Bật mí tất tần tật các bí mật thú vị về Email Outlook

Đôi lúc bạn sẽ gặp tình trạng quá tải email và mất rất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin? Từ các định nghĩa về một số câu hỏi thường gặp sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả và làm việc thông minh hơn, từ đó mà tận dụng tối đa công cụ quen thuộc này. Khám phá những bí mật thú vị ẩn giấu trong Email Outlook mà bạn chưa từng biết tới bao giờ cùng HVN ngay.

08+ câu hỏi thường gặp về mail Outlook

Trong thời gian vừa qua, chúng tôi đã nhận được rất nhiều những câu hỏi được người dùng gửi về liên quan đến dịch vụ email Outlook. Chính vì vậy, thông qua bài viết này người dùng cũng sẽ được giải đáp tất tần tật những thắc mắc về công cụ này như sau:

Mail Server Outlook là gì?

Mail Server Outlook được biết đến là hệ thống máy chủ cấu hình riêng cho dịch vụ email Outlook trên nền tảng internet. Đây chính là trung tâm dữ liệu nơi truy xuất các thông tin liên quan đến thư gửi đi, thư đến, thư nháp, tệp đính kèm hoặc người dùng thường xuyên liên lạc.

Để email mà người dùng gửi đi đến hộp thư của người nhận bắt buộc phải được chuyển qua Mail Server Outlook và hệ thống này luôn đảm bảo hoạt động ở mức độ ổn định, nhanh chóng nhất có thể. Khi sử dụng nền tảng này, người dùng sẽ hạn chế được tối đa những vấn đề như bị Virus tấn công, spam hay bị đưa vào danh sách đen.

Incoming mail Server Outlook là gì?

Incoming mail Server trong email Outlook chính là giao thức để hỗ trợ kết nối email. Hiện tại, người dùng có thể sử dụng 02 giao thức chính với Outlook là:

• POP3: Kết nối email server và email tải xuống máy tính cá nhân thông qua chính ứng dụng này.
• IMAP: Chỉ kéo duy nhất email headers về và nội dung thì vẫn còn trên server.

Cả 02 phương thức này được xem là kênh liên lạc 2 chiều giúp thay đổi mail client và chuyển lên mail server.

CC và BCC trong Outlook là gì?

Ngoài việc nhập địa chỉ email người nhận, khi gửi thư người dùng cũng có thể sử dụng thêm tính năng CC và BCC trên email Outlook. Tuy nhiên, rất nhiều người dùng vẫn chưa hình dung rõ 02 tính năng này như thế nào?

• CC: Là viết tắt của Carbon Copy tức là tạo ra các email dưới dạng bản sao. Khi người dùng nhập địa chỉ email vào mục này thì hệ thống sẽ tạo thêm một bản sao email để gửi đến đây.
• BCC: Là viết tắt của Blind Carbon Copy là tạo ra các bản sao nhưng chỉ ở trạng thái tạm thời. Khi người dùng nhập địa chỉ email vào mục này thì tất cả những người nhận thư sẽ không nhìn thấy địa chỉ email này.

Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà người dùng email Outlook sẽ sử dụng tính năng CC hoặc BCC để làm việc. 

Outbox trong Outlook là gì?

Khi sử dụng email Outlook, nếu người dùng nhận được báo lỗi “Outbox” điều này đồng nghĩa với việc thư mà người dùng gửi đi đang bị lỗi và không thể gửi. Nguyên nhân dẫn đến tình trạng này đa phần là do tệp đính kèm trong email có kích thước quá lớn và bị chặn gửi đi. Người dùng hoàn toàn có thể chủ động khắc phục tình trạng này bằng cách xóa bỏ tệp đính kèm hoặc giảm dung lượng tệp, chia sẻ tệp trên nền tảng đám mây OneDrive và sao chép link liên kết vào email.

Archive mail Outlook là gì?

Với người dùng mới, khái niệm Archive mail Outlook có thể sẽ rất xa lạ vì chưa được sử dụng tính năng này bao giờ. Tuy nhiên, người dùng có thể hiểu rằng đây là một tính năng cho phép người dùng lưu thư đến hoặc thư gửi đi ở trong một khoảng thời gian nhất định. Sau khoảng thời gian này, email sẽ được tự động xóa bỏ hoặc biến mất khỏi hộp thư của nhận hoặc người gửi. Thông thường, trong email Outlook sẽ có một hộp thư để lưu trữ riêng các mục email được thiết lập tính năng này.

Junk mail trong Outlook là gì?

