Exchange Online Plan 1 vs Exchange Online Plan 2: Giải pháp nào tối ưu?

Exchange Online Plan 1 vs Exchange Online Plan 2 là hai giải pháp email dựa trên nền tảng đám mây của Microsoft, được thiết kế để phục vụ nhu cầu khác nhau của doanh nghiệp. Tuy cùng thuộc hệ sinh thái Microsoft 365, nhưng mỗi gói lại sở hữu những tính năng và giới hạn khác biệt. Việc hiểu rõ sự khác nhau giữa hai gói sẽ giúp bạn lựa chọn dịch vụ phù hợp nhất với quy mô và yêu cầu bảo mật của tổ chức.

Tổng quan dịch vụ Exchange Online của Microsoft

Exchange Online là dịch vụ email doanh nghiệp dựa trên nền tảng điện toán đám mây do Microsoft cung cấp, giúp tổ chức quản lý hệ thống email chuyên nghiệp, an toàn và linh hoạt hơn. Dịch vụ này là một phần của hệ sinh thái Microsoft 365, cho phép người dùng truy cập email mọi lúc, mọi nơi thông qua Outlook trên desktop, trình duyệt web hoặc thiết bị di động.

Với Exchange Online, doanh nghiệp không còn phải đầu tư vào hạ tầng máy chủ riêng, tiết kiệm chi phí bảo trì mà vẫn đảm bảo hiệu suất cao, khả năng bảo mật mạnh mẽ, và các tính năng quản trị hiện đại. Microsoft cung cấp hai gói chính: Exchange Online Plan 1 và Exchange Online Plan 2, đáp ứng nhu cầu từ doanh nghiệp nhỏ đến tổ chức lớn.

Exchange Online Plan 1

Exchange Online Plan 1 là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc vừa khi cần một hệ thống email chuyên nghiệp với mức chi phí hợp lý. Dưới đây là các tính năng nổi bật của gói giải pháp Plan 1:

• Dung lượng hộp thư 50GB/người dùng: Mỗi người dùng có thể gửi và nhận email với dung lượng lớn, đủ cho nhu cầu thông thường.
• Hỗ trợ Outlook: Kết nối và đồng bộ dễ dàng với Outlook trên Windows, macOS, web và thiết bị di động.
• Webmail với Outlook trên trình duyệt: Truy cập email qua trình duyệt mà không cần cài đặt phần mềm.
• Tính năng bảo mật tiêu chuẩn: Tích hợp Exchange Online Protection (EOP) giúp lọc spam và mã độc. Đồng thời, chống giả mạo và chống tấn công phishing.
• Khả năng lưu trữ bổ sung: Hộp thư lưu trữ (Archive Mailbox) có thể được bật nhưng bị giới hạn dung lượng.
• Hỗ trợ chia sẻ lịch, danh bạ, phòng họp: Tăng tính cộng tác và làm việc nhóm hiệu quả trong tổ chức.

Exchange Online Plan 2

Exchange Online Plan 2 là giải pháp cao cấp hơn, hướng đến các doanh nghiệp lớn, tổ chức tài chính, hoặc những đơn vị yêu cầu cao về tuân thủ, bảo mật và lưu trữ dài hạn. Gói này bao gồm toàn bộ tính năng của Plan 1 và mở rộng thêm nhiều chức năng mạnh mẽ:

• Dung lượng hộp thư lên đến 100GB/người dùng: Mỗi người dùng có thể nhận/gửi email với dung lượng hộp thư đến lớn hơn, đáp ứng tối ưu nhu cầu của doanh nghiệp lớn.
• Hộp thư lưu trữ (Archive Mailbox) không giới hạn: Hỗ trợ tính năng mở rộng tự động khi dung lượng đầy, rất hữu ích với các tổ chức cần lưu trữ lâu dài.
• Tính năng eDiscovery và giám sát email: Phục vụ kiểm tra, pháp lý và yêu cầu lưu trữ nội dung theo quy định.
• Data Loss Prevention (DLP): Phát hiện và ngăn chặn việc rò rỉ dữ liệu nhạy cảm qua email, từ đó bảo mật an toàn cho thông tin doanh nghiệp.
• Litigation Hold & In-Place Hold: Giữ lại email phục vụ điều tra nội bộ hoặc pháp lý, đảm bảo dữ liệu không bị xóa.
• Tăng cường khả năng quản trị: Quản lý chính sách lưu trữ, tuân thủ và bảo mật chi tiết thông qua quyền của quản trị viên.

