Gửi ticket
Khuyến mại
Kiến thức
Quản lý dịch vụ
Báo cáo công việc là một tài liệu quan trọng giúp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và nâng cao tính chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Dù là nhân viên hay quản lý, việc lập báo cáo rõ ràng, khoa học sẽ giúp bạn dễ dàng truyền tải thông tin và tối ưu hóa hiệu quả công việc. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ báo cáo công việc là gì? cấu trúc cần có, cùng với các mẫu báo cáo chuẩn và chuyên nghiệp để bạn có thể áp dụng trong doanh nghiệp của mình.
Báo cáo công việc là gì?
Khái niệm báo cáo công việc
Báo cáo công việc là một tài liệu quan trọng, ghi lại thông tin về quá trình và kết quả làm việc của cá nhân hoặc nhóm trong một khoảng thời gian nhất định. Nó không chỉ đơn thuần là bản thống kê công việc đã làm, mà còn là công cụ để đánh giá hiệu suất, theo dõi tiến độ và rút kinh nghiệm cho các dự án tiếp theo. Hiện nay, báo cáo công việc có thể được triển khai dưới đa dạng các hình thức khác nhau bao gồm:
- Văn bản (Email, tài liệu Word, Excel, PDF…)
- Trình bày trực tiếp (PowerPoint, Google Slides…)
- Hệ thống quản lý công việc (Wework, Clickup, Monday, Airtable…)
- Hệ thống biểu mẫu báo cáo (Google Sheets, Looker, Power BI, Airtable)
Với các bản báo cáo công việc, bạn có thể dễ dàng xác định được những mục tiêu cụ thể trong quá trình làm việc như:
- Cập nhật tình hình công việc cho cấp quản lý.
- Đánh giá tiến độ so với kế hoạch đặt ra.
- Nhận diện khó khăn, thách thức cần giải quyết.
- Đề xuất phương án giải quyết khó khăn thách thức, cải thiện hiệu suất làm việc.
- Đảm bảo sự minh bạch và trách nhiệm trong công việc.
Tại sao nên báo cáo công việc?
Báo cáo công việc không chỉ là một yêu cầu trong doanh nghiệp mà còn là công cụ giúp cá nhân và tổ chức quản lý công việc hiệu quả hơn. Dưới đây là những lý do quan trọng giải thích vì sao việc báo cáo công việc là cần thiết cho cả cá nhân và doanh nghiệp:
- Giúp quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ – Báo cáo công việc cung cấp thông tin chi tiết về quá trình thực hiện nhiệm vụ, giúp cấp trên đánh giá hiệu suất và phân bổ công việc hợp lý.
- Đánh giá hiệu quả làm việc – Thông qua báo cáo, cá nhân và tổ chức có thể nhận diện điểm mạnh, điểm yếu để cải thiện hiệu suất.
- Tăng tính minh bạch và trách nhiệm – Việc báo cáo thường xuyên giúp tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót và đảm bảo trách nhiệm của mỗi cá nhân.
- Hỗ trợ đưa ra quyết định chính xác – Dựa vào thông tin trong báo cáo, lãnh đạo có thể điều chỉnh chiến lược, tối ưu nguồn lực và nâng cao hiệu quả công việc.
- Là cơ sở để đánh giá và khen thưởng – Báo cáo giúp nhận diện thành tích cá nhân và nhóm, từ đó có thể khen thưởng hoặc điều chỉnh lộ trình phát triển phù hợp.
Phân loại báo cáo công việc
Báo cáo công việc có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và yêu cầu của từng doanh nghiệp. Dưới đây là hai cách phân loại phổ biến dựa trên tần suất thực hiện và nội dung báo cáo.
