Zoom Workplace khác gì Zoom? Từ ứng dụng họp đến nền tảng hợp tác toàn diện

Trong bối cảnh nhu cầu chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, Zoom tiếp tục mở rộng vai trò của mình bằng việc phát triển Zoom Workplace – một nền tảng hợp nhất được thiết kế để tối ưu toàn bộ quy trình làm việc. Điều này dẫn đến câu hỏi được rất nhiều người quan tâm: Liệu Zoom Workplace khác gì Zoom? Để có được câu trả lời chính xác nhất, bạn đừng vội bỏ qua những chia sẻ hữu ích từ HVN Group – Đối tác uỷ quyền uy tín của Zoom tại Việt Nam dưới đây.

Tổng quan về Zoom

Trong những năm gần đây, đặc biệt là sau sự thay đổi lớn trong cách học tập và làm việc trực tuyến, Zoom đã trở thành cái tên quen thuộc với hầu hết mọi người, từ học sinh, sinh viên cho đến các tập đoàn đa quốc gia. Công cụ này không chỉ đơn thuần là một ứng dụng họp trực tuyến thông thường, mà còn là một nền tảng giao tiếp đám mây linh hoạt, cho phép mọi người kết nối từ mọi nơi trên thế giới. 

Zoom là gì?

Zoom (tên đầy đủ là Zoom Meetings hoặc Zoom Cloud Meetings) là một nền tảng dịch vụ phần mềm cho phép người dùng tổ chức các cuộc họp trực tuyến (video conference), hội thảo trên web (webinar), trò chuyện và cộng tác từ xa. Nói một cách đơn giản, Zoom là ứng dụng họp trực tuyến hàng đầu giúp kết nối nhiều người tham gia bằng hình ảnh, âm thanh và văn bản, dù người dùng đang sử dụng máy tính, máy tính bảng hay điện thoại thông minh.

05+ Tính năng cơ bản trong Zoom

Các tính năng trên Zoom được thiết kế để mang lại trải nghiệm tương tác trực tuyến gần giống như giao tiếp trực tiếp nhất, đồng thời cung cấp các công cụ hỗ trợ công việc và học tập hiệu quả:

1. Tổ chức và tham gia vào cuộc họp video 

Đây là tính năng cốt lõi của Zoom, đảm bảo kết nối được thực hiện thông qua video và audio chất lượng HD, mang lại hình ảnh sắc nét và âm thanh rõ ràng, giúp giảm thiểu tối đa tình trạng gián đoạn trong giao tiếp. Người dùng có thể dễ dàng lên lịch cuộc họp, thiết lập mật khẩu và gửi đường link mời tham gia một cách thuận tiện qua email hoặc các ứng dụng nhắn tin khác. Đặc biệt, Zoom chú trọng đến bảo mật thông tin bằng cách áp dụng mã hóa cuộc họp, bao gồm việc sử dụng mật khẩu và tính năng phòng chờ (waiting room) để kiểm soát người tham dự.

2. Chia sẻ màn hình 

Tính năng này đóng vai trò thiết yếu cho các hoạt động trình bày, giảng dạy và hợp tác từ xa. Người dùng có thể chọn chia sẻ toàn bộ màn hình của mình để mọi người thấy toàn bộ thao tác, hoặc chỉ chia sẻ cửa sổ ứng dụng cụ thể mà không làm lộ các thông báo cá nhân. Hơn nữa, Zoom còn tích hợp chức năng Whiteboard (Bảng trắng), cho phép tất cả những người tham gia có thể cùng nhau vẽ, viết và chú thích theo thời gian thực, thúc đẩy sự tương tác.

3. Ghi lại cuộc họp 

Để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ thông tin quan trọng nào, Zoom cho phép người dùng ghi lại toàn bộ nội dung cuộc họp nhằm mục đích xem lại sau hoặc chia sẻ với những người vắng mặt. Việc ghi hình có thể thực hiện theo hai hình thức: Ghi cục bộ (Local Recording) – tức là lưu trữ tập tin ghi hình trực tiếp vào máy tính của người tổ chức; hoặc Ghi lên đám mây (Cloud Recording) – lưu trữ trên máy chủ của Zoom, một tính năng thường được cung cấp cho các tài khoản trả phí.

