7+ Cách Giải Phóng Dung Lượng Gmail Đơn Giản, Hiệu Quả

Theo thời gian, bộ nhớ Gmail nhanh chóng bị lấp đầy bởi lượng lớn email nhận (gửi) liên tục, dữ liệu lưu trữ “khủng” cùng nhiều hình ảnh, video và tệp đính kèm. Vậy làm thế nào để giải phóng dung lượng Gmail khi đạt đến giới hạn? Bài viết dưới đây sẽ là các cách giải phóng dung lượng Gmail siêu đơn giản, hiệu quả mà người dùng nhất định không thể bỏ lỡ.

07+ Cách giải phóng dung lượng Gmail “siêu đơn giản”

Để tránh những phiền toái do dung lượng Gmail bị đầy, người dùng có thể áp dụng nhanh một trong các cách giải phóng dung lượng Gmail siêu đơn giản, hiệu quả dưới đây:

Cách 1: Xóa email cũ & email đã đọc

Một trong những cách giải phóng dung lượng Gmail nhanh chóng người dùng có thể áp dụng đó chính là xóa đi những email cũ, email đã đọc, hoặc email không còn quan trọng. Khi đó, người dùng dễ dàng thực hiện với các thao tác đơn giản sau:

– Bước 1: Người dùng nhập mã lệnh “older_than:1y” để tìm kiếm những email cũ, email đã đọc trong Gmail.

*Ví dụ: 1y sẽ tương ứng với 1 năm. Trường hợp người dùng muốn lựa chọn mốc thời gian khác, có thể linh hoạt thay đổi giá trị như 1m ~ 1 tháng, 1w ~ 1 tuần, hay 1d ~ 1 ngày hoặc thay đổi số bất kỳ theo nhu cầu tìm kiếm.

– Bước 2: Khi hệ thống hiển thị tất cả những email trong phạm vi tìm kiếm, hãy click chọn Thư đã đọc, không quan trọng → sau đó nhấn chọn biểu tượng Thùng rác để xóa đi tất cả những email này.

Cách 2: Mua thêm dung lượng gói Google Workspace

Trường hợp không muốn thực hiện thay đổi trên Gmail, người dùng hoàn toàn có thể mua thêm dung lượng Gmail để đáp ứng tối đa nhu cầu lưu trữ. Và nếu đang sử dụng Gmail doanh nghiệp, người dùng có thể linh hoạt lựa chọn 1 trong 2 cách bổ sung dung lượng Gmail như sau:

1- Nâng cấp gói Google Workspace: Nếu đang sử dụng gói đăng ký Google Workspace Business Starter với dung lượng 30GB/người dùng, thì doanh nghiệp có thể cân nhắc nâng cấp lên các gói Standard hoặc Plus với dung lượng cao hơn (2TB hoặc 5TB/người dùng).

2- Đăng ký mua gói bộ nhớ bổ sung GG Workspace Additional Storage: Bằng cách liên hệ trực tiếp Hotline: 024.9999.7777 để nhận được sự tư vấn và hỗ trợ tốt nhất từ HVN Group – Đại lý uỷ quyền cấp cao của Google Workspace tại thị trường Việt Nam.

Ngoài ra, tại HVN Group còn cung cấp rất nhiều các phiên bản của Google Workspace như Education, Essentials, Frontline nên nếu quý khách có nhu cầu có thể lại thông tin liên hệ tại phần Livechat phía dưới để được hỗ trợ sớm từ đội ngũ chuyên viên CSKH cấp cao.

Cách 3: Dọn dẹp thùng rác và thư Spam

Bằng cách dọn dẹp sạch thùng rác và thư spam, người dùng cũng có thể nhanh chóng giải phóng dung lượng bộ nhớ Gmail. Chưa kể, điều này còn giúp hạn chế tối đa tình trạng thư rác, spam không cần thiết trong Gmail, tăng cường tính bảo mật và hiệu suất hoạt động hiệu quả cho hộp thư người dùng. 

Theo đó, để tiến hành dọn dẹp thùng rác và thư spam trong Gmail, người dùng có thể thực hiện nhanh với các bước sau:

– Bước 1: Truy cập tài khoản Gmail cần giải phóng dung lượng bộ nhớ.