Phân loại theo tần suất thực hiện
Tần suất thực hiện báo cáo công việc phụ thuộc vào yêu cầu quản lý và tính chất công việc của từng doanh nghiệp. Dựa trên thời gian lập báo cáo, có thể chia thành các loại sau:
Báo cáo hàng ngày
Loại báo cáo công việc này thường được sử dụng để theo dõi sát sao tiến độ công việc, đặc biệt là trong các dự án có yêu cầu tiến độ cao hoặc các công việc có tính chất lặp đi lặp lại hàng ngày như bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất…
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Báo cáo hàng tuần
Báo cáo công việc theo tuần là loại báo cáo phổ biến, được sử dụng để tổng hợp thông tin về công việc đã thực hiện trong tuần, kết quả đạt được, các vấn đề gặp phải và kế hoạch cho tuần tiếp theo. Khi đó, báo cáo này sẽ tổng hợp các nhiệm vụ trong tuần, giúp cấp trên đánh giá hiệu quả làm việc và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Báo cáo hàng tháng/quý
Báo cáo hàng tháng/quý thường được sử dụng để đánh giá hiệu quả công việc trong một tháng/quý, theo dõi tiến độ dự án và đưa ra những điều chỉnh cần thiết. Hơn nữa, báo cáo này cũng sẽ cung cấp bức tranh tổng quan về công việc, thường được dùng để đánh giá KPI, hiệu suất cá nhân hoặc nhóm.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Báo cáo năm
Báo cáo công việc hàng năm thường được sử dụng để tổng kết và đánh giá toàn bộ hoạt động của cá nhân, nhóm hoặc tổ chức trong một năm. Khi đó, mẫu báo cáo này sẽ tổng hợp toàn bộ hoạt động trong năm, giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm, đề ra kế hoạch phát triển cho năm tiếp theo.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Phân loại theo nội dung báo cáo
Báo cáo công việc không chỉ được phân loại theo thời gian mà còn dựa trên nội dung trình bày, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và yêu cầu cụ thể. Mỗi loại báo cáo sẽ tập trung vào một khía cạnh khác nhau, giúp người quản lý có cái nhìn toàn diện về tiến độ, hiệu suất và kết quả công việc. Dưới đây là các loại báo cáo phổ biến theo nội dung.
Báo cáo tình hình chung
Báo cáo tình hình chung cung cấp cái nhìn tổng quan về hoạt động của một cá nhân, bộ phận hoặc doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Báo cáo này thường tập trung vào các chỉ số hiệu suất, tiến độ và những vấn đề phát sinh.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Báo cáo chuyên đề
Báo cáo chuyên đề là báo cáo đi sâu vào một chủ đề cụ thể như nghiên cứu thị trường, phân tích tài chính hoặc chiến lược kinh doanh. Nó giúp đánh giá chi tiết một vấn đề và đề xuất giải pháp dựa trên dữ liệu thực tế.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Báo cáo đột xuất
Báo cáo công việc đột xuất được lập khi có sự kiện bất ngờ hoặc yêu cầu từ cấp trên mà không theo lịch trình cố định. Nội dung báo cáo tập trung vào nguyên nhân, diễn biến và phương án xử lý tình huống.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Báo cáo sơ kết
Báo cáo sơ kết sẽ tổng hợp những kết quả đạt được trong một nửa chặng đường của kế hoạch hoặc dự án, thường áp dụng cho giai đoạn giữa năm hoặc giữa kỳ. Báo cáo này giúp đánh giá tiến độ và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Báo cáo tổng kết
Báo cáo tổng kết là báo cáo toàn diện về một quá trình làm việc, dự án hoặc kế hoạch sau khi hoàn thành. Nó đánh giá kết quả cuối cùng, rút ra bài học kinh nghiệm và đưa ra định hướng cho giai đoạn tiếp theo.
| Đặc điểm |
|
| Ví dụ |
|
| Lưu ý |
|
Như vậy, mỗi loại báo cáo đều có vai trò riêng trong việc theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định kịp thời. Hiểu rõ và áp dụng đúng loại báo cáo sẽ góp phần nâng cao tính chuyên nghiệp, minh bạch và tối ưu hóa quy trình làm việc. Tiếp đến, chúng tôi sẽ chia sẻ thêm với bạn về cấu trúc cơ bản của một bản báo cáo công việc cơ bản.
Cấu trúc cơ bản của báo cáo công việc
Một báo cáo công việc chuyên nghiệp cần có bố cục rõ ràng, khoa học để đảm bảo thông tin được truyền tải mạch lạc và dễ hiểu. Dưới đây là các phần quan trọng trong một báo cáo công việc tiêu chuẩn:
- Tiêu đề báo cáo
Ghi rõ loại báo cáo (Báo cáo công việc hàng ngày/tuần/tháng, báo cáo tiến độ, báo cáo tổng kết…). Lưu ý, bạn chỉ cần nêu ngắn gọn mục đích của báo cáo.
- Thông tin người báo cáo
Bao gồm các thông tin cơ bản điển hình như: Họ và tên, bộ phận, chức vụ của người lập báo cáo….và ngày tháng năm lập báo cáo.
- Thời gian báo cáo
Xác định khoảng thời gian mà báo cáo đề cập (ví dụ: từ ngày 01/01/2024 đến 31/01/2024).