4. Trò chuyện trong cuộc họp 

Trong quá trình diễn ra cuộc họp, tính năng chat cung cấp một kênh giao tiếp song song hiệu quả. Người tham gia có thể gửi tin nhắn trò chuyện công khai đến tất cả mọi người, hoặc chọn trò chuyện riêng tư với một thành viên cụ thể. Ngoài ra, tính năng này còn hỗ trợ việc chia sẻ tập tin, cho phép gửi tài liệu và hình ảnh trực tiếp trong cửa sổ trò chuyện.

5. Phòng chia nhóm nhỏ 

Đây là công cụ cực kỳ có giá trị cho các buổi đào tạo, hội thảo chuyên sâu và các hoạt động học nhóm. Người tổ chức có thể dễ dàng tạo nhóm nhỏ bằng cách chia phòng họp chính thành nhiều phòng con độc lập để các nhóm thảo luận riêng. Người tổ chức vẫn có thể quản lý phòng bằng cách di chuyển giữa các phòng, gửi thông báo chung và kết thúc các phòng chia nhỏ khi cần.

6. Thay đổi nền ảo

Nhằm tăng tính chuyên nghiệp và bảo vệ sự riêng tư cá nhân, Zoom cung cấp tính năng thay đổi nền ảo. Công cụ này cho phép người dùng thay thế phông nền thực tế phía sau bằng một hình ảnh hoặc video tùy chỉnh, mà không cần phải có phông xanh vật lý.

*Tóm lại, Zoom đã khẳng định vị thế là một trong những giải pháp giao tiếp trực tuyến mạnh mẽ và dễ tiếp cận nhất hiện nay. Với sự kết hợp giữa chất lượng video ổn định, giao diện thân thiện và một bộ tính năng đa dạng từ chia sẻ màn hình đến phòng chia nhỏ, Zoom là công cụ không thể thiếu cho bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào muốn tối ưu hóa sự cộng tác và giao tiếp từ xa.

Tổng quan về Zoom Workplace

Trong bối cảnh làm việc từ xa và làm việc kết hợp (hybrid work) ngày càng phổ biến, các doanh nghiệp cần một nền tảng duy nhất, linh hoạt và mạnh mẽ để quản lý tất cả các hoạt động giao tiếp và cộng tác. Zoom Workplace với tích hợp hoàn hảo, không chỉ là một ứng dụng họp trực tuyến đơn thuần, mà còn là nền tảng hợp nhất với tất cả các sản phẩm và dịch vụ quen thuộc (như Meetings, Chat, Phone, Whiteboard…), giúp tăng cường sự tập trung vào hiệu suất công việc, cũng như cải thiện trải nghiệm nhân viên hiệu quả.

Zoom Workplace là gì?

Zoom Workplace là tên gọi mới, và là sự tái định vị của bộ sản phẩm và dịch vụ cộng tác doanh nghiệp của Zoom. Nó được thiết kế như một trung tâm làm việc cộng tác, cung cấp đầy đủ các công cụ cần thiết để người dùng có thể giao tiếp, làm việc nhóm, sáng tạo và hoàn thành công việc hiệu quả, dù họ đang làm việc tại văn phòng, tại nhà hay đang di chuyển. Nói một cách đơn giản, Zoom Workplace là nền tảng hợp nhất các giải pháp hiện có của Zoom, được nâng cấp bằng AI để tự động hóa tác vụ và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Các tính năng cơ bản trong Zoom Workplace

Để hiểu rõ Zoom Workplace khác gì Zoom, bạn trước tiên cũng cần phải xác định các tính năng cơ bản trong hệ sinh thái Zoom Workspace. Đây là một nền tảng hợp nhất, bao gồm một loạt các công cụ cốt lõi được sắp xếp thành các nhóm chức năng nhằm hỗ trợ mọi khía cạnh của công việc hiện đại:

