Tổng hợp 03 cách chia sẻ file trên Dropbox chi tiết từ A -Z

Bạn đang cần chia sẻ file trên Dropbox tới cách thành viên khác một cách nhanh chóng và an toàn? Dropbox là giải pháp lưu trữ đám mây hàng đầu, giúp bạn dễ dàng lưu trữ, đồng bộ và chia sẻ dữ liệu. Bài viết này sẽ tổng hợp 03 cách chia sẻ file trên Dropbox chi tiết và hiệu quả nhất, giúp bạn làm chủ hoàn toàn tính năng quan trọng này.

Vì sao nên chia sẻ file trên Dropbox?

Cách chia sẻ file trên Dropbox mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với các phương pháp truyền thống (như gửi email kèm tệp đính kèm) hoặc các dịch vụ khác. Dưới đây là những lý do chính vì sao bạn nên chọn Dropbox để chia sẻ file:

Tiện lợi và linh hoạt

• Truy cập mọi lúc, mọi nơi: File được lưu trữ trên đám mây, cho phép bạn truy cập và chia sẻ từ bất kỳ thiết bị nào (máy tính, điện thoại, máy tính bảng) miễn là có kết nối internet. Điều này cực kỳ hữu ích cho những người có tính chất công việc phải làm việc từ xa hoặc thường xuyên di chuyển.
• Không giới hạn dung lượng tệp: Khác với email thường có giới hạn dung lượng tệp đính kèm, Dropbox cho phép bạn chia sẻ các tệp dung lượng lớn (video, dự án thiết kế, bộ sưu tập ảnh chất lượng cao) một cách dễ dàng.
• Chia sẻ đa dạng đối tượng: Bạn có thể chia sẻ tệp với bất kỳ ai, dù họ có tài khoản Dropbox hay không, thông qua liên kết hoặc lời mời trực tiếp.

Cộng tác hiệu quả

• Làm việc nhóm dễ dàng: Dropbox hỗ trợ cộng tác theo thời gian thực. Khi chia sẻ thư mục hoặc tệp với quyền chỉnh sửa, mọi thay đổi của thành viên đều được đồng bộ hóa tức thì, đảm bảo mọi người luôn làm việc trên phiên bản mới nhất.
• Theo dõi lịch sử thay đổi: Dropbox tự động lưu trữ lịch sử phiên bản của tệp, cho phép bạn dễ dàng xem lại các thay đổi, khôi phục các phiên bản cũ khi cần thiết, tránh mất mát dữ liệu.
• Nhận xét và phản hồi trực tiếp: Các thành viên có thể thêm nhận xét trực tiếp vào tệp, giúp việc trao đổi thông tin và phản hồi trở nên mạch lạc, tập trung hơn thay vì phải tìm kiếm trong hàng trăm email.

Bảo mật và kiểm soát

• Kiểm soát quyền truy cập: Bạn có toàn quyền quyết định ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc chỉ được tải xuống tệp này giúp bảo vệ thông tin quan trọng.
• Bảo mật nâng cao: Dropbox sử dụng mã hóa dữ liệu tiên tiến (khi tệp đang lưu trữ và khi đang truyền tải) cùng các tính năng như xác thực hai yếu tố, đặt mật khẩu cho liên kết, và đặt ngày hết hạn cho liên kết (đối với gói trả phí) để tăng cường bảo mật.
• Yêu cầu tệp an toàn: Tính năng yêu cầu tệp cho phép bạn thu thập tài liệu từ người khác vào Dropbox của mình mà không cần họ phải xem các tệp khác trong tài khoản của bạn, đảm bảo tính riêng tư.

Tiết kiệm thời gian và tài nguyên

• Giảm thiểu việc gửi đi gửi lại tệp: Với tính năng đồng bộ hóa, khi tệp được cập nhật, tất cả những người được chia sẻ đều nhận được phiên bản mới nhất ngay lập tức, loại bỏ nhu cầu phải gửi lại tệp nhiều lần.
• Hạn chế sử dụng email đính kèm: Tránh làm đầy hộp thư đến của bạn và người nhận bằng các tệp đính kèm nặng.
• Giải pháp thay thế USB/ổ cứng rời: Không cần lo lắng về việc mang theo thiết bị lưu trữ vật lý hay rủi ro mất mát, hỏng hóc.

Như vậy, cách chia sẻ file trên Dropbox không chỉ đơn thuần là gửi tệp đi mà còn là một giải pháp toàn diện giúp bạn quản lý, cộng tác và bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả, tiện lợi trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân.