- Nội dung báo cáo
Đây là phần quan trọng nhất, thường bao gồm các mục sau:
- Mô tả công việc đã thực hiện: Liệt kê các nhiệm vụ chính đã hoàn thành, có thể kèm theo số liệu hoặc minh chứng cụ thể.
- Kết quả đạt được: Đánh giá mức độ hoàn thành công việc so với kế hoạch đề ra.
- Khó khăn, vướng mắc gặp phải: Nêu rõ những vấn đề cản trở tiến độ công việc.
- Giải pháp và đề xuất: Đưa ra hướng giải quyết cho những khó khăn và kiến nghị để cải thiện hiệu suất làm việc.
- Kế hoạch công việc tiếp theo
Định hướng cho giai đoạn tiếp theo, bao gồm các nhiệm vụ cần thực hiện và mục tiêu đặt ra.
- Kết luận
- Tóm tắt lại những điểm chính trong báo cáo.
- Đưa ra đánh giá tổng quan về tình hình công việc và đề xuất hướng phát triển trong tương lai.
Việc tuân thủ cấu trúc trên giúp báo cáo công việc trở nên rõ ràng, súc tích và dễ theo dõi, giúp cấp trên và đồng nghiệp nhanh chóng nắm bắt được thông tin quan trọng. Tiếp đến, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách để viết báo cáo công việc chuẩn và chuyên nghiệp nhất.
Hướng dẫn cách viết báo cáo công việc chuẩn
Báo cáo công việc không chỉ đơn thuần là truyền tải thông tin mà còn là công cụ giúp cấp trên đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác. Để đảm bảo báo cáo có chất lượng, ngoài việc tuân thủ cấu trúc 6 phần chính, bạn cũng cần biết đến nguyên tắc 7Cs giúp tăng tính hiệu quả, rõ ràng và thuyết phục.
Completeness (Đầy đủ)
Báo cáo công việc cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để người đọc hiểu rõ tình hình công việc, tránh bỏ sót dữ liệu quan trọng. Một báo cáo đầy đủ giúp cấp trên đưa ra quyết định chính xác mà không cần yêu cầu bổ sung thêm thông tin.
*Lưu ý:
- Cấu trúc báo cáo phải theo một mẫu chuẩn, bao gồm: Mở đầu – Nội dung chính – Kết luận.
- Nếu có dữ liệu kèm theo, hãy đính kèm file Excel hoặc tài liệu minh chứng.
- Khi báo cáo với nhiều người, cần điều chỉnh nội dung phù hợp với từng đối tượng.
| Ví dụ sai | ❌ “Doanh số tháng này đạt tăng trưởng tốt.” (Không có số liệu cụ thể, không nêu mức tăng trưởng so với tháng trước.)
❌ “Chiến dịch Google Ads đang chạy tốt, khách hàng phản hồi tích cực.” (Không có dữ liệu về tỷ lệ chuyển đổi, chi phí quảng cáo, phản hồi khách hàng.) |
| Ví dụ đúng | ✅ “Doanh số tháng này đạt 10 tỷ đồng, tăng 15% so với tháng trước, trong đó doanh thu từ phần mềm bản quyền chiếm 60%.”
✅ “Chiến dịch Google Ads tháng này có 50.000 lượt hiển thị, tỷ lệ click 4,2%, chi phí CPC giảm 10% so với tháng trước. 30% khách hàng quan tâm đến gói dịch vụ cao cấp.” |
Clarity (Rõ ràng)
Nội dung báo cáo phải được trình bày logic, dễ hiểu, tránh dùng từ ngữ mơ hồ hoặc diễn đạt rườm rà. Một báo cáo rõ ràng giúp người đọc nhanh chóng nắm bắt thông tin và đưa ra hướng xử lý phù hợp.
*Lưu ý:
- Sắp xếp thông tin theo trình tự logic, hợp lý (vấn đề – nguyên nhân – giải pháp).
- Không mâu thuẫn giữa các phần trong báo cáo.
- Dùng câu từ đơn giản, dễ hiểu, tránh dài dòng, lan man, tránh thuật ngữ khó nếu báo cáo với nhiều phòng ban khác nhau.
| Ví dụ sai | ❌ “Máy chủ có lỗi hôm qua, đã xử lý.” (Không rõ lỗi gì, cách xử lý ra sao, ảnh hưởng thế nào?)
❌ “Bộ phận chăm sóc khách hàng đang làm việc tích cực để cải thiện trải nghiệm khách hàng.” (Không rõ cải thiện bằng cách nào, có kết quả gì?) |
| Ví dụ đúng | ✅ “Ngày 10/04, máy chủ gặp lỗi quá tải do tăng đột biến truy cập, gây downtime 20 phút. Đã nâng cấp CPU và mở rộng băng thông để khắc phục.”