So sánh chi tiết Exchange Online Plan 1 vs Exchange Online Plan 2

Microsoft Exchange Online là giải pháp email doanh nghiệp được tin tưởng và ứng dụng rộng rãi hiện nay. Với hai gói dịch vụ chính là Exchange Online Plan 1 vs Exchange Online Plan 2, doanh nghiệp có thể lựa chọn theo nhu cầu cụ thể về dung lượng, bảo mật và khả năng tuân thủ. Tuy nhiên, để đưa ra quyết định chính xác, bạn cần hiểu rõ sự khác biệt giữa hai gói này.

Dung lượng hộp thư

Dung lượng hộp thư là yếu tố đầu tiên phải cân nhắc. Nếu dung lượng quá nhỏ, người dùng sẽ phải thường xuyên xóa hoặc lưu trữ thủ công, gây mất thời gian và nguy cơ mất dữ liệu.

1. Exchange Online Plan 1:

Người dùng được cấp 50GB dung lượng cho hộp thư chính. Phù hợp với người dùng phổ thông, khối văn phòng, không lưu trữ quá nhiều email hay tệp đính kèm lớn.

2. Exchange Online Plan 2:

Dung lượng hộp thư chính lên đến 100GB, gấp đôi so với Plan 1. Phù hợp với các vị trí quản lý, bộ phận giao dịch nhiều, thường xuyên làm việc với tệp đính kèm lớn hoặc cần giữ nhiều thư quan trọng.

Khả năng lưu trữ mở rộng

Email trong doanh nghiệp không chỉ để giao tiếp, mà còn là tài liệu lưu trữ và bằng chứng giao dịch. Khả năng lưu trữ mở rộng (archive) giúp nhân viên giữ lại thông tin cũ mà không ảnh hưởng đến hiệu suất hộp thư chính.

1. Exchange Online Plan 1:

Exchange Online Plan 1 hỗ trợ lưu trữ mở rộng với Archive – một hộp thư lưu trữ riêng, cho phép di chuyển email cũ từ hộp thư chính. Tuy nhiên, dung lượng archive có giới hạn (thường ~50 GB) và không tự động mở rộng.

2. Exchange Online Plan 2:

Exchange Online Plan 2 được hỗ trợ nâng cấp hơn với Auto-Expanding Archive, nghĩa là archive sẽ tự động mở rộng không giới hạn khi người dùng cần thêm dung lượng. Đây là lựa chọn lý tưởng cho người dùng có nhu cầu lưu trữ lâu dài hoặc khối lượng email lớn hàng năm.

Khả năng phục hồi hệ thống và khôi phục dữ liệu

Trong môi trường doanh nghiệp, việc mất dữ liệu do lỗi người dùng, tấn công mạng hoặc sự cố kỹ thuật là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, khả năng phục hồi dữ liệu là yếu tố sống còn trong việc đảm bảo hoạt động liên tục và tuân thủ.

1. Exchange Online Plan 1:

Exchange Online Plan 1 cung cấp khả năng khôi phục cơ bản qua các tính năng như deleted item recovery (khôi phục mục đã xoá) và retention policy (chính sách giữ thư). Tuy nhiên, không hỗ trợ các công cụ giữ dữ liệu theo quy định pháp lý.

2. Exchange Online Plan 2:

Exchange Online Plan 2 tích hợp các công cụ nâng cao như Litigation Hold và In-Place Hold, giúp giữ lại email ngay cả khi người dùng cố tình xóa. Điều này đặc biệt quan trọng với các ngành tài chính, pháp lý hoặc bất kỳ doanh nghiệp nào cần đảm bảo khả năng truy vết dữ liệu khi có kiểm toán hoặc tranh chấp.

Tính năng bảo mật và tuân thủ

Một hệ thống email bảo mật tốt không chỉ chống spam, mã độc, mà còn giúp ngăn chặn thất thoát dữ liệu và đáp ứng quy định bảo mật của ngành.