– Bước 2: Để tìm kiếm thư spam, người dùng hãy nhập mã lệnh “in:spam”. Trường hợp tìm kiếm và xóa các email trong thùng rác, thì hãy thao tác đơn giản với mã lệnh “in:trash”.

– Bước 3: Tích chọn Toàn bộ thư rác (spam) → sau đó nhấn chọn Xóa vĩnh viễn để loại bỏ chúng ra khỏi dung lượng bộ nhớ Gmail.

Cách 4: Xóa tệp đính kèm trong Gmail

Những email đính kèm tệp, chẳng hạn như file Docs, Sheets, PDF,…. thường sẽ chiếm một phần dung lượng rất lớn trong bộ nhớ lưu trữ của Gmail. Do đó, để giải phóng dung lượng, người dùng có thể kiểm tra và xóa đi những tệp không quan trọng, hoặc không sử dụng nữa trong email. Cách thực hiện đơn giản như sau:

– Bước 1: Truy cập tài khoản Gmail người dùng cần giải phóng dung lượng.

– Bước 2: Tại thanh tìm kiếm, hãy nhập lệnh “filename: Định dạng tệp”, chẳng hạn như filename:PDF, hoặc filename:jpg,….

– Bước 3: Hệ thống khi này sẽ lọc và hiển thị tất cả những email có chứa tệp đính kèm tương ứng theo lệnh tìm kiếm của người dùng.

– Bước 4: Click chuột phải vào các email có chứa tệp đính kèm không sử dụng → sau đó nhấn Xóa là hoàn tất.

Cách 5: Tìm kiếm và xóa các file kích thước lớn

Việc tìm kiếm và loại bỏ những file dung lượng lớn trong Gmail cũng là một cách hay để người dùng có thể giải phóng dung lượng bộ nhớ Gmail. Cách làm đơn giản như sau:

– Bước 1: Thực hiện tìm kiếm tất cả những email có chứa file dung lượng cụ thể trong Gmail bằng cách nhập lệnh “Larger: Dung lượng cần tìm kiếm”.

*Ví dụ: người dùng muốn tìm kiếm những email có chứa file dung lượng lớn 2GB, khi đó hãy nhập lệnh “Larger:2MB”. Những file có dung lượng lớn hơn hoặc nhỏ hơn, người dùng cũng có thể dễ dàng điều chỉnh theo ý muốn để tìm kiếm nhanh chóng các email có kích thước tương ứng.

– Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị tất cả những email có kích thước file theo nhu cầu tìm kiếm của người dùng. Lúc này, chỉ cần click chuột phải vào file mình xóa → sau đó nhấn Xóa là hoàn tất.

Cách 6: Giải phóng tệp không quan trọng trong Google Drive

Nhìn chung, bộ nhớ của một tài khoản Google sẽ được chia sẻ cho cả Gmail và Google Drive. Do đó, để giải phóng dung lượng Gmail, người dùng cũng có thể xóa bớt những tệp không quan trọng trên Google Drive. Cụ thể như sau:

– Bước 1: Người dùng đăng nhập tài khoản Google và truy cập Drive.

– Bước 2: Tìm kiếm những tệp không quan trọng → sau đó click chuột phải vào các tệp (hoặc thư mục) không quan trọng đó.

– Bước 3: Xóa tệp bằng cách nhấn chọn Move to trash (Chuyển vào thùng rác).

– Bước 4: Click chọn Thùng rác ở thanh điều hướng bên trái → tiếp đó nhấn Empty bin (Dọn sạch thùng rác) để xóa vĩnh viễn những tệp không quan trọng.

*Note: Để tránh sai sót, người dùng cũng có thể tiến hành xóa từng tệp. Click chuột phải vào tệp và nhấn chọn Xóa vĩnh viễn. Trường hợp những tệp bị xóa nhầm đang nằm trong thùng rác, người dùng có thể nhấn Khôi phục và hoàn tác lại dễ dàng.

Cách 7: Lưu hình ảnh, video trong Gmail bằng Google Photos

Hình ảnh, video chất lượng cao thường sẽ chiếm rất nhiều dung lượng trong bộ nhớ lưu trữ chung của cả Gmail và Google Drive. Do đó, việc thay đổi hình thức lưu trữ từ Drive sang Google Photos cũng là một cách hay để người dùng có thể giải phóng và quản lý dung lượng Gmail một cách hiệu quả.