✅ “Tháng này, bộ phận CSKH đã triển khai chatbot hỗ trợ tự động, giúp giảm thời gian chờ từ 10 phút xuống còn 3 phút.” |
Conciseness (Ngắn gọn)
Báo cáo cần súc tích, tập trung vào những điểm quan trọng, không lan man dài dòng. Việc trình bày ngắn gọn giúp tiết kiệm thời gian cho cả người viết và người đọc, đồng thời tăng tính hiệu quả khi truyền đạt thông tin.
*Lưu ý:
- Hạn chế viết báo cáo dài dòng, chỉ nên tập trung vào nguyên nhân – phương án – giải pháp.
- Nếu có thể trình bày bằng bảng, sơ đồ để tóm gọn thông tin.
- Sử dụng câu chủ động, tránh lối viết rườm rà.
| Ví dụ sai | ❌ “Tuần qua, bộ phận IT đã làm việc với nhiều phòng ban, kiểm tra các lỗi hệ thống khác nhau, trong đó có một số lỗi nhỏ và lỗi lớn. Các lỗi này đã được sửa, tuy nhiên vẫn còn một số lỗi cần kiểm tra thêm trong tương lai gần.” (Dài dòng, thiếu trọng tâm.)
❌ “Chúng tôi đang thực hiện nhiều hoạt động marketing khác nhau để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, bao gồm cả quảng cáo Google, Facebook và tổ chức webinar, nhưng cần thời gian để đo lường hiệu quả của chúng.” (Không có số liệu cụ thể, không xác định được hiệu quả.) |
| Ví dụ đúng | ✅ “Tuần qua, bộ phận IT đã sửa 3 lỗi hệ thống lớn, bao gồm lỗi đồng bộ dữ liệu CRM. Hiện còn 2 lỗi đang xử lý, dự kiến hoàn thành trong 3 ngày tới.”
✅ “Chiến dịch quảng cáo Google trong 7 ngày đạt 10.000 lượt hiển thị, 300 click, tỷ lệ chuyển đổi 5%. Cần tối ưu nội dung quảng cáo để tăng hiệu suất.” |
Correctness (Chính xác)
Mọi số liệu, dữ kiện và thông tin trong báo cáo phải được kiểm chứng, đảm bảo không có sai sót. Một báo cáo chính xác giúp tránh gây hiểu lầm và nâng cao độ tin cậy của người lập báo cáo.
*Lưu ý:
- Kiểm tra số liệu trước khi đưa vào báo cáo.
- Không sử dụng thông tin mang tính cảm tính, tin đồn như “nghe nói”, “có vẻ”, “có thể”…
- Nếu có số liệu, cần ghi rõ nguồn trích dẫn.
| Ví dụ sai | ❌ “Khách hàng phản ánh dịch vụ hosting không ổn định.” (Không rõ khách hàng nào, phản ánh thế nào?)
❌ “Chúng ta đang có doanh số tăng trưởng cao hơn năm ngoái.” (Không có số liệu so sánh.) |
| Ví dụ đúng | ✅ “Tuần qua, có 10 khách hàng phản ánh lỗi downtime hosting trung bình 15 phút. Đã kiểm tra và tối ưu lại hệ thống để giảm thiểu sự cố.”
✅ “Doanh số tháng 3 đạt 12 tỷ đồng, tăng 20% so với cùng kỳ năm trước.” |
Consideration (Phù hợp)
Báo cáo cần được viết theo hướng phù hợp với đối tượng đọc, đảm bảo nội dung và cách trình bày dễ tiếp cận. Điều này giúp người đọc dễ dàng tiếp thu thông tin và có đánh giá chính xác hơn về công việc.
*Lưu ý:
- Nếu báo cáo cho cấp trên, cần sử dụng ngôn ngữ trang trọng, trọng tâm vào kết quả và giải pháp.
- Nếu báo cáo cho đồng nghiệp hoặc phòng ban khác, cần viết sao cho dễ hiểu, tránh thuật ngữ quá chuyên ngành.
- Sử dụng câu khẳng định, tránh từ ngữ lưỡng lự như “có thể”, “dự định”, “đang cân nhắc”.
| Ví dụ sai | ❌ “Tối ưu chiến lược SEO theo E-A-T để tăng DR và UR của website.” (Thuật ngữ chuyên ngành, không phải ai cũng hiểu.)
