Hướng dẫn cách đổi địa chỉ Gmail trong Google Workspace

Với tư cách là admin trong Google Workspace, bạn có thể dễ dàng thay đổi tên người dùng cũng như domain của tài khoản thành viên khi cần thiết. Bài viết này sẽ hướng dẫn cụ thể cách đổi địa chỉ Gmail trong Admin Console, đồng thời giới thiệu một số tip để quản lý tài khoản user hiệu quả.

Vì sao thay đổi địa chỉ Gmail?

Trong môi trường doanh nghiệp, email được đánh giá là công cụ hiệu quả nhất để giao tiếp và công tác với đồng nghiệp, khách hàng cũng như đối tác. Chính vì vậy, việc sở hữu một địa chỉ thư chuyên nghiệp, dễ nhớ và ấn tượng là điều cần thiết.

Điều này cũng tương tự trong môi trường Google Workspace. Một số doanh nghiệp sau khi tạo địa chỉ email cho người dùng có nhu cầu tìm hiểu cách đổi địa chỉ Gmail để tinh chỉnh lại tên user, đồng bộ trong tổ chức và chuyên nghiệp hóa hơn trong mắt người nhận.

Bên cạnh đó, cách đổi địa chỉ Gmail cũng là cách cần được xem xét nếu nhận thấy một tài khoản user nào đó có dấu hiệu bị tin tặc tấn công hoặc bảo mật không an toàn. Bên cạnh thay đổi username, tổ chức cũng có thể đổi domain trong Google Workspace nhằm mục đích chuyển đổi dịch vụ email (chuyển từ Gmail sang một nhà cung cấp khác và ngược lại), hợp nhất nhiều tài khoản email vào một địa chỉ Gmail duy nhất để hợp lý hóa việc liên lạc.

Hướng dẫn cách đổi địa chỉ Gmail trong Google Workspace

Tùy vào mục đích, bạn có thể tiến hành thay đổi thành phần đầu của địa chỉ email hoặc thay đổi đối với tên miền. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách thay đổi để bạn tham khảo:

Cách đổi địa chỉ Gmail đối với phần username@

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản quản trị viên trong Admin Console.

• Bước 2: Di chuyển đến phần Directory.

• Bước 3: Tìm người dùng cần thực hiện thay đổi địa chỉ từ danh sách Users.
• Bước 4: Trỏ vào người dùng cần đổi tên email >> nhấp vào Update user. Ngoài ra, admin cũng có thể tìm thấy tùy chọn này ở phía trên cùng bên trái của trang cá nhân tài khoản người dùng.

• Bước 5: Tiến hành thay đổi các thông tin Primary email – phần đầu tiên của địa chỉ Gmail và tên được sử dụng để đăng nhập.

• Bước 6: Nhấp vào Update users để bắt đầu đổi tên.

Cách đổi tên miền Gmail trong Google Workspace

Trong một số trường hợp, tổ chức có thể thêm domain mới vào tài khoản Google Workspace và cần đổi phần tên miền này để đồng bộ tất cả. Cách đổi địa chỉ Gmail đối với @company được thực hiện như sau:

• Bước 1: Đăng nhập vào Admin Console bằng tài khoản admin.
• Bước 2: Di chuyển đến section Directory.
• Bước 3: Từ dành sách Users, bạn chọn người dùng cần đổi domain trong địa chỉ email.
• Bước 4: Trỏ đến người dùng có địa chỉ cần đổi tên miền >> nhấp vào Update user. Ngoài ra, bạn cũng có thể truy cập vào tùy chọn từ phía trên cùng bên trái của trang cá nhân tài khoản.
• Bước 5: Chọn email domain mà bạn muốn tài khoản người dùng đó chuyển sang bằng cách nhấn chọn biểu tượng mũi tên chỉ xuống phía sau @, sau đó chọn miền khác.

*Lưu ý: Chỉ những email domain đã được thêm vào Google Workspace mới có sẵn để đổi. Bạn cũng có thể sử dụng tên miền riêng thay vì domain do các dịch vụ email khác cung cấp như gmail.com.

• Bước 6: Nhấn vào chọn Update users để đổi tên miền cho email. Nếu địa chỉ Gmail mới của người dùng khớp với Google account hiện có, bạn sẽ phải giải quyết xung đột trước khi có thể đổi tên người dùng.

