12+ vai trò và 07+ tác vụ của tài khoản Office 365 Admin

Nếu bạn chưa biết thì Microsoft Office 365 Admin không chỉ là một công cụ, mà còn là chìa khóa vạn năng giúp quản trị viên kiểm soát, bảo mật và tối ưu hóa môi trường làm việc của doanh nghiệp. Đừng để các rắc rối quản lý này làm cản chân sự phát triển doanh nghiệp của bạn. Hãy để HVN Group hỗ trợ bạn khám phá các vai trò và tác vụ của trợ thủ đắc lực Office 365 Admin ngay hôm nay.

Tài khoản Microsoft Office 365 Admin là gì?

Office 365 Admin hay còn được biết đến với tên gọi quen thuộc là tài khoản quản trị viên Office 365. Đây chính là tài khoản được cấp nhiều quyền nhất và có thể quản lý toàn bộ những tài khoản Microsoft 365 khác trong doanh nghiệp. Hơn nữa, người dùng cũng có thể trực tiếp thiết lập chính sách riêng khi sử dụng và cấp quyền truy cập cho toàn bộ các thành viên trong cùng một tổ chức. 

Ngoài ra, khi sử dụng tài khoản Office 365 Admin người dùng cũng có thể chỉ định người thay thế để quản lý một hoặc nhiều tài khoản cấp dưới. Để nhận biết tài khoản Office 365 đang sử dụng có phải là quản trị viên hay không người dùng chỉ cần thao tác truy cập vào trang quản trị và nếu nhận được thông báo “Bạn không có quyền truy cập trang này hoặc thực hiện tác vụ này” điều đó đồng nghĩa với việc tài khoản không phải là Admin.

Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những nguyên tắc bảo mật quan trọng mà người dùng cần lưu ý khi sử dụng tài khoản Office 365 Admin.

03+ nguyên tắc bảo mật khi sử dụng Office 365 Admin

Nếu người dùng đang sở hữu và sử dụng tài khoản Office 365 Admin, bắt buộc phải nắm rõ được 03 nguyên tắc bảo mật quan trọng được chúng tôi gợi ý bên dưới. Bởi lẽ, đây là tài khoản cấp cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và phân quyền cho toàn bộ những tài khoản Office 365 khác:

• Nguyên tắc 1: Có từ 2 – 4 quản trị viên toàn cầu, vì Office 365 Admin chỉ có thể cấp mật khẩu cho tài khoản cấp thấp hơn, trong trường hợp bị khóa tài khoản hãy sử dụng tài khoản quản trị viên toàn cầu để cấp lại và hạn chế tối đa việc rò rỉ dữ liệu.
• Nguyên tắc 2: Chỉ định vai trò ở mức độ đơn giản nhất, quản trị viên Office 365 nên cấp quyền thấp nhất và đơn giản nhất cho các thành viên để quá trình thực hiện công việc diễn ra dễ dàng hơn đồng thời góp phần bảo mật thông tin an toàn.
• Nguyên tắc 3: Sử dụng xác thực đa yếu tố để tránh kẻ gian xâm nhập, đánh cắp dữ liệu.

Khi người dùng đã nắm rõ được những nguyên tắc mà chúng tôi gợi ý bên trên, việc sử dụng tài khoản Office 365 Admin sẽ trở nên an toàn và bảo mật hơn bao giờ hết. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những vai trò và tác vụ cơ bản mà tài khoản quản trị viên có thể làm thông qua nội dung bên dưới.

12+ vai trò chính của tài khoản Office 365 Admin

Tài khoản Office 365 Admin sở hữu rất nhiều vai trò quan trọng trong việc điều và quản lý các tài khoản trong doanh nghiệp, tổ chức. Chính vì vậy, người dùng có thể tham khảo thêm thông tin qua nội dung được chúng tôi chuẩn bị bên dưới đây:

• Billing Admin: Vai trò với mục đích chỉ định người mua hàng trong hoạt động quản lý đăng ký, yêu cầu nhận các thông tin liên quan đến dịch vụ và theo dõi toàn bộ quá trình hoạt động.
• Exchange Admin: Chuyển đổi Admin hoặc chuyển đổi tài khoản thông qua Microsoft 365 hay Exchange online. Khi đó, người dùng Office 365 Admin Exchange có thể sử dụng một số quyền như khôi phục thư, gửi email thay mặt hoặc email dưới dạng.
• Global Admin: Vai trò là quản trị viên toàn cầu để truy cập vào toàn bộ dữ liệu và tính năng trong Microsoft 365 nhằm đặt lại mật khẩu, bổ sung hoặc quản lý tên miền. 
• Global reader: Vai trò cho phép xem các tính năng mà quản trị viên Office 365 đang sử dụng và xác định mức độ an toàn cho trung tâm quản trị. Tuy nhiên, người dùng sẽ không thể thực hiện truy cập với vai trò này.
• Groups Admin: Chức năng của vai trò này trong Office 365 Admin chính là tạo, xóa, chỉnh sửa hoặc khôi phục các nhóm, đồng thời thiết lập các chính sách và quản lý đội nhóm an toàn.
• Helpdesk Admin: Vai trò này được sử dụng để hỗ trợ riêng cho các tài khoản Directory reader, Guest invite, Repost reader…để thực hiện một vài các vấn đề như đặt lại mật khẩu, đăng xuất tài khoản, quản lý yêu cầu và theo dõi tình trạng.
• License Admin: Vai trò được sử dụng để xóa bỏ một vài giấy phép của các thành viên nhất định như xử lý chuyển nhượng giấy phép, gán giấy phép cho một hoặc nhiều tài khoản khác.
• Office Apps Admin: Vai trò được sử dụng để tạo và quản lý ứng dụng, thiết lập và quản lý hệ thống dịch vụ, theo dõi và quản lý nội dung, kiểm soát tình trạng dịch vụ ở mọi lúc, mọi nơi.
• Password Admin: Thiết lập mật khẩu cho các tài khoản không được nắm quyền Office 365 Admin.
• Service Support Admin: Để mở và quản lý toàn bộ những yêu cầu liên quan đến dịch vụ đồng thời xem hoặc chia sẻ bài đăng trong trung tâm tin nhắn và theo dõi dịch vụ từ chi tiết đến nâng cao.
• Teams Administrator: Mục đích chính của vai trò này là quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến cuộc họp, cấp quyền truy cập cho các cá nhân và tổ chức tham gia cuộc họp hoặc quản lý cài đặt đối với app Microsoft Teams.
• User Admin: Vai trò cuối trong Office 365 Admin để thêm người dùng hoặc giấy phép vào nhóm, quản lý toàn bộ các vấn đề liên quan đến người dùng và cập nhật thời gian hết hạn mật khẩu hay quản lý các dịch vụ yêu cầu.