❌ “Mức độ chuyển đổi khách hàng qua phễu funnel ở giai đoạn TOFU đạt khoảng 10%.” (Không rõ người nhận báo cáo có hiểu TOFU là gì không?) |
| Ví dụ đúng | ✅ “Chúng tôi đã tối ưu SEO theo tiêu chuẩn Google để tăng độ uy tín website, giúp tăng xếp hạng tìm kiếm.”
✅ “Tỷ lệ khách hàng tiềm năng quan tâm đến sản phẩm đạt 10%.” |
Concreteness (Cụ thể)
Thông tin trong báo cáo phải cụ thể, có dẫn chứng hoặc số liệu minh họa rõ ràng thay vì nói chung chung. Một báo cáo cụ thể giúp tăng tính thuyết phục và làm rõ tình hình thực tế của công việc.
*Lưu ý:
- Tránh dùng các từ như “nhiều”, “ít”, “tốt”, “xấu” mà không có số liệu minh chứng.
- Nêu rõ bối cảnh và lý do đưa ra đề xuất.
- Nếu đề xuất giải pháp, cần ghi rõ phương án thực hiện, đưa ra giải pháp khả thi, có tính thực tế.
| Ví dụ sai | ❌ “Dịch vụ email marketing tháng này có hiệu suất cao.” (Không rõ hiệu suất cao là bao nhiêu.)
❌ “Chúng tôi đã hỗ trợ nhiều khách hàng trong tuần qua.” (Không có số liệu cụ thể.) |
| Ví dụ đúng | ✅ “Chiến dịch email marketing đạt 30% tỷ lệ mở, cao hơn 5% so với tháng trước.”
✅ “Trong tuần qua, bộ phận hỗ trợ khách hàng đã xử lý 150 yêu cầu, tỷ lệ phản hồi trong 5 phút đạt 92%.” |
Courtesy (Lịch sự, chuyên nghiệp)
Cách viết báo cáo cần thể hiện sự tôn trọng, chuyên nghiệp và khách quan, tránh dùng từ ngữ cảm tính hoặc mang tính công kích. Điều này giúp tạo môi trường làm việc tích cực và dễ dàng hợp tác giữa các bên liên quan.
*Lưu ý:
- Khi đề cập đến vấn đề, tập trung vào giải pháp chứ không phải đổ lỗi.
- Tránh đưa ý kiến mang tính cảm xúc, chủ quan.
- Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp trước khi gửi báo cáo.
- Dùng ngôn ngữ chuyên nghiệp, không công kích cá nhân
| Ví dụ sai | ❌ “Bộ phận IT làm việc kém, gây ảnh hưởng đến dự án.” (Mang tính đổ lỗi, không mang tính xây dựng.)
❌ “Khách hàng quá khó tính, yêu cầu sửa đổi liên tục.” (Không chuyên nghiệp khi nói về khách hàng.) |
| Ví dụ đúng | ✅ “Dự án bị chậm tiến độ do hệ thống gặp sự cố. Đề xuất họp với IT để tìm giải pháp cải thiện.”
✅ “Khách hàng yêu cầu nhiều điều chỉnh, cần trao đổi để thống nhất phương án tối ưu nhất.” |
Như vậy, một báo cáo đầy đủ, chính xác, ngắn gọn và phù hợp với đối tượng đọc sẽ giúp cấp trên dễ dàng nắm bắt thông tin, đưa ra quyết định kịp thời và cải thiện hiệu suất làm việc. Khi tuân thủ các nguyên tắc này, bạn không chỉ nâng cao chất lượng báo cáo mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong công việc.
Mẹo giúp làm cáo báo công việc chuyên nghiệp hơn
Để tạo ra một mẫu báo cáo công việc hàng tuần rõ ràng, thuyết phục và chuyên nghiệp, bạn có thể áp dụng các mẹo sau:
- Xác định mục tiêu báo cáo: Hiểu rõ mục đích, đối tượng đọc và thông tin cần truyền đạt để tập trung vào nội dung quan trọng.
- Trình bày logic, khoa học: Sắp xếp nội dung theo thứ tự hợp lý với các tiêu đề rõ ràng để người đọc dễ dàng theo dõi.
- Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu: Tránh thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp; ưu tiên cách diễn đạt ngắn gọn, súc tích.
- Đưa ra số liệu, ví dụ cụ thể: Sử dụng số liệu, biểu đồ hoặc ví dụ minh họa để tăng tính thuyết phục và làm rõ thông tin.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Đọc lại và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi để tránh những lỗi cơ bản ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp.
