Khám phá Dropbox là gì? Lợi ích và các tính năng cơ bản

Trong thời đại số hóa, nhu cầu về các giải pháp lưu trữ hiệu quả và dễ tiếp cận chưa bao giờ có dấu hiệu dừng lại. Dropbox, dịch vụ lưu trữ đám mây tiên phong, đã nổi lên như một thương hiệu vững mạnh trong lĩnh vực cộng tác và quản lý tệp. Bài viết này của HVN sẽ giúp bạn tìm hiểu sâu hơn về Dropbox là gì, cũng như khám phá các tính năng tuyệt vời của công cụ.

Dropbox là gì?

Dropbox là dịch vụ lưu trữ đám mây được phát triển bởi công ty Dropbox, Inc., cho phép người dùng lưu trữ các tệp trên không gian trực tuyến một cách an toàn và truy cập từ hầu hết các thiết bị có kết nối internet. Chức năng của dịch vụ không dừng lại ở việc lưu trữ đơn thuần, mà cung cấp một loạt tính năng được thiết kế để hợp lý hóa việc đồng bộ hóa, chia sẻ và cộng tác tệp.

Tính linh hoạt của phần mềm giúp nó trở thành công cụ không thể thiếu để các doanh nghiệp quản lý tài sản kỹ thuật số trong thời đại chuyển đổi số. Mang đến cho người dùng sự tiện lợi khi lưu trữ tệp trên đám mây và đảm bảo đồng bộ hóa liền mạch trên nhiều thiết bị, Dropbox tự hào về cơ cơ sở user ấn tượng với hơn 700 triệu cá nhân đã đăng ký.

Dropbox hoạt động như thế nào?

Một vấn đề được nhiều người quan tâm khi tìm hiểu Dropbox là gì chính là cách hoạt động của công cụ. Để khai thác sức mạnh của bộ lưu trữ đám mây này, bạn cần bắt đầu bằng cách tạo tài khoản và cài đặt ứng dụng trên máy tính hoặc thiết bị di động của mình. 

Khi các bước ban đầu này được hoàn thành, người dùng bắt đầu quá trình điền tệp vào tài khoản Dropbox. Điều này có thể được thực hiện bằng cách dễ dàng kéo – thả chúng vào thư mục Dropbox được chỉ định trên máy tính hoặc bằng cách tải chúng trực tiếp qua website của ứng dụng.

Sau khi các tệp được lưu trữ an toàn trong tài khoản Dropbox, nó sẽ hoạt động bằng cách tạo một thư mục được đồng bộ hóa trên thiết bị, thể hiện các thư mục tương ứng trên đám mây, tiến hành đồng bộ hóa tự động trên tất cả các thiết bị. Khi lưu tệp vào thư mục cục bộ, tệp đó sẽ được lưu đồng thời vào thư mục đám mây. 

Tính năng này đảm bảo rằng các tệp của người dùng luôn được cập nhật và có thể truy cập từ mọi vị trí, thiết bị, miễn là có kết nối internet ổn định.

Lợi ích của Dropbox

Với mô tả về cách hoạt động, bạn có thể hình dung phần nào về tác dụng của Dropbox. Công cụ đa năng này cho phép bạn hoàn thành những công việc cần thiết cho môi trường làm việc như:

• Lưu trữ tệp linh hoạt: Phần mềm cung cấp nhiều gói lưu trữ, cho phép người dùng chọn gói phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Cho dù bạn yêu cầu bộ nhớ cơ bản hay lưu trữ rộng đối với các tệp lớn, dịch vụ này vẫn có thể đáp ứng được.
• Đồng bộ hóa tệp dễ dàng: Dropbox vượt trội trong việc hỗ trợ các tệp của người dùng được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị, qua đó đảm bảo bạn có thể truy cập dữ liệu của mình bất cứ khi nào và bất cứ nơi đâu nếu cần thiết.
• Chia sẻ tệp liền mạch: Chia sẻ tệp, dù với đồng nghiệp hay bạn bè, thật dễ dàng trên nền tảng. Công cụ hỗ trợ cả chia sẻ cá nhân và nhóm, khiến nó trở thành một nền tảng giao tiếp linh hoạt.
• Cộng tác trên tệp hiệu quả: Việc cộng tác được đơn giản hóa nhờ các tính năng của Dropbox, bao gồm chia sẻ, theo dõi lịch sử phiên bản và chỉnh sửa theo thời gian thực, nâng cao năng suất và làm việc nhóm.
• Cung cấp biện pháp bảo mật mạnh mẽ: Dịch vụ này ưu tiên bảo mật các tệp khi sử dụng các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn ngành.

