04 bước lập Gmail công ty và cách quản lý tài khoản hiệu quả

Nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ hỗ trợ giao tiếp và cộng tác chuyên nghiệp nhưng không kém phần bảo mật, lập Gmail công ty là lựa chọn hàng đầu để xem xét. Google cho phép người dùng liên kết miền của tổ chức với Gmail thông qua tài khoản GG Workspace để tạo thành địa chỉ email có dạng username@tencongty.com. Bài viết này sẽ hướng dẫn các bước để lập một tài khoản Gmail công ty và cách để quản lý hiệu quả hộp thư.

Tại sao nên lập Gmail công ty?

lợi ích của việc lập gmail công ty

Việc lập Gmail công ty mang lại cho người dùng nói riêng và doanh nghiệp nói chung những lợi ích tuyệt vời trong hành trình chuyên nghiệp hóa tổ chức và cải thiện năng suất làm việc. Cụ thể:

  • Tài khoản email chuyên nghiệp: Miền công ty trong địa chỉ email đóng vai trò như danh thiếp trực tuyến của người dùng, do đó khi lập Gmail công ty với tên miền tùy chỉnh, bạn sẽ không chỉ thể hiện tác phong chuyên nghiệp của mình mà còn góp phần quảng bá hình ảnh của thương hiệu. Gmail với giao diện dễ sử dụng được đánh giá là một giải pháp thuận tiện để giao tiếp nội bộ, trong khi miền tùy chỉnh trong địa chỉ hỗ trợ duy trì tính chuyên nghiệp của thư từ trong kinh doanh.
  • Tìm kiếm email tốt: Thanh tìm kiếm ở đầu ứng dụng Gmail cho phép người dùng tìm địa chỉ liên hệ, chuỗi, tệp đính kèm và lịch sử trò chuyện với độ chính xác được tăng lên nhờ các tính năng như toán tử tìm kiếm và search chip.
  • Dung lượng lưu trữ đám mây khổng lồ: Sau khi đăng ký Google Workspace và lập Gmail công ty, mỗi người dùng có từ 30GB đến 5TB dung lượng lưu trữ trên Drive. Đồng thời, khách hàng phiên bản Enterprise được phép mở rộng vô hạn không gian lưu trữ. Bạn có thể lưu trữ các email và tệp đính kèm từ nhiều năm trước mà không phải lo lắng về những giới hạn bất tiện liên quan đến dung lượng lưu trữ email của mình.
  • Không quảng cáo và spam: Một trong những lý do khiến nhiều người ưu tiên lập Gmail công ty là tài khoản cung cấp các bộ lọc thư rác đáng tin cậy, cho phép người dùng có thể quản lý hộp thư của mình mà không bị phân tâm.
  • Bảo vệ chống lừa đảo: Gmail công ty trong Google Workspace hỗ trợ xác minh nâng cao người gửi nhờ bản ghi DMARC và SPF cũng như khóa DKIM. Các tính năng này đảm bảo những thư đáng ngờ được đánh dấu rõ ràng và nguy cơ lừa đảo sẽ giảm đáng kể.
  • Nhóm và bí danh (alias): Mỗi người dùng khi lập Gmail công ty sẽ có tối đa 30 bí danh (địa chỉ thay thế) và Google Groups giúp đảm bảo luồng thông tin minh bạch trong công ty.

Hướng dẫn cách lập Gmail công ty

Tài khoản email cá nhân cung cấp công cụ cho việc liên lạc thông thường, nhưng để có cách tiếp cận chuyên nghiệp hơn, điều quan trọng là phải đăng ký tài khoản Google Workspace và lập Gmail công ty. Bước này cho phép bạn khai thác toàn bộ tiềm năng của Gmail dành cho doanh nghiệp, được cung cấp địa chỉ email cá nhân hóa với miền, tăng giới hạn gửi email, bộ nhớ mở rộng, tính năng cộng tác và các biện pháp bảo mật nâng cao.

Khởi tạo tài khoản

  • Truy cập trang web chính thức của Google Workspace có địa chỉ workspace.google.com để bắt đầu quá trình lập Gmail công ty >> nhấp vào Get started.

lập gmail công ty

  • Nhập thông tin doanh nghiệp gồm tên công ty, số lượng nhân viên và địa điểm hoặc khu vực nơi doanh nghiệp hoạt động >> nhấp vào Next để tiếp tục.

nhập thông tin để lập gmail công ty

  • Cung cấp chi tiết liên hệ với các thông tin cá nhân như tên, địa chỉ email và số điện thoại của tổ chức >> tiếp tục nhấp vào Next.

Kết nối tên miền

Sau khi thiết lập Google Workspace, bước tiếp theo của hành trình lập Gmail công ty là kết nối tên miền hiện có hoặc mua miền mới.

kết nối tên miền

  • Nếu đã sở hữu một domain, hãy nhấp vào Yes, I have one that I can use và kết nối tên miền hiện tại. Google sẽ hướng dẫn cách thực hiện quy trình xác minh để xác nhận quyền sở hữu tên miền.
  • Nếu chưa có tên miền, hãy nhấp vào No, I need one và lựa chọn tên miền phù hợp với thương hiệu.