- Sử dụng mẫu báo cáo chuẩn: Tham khảo các mẫu báo cáo có sẵn để định dạng và cấu trúc báo cáo một cách chuyên nghiệp.
- Chú ý đến độ dài báo cáo: Đảm bảo báo cáo đủ thông tin nhưng không quá dài dòng; tập trung vào những điểm quan trọng nhất.
- Thêm phần đề xuất, giải pháp: Không chỉ nêu vấn đề mà còn đề xuất hướng giải quyết nhằm tăng giá trị thực tiễn cho báo cáo.
- Dùng công cụ hỗ trợ: Sử dụng các phần mềm như Microsoft Word, Excel hoặc Google Docs để định dạng và trình bày báo cáo chuyên nghiệp hơn.
- Phản hồi và cải thiện liên tục: Lắng nghe ý kiến từ cấp trên và đồng nghiệp để cải thiện chất lượng báo cáo trong các lần sau.
Tổng hợp các mẫu báo cáo công việc chuẩn và chuyên nghiệp
Nếu bạn đang tìm kiếm mẫu báo cáo công việc hàng ngày, hàng tuần…thì có thể tham khảo ngay một số những ví dụ báo cáo đúng chuẩn 7Cs (Completeness – Clarity – Conciseness – Correctness – Consideration – Concreteness – Courtesy) cho từng phòng ban trong công ty dưới đây.
Mẫu báo cáo công việc – Phòng Marketing
- Bối cảnh: Báo cáo hiệu suất chiến dịch quảng cáo Google Ads trong tháng.
- Báo cáo đúng chuẩn 7Cs:
“Thưa anh, trong tháng 4, chiến dịch Google Ads chạy cho dịch vụ hosting của HVN đã đạt 120.000 lượt hiển thị, 6.000 lượt click, tỷ lệ chuyển đổi đạt 4,5% (tăng 1% so với tháng trước). Tổng ngân sách chi tiêu là 80 triệu đồng, CPC trung bình 13.000 đồng, thấp hơn 10% so với kỳ trước nhờ tối ưu từ khóa. Tuy nhiên, lượng chuyển đổi từ khách hàng mới chỉ đạt 60% mục tiêu do nhóm từ khóa ‘hosting giá rẻ’ có tỷ lệ bounce rate cao (65%). Đề xuất thử nghiệm chiến dịch Remarketing kết hợp tối ưu trang đích để cải thiện hiệu suất trong tháng 5.“
- Phân tích theo 7Cs:
✅ Completeness (Đầy đủ): Đưa đủ số liệu về lượt hiển thị, click, tỷ lệ chuyển đổi, ngân sách.
✅ Clarity (Rõ ràng): Nêu rõ kết quả đạt được và khó khăn gặp phải.
✅ Conciseness (Ngắn gọn): Trình bày cô đọng, tập trung vào số liệu chính.
✅ Correctness (Chính xác): Dữ liệu có căn cứ, so sánh với kỳ trước.
✅ Consideration (Phù hợp): Giải thích nguyên nhân và đề xuất cụ thể.
✅ Concreteness (Cụ thể): Cung cấp số liệu chi tiết, không nói chung chung.
✅ Courtesy (Lịch sự, chuyên nghiệp): Đề xuất cải thiện thay vì đổ lỗi cho kết quả chưa đạt.
Mẫu báo cáo công việc – Phòng Sales
- Bối cảnh: Báo cáo kết quả doanh số bán phần mềm Microsoft 365 trong quý 1.
- Báo cáo đúng chuẩn 7Cs:
“Dạ thưa anh, trong quý 1/2025, bộ phận Sales đã bán được 250 gói Microsoft 365, đạt 90% chỉ tiêu đề ra. Doanh thu đạt 10 tỷ đồng, trong đó 90% là khách hàng doanh nghiệp và 10% là khách hàng cá nhân. Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ tư vấn sang chốt đơn đạt 25%, thấp hơn 5% so với quý trước do nhu cầu giảm vào đầu năm. Đề xuất bổ sung chiến dịch ưu đãi ‘Mua 1 năm tặng 1 tháng’ để tăng tỷ lệ chốt đơn trong quý 2.“
- Phân tích theo 7Cs:
✅ Đầy đủ: Có doanh số, tỷ lệ chuyển đổi, phân khúc khách hàng.
✅ Rõ ràng: Giải thích lý do tỷ lệ chuyển đổi giảm.
✅ Ngắn gọn: Không lan man, đi thẳng vào vấn đề.
✅ Chính xác: Đưa số liệu cụ thể, so sánh quý trước.