Khi đó, Google Photos với giới hạn sao lưu hình ảnh kích thước lên đến 16MB và video chất lượng HD lên đến 1080p, người dùng có thể thoải mái lưu trữ mà không lo giới hạn về dung lượng Gmail.

Cách 8: Chuyển tiếp thư “quan trọng” sang tài khoản Gmail khác

Ngoài những cách trên, thì người dùng cũng có thể giải quyết vấn đề dung lượng Gmail bị đầy bằng cách chuyển tiếp những thư quan trọng sang một tài khoản Gmail khác còn trống. Lúc này, khi việc chuyển tiếp đã hoàn tất, người dùng có thể yên tâm khi tiến hành xóa những email gốc quan trọng trên tài khoản Gmail bị đầy bộ nhớ.

*Nhìn chung, trên đây là các cách giải phóng dung lượng Gmail đơn giản, hiệu quả mà người dùng có thể tham khảo và cân nhắc áp dụng. Và để giải đáp chi tiết một số thắc mắc liên quan đến dung lượng bộ nhớ Gmail, người dùng hãy cùng khám phá nội dung tiếp theo đây.

Tại sao cần giải phóng dung lượng Gmail?

Gmail sau thời gian dài sử dụng, chắc chắn sẽ không tránh khỏi tình trạng bộ nhớ bị đầy và giới hạn về không gian lưu trữ. Và nếu không xử lý, điều này có thể sẽ gây ra một số bất tiện và khó khăn cho người dùng Gmail như không thể nhận email mới, email không thể gửi đi, hay rắc rối trong việc tìm lại các email quan trọng,…

Do đó, việc giải phóng dung lượng Gmail là một điều cần thiết để người dùng có thể giảm bớt dữ liệu và mở rộng không gian lưu trữ cho bộ nhớ. Cụ thể:

Gia tăng dung lượng lưu trữ

Xóa bỏ những email cũ, email đã đọc, tệp đính kèm hoặc file tài liệu không cần thiết là giải pháp hoàn hảo để người dùng có thể giải phóng dung lượng Gmail. Thông qua đó, giúp mở rộng dung lượng bộ nhớ và cho phép người dùng có thể tiếp tục lưu trữ những email quan trọng.

Đảm bảo hiệu suất hoạt động tốt 

Khi người dùng giải phóng dung lượng Gmail, điều này cũng đồng nghĩa hệ thống sẽ giảm đi đáng kể lượng dữ liệu cần xử lý. Khi đó, việc mở và tìm kiếm những email quan trọng sẽ trở nên nhanh hơn. Đồng thời cũng sẽ đảm bảo quá trình nhận và gửi thư diễn ra liên tục, không bị hạn chế bởi bộ nhớ Gmail đầy.

Quản lý đơn giản, dễ dàng hơn

Hộp thư người dùng chỉ bao gồm những email quan trọng và cần thiết, chắc chắn sẽ dễ dàng hơn trong công tác quản lý. Hơn nữa, khi người dùng cần tìm lại những email quan trọng, thì thao tác cũng đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều.

Có thể tích hợp liền mạch với các ứng dụng của Google

Gmail có thể sự liên kết tốt với nhiều ứng dụng khác của Google như Docs, Sheets, Calendar, Drive, Forms,…. Nếu được giải phóng và mở rộng không gian lưu trữ, thì chắc chắn việc tích hợp và đồng bộ hóa giữa Gmail và các ứng dụng cũng sẽ trở nên nhanh chóng, dễ dàng hơn rất nhiều.

Tăng tính bảo mật và an toàn cho dữ liệu Gmail

Thường xuyên dọn dẹp và xóa đi những email spam, thư rác và tệp đính kèm không cần thiết cũng là giải pháp tốt để người dùng có thể tăng cường bảo mật cho tài khoản Gmail. Khi đó, dữ liệu sẽ được đảm bảo an toàn và hạn chế tối đa nguy cơ bị rò rỉ thông tin cá nhân trong trường hợp tài khoản bị hacker xâm phạm trái phép.

Giải đáp một số thắc mắc liên quan khi giải phóng dung lượng Gmail

Trong quá trình giải phóng dung lượng Gmail, người dùng cũng sẽ có không ít thắc mắc cần giải đáp. Chẳng hạn như:

Làm thế nào để kiểm tra dung lượng Gmail?

