chỉnh
Các phần mềm gửi email hàng loạt cung cấp cho bạn một giao diện trực quan và dễ sử dụng, giúp bạn quản lý danh sách liên hệ, tạo mẫu email và theo dõi hiệu quả chiến dịch một cách dễ dàng. Bạn có thể tùy chỉnh mọi yếu tố trong email, từ tiêu đề, nội dung cho đến hình ảnh, để tạo ra những thông điệp ấn tượng và thu hút.
Xây dựng bền vững mối quan hệ với khách hàng
Email marketing là một kênh tuyệt vời để xây dựng và duy trì mối quan hệ với khách hàng. Bằng cách gửi những email cá nhân hóa, cung cấp những thông tin hữu ích và giá trị, bạn có thể tạo dựng lòng tin và sự trung thành của khách hàng. Điều này không chỉ giúp bạn tăng doanh số bán hàng mà còn tạo nên một cộng đồng khách hàng thân thiết.
Khả năng đo lường chính xác và tối ưu hóa cao
Hầu hết các phần mềm gửi email đều cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu quả của chiến dịch, giúp bạn đánh giá được tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ chuyển đổi,… Dựa trên những dữ liệu này, bạn có thể điều chỉnh chiến lược và nội dung email để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Như vậy, email marketing không chỉ là một công cụ tiếp thị hiệu quả mà còn là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với khách hàng. Với những lợi ích như tiết kiệm chi phí, nhắm mục tiêu chính xác, tăng tương tác và khả năng đo lường cao, email marketing xứng đáng là một phần không thể thiếu trong chiến lược marketing của mọi doanh nghiệp.
Làm thế nào để gửi email hàng loạt đạt hiệu quả nhất?
Theo nghiên cứu mới đây của các chuyên gia, tỷ lệ người nhận mở email trung bình sẽ là 25%. Tuy nhiên, với một chiến lược email marketing hiệu quả bằng cách áp dụng giải pháp gửi email hàng loạt, bạn hoàn toàn có thể vượt qua con số này dễ dàng. Do đó, để triển khai, bạn nên tham khảo gợi ý của chúng tôi như sau:
Cá nhân hóa nội dung email
Một gợi ý đầu tiên mà bạn cần biết để áp dụng gửi email hàng loạt một cách hiệu quả nhất chính là cá nhân hóa nội dung email. Khi đó, bạn cần lưu ý một vài những điểm quan trọng như sau:
- Sử dụng tên người nhận: Gọi tên người nhận ngay từ đầu email sẽ tạo cảm giác thân thiện và gần gũi hơn.
- Tham khảo hành vi mua hàng: Dựa vào lịch sử mua hàng của khách hàng, bạn có thể gửi những sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan, tạo cảm giác như bạn thực sự hiểu họ.
- Phân khúc khách hàng: Chia nhỏ danh sách email thành các nhóm khác nhau dựa trên sở thích, hành vi, nhân khẩu học,… để gửi các nội dung phù hợp với từng nhóm khách hàng cụ thể.
Sử dụng tiêu đề thu hút và nội dung hấp dẫn
Tiếp đến, để gửi email hàng loạt đạt hiệu quả nhất bạn cần chuẩn bị một tiêu đề thực sự thu hút đánh đúng vào mục tiêu và nhu cầu của khách hàng, sau đó là nội dung phải ấn tượng. Bạn có thể tham khảo ngay gợi ý bên dưới của chúng tôi như sau:
- Tiêu đề ngắn gọn, rõ ràng: Tiêu đề nên truyền đạt được giá trị cốt lõi của email và khơi gợi sự tò mò của người đọc.
- Nội dung súc tích, dễ hiểu: Tránh sử dụng những câu văn dài dòng, phức tạp. Thay vào đó, hãy trình bày thông tin một cách ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu.
- Gọi hành động rõ ràng: Khuyến khích người đọc thực hiện một hành động cụ thể, ví dụ: “Mua ngay”, “Đăng ký ngay”, “Tìm hiểu thêm”.
Quản lý và phân loại danh sách email nhận
Cách gửi email hàng loạt hiệu quả tiếp theo mà bạn không nên bỏ qua chính là tiến hành quản lý và phân loại danh sách người nhận rõ ràng. Do đó, bạn sẽ cần phải lưu ý một số những điểm nổi bật để triển khai như sau:
- Sử dụng công cụ quản lý: Sử dụng các phần mềm chuyên dụng để quản lý danh sách email, giúp bạn dễ dàng thêm, xóa, cập nhật thông tin và phân loại khách hàng.
- Làm sạch danh sách thường xuyên: Xóa bỏ những địa chỉ email không hợp lệ hoặc không còn hoạt động để tăng tỷ lệ gửi thành công.