Nếu gặp vấn đề trong quá trình thực hiện cách đổi địa chỉ Gmail trong Admin Console của Google Workspace, bạn hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia bằng cách nhấp vào LIÊN HỆ NGAY.

LIÊN HỆ NGAY

Được biết đến với tư cách là Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud trên thị trường Việt Nam, HVN không dừng lại ở việc hỗ trợ đa dạng giải pháp Google Workspace được tối ưu về giá, mà còn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt hành trình. Từ giai đoạn nghiên cứu, tìm hiểu, cho đến bước đăng ký, cài đặt và quản lý, đội ngũ chuyên gia với đầy đủ chứng chỉ Google của chúng tôi luôn sẵn sàng 24/7 để giải đáp mọi câu hỏi và giải quyết các sự cố kỹ thuật nếu có.

Quản lý tài khoản người dùng trong Google Workspace

Cách thay đổi địa chỉ Gmail là một trong những giải pháp phổ biến để doanh nghiệp quản lý tài khoản user trong Google Workspace. Ngoài phương pháp trên, bạn cũng có thể tham khảo một số tip hay để quản lý người dùng GG Workspace.

Nhóm user thành các đơn vị tổ chức

Một trong những cách tốt nhất để quản lý user trong Google Workspace là sử dụng đơn vị tổ chức (OU). OU có thể được sử dụng để nhóm người dùng lại với nhau dựa trên bộ phận, vị trí của họ hoặc các tiêu chí khác. Điều này có thể giúp quản lý hoạt động và quyền truy cập của user vào tài nguyên dễ dàng hơn.

Thiết lập và quản lý nhóm

Ngoài cách đổi địa chỉ Gmail, bạn có thể đảm bảo an toàn trong môi trường Google Workspace bằng việc gán quyền cho một nhóm người dùng. Việc này khá hữu ích cho các tác vụ như cấp quyền truy cập vào tệp hoặc thư mục được chia sẻ, hoặc để tạo danh sách gửi thư nhanh chóng.

Khi thiết lập nhóm, điều quan trọng là phải sử dụng quy ước đặt tên nhất quán và cập nhật thông tin thành viên nhóm.

Triển khai việc kiểm soát truy cập dựa trên vai trò

Bạn có thể dùng tính năng Kiểm soát quyền truy cập dựa trên vai trò (RBAC) để xác định các quyền mà user có đối với dữ liệu và ứng dụng cụ thể trong hệ thống Google Workspace. 

Điều này có thể giúp đảm bảo người dùng chỉ có quyền truy cập vào các tài nguyên họ cần và không thể vô tình hay cố ý làm hỏng dữ liệu quan trọng của tổ chức.

Một số tip quản lý bổ sung

• Trong quá trình thực hiện cách đổi địa chỉ Gmail, bạn nên sử dụng quy ước đặt tên nhất quán cho tài khoản người dùng. Điều này sẽ giúp việc quản lý tài khoản user và nhận dạng người dùng trở nên dễ dàng hơn.
• Đồng thời, tổ chức nên yêu cầu người dùng trong hệ thống Google Workspace thường xuyên thay đổi mật khẩu để bảo vệ tài khoản khỏi bị truy cập trái phép.
• Sử dụng xác thực 2 yếu tố hoặc khóa bảo mật vật lý cũng là phương pháp được nhiều chuyên gia khuyến áp dụng trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
• Doanh nghiệp nên giám sát hoạt động của người dùng để phát hiện hành vi đáng ngờ nhằm ngăn chặn truy cập trái phép vào dữ liệu bí mật hoặc tiến hành cách đổi địa chỉ Gmail kịp thời.

Kết luận

Việc đăng ký Google Workspace cung cấp cho tổ chức toàn quyền kiểm soát các tài khoản thành viên, việc thay đổi tên và domain trong địa chỉ email của user là một trong số đó. Bài viết này đã giới thiệu đến bạn cách đổi địa chỉ Gmail của người dùng và tip quản lý tài khoản người dùng thành viên hiệu quả. Nếu có bất kỳ thắc mắc có liên quan đến vấn đề nêu trên, bạn có thể kết nối trực tiếp với HVN – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – bằng cách gọi tới số Hotline: 024.9999.7777.