03 Cách chia sẻ file trên Dropbox từ A – Z

Bạn có thể tham khảo đa dạng các cách chia sẻ file trên Dropbox ở cả nền tảng web, ứng dụng cài đặt trên máy tính hay điện thoại. Để tham khảo toàn bộ phương thức triển khai này hãy cùng chúng tôi tham khảo hướng dẫn bên dưới đây:

Cách chia sẻ file trên Dropbox qua Web

Đây là phương pháp phổ biến và trực quan nhất, cho phép bạn chia sẻ file trực tiếp từ trình duyệt web của mình.

1. Chia sẻ qua liên kết (Share Link)

Cách này tạo một đường dẫn mà bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập (xem hoặc tải xuống).

• Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Dropbox của bạn tại dropbox.com.
• Bước 2: Di chuyển đến tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
• Bước 3: Di chuột qua tệp/thư mục và nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ” hoặc nhấp chuột phải và chọn “Chia sẻ”.

• Bước 4: Trong hộp thoại xuất hiện, bạn sẽ thấy tùy chọn “Sao chép liên kết” (Copy link) > Nhấp vào đó.

• Bước 5: (Tùy chọn) Để tùy chỉnh quyền riêng tư sau đó chọn Save để lưu lại.

• Bước 6: Sao chép liên kết đã được tạo và gửi cho người bạn muốn chia sẻ qua email, tin nhắn, mạng xã hội,…

2. Chia sẻ trực tiếp với người cụ thể (Invite People)

Phương pháp này cho phép bạn mời những người cụ thể truy cập vào tệp hoặc thư mục của bạn qua email.

• Bước 1: Đăng nhập vào Dropbox trên trình duyệt.
• Bước 2: Di chuyển đến tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
• Bước 3: Di chuột qua tệp/thư mục và nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ” hoặc nhấp chuột phải và chọn “Chia sẻ”.
• Bước 4: Trong hộp thoại chia sẻ, chọn Add People.

• Bước 5: và nhập địa chỉ email của người bạn muốn mời vào ô “Tới” (To). Bạn có thể thêm nhiều email.

(Tùy chọn) Chọn quyền truy cập:

• “Có thể xem” (Can view): Người nhận chỉ có thể xem và tải xuống.
• “Có thể chỉnh sửa” (Can edit): Người nhận có thể chỉnh sửa trực tiếp tệp hoặc thêm/xóa tệp trong thư mục.

• Bước 6: (Tùy chọn) Thêm lời nhắn cá nhân vào ô “Thêm tin nhắn” (Add a message).
• Bước 7: Nhấp vào “Chia sẻ” (Share) để gửi lời mời. Người nhận sẽ nhận được email thông báo và có thể truy cập sau khi chấp nhận.

3. Chia sẻ qua mã QR Code

Tương tự như vậy, bạn cũng có thể tham khảo cách chia sẻ file trên Dropbox thông qua mã QR Code. Để sử dụng có thể triển khai với các bước như sau:

• Bước 1: Click chọn vào mục chia sẻ > tiếp đến chọn biểu tượng QR.

• Bước 2: Bạn có thể quét mã QR hoặc tải về bằng cách click chọn Download để chia sẻ.

4. Yêu cầu tệp (File Request)

Tính năng này giúp bạn thu thập tệp từ người khác vào Dropbox của mình mà không cần họ có tài khoản Dropbox hoặc xem được các tệp khác của bạn.

• Bước 1: Đăng nhập vào Dropbox trên trình duyệt.
• Bước 2: Trên thanh điều hướng bên trái, nhấp vào “Yêu cầu tệp” (File requests).
• Bước 3: Nhấp vào nút “Tạo yêu cầu tệp mới” (Create new file request).
• Bước 4: Nhập tiêu đề cho yêu cầu tệp (ví dụ: “Nộp báo cáo hàng tháng”, “Gửi ảnh kỷ yếu”).
• Bước 5: (Tùy chọn) Chọn thư mục đích trong Dropbox của bạn để lưu các tệp được tải lên bằng cách nhấp vào “Chọn thư mục” (Select folder).

• Bước 6: Nhấp vào “Tạo” (Create).
• Bước 7: Dropbox sẽ cung cấp một liên kết. Sao chép liên kết này và gửi cho những người bạn muốn nhận tệp từ họ. Họ chỉ cần truy cập liên kết và tải tệp lên.