Tạo tên người dùng email doanh nghiệp

tạo tên người dùng gmail công ty

Khi đã hoàn thành việc kết nối miền với Google Workspace, đã đến lúc bạn thực hiện tạo tên người dùng email chuyên nghiệp:

  • Chọn tên người dùng chuyên nghiệp: Thông thường đây sẽ là tên của nhân viên hoặc một biến thể phản ánh hoạt động kinh doanh, đồng thời tránh sử dụng tên quá phức tạp và khó nhớ.
  • Xác minh tính khả dụng: hãy đảm bảo rằng tên được chọn là duy nhất và có sẵn, nếu không, bạn có thể cần khám phá các biến thể cho đến khi tìm thấy tùy chọn có sẵn đáp ứng tiêu chí.
  • Hoàn tất thiết lập tên người dùng: Bao gồm việc xác nhận danh tính, chọn tên người dùng mới và định cấu hình bất kỳ cài đặt bổ sung nào. 

Nhập thông tin thanh toán và hoàn tất lập Gmail công ty

Bước tiếp theo trong quá trình lập Gmail công ty là chọn gói thanh toán, nhập thông tin thanh toán và hoàn tất quá trình.

chọn gói google workspace phù hợp

*Lưu ý: Google cung cấp nhiều gói Google Workspace khác nhau, mỗi tùy chọn được điều chỉnh cho phù hợp với quy mô và yêu cầu kinh doanh khác nhau. Vì thế, bạn nên có sự xem xét cẩn thận về các tính năng, chi phí và dung lượng lưu trữ để có sự lựa chọn phù hợp.

Quản lý tài khoản Gmail công ty

Sau khi lập Gmail công ty, việc quản lý tài khoản đóng vai trò quan trọng để cải thiện hiệu quả hoạt động liên lạc và tổ chức trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số tip quản lý để bạn tham khảo:

  • Thay đổi cài đặt địa chỉ Gmail mặc định: Tùy chỉnh giao diện Gmail để phù hợp với sở thích và phong cách làm việc của doanh nghiệp. Các thao tác trong đó bao gồm việc điều chỉnh mật độ xem để hiển thị nhiều hoặc ít email hơn trên màn hình, định cấu hình cài đặt thông báo và sắp xếp hộp thư đến theo các danh mục và tab.
  • Sử dụng label và filter: Sau khi lập Gmail công ty, hãy sử dụng label và filter để sắp xếp email hiệu quả. Điều này giúp phân loại email dựa trên dự án, khách hàng hoặc tầm quan trọng, giúp quản lý và tìm các email có liên quan dễ dàng hơn.
  • Thiết lập chữ ký chuyên nghiệp cho Gmail: Tạo chữ ký chuyên nghiệp không chỉ tạo thêm nét chuyên nghiệp cho email mà còn cung cấp thêm thông tin liên hệ cần thiết cho người nhận. Bạn có thể cung cấp các chi tiết như tên, vị trí, thông tin chi tiết về công ty và thậm chí cả logo công ty.
  • Tích hợp với các công cụ khác: Google Workspace cho phép tích hợp với nhiều công cụ và ứng dụng khác nhau để nâng cao năng suất của người dùng. Do đó, khi đã lập Gmail công ty, hãy khám phá cách tài khoản này có thể hoạt động song song với các công cụ khác của Google như Calendar và Drive để có quy trình làm việc thống nhất hơn.
  • Quản lý quyền truy cập của người dùng: Google Workspace cho phép bạn dễ dàng thêm, xóa hoặc thay đổi quyền của người dùng, cung cấp cho mọi người quyền truy cập cần thiết và giới hạn quyền đối với một số khác.
  • Thường xuyên xem lại các cài đặt bảo mật: Bảo mật là điều tối quan trọng, đặc biệt khi xử lý các hoạt động liên lạc trong kinh doanh. Do đó, sau khi lập Gmail công ty, hãy thường xuyên xem xét và cập nhật cài đặt bảo mật để bảo vệ những thông tin quan trọng.

quản lý gmail công ty

Bằng cách tham khảo các tip quản lý tài khoản Gmail công ty nêu trên và kết hợp với nhiều phương pháp khác, việc lập Gmail công ty sẽ cung cấp cho bạn một công vụ hiệu quả nhất có thể. 

Để tìm hiểu thêm về các cách để quản lý tài khoản, bạn có thể nhấp vào ĐĂNG KÝ VỚI HVN TẠI ĐÂY và gặp gỡ các chuyên gia với nhiều năm kinh nghiệm.

ĐĂNG KÝ VỚI HVN TẠI ĐÂY

Hoạt động trên thị trường Việt Nam với cương vị Đối tác cấp cao Premier Partner của Google Cloud, HVN Group cung cấp cho bạn đa dạng các gói Google Workspace với các mức giá khác nhau để đáp ứng nhu cầu lập Gmail công ty của đa phần các doanh nghiệp Việt. Không chỉ vậy, đội ngũ nhân viên với kiến thức chuyên sâu về dịch vụ và được Google công nhận về năng lực sẽ giúp quý khách hàng có đầy đủ hành trang trong hành trình chuyển đổi số cùng GG Workspace.

Phần kết

Mọi câu hỏi hoặc thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp trong thời gian nhanh nhất có thể, đồng thời bộ cẩm nang sử dụng hiệu quả Workspace sẽ được cung cấp cho bạn ngay sau khi lập Gmail công ty thành công. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình để lập Gmail công ty và những lợi ích nhận được từ công cụ tuyệt vời này. Liên hệ ngay với HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo doanh nghiệp 4.0 – thông qua Hotline CSKH: 024.9999.7777 để nhanh chóng nhận được sự hỗ trợ và tư vấn chuyên nghiệp đến từ các chuyên gia của chúng tôi nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi liên quan nào.

0 0 đánh giá
Article Rating
Theo dõi
Thông báo của
guest

0 Comments
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận