Sử dụng Copilot trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho người mới

Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ chỉ để thiết lập một hàm công thức phức tạp hay loay hoay tìm cách trực quan hóa bảng dữ liệu khổng lồ? Sử dụng Copilot trong Excel không chỉ giúp bạn tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, mà còn biến những dữ liệu thô trở thành những báo cáo phân tích sắc sảo chỉ bằng vài câu lệnh đơn giản. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng khám phá lộ trình từ A-Z để làm chủ trợ lý AI quyền năng này, giúp bạn tiết kiệm đến 80% thời gian làm việc mỗi ngày.

Microsoft Copilot trong Excel là gì?

Microsoft Copilot trong Excel là một tính năng được tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) chạy trên mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), kết hợp cùng dữ liệu của bạn trong Microsoft Graph và các ứng dụng Microsoft 365. Thay vì phải nhớ từng công thức hàm như VLOOKUP, INDEX hay MATCH, bạn chỉ cần trò chuyện với Copilot bằng ngôn ngữ tự nhiên, công cụ sẽ tự động thực hiện các phép tính và đưa ra kết quả ngay lập tức.

Lợi ích cốt lõi của Copilot trong Excel

Trong kỷ nguyên AI, việc xử lý dữ liệu không còn là nỗi ám ảnh với những hàm số phức tạp. Microsoft Copilot trong Excel ra đời đã thay đổi hoàn toàn cách chúng ta làm việc với bảng tính, không chỉ là vấn đề nâng cấp về tính năng, mà còn là một cuộc cách mạng về hiệu suất:

Khám phá và phân tích dữ liệu chuyên sâu với Copilot

Microsoft Copilot có khả năng “đọc – hiểu – phân tích” các tập dữ liệu lớn chỉ trong vài giây, giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt bức tranh tổng thể mà không cần xử lý thủ công phức tạp. Cụ thể, Copilot hỗ trợ:

• Phân tích xu hướng và khám phá các giá trị cốt lõi: Tự động phân tích dữ liệu để chỉ ra các xu hướng tăng/giảm, điểm bất thường hoặc mối liên hệ mà mắt thường khó nhận ra, đặc biệt hữu ích với dữ liệu bán hàng, tài chính hoặc vận hành.
• Phân tích kịch bản giả định (What-if analysis): Cho phép mô phỏng các tình huống như: “Nếu tăng giá 5% thì doanh thu thay đổi thế nào?” hoặc “Nếu chi phí marketing giảm 10% thì lợi nhuận còn bao nhiêu?”, từ đó hỗ trợ ra quyết định nhanh và chính xác hơn.
• Đưa ra gợi ý thông minh dựa trên tương quan dữ liệu: Copilot phân tích mối liên hệ giữa các biến số (ví dụ: khu vực – doanh thu – chi phí – lợi nhuận) và đề xuất các hướng tối ưu dựa trên dữ liệu thực tế.

Tạo công thức và định dạng thông minh – Không cần là chuyên gia Excel

Ngay cả khi bạn không am hiểu sâu về Excel, Copilot vẫn giúp bạn tạo ra các bảng tính chuyên nghiệp, chính xác và nhất quán:

• Tự động viết công thức: Chỉ cần mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên như “Tính tổng doanh thu theo từng tháng” hoặc “So sánh doanh số năm nay với năm trước”, Copilot sẽ tự động tạo công thức phù hợp (SUMIFS, VLOOKUP/XLOOKUP, IF,…).
• Lọc, sắp xếp và xử lý dữ liệu nâng cao: Thực hiện các thao tác phức tạp như lọc theo nhiều điều kiện, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, hoặc nhóm dữ liệu chỉ bằng một câu lệnh đơn giản.
• Highlight và định dạng dữ liệu thông minh: Tự động tô màu các ô vượt ngưỡng, thấp hơn mục tiêu, hoặc có dấu hiệu bất thường, giúp người quản lý và chủ doanh nghiệp dễ dàng nhận diện vấn đề quan trọng ngay lập tức.