- Phân loại theo nhiều tiêu chí: Ngoài sở thích và hành vi mua hàng, bạn có thể phân loại khách hàng theo địa lý, độ tuổi, giới tính,…
Theo dõi và phân tích toàn bộ chiến dịch email
Sau bước gửi email hàng loạt, bạn cần phải tiến hành theo dõi và phân tích chiến dịch thì mới có thể đánh giá được chính xác hiệu quả và vấn đề đang gặp phải để khắc phục. Chính vì vậy, ở giai đoạn này bạn hoàn toàn có thể tham khảo phương án triển khai như sau:
- Theo dõi các chỉ số quan trọng: Điển hình như tỷ lệ nhấp, tỷ lệ mở email, hoặc tỷ lệ chuyển đổi,… giúp bạn đánh giá chính xác hiệu quả của chiến dịch đang triển khai.
- Phân tích nguyên nhân: Tìm hiểu lý do tại sao một số email lại có hiệu quả cao hơn so với các email khác.
- Điều chỉnh chiến lược: Dựa vào kết quả phân tích, bạn có thể điều chỉnh nội dung, thời gian gửi, đối tượng gửi để tối ưu hóa hiệu quả.
Một số những lưu ý khác
Bên cạnh những vấn đề quan trọng được chúng tôi chia sẻ như trên, để gửi email hàng loạt một cách hiệu quả bạn có thể tham khảo thêm một vài những lưu ý khác như:
- Tối ưu hóa cho thiết bị di động: Đảm bảo email của bạn hiển thị đẹp mắt trên các thiết bị di động.
- Tránh gửi quá nhiều email: Gửi quá nhiều email có thể làm phiền người nhận và khiến họ hủy đăng ký.
- Tuân thủ quy định: Luôn tuân thủ các quy định về gửi email marketing để tránh bị liệt vào danh sách spam.
- Xây dựng một danh sách email chất lượng: Tập trung vào việc thu thập địa chỉ email của những người thực sự quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của bạn.
- Sử dụng A/B testing: Thử nghiệm các phiên bản email khác nhau để tìm ra mẫu email hiệu quả nhất.
- Tạo mối quan hệ với khách hàng: Sử dụng email để xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng, không chỉ tập trung vào việc bán hàng.
Như vậy, để gửi email hàng loạt đạt hiệu quả cao, bạn cần kết hợp các yếu tố như cá nhân hóa nội dung, sử dụng tiêu đề hấp dẫn, quản lý danh sách email hiệu quả và theo dõi phân tích dữ liệu. Bằng cách làm như vậy, bạn không chỉ tăng tỷ lệ mở email mà còn xây dựng được mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Các lỗi thường gặp khi gửi email hàng loạt
Gửi email hàng loạt là một công cụ marketing hiệu quả, tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, bạn có thể gặp phải một số lỗi phổ biến. Dưới đây là tổng hợp một số những lỗi thường gặp và cách khắc phục:
Lỗi liên quan đến danh sách email
Dưới đây là một số những lỗi cơ bản thường gặp khi áp dụng gửi email hàng loạt liên quan trực tiếp đến danh sách email người nhận:
- Danh sách email không hợp lệ: Địa chỉ email sai, bị lỗi, hoặc không còn hoạt động. Khắc phục bằng cách: Thường xuyên làm sạch danh sách email, xác thực lại địa chỉ email trước khi gửi.
- Danh sách email quá lớn: Gửi email cho quá nhiều người cùng một lúc có thể bị nhà cung cấp dịch vụ email đánh giá là spam. Khắc phục bằng cách: Chia nhỏ danh sách email thành các nhóm nhỏ hơn để gửi dần.
- Danh sách email không được phân khúc: Gửi email cho tất cả mọi người với cùng một nội dung sẽ không hiệu quả. Khắc phục bằng cách: Phân chia danh sách email theo các tiêu chí như sở thích, hành vi mua hàng, địa lý để gửi nội dung phù hợp.
Lỗi liên quan đến nội dung email
Bên cạnh danh sách email người nhận thì nội dung email những là thành phần gặp nhiều vấn đề lỗi khi triển khai gửi email hàng loạt như:
- Nội dung email không hấp dẫn: Tiêu đề nhàm chán, nội dung quá dài, không có giá trị. Khắc phục: Tạo tiêu đề hấp dẫn, nội dung ngắn gọn, súc tích và cung cấp giá trị cho người đọc.
- Quảng cáo quá nhiều: Email chỉ toàn quảng cáo sẽ khiến người nhận cảm thấy bị làm phiền. Khắc phục: Kết hợp nội dung quảng cáo với các nội dung hữu ích khác như bài viết chia sẻ, mẹo vặt.
