CC trong Gmail là gì? Cách sử dụng hiệu quả CC cho doanh nghiệp

Gmail là một công cụ tuyệt vời để gửi thư đến nhiều người nhận trong doanh nghiệp. Khai thác hợp lý các tính năng như CC và BCC của ứng dụng email có thể giúp người dùng đẩy hiệu quả công việc lên gấp nhiều lần. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn CC trong Gmail là gì, cũng như điểm qua một số trường hợp nên sử dụng tính năng này cho việc gửi email.

CC trong Gmail là gì?

CC là viết tắt của digital carbon copy. Cụm từ này bắt nguồn từ hình thức sử dụng giấy than bên dưới tài liệu gốc để tạo bản sao chính xác khi internet vẫn còn chưa phát triển. Khi công nghệ phát triển, mọi người sử dụng email làm phương tiện để giao tiếp và trao đổi thư từ, thuật ngữ CC đã được đưa vào như một tiện ích hỗ trợ quá trình gửi thư.

Trong Gmail, CC cho phép người dùng thêm nhiều người nhận vào email gốc mà không cần phải tạo email mới cho mọi người. Điều này đặc biệt hữu ích trong thế giới kinh doanh khi cần gửi một thông tin đến nhiều phòng ban hoặc nhân viên khác nhau.

Ví dụ, nếu cần nộp đơn xin nghỉ phép qua Gmail cho quản lý của mình, bạn có thể thêm các thành viên còn lại trong nhóm vào trường CC ngay bên dưới trường To để họ được thông báo về điều tương tự.

Khi nào sử dụng CC trong Gmail

Bên cạnh tìm hiểu CC trong Gmail là gì, người dùng nên nắm rõ các trường hợp cụ thể cần sử dụng tính năng này trong việc gửi thư. Nếu được sử dụng hợp lý và đúng ngữ cảnh, bạn hoàn toàn có thể đẩy hiệu quả công việc của mình lên mức tốt nhất.

Dưới đây là một số trường hợp cụ thể, không phải là tất cả, để bạn có thể thực hành áp dụng tính năng CC.

Tổ chức thảo luận sau cuộc họp

Sau cuộc họp, người chủ trì có thể muốn tiếp tục thảo luận hoặc xem lại chi tiết thông qua chuỗi email. Đây là thời điểm tuyệt vời để hiểu CC trong Gmail là gì và sử dụng tùy chọn này trong việc tạo chuỗi email duy nhất với nhiều người nhận và tránh phải tạo hàng tá email có nội dung tương tự.

Những người được tham gia vào chuỗi email CC này có thể cập nhật và theo dõi các cuộc thảo luận ngay cả khi không có các mục hành động trực tiếp sau cuộc họp.

Thông báo thay đổi hoặc cập nhật chính sách nội bộ công ty

Các công ty đang phát triển thường có sự thay đổi mới về chính sách công ty hoặc quy định làm việc, đặc biệt trong Kỷ nguyên chuyển đổi số như hiện nay, tính năng CC trong Gmail là một cách phù hợp để thông báo đến tất cả các thành viên mà không tốn quá nhiều thời gian.

Quản lý nhân sự có thể CC cho mọi người trong công ty và cập nhật đồng thời để đảm bảo mọi nhân viên đều nhận được thông tin giống nhau. Việc hiểu CC trong Gmail là gì cũng giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng sao chép danh sách email lớn mà không cần gửi đi nhiều email.

Gửi tệp

Khi đã hiểu rõ CC trong Gmail là gì, bạn có thể sử dụng tính năng này để gửi nhiều tệp cho nhiều người khác nhau hoặc cùng một tệp cho nhiều người nhận. Với Google, các tệp lớn thường được gửi qua Google Drive, vì vậy, trước tiên, bạn nên tạo một tệp có thể chia sẻ và gửi chúng qua email. Thao tác này đảm bảo mọi người đều có thể truy cập vào thông tin thành công.

Giới thiệu khách hàng hoặc nhân viên mới

Đôi khi, việc giới thiệu khách hàng hoặc nhân viên mới trong doanh nghiệp sẽ được đơn giản hóa với CC. Qua đó, mọi người đều có thể trả lời trong cùng một chuỗi thư để nhân viên mới không bị choáng ngợp trước nhiều chuỗi email. Đồng thời, việc gửi thư qua CC cũng giúp chia sẻ địa chỉ email và địa chỉ liên hệ với nhân viên mới.