Trực quan hóa dữ liệu nhanh chóng chỉ với một cú nhấp chuột

Copilot giúp bạn biến dữ liệu khô khan thành hình ảnh trực quan, dễ hiểu mà không mất thời gian lựa chọn thủ công:

• Đề xuất biểu đồ phù hợp: Dựa trên loại dữ liệu, Copilot sẽ gợi ý biểu đồ tối ưu như Column Chart, Line Chart, Pie Chart hoặc PivotTable để thể hiện thông tin rõ ràng nhất.
• Tự động tạo Dashboard tổng hợp: Copilot hỗ trợ xây dựng nhanh Dashboard tóm tắt các chỉ số quan trọng (KPIs) như doanh thu, lợi nhuận, tăng trưởng, hiệu suất theo thời gian hoặc khu vực.

Làm việc thông minh hơn và hạn chế tối đa lỗi

Một trong những lợi ích nổi bật khác của Copilot chính là tốc độ và độ chính xác. Những công việc phân tích và thống kê vốn mất hàng giờ, thậm chí hàng ngày, nay có thể hoàn thành chỉ trong vài giây. Đồng thời:

• Hạn chế các sai sót do lỗi nhập liệu thủ công
• Giảm thiểu nhầm lẫn công thức phức tạp
• Đảm bảo tính khách quan và độ chuẩn xác cao cho mọi số liệu báo cáo

Như vậy, Copilot không chỉ là công cụ hỗ trợ, mà còn là trợ lý phân tích dữ liệu thông minh, giúp bạn tập trung nhiều hơn vào chiến lược và giá trị cốt lõi.

Copilot trong Excel khác gì so với ChatGPT thông thường?

Khi so sánh Microsoft Copilot trong Excel và ChatGPT, bạn có thể hình dung đơn giản: ChatGPT giống như một chuyên gia tư vấn và hỗ trợ bên ngoài, trong khi Copilot sẽ là một cộng sự ngồi ngay tại bàn làm việc của bạn.

Cụ thể, dưới đây là bảng so sánh chi tiết để bạn dễ dàng nhận định Copilot trong Excel khác gì so với ChatGPT thông thường:

Lời khuyên: Nếu bạn cần viết một đoạn code VBA phức tạp hoặc giải quyết các vấn đề logic mang tính sáng tạo, ChatGPT có thể nhỉnh hơn. Nhưng nếu mục tiêu là xử lý số liệu nhanh và trình bày báo cáo chuyên nghiệp, Copilot là người chiến thắng tuyệt đối vì:

• Không cần chuyển đổi qua lại: Bạn không còn phải “Copy – Paste” liên tục giữa Excel và trình duyệt web, giúp duy trì sự tập trung tối đa.
• Thực thi thay vì hướng dẫn: ChatGPT thường chỉ dừng lại ở mức trả lời: “Bạn hãy dùng hàm này…”, trong khi Copilot sẽ hỏi: “Bạn có muốn tôi áp dụng công thức này vào cột C không?” và thực hiện nó giúp bạn.
• Hạn chế sai sót: Vì Copilot làm việc trực tiếp trên cấu trúc Table (Bảng) của Excel, nên có thể  tự động điều chỉnh công thức chính xác theo tên tiêu đề cột, tránh lỗi nhầm hàng/cột thường gặp khi làm thủ công.

Điều kiện để sử dụng Copilot trong Excel là gì?

Để kích hoạt và sử dụng trợ lý AI – Copilot trong Excel, người dùng cũng cần đáp ứng một số tiêu chuẩn cơ bản sau:

1. Đăng ký gói bản quyền 

Microsoft hiện không cung cấp Copilot miễn phí cho Excel. Bạn cần phải có:

• Đối với cá nhân: Đăng ký gói Microsoft 365 Personal hoặc Family, sau đó mua thêm gói bổ trợ Copilot Pro.
• Đối với doanh nghiệp: Cần có giấy phép Microsoft 365 Business Standard, Business Premium, E3 hoặc E5, kèm theo bản quyền Microsoft Copilot for Microsoft 365.