Junk mail của Outlook chính là nơi lưu trữ những email rác, tức là các thư mà người dùng không muốn nhận vì bị cho là làm phiền. Khi đó, người dùng hoàn toàn có thể tùy chỉnh bộ lọc của thư rác một cách dễ dàng để tiến hành ngăn chặn bằng cách thiết lập danh sách địa chỉ email cụ thể. Khi đó, chỉ cần email được gửi đến ngay lập tức sẽ được di chuyển vào danh mục thư rác của phần mềm Outlook.

Rss feed trong Outlook là gì?

Tiếp đến, một câu hỏi được khá nhiều người dùng quan tâm chính là Rss feed trong phần mềm Outlook. Đây chính là một dạng tập tin XML được sử dụng để tạo ra một kênh hỗ trợ tóm tắt thông tin để người dùng dễ dàng cập nhật những nội dung nhanh chóng và kết hợp tìm kiếm hữu ích. Khi sử dụng tính năng này, người dùng sẽ nhận được những thông báo mới nhất về các bài viết trên trang hoặc web yêu thích thông qua email Outlook.

Tên miền trong Outlook là gì?

Một câu hỏi cuối cùng mà chúng tôi muốn chia sẻ với người dùng liên quan đến tên miền trong Outlook. Rất nhiều người dùng không hiểu tên miền là gì và tại sao phải sử dụng tên miền trong email Outlook. 

Với người dùng là doanh nghiệp và tổ chức sẽ được sử dụng tên miền riêng dưới dạng ten@tendoanhnghiep.vn trong đó ký tự sau @ chính là tên miền riêng. Ví dụ như @mso.vn, @gcs.vn, @zoho.vn…. Bằng cách này, khách hàng hoặc đối tác khi liên hệ qua kênh email sẽ dễ dàng nhận biết được thương hiệu của doanh nghiệp để thuận tiện cho quá trình trao đổi và nâng cao tính chuyên nghiệp.

07+ bí mật ít người dùng biết khi sử dụng Microsoft Outlook

Sau khi đã tìm được đáp án cho câu hỏi Outlook là gì và cách sử dụng phần mềm này thông qua những câu hỏi thường gặp, tiếp đến chúng tôi sẽ chia sẻ một vài những bí mật về Outlook mà không phải người dùng nào cũng biết:

• Phần mềm Outlook sẽ luôn nhắc nhở người dùng gửi tệp đính kèm, trong trường hợp người dùng quên thì hệ thống sẽ gửi thông báo trước khi thao tác gửi đi.
• Với các chuyến bay hoặc cuộc họp được thiết lập sẵn trên Lịch của Outlook thì người dùng đều nhận được thông báo trước khi khởi hành để hạn chế tình trạng bỏ lỡ.
• Người dùng có thể sử dụng tính năng bỏ qua email trong cuộc hội thoại để hỗ trợ làm việc tập trung nhất có thể.
• Thêm các thư quan trọng vào mục ưu tiên để không bỏ lỡ email được gửi đến/
• Sử dụng tính năng dọn dẹp sạch sẽ để loại bỏ những email chưa đọc hoặc trùng lặp để hộp thư trở nên gọn gàng hơn.
• Cùng lúc người dùng có thể mở nhiều cửa sổ trong Outlook để làm việc như soạn thư, mở lịch, thêm danh bạ, ghi chú, lối tắt…
• Muốn đề cập đến một người dùng nào đó trong Outlook chỉ cần sử dụng ký tự @ kèm tên.

Đăng ký tài khoản Outlook bản quyền tại HVN Group

Sau khi đã tìm hiểu các bí mật và câu hỏi xoay quanh chủ đề email Outlook là gì? Nếu người dùng đang tìm kiếm đơn vị đăng ký tài khoản bản quyền thì có thể tham khảo ngay chúng tôi:

• HVN Group có 10+ năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyển đổi số, đối tác trực tiếp của Microsoft tại Việt Nam.
• Hỗ trợ hàng chục nghìn doanh nghiệp ứng dụng Microsoft 365 để làm việc hiệu quả, gia tăng năng suất.
• Hơn 90% khách hàng đánh giá chất lượng dịch vụ và đăng ký tiếp tục gia hạn.
• Đội ngũ nhân sự tư vấn và kỹ thuật đều đạt chứng chỉ yêu cầu của đối tác.
• Chúng tôi đang triển khai nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn như dùng thử miễn phí 30 ngày, hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu 0Đ và giảm giá lên tới 60% tùy từng gói dịch vụ.

Để được hỗ trợ đăng ký email Outlook nhanh chóng nhất, người dùng chỉ cần click chọn nút ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Đoạn kết

Trên đây là những chia sẻ của HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 để hỗ trợ giải đáp câu hỏi Outlook là gì? cho người dùng. Nếu còn bất cứ vấn đề nào cần được chúng tôi hỗ trợ giải đáp vui lòng liên hệ trực tiếp đến Hotline: 024.9999.7777.