Gửi bản tin công ty

Như bạn đã biết, bản tin công ty hay newsletter là một cách tuyệt vời để cập nhật tin tức của công ty cho nhân viên. Đây cũng là một trường hợp lý tưởng để doanh nghiệp sử dụng chức năng CC sau khi đã hiểu rõ CC trong Gmail là gì.

Người dùng có thể gửi cùng một bản tin cho mọi người trong doanh nghiệp nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời và nhất quán. Nhiều người xem việc gửi mail qua CC là một hình thức không quá trang trọng và cảm thấy không bị áp lực khi trả lời chuỗi email này.

Thiết lập các cuộc họp

Một trong những ngữ cảnh tuyệt vời để bạn áp dụng kiến thức từ việc tìm hiểu CC trong Gmail là gì để hỗ trợ công việc hàng ngày là thiết lập cuộc họp với sự tích hợp với Google Calendar. Điều này cho phép bạn thông báo cho tất cả những người tham gia cuộc họp bằng một chuỗi email duy nhất và dễ dàng thu thập phản hồi thông qua tính năng RSVP của Google Calendar. 

Sự khác biệt giữa BCC và CC trong Gmail là gì?

Khi bắt đầu soạn thảo một email mới, có 3 trường mà người dùng có thể thêm người nhận:

• Trường To (dành cho người nhận chính)
• Trường CC
• Trường BCC

Những người được thêm vào bất kỳ trường nào trong số 3 trường này sẽ nhận được email trong hộp thư đến của mình, vì vậy, nhìn bề ngoài, kết quả cuối cùng là như nhau bất kể bạn lựa chọn tùy chọn nào. Tuy nhiên, nếu tìm hiểu sâu hơn To, BCC và CC trong Gmail là gì, bạn sẽ thấy mỗi trường sẽ có một chút khác biệt.

Như đã đề cập trong phần “CC trong Gmail là gì?”, CC là digital carbon copy, trong khi đó BCC là blind carbon copy. Về bản chất, trường BCC là phiên bản nâng cao của CC và đáp ứng mục đích cụ thể của nó. Tính năng này cho phép bạn gửi bản sao email của mình đến nhiều địa chỉ liên hệ mà không tiết lộ địa chỉ email tương ứng cho người nhận.

Chức năng này của BCC được thiết kế để đảm bảo người dùng không chia sẻ địa chỉ email cá nhân của các thành viên khác khi gửi email tới nhiều nhiều địa chỉ liên hệ. Như vậy, trong khi CC cho phép tất cả mọi người đều nhìn thấy các địa chỉ email khác thì BCC cho phép mỗi người gửi có thể nhìn thấy danh sách email được gửi trong chuỗi thư.

Do đó, người dùng bên cạnh việc hiểu BCC và CC trong Gmail là gì, thì việc xác định chính xác trường hợp nào cần sử dụng trường nào cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng để thúc đẩy tính hiệu quả trong công việc.

Nên và không nên với CC trong Gmail

Cho dù đã hiểu CC trong Gmail là gì cũng như có thể phân biệt rõ ràng với BCC, rắc rối vẫn có thể xảy ra nếu người dùng không xác định được khi nào nên dùng CC và khi nào thì không. 

Bạn có thể tham khảo 05 điều nên làm và không nên làm với CC được nêu dưới đây để có thể biến tính năng này thành công cụ mạnh mẽ cho công việc hàng ngày.

Bạn có thể bấm vào ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY để được các chuyên gia của HVN Group – Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud – tư vấn chuyên sâu và chi tiết hơn về những việc nên làm và không nên làm với CC trong Gmail là gì.

ĐĂNG KÝ TẠI ĐÂY

Phần kết

Như vậy, bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn CC trong Gmail là gì, đồng thời cung cấp một số thông tin cần thiết để việc sử dụng tính năng này đạt hiệu quả tốt nhất. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc có nhu cầu tư vấn cụ thể cách sử dụng CC trong Gmail dành cho doanh nghiệp thuộc gói Google Workspace, vui lòng kết nối với HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline: 024.9999.7777 để được hỗ trợ giải đáp và tư vấn bởi đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc về các dịch vụ của Google.