2. Định dạng dữ liệu dưới dạng “Excel Table”

Thay vì để dữ liệu ở dạng vùng (range) thông thường, bạn bắt buộc phải chuyển đổi chúng thành định dạng Bảng (Table) chính thức. Bạn có thể thực hiện nhanh bằng cách bôi đen vùng dữ liệu và nhấn tổ hợp phím Ctrl + T. Việc này giúp Copilot nhận diện chính xác tiêu đề cột, phạm vi dữ liệu và các mối quan hệ giữa các hàng để đưa ra phân tích chính xác nhất.

3. Lưu trữ tệp tin trên hệ sinh thái đám mây

Trí tuệ nhân tạo của Microsoft hoạt động dựa trên điện toán đám mây, do đó các tệp tin lưu cục bộ trên ổ cứng máy tính sẽ không khả dụng. Người dùng cần tải tệp lên OneDrive cá nhân hoặc các thư viện SharePoint dành cho doanh nghiệp. Đồng thời, tính năng AutoSave (Tự động lưu) ở góc trái màn hình phải luôn ở trạng thái “On” để AI có thể truy xuất dữ liệu liên tục.

4. Yêu cầu về phiên bản và ngôn ngữ hỗ trợ

Bạn cần sử dụng phiên bản Excel mới nhất được cập nhật thông qua gói Microsoft 365 trên Windows, Mac hoặc truy cập trực tiếp qua trình duyệt web. Trong khi đó, dù Microsoft đang liên tục mở rộng khả năng đa ngôn ngữ, nhưng Copilot vẫn hoạt động hiệu quả và nhạy bén nhất khi nhận lệnh bằng tiếng Anh hoặc các ngôn ngữ phổ biến toàn cầu đã được tối ưu hóa.

Cách bật và kích hoạt Copilot trong Excel “lần đầu”

Nếu bạn đã đáp ứng đủ các điều kiện về bản quyền và lưu trữ, thì việc bắt đầu kích hoạt với Copilot vô cùng đơn giản. Hãy làm theo các bước sau để kết nối người trợ lý này:

1. Kích hoạt bản quyền Copilot

Sau khi mua gói Copilot Pro hoặc Business, bạn cần đảm bảo ứng dụng Excel đã nhận diện được tài khoản của bạn. 

– Bước 1:  Mở Excel, click mục File >> chọn Account.

– Bước 2: Nhấn vào nút Update Options >> chọn Update Now để cập nhật phiên bản mới nhất.

– Bước 3: Nếu chưa thấy biểu tượng Copilot, hãy nhấn vào nút Update License (Cập nhật giấy phép) để hệ thống đồng bộ quyền truy cập AI.

2. Chuẩn bị tệp sẵn sàng cho AI

Copilot không thể làm việc trên một trang tính trắng hoặc dữ liệu rời rạc. Bạn cần:

• Lưu tệp vào OneDrive (nút AutoSave ở góc trái trên cùng phải ở trạng thái On).
• Chuyển vùng dữ liệu muốn xử lý thành Bảng bằng cách bôi đen dữ liệu và nhấn Ctrl + T.

3. Mở Copilot trong Excel

Khi tệp đã sẵn sàng, bạn có thể sử dụng Copilot trong Excel nhanh chóng chỉ với 02 bước. Cụ thể, cách bật Copilot trong Excel như sau:

– Bước 1:  Tại thẻ Home (Trang chủ) trên thanh Ribbon, biểu tượng Copilot nằm ở góc ngoài cùng bên phải của Excel.

– Bước 2: Bạn chỉ cần nhấp vào biểu tượng đó, một cửa sổ chat sẽ hiện ra ở cạnh phải màn hình.

4. Bắt đầu ra lệnh (Prompting)

Tại khung chat vừa mở, bạn có thể bắt đầu bằng các gợi ý có sẵn của hệ thống hoặc tự nhập câu lệnh của riêng mình vào ô Ask a question or request an edit. Ví dụ: “Hãy gợi ý cho tôi cách phân tích bảng dữ liệu này” hoặc “Thêm cột dự báo doanh thu cho quý tới”.

Hướng dẫn sử dụng Copilot trong Excel chi tiết

Microsoft Copilot trong Excel không chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà còn là một tư duy làm việc mới. Bằng cách kết hợp khả năng tính toán chính xác của Excel và trí tuệ ngôn ngữ của AI, bạn sẽ tiết kiệm được tới 80% thời gian xử lý dữ liệu thủ công với cách dùng Copilot trong Excel hiệu quả dưới đây:

Làm sạch và định dạng dữ liệu (Data Cleaning)

Để đảm bảo kết quả phân tích chính xác, dữ liệu đầu vào cần được làm sạch và chuẩn hóa. Copilot hỗ trợ tự động hóa các tác vụ xử lý dữ liệu cơ bản nhưng tốn thời gian, giúp bạn chuẩn bị dữ liệu chỉ trong vài giây:

– Bước 1: Định dạng dữ liệu theo điều kiện:

 Copilot cho phép bạn định dạng dữ liệu bằng câu lệnh tự nhiên, ví dụ:

• “Tô màu đỏ cho các ô có doanh thu dưới 50 tỷ đồng”
• “In đậm tên các khách hàng VIP”

 Hệ thống lúc này sẽ tự động áp dụng định dạng cho toàn bộ bảng dữ liệu.

– Bước 2: Lọc và sắp xếp dữ liệu

Thay vì thao tác thủ công với Filter và Sort, bạn chỉ cần nhập yêu cầu như: 

• “Lọc ra các mặt hàng còn tồn kho trên 100 đơn vị và sắp xếp theo thứ tự giảm dần”
• “Hiển thị các giao dịch có giá trị trên 500 USD và sắp xếp theo ngày gần nhất.”
• “Lọc danh sách sản phẩm có các tháng doanh thu lớn hơn 80 tỷ đồng.”

Copilot sẽ xử lý nhanh chóng và chính xác.

– Bước 3: Làm sạch dữ liệu chuyên sâu

Copilot hỗ trợ xử lý các lỗi dữ liệu phổ biến trước khi phân tích, chẳng hạn:

• “Xóa các khoảng trắng thừa trong cột Tên khách hàng”
• “Định dạng lại cột Ngày tháng theo dạng DD/MM/YYYY”

Chỉ với các câu lệnh đơn giản, Copilot sẽ giúp dữ liệu của bạn trở nên đồng nhất và sẵn sàng cho các bước tiếp theo.

Tạo cột công thức với Copilot (Formula Columns)

Thay vì phải ghi nhớ hàng loạt hàm và cú pháp phức tạp, Copilot cho phép bạn tạo cột công thức chỉ bằng mô tả ngôn ngữ tự nhiên, đồng thời giải thích chi tiết logic tính toán phía sau:

– Bước 1: Mô tả yêu cầu tính toán

 Người dùng chỉ cần nhập yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên thay vì mã lệnh, ví dụ:

• “Tính tổng doanh thu của tất cả sản phẩm trong tháng 10”
• “Tạo cột mới tính tỷ lệ hoa hồng 5% nếu doanh số đạt trên 200 triệu, nếu dưới thì là 2%”
• “Tính số ngày chênh lệch giữa cột Ngày đặt hàng và Ngày giao hàng để kiểm tra tiến độ”

Copilot sẽ tự động đề xuất công thức phù hợp. Nếu không, bạn hãy nhấn chọn Viết công thức Excel.

– Bước 2: Xem trước kết quả (Preview)

Copilot sẽ hiển thị các công thức tương ứng. Bạn có thể kiểm tra kết quả mẫu để đảm bảo tính chính xác trước khi áp dụng.