Tính năng của Dropbox

Để hỗ trợ tốt nhất cho người dùng, Dropbox cung cấp đa dạng tính năng mạnh mẽ như chia sẻ tập tin và thư mục, lưu trữ và truy cập tài liệu từ bất kỳ thiết bị nào, cũng như sao lưu các tập tin trên đám mây. 

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn vào các tính năng chính nổi bật của Dropbox, để có thể sử dụng dịch vụ hợp lý hơn trong môi trường làm việc.

Chia sẻ tập tin Dropbox 

Một tính năng rất nổi tiếng của nền tảng lưu trữ này là chia sẻ tệp tin. Khi tải lên nền tảng hoặc đồng bộ chúng trong thư mục của mình, bạn có thể gửi các tệp đó bằng liên kết Dropbox mới được tạo. Miễn là tệp vừa với không gian lưu trữ đám mây, việc chia sẻ luôn được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận lợi.

Chia sẻ tệp cho phép bạn nhận thông tin cập nhật về hoạt động đã xảy ra trên các tệp được chia sẻ. Chẳng hạn, người dùng có thể gửi tài liệu cho khách hàng để chỉnh sửa. Khi họ thực hiện thay đổi đối với tệp, bạn sẽ được thông báo qua email hoặc trong ứng dụng Dropbox. Tệp sẽ tự động được đồng bộ hóa cho tất cả người dùng, trên tất cả các thiết bị.

Lưu trữ tệp Dropbox

Một tính năng phổ biến khác mà bạn có thể nên biết khi nghiên cứu Dropbox là gì chính là khả năng lưu trữ tệp. Tùy thuộc vào gói được chọn, bạn có thể lưu trữ ở bất kỳ đâu từ 2GB đến nhiều terabyte dữ liệu. 

Người dùng được phép truy cập vào các tệp này bằng ứng dụng dành cho desktop trên Windows hoặc Mac, bằng ứng dụng dành cho thiết bị di động trên thiết bị iOS hoặc Android, cũng như trình duyệt web. 

Bộ lưu trữ tệp Dropbox cũng bao gồm mã hóa AES 256-bit cho các tệp lưu trữ trên đám mây và khi chúng được chuyển đến – đi từ Dropbox, các tệp đó sẽ được mã hóa trong môt tunnel an toàn.

Sao lưu Dropbox

Tương tự lưu trữ tệp, người dùng chỉ cần thiết lập tài khoản Dropbox để có thể sao lưu các tệp quan trọng trên toàn bộ thiết bị của mình. Sao lưu còn cho phép bạn khôi phục các tập tin nếu vô tình xóa chúng. 

Ứng dụng lưu trữ các bản sao của tất cả các tệp và thư mục đã xóa trong 30 ngày đối với người dùng Dropbox business, do đó nếu một thành viên trong nhóm xóa tệp quan trọng, tổ chức hoàn toàn có thể khôi phục lại được.

Người dùng gói Plus có thể “tua lại” toàn bộ tài khoản của mình về bất kỳ lúc nào trong 30 ngày qua (180 ngày đối với Dropbox business), thao tác này sẽ hoàn tác mọi thứ đã được thay đổi trong tài khoản. Điều này đặc biệt hữu ích nếu người dùng cần khôi phục các tệp bị nhiễm virus hoặc đang bị nhiễm ransomware.

Lịch sử phiên bản Dropbox

Trong quá trình tìm hiểu Dropbox là gì, bạn có thể ấn tượng với tính năng xem lại lịch sử phiên bản và khôi phục các phiên bản cũ của tệp. Ví dụ, nếu bạn thực hiện chỉnh sửa tài liệu và vô tình xóa một vài đoạn thực sự cần thiết, việc khôi phục lại tệp về phiên bản trước đó bao gồm đoạn văn đó là hoàn toàn có thể.