1. Exchange Online Plan 1:

Cung cấp các tính năng bảo mật cơ bản như chống spam, lọc malware và mã độc thông qua Exchange Online Protection (EOP). Không bao gồm tính năng ngăn ngừa rò rỉ dữ liệu (DLP).

2. Exchange Online Plan 2:

Tích hợp đầy đủ các tính năng của Plan 1, cộng thêm Data Loss Prevention (DLP) giúp phát hiện và ngăn chặn dữ liệu nhạy cảm bị gửi ra ngoài như số thẻ tín dụng, thông tin cá nhân. Đây là điểm khác biệt lớn, rất phù hợp với các tổ chức cần tuân thủ tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt như GDPR, HIPAA, ISO 27001…

Khả năng tích hợp và hỗ trợ Outlook

Email không chỉ là dịch vụ, mà còn là trải nghiệm. Việc tích hợp tốt với Outlook và các thiết bị giúp tăng năng suất làm việc của nhân viên.

1. Exchange Online Plan 1:

Hỗ trợ đầy đủ cho Outlook Desktop, Outlook Web App (OWA), và các ứng dụng di động. Tính năng cơ bản như chia sẻ lịch, danh bạ, Focused Inbox, quản lý thư được hỗ trợ tốt.

2. Exchange Online Plan 2:

Bao gồm tất cả các tính năng của Plan 1, nhưng được tối ưu cho môi trường làm việc với khối lượng dữ liệu lớn hơn. Ngoài ra, Plan 2 còn hỗ trợ thư thoại trên đám mây, tích hợp tổng đài tự động và quản lý thư thoại – điều mà Plan 1 không có.

Chi phí dịch vụ

Chi phí là yếu tố quyết định, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cần triển khai diện rộng. Tuy nhiên, bạn cũng cần cân nhắc giữa chi phí trước mắt và giá trị lâu dài.

1. Exchange Online Plan 1:

Chi phí khoảng 1.190.000 đồng/người dùng/năm. Một mức phí lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ, khởi nghiệp, hoặc các nhóm không có yêu cầu cao về lưu trữ và tuân thủ.

2. Exchange Online Plan 2:

Chi phí khoảng 2.390.000 đồng/người dùng/năm. Tuy cao hơn, nhưng đổi lại là các tính năng mạnh về bảo mật, lưu trữ và khôi phục dữ liệu – rất đáng đầu tư cho nhóm quản lý, IT, bộ phận nhạy cảm hoặc doanh nghiệp lớn.

**Lưu ý: Mức giá trên được cập nhật công khai tại HVN Group – Đối tác uỷ quyền uy tín của Microsoft tại Việt Nam. Với hơn 12 năm kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực chuyển đổi số, đơn vị cam kết cung cấp dịch vụ uy tín, giá cạnh tranh và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.

Đăng ký Exchange Online Plan 1 hoặc Exchange Online Plan 2 chính hãng tại HVN Group để được tư vấn, hỗ trợ triển khai và xuất hóa đơn nhanh chóng ngay hôm nay.

Đăng Ký Ngay Với HVN Group

Exchange Online Plan 1 vs Exchange Online Plan 2: Nên chọn dịch vụ nào?

Khi lựa chọn giữa Exchange Online Plan 1 vs Exchange Online Plan 2, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng nhu cầu thực tế về dung lượng lưu trữ, tính năng bảo mật, cũng như khả năng tuân thủ các yêu cầu pháp lý hoặc ngành nghề. Mỗi gói đều có ưu điểm riêng, phù hợp với các tình huống sử dụng khác nhau. Cụ thể:

Khi nào nên dùng Exchange Online Plan 1?