Cách chia sẻ file trên Dropbox qua trên ứng dụng máy tính

Ứng dụng Dropbox trên máy tính giúp việc chia sẻ tệp trở nên nhanh chóng và liền mạch như làm việc với các thư mục thông thường trên máy tính của bạn.

1. Chia sẻ qua liên kết (Share Link)

• Bước 1: Mở File Explorer (Windows) hoặc Finder (macOS) và điều hướng đến thư mục Dropbox của bạn.
• Bước 2: Tìm tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
• Bước 3: Nhấp chuột phải vào mục tệp/thư mục.
• Bước 4: Di chuột qua “Dropbox” (hoặc biểu tượng Dropbox) và chọn “Sao chép liên kết Dropbox” (Copy Dropbox link).

• Bước 5: (Tùy chọn) Để cài đặt quyền truy cập nâng cao (như mật khẩu, ngày hết hạn, quyền chỉnh sửa), bạn cần truy cập lại tệp đó trên nền tảng web dropbox.com và làm theo các bước.
• Bước 6: Dán liên kết đã sao chép vào email, tin nhắn hoặc bất cứ đâu bạn muốn chia sẻ.

2. Chia sẻ trực tiếp với người cụ thể (Invite People)

• Bước 1: Mở File Explorer (Windows) hoặc Finder (macOS) và điều hướng đến thư mục Dropbox của bạn.
• Bước 2: Tìm tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
• Bước 3: Nhấp chuột phải vào phần tệp/thư mục.
• Bước 4: Di chuột qua “Dropbox” (hoặc biểu tượng Dropbox) và chọn “Chia sẻ…” (Share…).

• Bước 5: Một cửa sổ trình duyệt sẽ tự động mở ra, chuyển hướng bạn đến trang chia sẻ của tệp/thư mục đó trên nền tảng web của Dropbox.
• Bước 6: Tại đây, bạn sẽ thực hiện các bước Nhập địa chỉ email của người nhận, chọn quyền truy cập và nhấp “Share file”.

Cách chia sẻ file trên Dropbox ở điện thoại

Ứng dụng Dropbox trên điện thoại (iOS và Android) cho phép bạn chia sẻ file mọi lúc mọi nơi một cách tiện lợi.

1. Chia sẻ qua liên kết (Share Link)

• Bước 1: Mở ứng dụng Dropbox đã được tải về trên thiết bị điện thoại của bạn.
• Bước 2: Điều hướng đến tệp hoặc thư mục mà bạn muốn chia sẻ.
• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng “…” (Ba dấu chấm) hoặc biểu tượng mũi tên xuống (iOS) bên cạnh tên tệp/thư mục.
• Bước 4: Chọn “Chia sẻ” (Share).

• Bước 5: Chọn tiếp vào phần “Sao chép liên kết” (Copy link) hoặc “Nhận liên kết có thể chia sẻ” (Get shareable link).

• Bước 6: Để cài đặt quyền truy cập (mật khẩu, ngày hết hạn, quyền chỉnh sửa), bạn có thể nhấp vào “Cài đặt liên kết” (Link settings) hoặc biểu tượng bánh răng cưa trước khi sao chép liên kết (tính năng tùy chọn).
• Bước 7: Dán liên kết vào ứng dụng tin nhắn, email, hoặc bất kỳ nền tảng nào bạn muốn chia sẻ.

2. Chia sẻ trực tiếp với người cụ thể (Invite People)

• Bước 1: Mở ứng dụng Dropbox nếu bạn đã tải về máy điện thoại
• Bước 2: Tiến hành di chuyển đến tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
• Bước 3: Nhấn vào biểu tượng “…” (Ba dấu chấm) hoặc biểu tượng mũi tên xuống (iOS) bên cạnh tên tệp/thư mục.
• Bước 4: Chọn “Chia sẻ” (Share).
• Bước 5: Chọn “Mời mọi người vào tệp này” (Invite people to this file) hoặc “Mời vào thư mục” (Invite to folder).
• Bước 6: Nhập địa chỉ email của người bạn muốn chia sẻ file.

• Bước 7: Chọn quyền truy cập mong muốn: “Có thể xem” (Can view) hoặc “Có thể chỉnh sửa” (Can edit).
• Bước 8: (Tùy chọn) Thêm lời nhắn.
• Bước 9: Nhấn “Chia sẻ” (Share) để gửi lời mời.