Ngoài ra, người dùng có thể xem toàn bộ lịch sử của mình trong tối đa 180 ngày nếu có tài khoản Dropbox business hoặc professional. Lịch sử này không được tính vào hạn mức bộ nhớ của người dùng.

Quản lý tập tin Dropbox

Nếu bạn đang tìm cách sắp xếp các tệp của mình, quản lý tệp Dropbox sẽ cung cấp một vị trí tập trung cho chúng. Bạn có thể sử dụng ứng dụng làm tủ hồ sơ trực tuyến, thiết lập cấu trúc thư mục và hệ thống tổ chức. Điều này giúp người dùng có thể dễ dàng tìm thấy các tập tin khi cần thiết.

Bạn có thể tạo toàn bộ hệ thống phân cấp thư mục bằng tính năng quản lý tệp Dropbox và quyết định cách muốn tạo cũng như thiết lập các thư mục tệp của mình để có thể sử dụng hệ thống tổ chức quen thuộc.

Ví dụ, nếu có nhu cầu lưu trữ các dự án đang hoạt động của mình trong Dropbox, người dùng có thể thiết lập các thư mục tệp trong mỗi dự án cho những nội dung như báo cáo công việc, tài liệu dự thảo và nghiên cứu cơ bản.

Các gói giải pháp Dropbox dành cho doanh nghiệp

Dropbox cung cấp cho người dùng nhiều sự lựa chọn khác nhau. Dựa vào mục đích sử dụng và ngân sách chi trả, bạn có thể lựa chọn gói giải pháp phù hợp nhất. 

Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp và có nhu cầu sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây sau khi tìm hiểu về Dropbox là gì, các gói Dropbox business được thiết kế riêng cho công việc kinh doanh có thể là lựa chọn phù hợp với bạn. 

Các giải pháp dành cho doanh nghiệp cung cấp một số công cụ cho các nhóm cần khả năng giao tiếp mạnh mẽ, quản lý công việc và làm việc hiệu quả.

Dropbox Business Standard

Gói giải pháp này nhắm đến các doanh nghiệp quy mô nhỏ, với 5TB dung lượng lưu trữ và cho phép truyền các tệp có dung lượng lên tới 2GB. Bạn có thể truy xuất các phiên bản cũ và đã xóa của tệp trong tối đa 6 tháng.

Với tính năng chia sẻ thương hiệu, bạn có thể in tên công ty, logo hoặc hình nền của mình lên các tệp được chia sẻ. Công cụ phê duyệt thiết bị cho phép quản trị viên giới hạn quyền truy cập của thành viên vào các tệp của công ty và chặn các thiết bị có dấu hiệu đáng ngờ.

Gói Business Standard được cung cấp danh cho tối thiểu 3 người dùng.

Dropbox Business

Đối với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng Dropbox cho đội nhóm và quyền kiểm soát nâng cao, giải pháp Business là một sự lựa chọn tiết kiệm nhưng tiềm năng để bạn xem xét.

Ngoài các tính năng có sẵn trong Standard, gói Dropbox này cung cấp lên đến 9TB dung lượng lưu trữ và cho phép gửi nhận tệp có dung lượng 100GB. Bên cạnh đó, người dùng được quyền theo dõi mức độ tương tác của tệp, yêu cầu chữ ký không giới hạn và chỉnh sửa tệp PDF không gặp vấn đề gì.

Các video có thể được ghi, xem lại và chỉnh sửa với công cụ này. Dropbox Business được cung cấp dành cho tối thiểu 3 người dùng.

Dropbox Business Advanced

Đối với những tổ chức lớn hơn phụ thuộc nhiều vào cộng tác nhóm có thể nghiên cứu Dropbox là gì và xem xét đến gói Business Advanced. 

Giải pháp này bao gồm 15TB dung lượng lưu trữ, công cụ lịch sử người xem, cho phép quản trị viên theo dõi những người dùng đã xem một số tệp nhất định và thời gian diễn ra. Việc này giúp tổ chức bảo vệ tính bảo mật và quyền riêng tư của đám mây.

Gói Advanced cũng cho phép admin thiết lập và quản lý người dùng, chỉ định vai trò và quyền, quản lý nhóm và đảm bảo tuân thủ bảo mật. Gói được cung cấp dành cho tối thiểu 3 người dùng.