1. Giao tiếp và cộng tác

Các công cụ này là nền tảng cho mọi hoạt động giao tiếp trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng đội ngũ có thể kết nối nhanh chóng và hiệu quả, dù là qua video, tin nhắn hay cuộc gọi điện thoại truyền thống:

• Zoom Meetings: Công cụ cốt lõi của bộ ứng dụng, cung cấp các cuộc họp video chất lượng cao với các tính năng AI mới như AI Companion (tóm tắt cuộc họp, tạo hành động tiếp theo).
• Zoom Team Chat: Công cụ nhắn tin tức thời tích hợp, cho phép trò chuyện nhóm, cá nhân và chia sẻ tập tin nhanh chóng, hoạt động như một trung tâm giao tiếp liên tục.
• Zoom Phone: Giải pháp điện thoại đám mây (Cloud Phone System) cho doanh nghiệp, cung cấp các tính năng gọi điện thoại chuyên nghiệp, chuyển tiếp cuộc gọi và thư thoại.

2. Công cụ sáng tạo và tăng cường hiệu suất

Nhằm chuyển đổi ý tưởng thành hành động, Zoom Workplace tích hợp các không gian làm việc số cho phép nhóm sáng tạo, phác thảo và cộng tác trên tài liệu một cách liền mạch, nâng cao năng suất chung của đội ngũ.

• Zoom Whiteboard: Bảng trắng kỹ thuật số cho phép các nhóm động não, vẽ và cộng tác theo thời gian thực trên nhiều thiết bị.
• Zoom Docs: Không gian làm việc dựa trên AI để tạo, tổ chức và cộng tác trên tài liệu, được kết nối trực tiếp với các cuộc họp và dự án.

3. Hỗ trợ làm việc kết hợp

Đối với mô hình làm việc linh hoạt, Zoom Workplace cung cấp các giải pháp thông minh giúp nhân viên quản lý không gian làm việc vật lý và kỹ thuật số, từ đặt chỗ làm việc đến tối ưu hóa trải nghiệm phòng họp.

• Workspace Reservation (Đặt chỗ làm việc): Cho phép nhân viên dễ dàng đặt bàn làm việc, phòng họp hoặc các không gian làm việc khác tại văn phòng thông qua ứng dụng.
• Zoom Rooms: Hệ thống phòng họp được tối ưu hóa, biến bất kỳ phòng họp nào thành một không gian cộng tác video dựa trên đám mây, hỗ trợ kiểm tra chỗ ngồi và quản lý phòng họp thông minh.

4. Nền tảng AI tổng thể (Zoom AI Companion)

AI Companion được tích hợp sâu rộng vào hầu hết các sản phẩm của Zoom Workplace, hoạt động như một trợ lý cá nhân và nhóm để tự động hóa các tác vụ và tối ưu hóa thời gian làm việc.

• Tóm tắt cuộc họp/Trò chuyện: Tự động tạo bản tóm tắt các cuộc họp hoặc chuỗi tin nhắn dài, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt những thông tin quan trọng mà không cần xem lại toàn bộ cuộc họp hay đọc lại toàn bộ lịch sử trò chuyện.
• Gợi ý trả lời: Đưa ra các câu trả lời nháp nhanh chóng trong các cuộc trò chuyện và email dựa trên ngữ cảnh. Người dùng cũng có thể tùy chỉnh phong cách (thân thiện, chuyên nghiệp, ngắn gọn hoặc chi tiết) và chỉnh sửa trước khi gửi đi, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian phản hồi và đảm bảo sự nhất quán trong giao tiếp.
• Phân tích và Hành động: Sau mỗi cuộc họp, AI Companion có thể tự động xác định các action items, đề xuất người phụ trách và tạo nhiệm vụ ngay trong Zoom hoặc các công cụ tích hợp. Bằng cách trích xuất nội dung quan trọng và đưa ra đề xuất vận hành, nền tảng giúp nhóm hành động nhanh hơn và giảm bớt công việc ghi chú thủ công.