Với những hướng dẫn chi tiết trên đây, bạn đã biết cách chia sẻ file trên Dropbox nhanh chóng và dễ dàng ngay cả trên thiết bị điện thoại và máy tính. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về một vài những lưu ý quan trọng ở nội dung bên dưới.

Một số lưu ý quan trọng khi chia sẻ file trên Dropbox

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi triển khai cách chia sẻ file trên Dropbox để đảm bảo an toàn, hiệu quả và tránh những rủi ro không mong muốn:

1. Luôn luôn kiểm tra kỹ các quyền truy cập

Đây là điều quan trọng nhất! Trước khi chia sẻ, hãy chắc chắn bạn đã cấp đúng quyền cho người nhận:

• “Có thể xem” (Can view): Chỉ cho phép người khác xem và tải xuống. Rất lý tưởng cho tài liệu chỉ cần phổ biến thông tin.
• “Có thể chỉnh sửa” (Can edit): Cho phép người khác chỉnh sửa trực tiếp tệp hoặc thêm/xóa tệp trong thư mục (nếu chia sẻ thư mục). Chỉ nên sử dụng khi bạn thực sự muốn cộng tác và tin tưởng người được chia sẻ.
• Việc cấp nhầm quyền có thể dẫn đến rò rỉ thông tin hoặc thay đổi ngoài ý muốn đối với tài liệu của bạn.

2. Cân nhắc tính năng bảo mật nâng cao (cho liên kết)

Nếu bạn chia sẻ qua liên kết, đặc biệt là với người ngoài tổ chức hoặc công chúng, hãy sử dụng các tính năng bảo mật bổ sung nếu có:

• Đặt mật khẩu cho liên kết: Chỉ những người có mật khẩu mới có thể truy cập, ngay cả khi họ có liên kết. Tính năng này thường có sẵn với các gói Dropbox trả phí.
• Đặt ngày hết hạn cho liên kết: Liên kết sẽ tự động vô hiệu hóa sau một khoảng thời gian nhất định, giảm thiểu rủi ro truy cập trái phép về sau. Tính năng này cũng thường có ở các gói trả phí.
• Tránh chia sẻ công khai các liên kết đến tài liệu nhạy cảm mà không có bảo vệ bổ sung.

3. Quản lý và xem lại các tệp đã chia sẻ

Đừng “chia sẻ rồi quên”. Hãy định kỳ kiểm tra và quản lý các tệp/thư mục bạn đã chia sẻ:

• Trong Dropbox, bạn có thể vào mục “Đã chia sẻ” hoặc “Chia sẻ” để xem tổng quan những gì bạn đang chia sẻ và với ai.
• Thu hồi quyền truy cập hoặc xóa liên kết ngay khi không còn cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng nếu dự án kết thúc, nhân viên rời công ty, hoặc bạn không muốn người đó truy cập tài liệu nữa.

4. Sắp xếp tệp/thư mục rõ ràng

• Sử dụng tên tệp và tên thư mục rõ ràng, dễ hiểu giúp cả bạn và người nhận dễ dàng tìm kiếm và quản lý tài liệu.
• Tổ chức tài liệu vào các thư mục logic trước khi chia sẻ để tránh sự lộn xộn.

5. Cẩn trọng với các tính năng cộng tác theo thời gian thực

Khi chia sẻ quyền chỉnh sửa, đặc biệt là trên các tệp tài liệu (ví dụ: Word, Excel, PowerPoint) mà nhiều người có thể cùng chỉnh sửa:

• Đảm bảo mọi người đều hiểu quy tắc làm việc nhóm để tránh ghi đè lên công việc của nhau.
• Tận dụng tính năng lịch sử phiên bản của Dropbox để có thể khôi phục lại các bản cũ nếu cần.

6. Chú ý đến dung lượng tài khoản

Mặc dù Dropbox cho phép chia sẻ tệp lớn, hãy luôn nhớ kiểm tra dung lượng còn trống trong tài khoản của bạn, đặc biệt nếu bạn đang nhận nhiều tệp thông qua tính năng “Yêu cầu tệp”. Tuân thủ những lưu ý này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa lợi ích của việc chia sẻ file trên Dropbox một cách an toàn và hiệu quả!