✅ Phù hợp: Đề xuất giải pháp hợp lý.
✅ Cụ thể: Nêu rõ đối tượng khách hàng và chiến lược cải thiện.
✅ Lịch sự: Không đổ lỗi cho thị trường mà đề xuất giải pháp.
Mẫu báo cáo công việc – Phòng IT
- Bối cảnh: Báo cáo sự cố hệ thống CRM bị lỗi khi đồng bộ dữ liệu khách hàng.
- Báo cáo đúng chuẩn 7Cs:
“Thưa anh, vào lúc 10h sáng ngày 15/4, hệ thống CRM gặp lỗi khi đồng bộ dữ liệu từ website, khiến 500 khách hàng mới không được lưu vào hệ thống. Nguyên nhân là do bản cập nhật API từ đối tác gây xung đột với hệ thống hiện tại. Đội IT đã rollback bản cập nhật lúc 11h và dữ liệu đã đồng bộ lại bình thường vào 12h trưa. Để tránh lỗi tái diễn, đề xuất kiểm tra kỹ hơn trước khi áp dụng bản cập nhật tiếp theo, đồng thời thiết lập cảnh báo tự động nếu có lỗi phát sinh.“
- Phân tích theo 7Cs:
✅ Đầy đủ: Đưa đủ thông tin về thời gian, nguyên nhân, cách xử lý.
✅ Rõ ràng: Giải thích nguyên nhân gây lỗi.
✅ Ngắn gọn: Không dài dòng, tập trung vào lỗi và giải pháp.
✅ Chính xác: Cung cấp số liệu về lượng dữ liệu bị ảnh hưởng.
✅ Phù hợp: Giải thích kỹ thuật nhưng vẫn dễ hiểu.
✅ Cụ thể: Đề xuất kiểm tra cập nhật và thiết lập cảnh báo.
✅ Lịch sự: Trình bày trung lập, không đổ lỗi cho đối tác.
Mẫu báo cáo công việc – Phòng R&D
- Bối cảnh: Báo cáo tiến độ phát triển phần mềm quản lý khách hàng CRM SaaS.
- Báo cáo đúng chuẩn 7Cs:
“Dạ thưa anh, phần mềm CRM SaaS đã hoàn thành 80% tính năng cốt lõi, bao gồm quản lý khách hàng, lưu trữ lịch sử giao dịch, gửi email tự động. Hiện nhóm đang triển khai tính năng tích hợp với Google Calendar, dự kiến hoàn thành vào 30/4. Tuy nhiên, API Google có thay đổi khiến việc đồng bộ gặp trục trặc. Đề xuất họp với đội IT để điều chỉnh thuật toán đồng bộ. Dự kiến phần mềm sẽ sẵn sàng thử nghiệm beta vào tháng 5.“
- Phân tích theo 7Cs:
✅ Đầy đủ: Báo cáo tiến độ, tính năng hoàn thành, khó khăn gặp phải.
✅ Rõ ràng: Diễn đạt dễ hiểu, không dùng thuật ngữ khó.
✅ Ngắn gọn: Trình bày cô đọng, không lan man.
✅ Chính xác: Nêu rõ tiến độ 80%, deadline cụ thể.
✅ Phù hợp: Đề xuất giải pháp cụ thể, không chỉ nêu khó khăn.
✅ Cụ thể: Nói rõ vấn đề API Google và kế hoạch giải quyết.
✅ Lịch sự: Nhấn mạnh vào giải pháp thay vì vấn đề.
Mẫu báo cáo công việc – Phòng Kế toán
- Bối cảnh: Báo cáo tài chính hàng tháng.
- Báo cáo đúng chuẩn 7Cs:
“Dạ thưa anh, tổng doanh thu tháng 3 đạt 10 tỷ đồng, tăng 8% so với tháng 2. Chi phí vận hành là 1 tỷ đồng, chiếm 10% doanh thu. Lợi nhuận ròng đạt 1 tỷ, biên lợi nhuận 10%, giảm 2% so với tháng trước do chi phí quảng cáo tăng. Đề xuất rà soát lại ngân sách marketing để tối ưu hiệu suất trong tháng 4.”
- Phân tích theo 7Cs:
✅ Đầy đủ: Có số liệu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
✅ Rõ ràng: Nêu lý do biên lợi nhuận giảm.
✅ Ngắn gọn: Cô đọng, không lan man.
✅ Chính xác: Có số liệu so sánh tháng trước.
✅ Phù hợp: Đề xuất kiểm soát chi phí quảng cáo.
✅ Cụ thể: Đưa số liệu cụ thể, không chung chung.