Zoom Workplace khác gì Zoom?

Khi Zoom ra mắt, nó được biết đến chủ yếu như một ứng dụng họp trực tuyến đơn giản và ổn định. Tuy nhiên, nhu cầu cộng tác ngày càng đa dạng đã thúc đẩy nền tảng này tiến thêm một bước. Zoom Workplace ra đời như một hệ sinh thái làm việc toàn diện, mở rộng từ công cụ họp video sang bộ giải pháp hỗ trợ giao tiếp, quản lý công việc và cộng tác đa chiều. Vậy cụ thể, Zoom Workplace khác gì Zoom truyền thống? Hãy cùng khám phá những điểm mới nổi bật dưới đây.

Khác biệt về phạm vi

Zoom Workplace khác gì Zoom – sự khác biệt lớn nhất nằm ở mục tiêu và phạm vi hoạt động của cả hai nền tảng:

*Đánh giá chung: Sự khác biệt cốt lõi giữa Zoom và Zoom Workplace nằm ở mục tiêu phát triển và phạm vi hoạt động. Zoom ban đầu được thiết kế như một công cụ họp trực tuyến mạnh mẽ, đáp ứng nhu cầu kết nối từ xa một cách đơn giản và hiệu quả. Trong khi đó, Zoom Workplace là bước chuyển đổi chiến lược, biến nền tảng này thành một không gian làm việc hợp nhất, nơi người dùng không chỉ họp mà còn trò chuyện, cộng tác, quản lý công việc và tận dụng AI để tự động hóa.

Khác biệt về tính năng cốt lõi

Zoom Workplace khác gì Zoom? Zoom Workplace không chỉ đơn thuần khác ở tên gọi, mà còn bổ sung và tích hợp sâu các công cụ mới, biến nó thành một bộ công cụ làm việc toàn diện hơn:

*Đánh giá chung: Zoom Workplace không phải là phiên bản “đổi tên” của Zoom, mà là sự mở rộng toàn diện về chức năng và định hướng sản phẩm. Nếu Zoom truyền thống tập trung vào trải nghiệm họp trực tuyến, thì Zoom Workplace chuyển nền tảng này thành một bộ công cụ làm việc hợp nhất, nơi mọi hoạt động – từ họp, giao tiếp, tài liệu, cho đến quản lý không gian và tự động hóa bằng AI, tất cả đều được kết nối trong một giao diện thống nhất.

Khác biệt về AI Companion – điểm nâng cấp quan trọng

Zoom Workplace khác gì Zoom? AI Companion chính là yếu tố cốt lõi, giúp phân biệt rõ ràng Zoom Workplace so với nền tảng Zoom trước đây. Nếu như Zoom truyền thống chủ yếu cung cấp các tính năng AI cơ bản (như phụ đề tự động), thì Zoom Workplace khai phá tối ưu sức mạnh AI để thực hiện các tác vụ năng suất và tự động hóa quy trình làm việc phức tạp.

*Đánh giá chung: Nếu Zoom truyền thống chỉ ghi lại cuộc họp, thì Zoom Workplace sử dụng AI Companion để hiểu, tóm tắt, hành động và tạo ra giá trị từ cuộc họp đó. Nhờ vậy, cuộc họp không chỉ là nơi trao đổi, mà còn trở thành một điểm khởi tạo dữ liệu và hành động, giúp tối ưu hiệu suất của cả nhóm và rút ngắn thời gian chuyển đổi từ thảo luận sang triển khai thực tế.

Khác biệt trong khả năng trải nghiệm ứng dụng

Trải nghiệm người dùng là một trong những điểm nâng cấp quan trọng nhất của Zoom Workplace, chuyển từ mô hình “ứng dụng rời rạc” sang “nền tảng hợp nhất” nhằm đơn giản hóa quy trình làm việc và tăng cường sự liền mạch.