Một số câu hỏi thường gặp

1. Người nhận có cần tài khoản Dropbox để xem hoặc tải xuống tệp được chia sẻ không?

Tùy thuộc vào cách thức mà bạn chia sẻ:

• Nếu bạn chia sẻ qua liên kết công khai, người nhận không cần tài khoản Dropbox để xem hoặc tải xuống tệp. Họ chỉ cần nhấp vào liên kết.
• Nếu bạn chia sẻ trực tiếp với người cụ thể qua email, người nhận sẽ cần tài khoản Dropbox (hoặc tạo một tài khoản miễn phí) để chấp nhận lời mời và truy cập tệp.
• Với tính năng Yêu cầu tệp, người gửi tệp không cần tài khoản Dropbox để tải tệp lên.

2. Làm thế nào để thu hồi quyền truy cập hoặc ngừng chia sẻ một tệp/thư mục?

• Đối với liên kết chia sẻ: Truy cập tệp/thư mục đó trên Dropbox (web), nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ”, sau đó tìm liên kết bạn đã tạo và chọn “Xóa liên kết” (Delete link) hoặc “Vô hiệu hóa liên kết” (Disable link).
• Đối với chia sẻ trực tiếp với người cụ thể: Truy cập tệp/thư mục đó trên Dropbox (web), nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ”, sau đó nhấp vào tên người mà bạn muốn ngừng chia sẻ và chọn “Gỡ bỏ” (Remove) hoặc “Xóa truy cập” (Remove access).

3. Tôi có thể giới hạn thời gian chia sẻ một tệp không?

Có, bạn có thể đặt ngày hết hạn cho liên kết chia sẻ (link expiration). Tuy nhiên, tính năng này thường chỉ khả dụng cho các gói Dropbox trả phí (Plus, Professional, Business). Khi liên kết hết hạn, người nhận sẽ không thể truy cập tệp qua liên kết đó nữa.

4. Tôi có thể đặt mật khẩu cho tệp được chia sẻ không?

Có, bạn có thể đặt mật khẩu cho liên kết chia sẻ (password protect links). Tính năng này cũng thường chỉ có trong các gói Dropbox trả phí. Người nhận sẽ cần nhập mật khẩu để truy cập tệp.

5. Nếu tôi chỉnh sửa một tệp đã chia sẻ, người nhận có thấy sự thay đổi không?

Có! Đây là một trong những lợi ích lớn của Dropbox. Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tệp đã được lưu trong Dropbox sẽ được tự động đồng bộ hóa và cập nhật cho tất cả những người mà bạn đã chia sẻ tệp đó (tùy thuộc vào quyền truy cập của họ). Họ sẽ luôn xem phiên bản mới nhất.

6. Sự khác biệt giữa “chia sẻ liên kết” và “mời người cụ thể” là gì?

• Chia sẻ liên kết: Tạo một URL công khai. Bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập tệp (thường là chỉ xem và tải xuống), dù họ có tài khoản Dropbox hay không. Ít kiểm soát hơn về đối tượng truy cập.
• Mời người cụ thể: Gửi lời mời qua email đến những người cụ thể. Họ cần chấp nhận lời mời và thường phải có tài khoản Dropbox. Bạn có quyền kiểm soát chặt chẽ hơn về ai có thể truy cập và quyền của họ (xem hoặc chỉnh sửa). Thích hợp cho cộng tác nhóm.

7. Tôi có thể xem ai đã truy cập hoặc tải xuống tệp của mình không?

Dropbox cung cấp lịch sử hoạt động cho các tệp và thư mục. Đối với một số gói trả phí (như Professional và Business), bạn có thể nhận được thông báo về việc xem và tải xuống, cũng như xem lịch sử chi tiết hơn về ai đã truy cập tệp của bạn.

>>> Xem thêm: Dropbox không đồng bộ: Nguyên nhân & Cách khắc phục 

Như vậy, dù bạn đang sử dụng Dropbox trên nền tảng web, ứng dụng máy tính hay điện thoại, cách chia sẻ file trên Dropbox đều vô cùng đơn giản và linh hoạt. Với 03 cách chia sẻ chính – qua liên kết, mời trực tiếp qua email, và yêu cầu tệp – bạn có thể dễ dàng quản lý quyền truy cập và cộng tác hiệu quả với bất kỳ ai. 

Bên cạnh đó, người dùng cũng nên đăng ký mua ngay gói Dropbox bản quyền với nhiều công cụ hữu ích giúp gia tăng hiệu quả trong công việc.

Với những thông tin trong bài viết này, bạn cần được chúng tôi hỗ trợ giải quyết bất cứ vấn đề nào vui lòng liên hệ với HVN Group qua địa chỉ:

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777