- Lỗi chính tả và ngữ pháp: Những lỗi này làm giảm tính chuyên nghiệp của email. Khắc phục: Kiểm tra kỹ nội dung email trước khi gửi.
Lỗi liên quan đến thiết lập kỹ thuật
Một lỗi sai thường xuyên gặp nhất khi gửi email hàng loạt chính là lỗi liên quan đến việc thiết lập kỹ thuật. Chính vì vậy, khi triển khai bạn có thể lưu ý để tránh một số những lỗi quan trọng như sau:
- Lỗi xác thực: Sai mật khẩu, cấu hình SMTP không đúng. Khắc phục: Kiểm tra lại thông tin đăng nhập và cấu hình SMTP.
- Bị đánh dấu là spam: Nội dung email hoặc cách gửi email không đúng quy định. Khắc phục: Sử dụng các công cụ để kiểm tra khả năng bị đánh dấu là spam của email, tránh sử dụng quá nhiều từ khóa quảng cáo, cung cấp địa chỉ hủy đăng ký rõ ràng.
- Vấn đề về server: Server quá tải, lỗi kỹ thuật. Khắc phục bằng cách liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ để được hỗ trợ.
Lỗi liên quan đến vấn đề pháp lý
Cuối cùng là một dạng lỗi liên quan trực tiếp đến vấn đề pháp lý mà khi triển khai gửi email hàng loạt bạn cũng có thể gặp phải như sau:
- Vi phạm quyền riêng tư: Gửi email cho những người chưa đồng ý nhận email. Khắc phục: Chỉ gửi email cho những người đã đăng ký nhận tin.
- Vi phạm bản quyền: Sử dụng hình ảnh, video không có bản quyền. Khắc phục: Chỉ sử dụng những hình ảnh, video có bản quyền hoặc được phép sử dụng.
Việc khắc phục các lỗi thường gặp khi gửi email hàng loạt không chỉ giúp tăng hiệu quả của chiến dịch marketing mà còn giúp bạn xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong mắt khách hàng. Hãy đầu tư thời gian và công sức để tối ưu hóa chiến dịch email của mình, bạn sẽ thấy kết quả xứng đáng.
Một số câu hỏi thường gặp
- Làm sao để xây dựng một danh sách email chất lượng?
Để có danh sách email chất lượng, bạn cần thu thập email một cách hợp pháp, xây dựng mối quan hệ tin cậy với khách hàng, phân khúc danh sách và làm sạch danh sách thường xuyên.
- Tần suất mà bạn nên gửi email là bao nhiêu?
Tần suất gửi email phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nói chung, nên gửi email với tần suất vừa phải, tránh làm phiền người nhận. Bạn có thể bắt đầu với 1-2 email/tuần và điều chỉnh theo phản hồi của khách hàng.
- Làm thế nào để có thể tăng tỷ lệ mở email hiệu quả nhất?
Để tăng tỷ lệ mở email, hãy tập trung vào việc viết tiêu đề hấp dẫn, cung cấp nội dung giá trị, cá nhân hóa nội dung, chọn thời điểm gửi phù hợp và thực hiện A/B testing.
- Làm cách nào để bạn có thể tránh bị đánh dấu là email spam?
Để tránh bị đánh dấu là spam, bạn cần xác thực danh sách email, sử dụng công cụ gửi email chuyên nghiệp, tránh sử dụng các từ khóa spam, cung cấp địa chỉ hủy đăng ký rõ ràng.
- Làm sao để đo lường hiệu quả của chiến dịch email?
Để đo lường hiệu quả, bạn cần theo dõi các chỉ số như tỷ lệ mở email, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ chuyển đổi và doanh thu.
- Nên sử dụng công cụ gửi email nào?
Có nhiều công cụ gửi email hiệu quả như Gmail, Outlook, Zoho, Mailchimp, Constant Contact, Sendinblue, HubSpot… Việc lựa chọn công cụ nào sẽ phụ thuộc vào chính nhu cầu và ngân sách thực tế của bạn.
Lời kết
Chỉ với 5 phút, bạn đã nắm trong tay những công cụ và kỹ năng cần thiết cũng như cách gửi email hàng loạt chuyên nghiệp. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để tạo ra những chiến dịch email thành công! Và đừng quên theo dõi những bài viết tiếp theo của chúng tôi để khám phá thêm nhiều bí quyết hay ho khác về email marketing nhé!
Nếu bạn có bất cứ vấn đề nào cần được HVN GROUP hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ ngay đến địa chỉ:
- Fanpage: HVN Group
- Hotline: 024.9999.7777