Để kiểm tra dung lượng bộ nhớ khả dụng trên Gmail còn lại là bao nhiêu, người dùng có thể thực hiện 1 trong 2 cách dưới đây:

1- Kiểm tra dung lượng Gmail trên máy tính

Chỉ với 03 bước dưới đây, người dùng không khó để có thể kiểm tra dung lượng bộ nhớ Gmail trên máy tính:

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google cần kiểm tra dung lượng bộ nhớ Gmail.

– Bước 2: Truy cập địa chỉ – https://drive.google.com/settings/storage. Lúc này, người dùng sẽ thấy một bảng thông báo hiển thị, chi tiết về dung lượng lưu trữ của cả Gmail, Google Drive và Google Photos.

– Bước 3: Để kiểm tra chi tiết dung lượng bộ nhớ Gmail, người dùng chỉ cần nhấn vào biểu tượng đỏ như hình bên dưới.

2- Kiểm tra dung lượng Gmail trên ứng dụng di động

Việc kiểm tra dung lượng Gmail trên điện thoại cũng không quá phức tạp. Theo đó, người dùng chỉ cần mở trình duyệt web của di động và thực hiện theo các bước sau:

– Bước 1: Đăng nhập tài khoản Google.

– Bước 2: Truy cập địa chỉ – https://drive.google.com/settings/storage. Lúc này, người dùng hãy nhấp vào biểu tượng hình đại diện → sau đó nhấn chọn Storage used (Bộ nhớ đã sử dụng) để kiểm tra dung lượng khả dụng trong Gmail.

Có thể khôi phục lại những email đã xóa hay không?

CÓ. Thường thì, những email mà người dùng đã xóa sẽ được chuyển vào thùng rác và tiếp tục lưu trữ tại đây trong 30 ngày. Trong thời gian này, nếu có email cần khôi phục, người dùng chỉ cần vào thùng rác để hoàn tác lại nó.

Trường hợp email đã xóa nằm trong thùng rác sau 30 ngày, hệ thống sẽ tự động xóa chúng vĩnh viễn. Điều này đồng nghĩa, người dùng sẽ không thể khôi phục email được nữa.

Email đã xóa có bị lưu trong Gmail Trash lâu dài hay không?

Như đã đề cập ở trên, thì Gmail sẽ lưu lại những email đã xóa trong 30 ngày, và sau đó chúng sẽ tự động xóa vĩnh viễn. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể thay đổi cài đặt để email tự động xóa khỏi thùng rác sau khoảng thời gian cụ thể, hoặc đơn giản là thực hiện xóa nó thủ công bất cứ lúc nào.

Cách đơn giản để tìm và xóa email không quan trọng trong Gmail?

Để dễ dàng tìm kiếm và xóa những email không quan trọng trong Gmail, người dùng có thể sử dụng bộ lọc để thu hẹp phạm vi kết quả. Chẳng hạn như:

• Tìm kiếm bằng nhãn dán: Hệ thống sẽ lọc tất cả những email cùng nhãn dán mà người dùng đã tạo trước đó.
• Tìm kiếm bằng “From”: Lọc tất cả những email được gửi đến từ một địa chỉ email nhất định.
• Tìm kiếm bằng “To”: Lọc tất cả những email mà người dùng gửi đến một địa chỉ nhất định.
• Tìm kiếm bằng tệp đính kèm: Lọc tất cả những email có tệp đính kèm nói chung, hoặc chỉ đính kèm một loại tệp cụ thể, chẳng hạn như Docs, Sheets, Slides hoặc PDF.
• Tìm kiếm theo ngày: Lọc tất cả những email được gửi đi trong phạm vi ngày cụ thể, hoặc đơn giản là trong một ngày.
• Tìm kiếm email “chưa đọc”: Hệ thống sẽ hiển thị tất cả những email được đánh dấu chưa đọc.

Lời kết

Hy vọng với 7+ cách giải phóng dung lượng Gmail đơn giản, hiệu quả trên đây sẽ giúp người dùng dễ dàng xử lý tình trạng dung lượng bộ nhớ Gmail bị đầy. Nếu còn thắc mắc, hoặc bất cứ băn khoăn nào cần giải đáp, người dùng đừng quên có thể để lại lời nhắn trực tiếp tại LiveChat bên dưới để HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0 tư vấn và hỗ trợ được tốt nhất.