*Đánh giá chung: Zoom Workplace khác gì Zoom được thể hiện rõ ràng ở mức độ liền mạch và tính thống nhất của toàn bộ hệ sinh thái. Nếu Zoom truyền thống vận hành theo mô hình các ứng dụng tách rời – nơi người dùng phải chuyển đổi tab, tự kết nối thông tin và thực hiện nhiều thao tác thủ công, thì Zoom Workplace mang đến một trải nghiệm “tất cả trong một”, giảm thiểu gián đoạn và hợp nhất mọi công cụ vào một không gian duy nhất.

Các gói dịch vụ cơ bản của Zoom Workplace

Để đáp ứng nhu cầu đa dạng của cá nhân và doanh nghiệp, Zoom Workplace cung cấp nhiều gói dịch vụ với tính năng và mức độ hỗ trợ khác nhau. Việc hiểu rõ từng gói sẽ giúp bạn lựa chọn giải pháp phù hợp, cân bằng giữa nhu cầu sử dụng và chi phí triển khai. Cụ thể:

*Lưu ý: Bảng giá các gói Zoom Workplace tại HVN Group có thể thay đổi theo từng thời điểm và tùy theo số lượng người dùng hoặc yêu cầu triển khai cụ thể. Để nhận thông tin cập nhật chi tiết về chi phí, cũng như tư vấn gói dịch vụ phù hợp, bạn nên liên hệ trực tiếp với HVN Group.

Đăng Ký Ngay Với HVN Group

Câu hỏi thường gặp

1. Zoom Workplace có những tính năng gì mới so với Zoom?

Ngoài họp, Zoom Workplace cung cấp chat nhóm tích hợp, Zoom Docs, bảng trắng, đặt chỗ văn phòng và AI Companion giúp tóm tắt cuộc họp, gợi ý hành động và liên kết luồng công việc.

2. Nếu chỉ cần họp video, Zoom có đủ không?

Có. Zoom vẫn đáp ứng tốt nhu cầu họp video và chat cơ bản, phù hợp nhóm nhỏ hoặc cá nhân. Zoom Workplace cần thiết khi muốn cộng tác liên tục và quản lý công việc toàn diện.

3. Zoom Workplace có tốn phí hơn Zoom không?

Có. Các gói Zoom Workplace trả phí cao hơn vì cung cấp nhiều tính năng nâng cao và AI. Tuy nhiên, nó giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu quy trình làm việc cho doanh nghiệp.

4. Zoom Workplace phù hợp với ai?

Zoom Workplace là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt nhóm làm việc kết hợp hoặc từ xa cần cộng tác, quản lý dự án và tài liệu. 

5. Zoom Workplace có đảm bảo an toàn không?

Zoom Workplace đảm bảo bảo mật và quyền riêng tư, quản trị viên có thể kiểm soát quyền truy cập và tính năng AI, phù hợp với doanh nghiệp cần bảo vệ dữ liệu quan trọng.

6. Zoom Workplace có thể tích hợp với các ứng dụng khác không?

Có. Zoom Workplace hỗ trợ tích hợp nhiều ứng dụng bên thứ ba và công cụ doanh nghiệp, giúp luồng công việc liền mạch và giảm việc phải chuyển đổi giữa nhiều nền tảng.

Lời kết

Tóm lại, câu hỏi “Zoom Workplace khác gì Zoom?” có thể được trả lời bằng sự phân tách rõ ràng giữa “một công cụ họp” và “một nền tảng làm việc hoàn chỉnh”. Zoom tập trung vào video conference, trong khi Zoom Workplace mở rộng thành hệ sinh thái cộng tác toàn diện với AI, tài liệu, chat, quản lý không gian và các luồng công việc liền mạch.

Để lựa chọn gói giải pháp phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp và tận dụng tối đa các tính năng của Zoom Workplace, bạn có thể liên hệ HVN Group – đối tác chính thức của Zoom tại Việt Nam để được tư vấn chi tiết, demo sản phẩm và hỗ trợ triển khai giải pháp một cách hiệu quả. 

Fanpage: HVN Group – Hệ sinh thái kiến tạo 4.0

Hotline: 024.9999.7777