Nếu doanh nghiệp của bạn chỉ cần một giải pháp email ổn định, bảo mật cơ bản và dung lượng lưu trữ vừa phải, Exchange Online Plan 1 là lựa chọn hợp lý. Gói này sẽ phù hợp với các trường hợp như:

• Số lượng email không quá lớn: Người dùng không thường xuyên gửi/nhận email dung lượng cao, và 50GB hộp thư là đủ dùng.
• Không bắt buộc lưu giữ email: Email không cần lưu trữ lâu dài để phục vụ điều tra, kiểm tra hoặc yêu cầu pháp lý.
• Ngân sách hạn chế: Bạn cần triển khai cho nhiều người dùng nhưng muốn tối ưu chi phí, nhất là với các vị trí hành chính, hỗ trợ, không giao tiếp nhiều qua email.
• Không cần các tính năng nâng cao như DLP, eDiscovery: Lựa chọn phù hợp cho các tổ chức dùng email cho trao đổi công việc hàng ngày, không yêu cầu giám sát dữ liệu hoặc giữ lại nội dung phục vụ kiểm tra sau này.

Khi nào nên dùng Exchange Online Plan 2?

Ngược lại, nếu doanh nghiệp bạn hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu cao về bảo mật và quản lý dữ liệu, Exchange Online Plan 2 sẽ phù hợp hơn. Đặc biệt khi áp dụng trong các trường hợp sau:

• Dung lượng lưu trữ lớn hoặc không giới hạn: Hộp thư chính 100GB và kho lưu trữ mở rộng tự động đáp ứng tốt nhu cầu lâu dài.
• Yêu cầu tuân thủ và pháp lý: Doanh nghiệp cần lưu trữ email để phục vụ mục đích kiểm toán, điều tra, và tuân thủ các quy định pháp lý sau này.
• Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm: Tính năng DLP giúp ngăn rò rỉ thông tin như số tài khoản, thông tin cá nhân,…
• Tích hợp thư thoại hoặc các tính năng cao cấp hơn trong hệ thống liên lạc: Phù hợp với tổ chức có nhu cầu sử dụng hệ thống liên lạc đa kênh, giúp giảm tải cuộc gọi và tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp.

Tóm lại, nếu bạn cần một giải pháp email ổn định, chi phí thấp, đủ dùng cho các vị trí không yêu cầu cao, Exchange Online Plan 1 là một lựa chọn tối ưu. Ngược lại, Exchange Online Plan 2 là một công cụ hữu ích, giúp bạn đảm bảo an toàn cho dữ liệu, tuân thủ pháp lý và đáp ứng tốt cho các nhu cầu sử dụng email chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

1. Exchange Online Plan 1 có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Có. Exchange Online Plan 1 là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ nhờ chi phí thấp, dễ triển khai và cung cấp đầy đủ các tính năng email cơ bản như: 50GB dung lượng hộp thư, tích hợp Outlook, chia sẻ lịch, danh bạ, cũng như lọc spam, chống malware,…

2. Có thể nâng cấp từ Exchange Online Plan 1 lên Exchange Online Plan 2 không?

Có. Việc nâng cấp từ Exchange Online Plan 1 lên Exchange Online Plan 2 có thể dễ dàng thực hiện mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hiện có. Bạn chỉ cần liên hệ nhà cung cấp dịch vụ (ví dụ: HVN Group) để được hỗ trợ chuyển đổi và cập nhật giấy phép đúng cách.

3. Exchange Online Plan 2 có cần Microsoft 365 không?

Không bắt buộc. Exchange Online Plan 2 là một gói độc lập, bạn có thể mua riêng mà không cần đăng ký Microsoft 365. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp bạn cần thêm các ứng dụng như Word, Excel, Teams, OneDrive,… thì có thể chọn Microsoft 365 Business Premium hoặc E3 – trong đó đã bao gồm Exchange Online Plan 2.

Lời kết

Việc chọn giữa Exchange Online plan 1 vs Exchange Online plan 2 không chỉ phụ thuộc vào giá, mà còn dựa trên nhu cầu lưu trữ, bảo mật và khả năng mở rộng của doanh nghiệp. Nếu bạn cần giải pháp email chuyên nghiệp, ổn định với chi phí hợp lý, Exchange Online plan 1 là lựa chọn tốt.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn bảo vệ dữ liệu toàn diện, lưu trữ linh hoạt và đáp ứng các yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt, thì Exchange Online plan 2 xứng đáng để đầu tư. Liên hệ HVN Group ngay hôm nay để nhận được sự tư vấn và gợi ý gói giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777