Trên đây là toàn bộ những vai trò từ cơ bản đến nâng cao mà người dùng có thể sử dụng khi truy cập tài khoản Office 365 Admin. Tiếp đến, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm về những tác vụ cơ bản mà người dùng có thể thực hiện ngay trên chính nền tảng này thông qua nội dung được chúng tôi chuẩn bị bên dưới đây.

07+ tác vụ cơ bản khi truy cập tài khoản Office 365 Admin

Nếu như vai trò mà Office 365 Admin đang nắm giữ tương đối nhiều như vậy thì các tác vụ cũng không phải là ít nếu như người dùng sử dụng tài khoản này. Do đó, người dùng có thể tham khảo ngay những tác vụ cơ bản mà chúng tôi sẽ giới thiệu ngay bên dưới đây như sau:

• Quản lý người dùng: Tác vụ này sẽ nắm giữ việc quản lý danh sách người dùng sử dụng, bổ sung thêm các liên hệ, quản lý tài khoản khách không thuộc cùng hệ thống và xóa tài khoản tạm thời hay vĩnh viễn trong vòng 30 ngày.
• Quản lý nhóm: Hỗ trợ quản lý toàn bộ các nhóm đã được tạo ra hoặc xóa bỏ các nhóm không cần thiết trong vòng 30 ngày có thể khôi phục lại, tạo hộp thư chung cho từng đội nhóm và phòng ban.
• Vai trò: Tác vụ với vai trò ủy quyền một số quyền hạn cho tài khoản Office 365 Admin khác. Lưu ý, người dùng phải đọc rõ những mô tả cụ thể để cấp quyền phù hợp nhất.
• Quản lý thanh toán: Tác vụ liên quan trực tiếp đến các vấn đề thanh toán để người dùng có thể kiểm tra giấy phép thực hiện đăng ký, các ứng dụng Office đã mua sau đó lập hóa đơn và tiến hành thanh toán.
• Cài đặt: Người dùng có thể sử dụng để tiến hành cài đặt xác thực email, mật khẩu, chia sẻ thông tin, dữ liệu và liên kết miền với hệ thống Office 365.
• Báo cáo – Thống kê: Thống kê danh sách dữ liệu người dùng, các tài nguyên đã sử dụng và áp dụng theo lịch biểu định kỳ được cài đặt.
• Trung tâm quản trị: Truy cập vào tất cả các dịch vụ của Microsoft 365 như thiết lập bảo mật và quy tắc, thiết đặt SharePoint, cài đặt Teams, đặt cấu hình cho  Azure Active Directory và tạo cấu hình cho hộp thư nhóm.

Với 07 tác cụ cơ bản trên đây, người dùng có thể dễ dàng sử dụng tài khoản Office 365 quản trị. Tuy nhiên, để có thể ứng dụng thành thạo những vai trò và tác vụ này, người dùng nên đăng ký tham gia Office 365 Admin course để được hướng dẫn chi tiết hơn. Tiếp đến, nếu người dùng vẫn chưa biết cách truy cập tài khoản này như thế nào thì có thể tham khảo ngay hướng dẫn được chúng tôi gợi ý bên dưới đây. 

Hướng dẫn cách truy cập tài khoản Office 365 Admin bản quyền

Để truy cập Office 365 Admin login, người dùng có thể tham khảo ngay 02 cách được chúng tôi chia sẻ như sau:

• Cách 1: Truy cập địa chỉ đường link –  https://login.microsoftonline.com và đăng nhập bằng tài khoản quản trị Office 365 > tiếp đến chọn vào ô Admin.
• Cách 2: Truy cập thẳng đến địa chỉ – https://admin.microsoft.com và thực hiện xác thực 2 lớp để đăng nhập vào tài khoản.

Đoạn kết

Trên đây là toàn bộ những nội dung được chúng tôi chia sẻ để giúp người dùng hiểu rõ hơn về vai trò và tác vụ có trong tài khoản Office 365 Admin. Nếu người dùng cần sự trợ giúp từ chúng tôi vui lòng nhấc máy và liên hệ ngay đến HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 qua số Hotline: 024.9999.7777.