✅ Lịch sự: Đưa giải pháp thay vì chỉ nêu vấn đề.
Mẫu báo cáo công việc – Phòng Nhân sự (HR)
- Bối cảnh: Báo cáo kết quả tuyển dụng nhân sự trong quý 1/2024.
- Báo cáo đúng chuẩn 7Cs:
“Dạ thưa anh, trong quý 1/2024, phòng Nhân sự đã tuyển được 15 nhân viên mới, đạt 75% chỉ tiêu đề ra. Trong đó, 10 nhân sự thuộc bộ phận Kinh doanh, 3 nhân sự cho IT và 2 nhân sự Marketing. Tuy nhiên, tỷ lệ ứng viên từ kênh Facebook giảm 30% do thay đổi thuật toán quảng cáo. Đề xuất tăng ngân sách tuyển dụng trên LinkedIn và triển khai chương trình ‘Giới thiệu ứng viên nội bộ’ để thu hút nhân tài. Dự kiến hoàn thành 100% kế hoạch trong quý 2.“
- Phân tích theo 7Cs:
✅ Completeness (Đầy đủ): Có số liệu tuyển dụng, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch.
✅ Clarity (Rõ ràng): Phân tích nguyên nhân giảm nguồn ứng viên.
✅ Conciseness (Ngắn gọn): Không lan man, đi thẳng vào kết quả và đề xuất.
✅ Correctness (Chính xác): Đưa số liệu cụ thể về số lượng tuyển dụng và kênh tuyển dụng.
✅ Consideration (Phù hợp): Đề xuất phương án thay thế kênh tuyển dụng kém hiệu quả.
✅ Concreteness (Cụ thể): Đề xuất sử dụng LinkedIn và chương trình giới thiệu nội bộ thay thế.
✅ Courtesy (Lịch sự, chuyên nghiệp): Không đổ lỗi, tập trung vào giải pháp.
Mẫu báo cáo công việc – Phòng Chăm sóc khách hàng
- Bối cảnh: Báo cáo kết quả khảo sát khách hàng sử dụng dịch vụ Hosting & Cloud.
- Báo cáo đúng chuẩn 7Cs:
“Dạ thưa anh, trong tháng 3, phòng CSKH đã thực hiện khảo sát mức độ hài lòng của 500 khách hàng sử dụng dịch vụ Hosting & Server. Kết quả: 85% khách hàng đánh giá hài lòng, 10% đánh giá trung bình và 5% chưa hài lòng. Nguyên nhân chủ yếu là tốc độ phản hồi hỗ trợ chậm (trung bình 12 phút, cao hơn 5 phút so với mục tiêu). Đề xuất triển khai hệ thống chatbot AI để tự động xử lý các câu hỏi cơ bản, giúp giảm tải cho nhân viên. Dự kiến áp dụng từ tháng 5 và đánh giá lại hiệu suất sau 3 tháng.“
- Phân tích theo 7Cs:
✅ Completeness (Đầy đủ): Có số lượng khách hàng khảo sát, kết quả chi tiết.
✅ Clarity (Rõ ràng): Xác định nguyên nhân chính của vấn đề.
✅ Conciseness (Ngắn gọn): Báo cáo tập trung vào số liệu và giải pháp.
✅ Correctness (Chính xác): Đưa số liệu khảo sát cụ thể, có phân tích rõ ràng.
✅ Consideration (Phù hợp): Đề xuất sử dụng chatbot AI thay vì chỉ nêu vấn đề.
✅ Concreteness (Cụ thể): Đề xuất mốc thời gian triển khai và cách đo lường hiệu quả.
✅ Courtesy (Lịch sự, chuyên nghiệp): Không chỉ trích cá nhân/bộ phận, tập trung vào cải thiện dịch vụ.
Lời kết
Báo cáo công việc không chỉ là một tài liệu quản lý mà còn là công cụ quan trọng giúp cá nhân và doanh nghiệp theo dõi tiến độ, đánh giá hiệu suất và đưa ra quyết định chính xác. Việc hiểu rõ khái niệm, phân loại, cấu trúc và nguyên tắc viết báo cáo sẽ giúp bạn nâng cao tính chuyên nghiệp, đảm bảo thông tin được trình bày rõ ràng, mạch lạc. Nếu trong quá trình tìm hiểu, bạn cần chúng tôi hỗ trợ giải đáp bất cứ câu hỏi nào liên quan đến chủ đề này vui lòng liên hệ đến HVN Group:
- Fanpage: HVN Group
- Hotline: 024.9999.7777