Dropbox Business Plus

Là gói business cao cấp, Business Plus được thiết kế cho các nhóm lớn và công ty yêu cầu lưu trữ cao. Ngoài các tính năng có trong Dropbox Business, gói còn đi kèm với 15TB dung lượng lưu trữ, khả năng gửi nhận tệp lên đến 250GB, phân loại dữ liệu, cảnh báo bảo mật nâng cao, khả năng gửi và theo dõi tập tin,…

Ngoài việc cho phép khôi phục tệp đã xóa trong vòng tối đa 365 ngày, gói Dropbox Business Plus đi kèm với các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như cảnh báo hoạt động đáng ngờ, theo dõi tuân thủ, quyền admin theo cấp độ hay theo dõi mức độ tương tác với tệp.

Hướng dẫn cách đăng ký Dropbox chỉ trong 1 phút

Với những thông tin có được về Dropbox, có thể bạn muốn bắt đầu đăng ký dịch vụ để sử dụng cho tổ chức của mình. Nhưng làm cách nào để đăng ký? Có 02 cách cơ bản sở hữu tài khoản để bạn tham khảo:

Cách đăng ký Dropbox tại HVN Group

Nhiều doanh nghiệp hiện nay thường có xu hướng đăng ký Dropbox thông qua nhà cung cấp uy tín. Với tư cách là đối tác của Dropbox tại thị trường Việt Nam, HVN không chỉ mang đến cho doanh nghiệp đa dạng gói lưu trữ được tối ưu về chi phí, mà còn luôn sẵn sàng đồng hành cùng khách hàng trong suốt hành trình sử dụng dịch vụ.

Hướng dẫn các bước đăng ký dịch vụ Dropbox tại HVN:

– Bước 1: Truy cập trực tiếp vào: hvn.vn/dropbox/ 

– Bước 2: Xem xét bảng giá Dropbox được cung cấp sẵn và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho tổ chức của mình. Sau đó nhấn vào ĐĂNG KÝ NGAY và điền các thông tin cần thiết vào mẫu form để đội ngũ tư vấn hỗ trợ ngay lập tức.

Khi đăng ký dịch vụ với chúng tôi, bạn nhận được:

• Sự hỗ trợ 24/7/365 của đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp, không chỉ tư vấn Dropbox, còn cung cấp cẩm nang sử dụng dịch vụ hiệu quả trong doanh nghiệp.
• Đảm bảo mọi sự cố hoặc vấn đề kỹ thuật luôn được giải quyết kịp thời bởi các chuyên gia có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực.
• Cung cấp đa dạng gói với các mức giá hợp lý phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam.

Đăng ký trực tiếp tại Dropbox.com

Đăng ký trực tiếp là cách đơn giản nhất để tạo tài khoản và sử dụng dịch vụ. Dưới đây là chi tiết các bước đăng ký để bạn tham khảo:

– Bước 1: Sau khi truy cập trang web Dropbox, hãy chọn Sign up ở góc trên cùng bên phải.

– Bước 2: Nhập email của bạn đã có hiện tại để đăng ký tài khoản (địa chỉ email này sẽ là tên người dùng cho tài khoản Dropbox của bạn).

– Bước 3: Nhập đầy đủ họ, tên và mật khẩu duy nhất.

– Bước 4: Sau khi hoàn thành việc đăng ký. Bạn có thể chọn gói trả phí phù hợp hoặc nhấp vào Continue with 2GB Dropbox Basic Plan để sử dụng gói không tính phí.

– Bước 5: Thêm phương thức thanh toán và sử dụng thử 30 ngày. Nếu bạn thấy phù hợp và muốn sử dụng lâu dài có thể đăng ký gia hạn trực tiếp với Dropbox hoặc qua các đại lý như HVN Group.

Kết luận

Thông qua bài viết này, HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – đã giải thích Dropbox là gì cũng như cung cấp một số thông tin quan trọng liên quan đến dịch vụ. Trong quá trình tìm hiểu, nếu bạn gặp bất kỳ câu hỏi liên quan cần được giải đáp hoặc có nhu cầu tìm hiểu chuyên sâu hơn về công cụ lưu trữ tệp trực tuyến mạnh mẽ này, hãy gọi trực tiếp với chúng tôi thông qua Hotline: 024.9999.7777.