– Bước 3: Chèn cột công thức chính thức

Sau khi xác nhận, hãy nhấn Add to cell để chèn cột công thức vào bảng dữ liệu.

Sử dụng Copilot để phân tích dữ liệu chuyên sâu

Copilot đóng vai trò như một trợ lý phân tích thông minh, giúp bạn nhanh chóng khám phá các xu hướng, mối quan hệ và insight giá trị trong dữ liệu mà không cần xây dựng Pivot Table thủ công:

– Bước 1: Khởi chạy phân tích

Bạn có thể nhấn nút Analyze hoặc nhập yêu cầu trực tiếp, ví dụ:

• “Cho biết sự khác biệt doanh thu Tivi trong tháng 3 và tháng 6”
• “Phân tích xem nhóm sản phẩm nào mang lại lợi nhuận cao nhất trong kỳ nghỉ lễ vừa qua”
• “So sánh hiệu suất bán hàng của nhân viên mới so với trung bình của cả nhóm”

– Bước 2: Khám phá mối quan hệ và xu hướng dữ liệu

Copilot tự động phân tích và chỉ ra các quy luật, chẳng hạn:

• “Tìm mối liên hệ giữa chi phí quảng cáo và số lượng đơn hàng mới”
• “Phân tích xem việc giảm giá 15% có thực sự giúp tăng tổng lợi nhuận hay không.”
• “Chỉ ra sự biến động của giá nguyên vật liệu đầu vào ảnh hưởng thế nào đến giá thành của sản phẩm.”

– Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu thành biểu đồ trực quan

Người dùng có thể yêu cầu tạo biểu đồ như:

• “Vẽ biểu đồ đường thể hiện biến động doanh thu của Tivi trong 10 tháng qua”
• “Vẽ biểu đồ cột so sánh kết quả kinh doanh của 5 chi nhánh lớn nhất trong năm nay”
• “Tạo biểu đồ bản đồ (Map Chart) để hiển thị mật độ phân bố khách hàng theo tỉnh thành”

Copilot sẽ tự động tạo biểu đồ phù hợp trên một file mới.

– Bước 4: Đưa ra nhận xét và insight

Bên cạnh biểu đồ, Copilot còn cung cấp các nhận xét và tóm tắt insight quan trọng, giúp người dùng dễ dàng trình bày và ra quyết định.

Cách tắt Copilot trong Excel

Việc tắt Copilot trong Excel thường không có nút Off duy nhất vì nó là tính năng tích hợp. Tuy nhiên, tùy theo mục đích là ẩn bảng chat hay gỡ bỏ hoàn toàn, bạn có thể thực hiện theo các cách sau:

1. Ẩn cửa sổ Chat Copilot

Nếu bạn chỉ muốn đóng bảng điều khiển để mở rộng không gian làm việc, chỉ cần nhấn vào dấu X ở góc trên cùng bên phải của khung chat Copilot hoặc nhấn lại vào biểu tượng Copilot trên thanh Ribbon.

2. Tắt sự hiện diện của Copilot trên thanh Ribbon

Nếu bạn không muốn nhìn thấy biểu tượng Copilot trên thanh công cụ, chỉ cần thao tác đơn giản:

– Bước 1: Click chuột phải vào bất kỳ vị trí nào trên thanh Ribbon >> chọn Customize the Ribbon.

– Bước 2: Trong cột bên phải, tìm thẻ Home và bỏ tích ở mục Copilot, sau đó nhấn OK.

3. Ngắt quyền truy cập (Dành cho quản trị viên hoặc gỡ bản quyền)

Nếu bạn muốn tắt hoàn toàn vì lý do bảo mật hoặc không muốn tốn tài nguyên, bạn có thể thực hiện với 1 trong 2 cách sau:

• Đăng xuất tài khoản: Hãy vào File >> chọn Account và đăng xuất tài khoản Microsoft 365 có đăng ký Copilot.
• Gỡ giấy phép (License): Nếu bạn là quản trị viên doanh nghiệp, bạn có thể vào Microsoft 365 Admin Center để thu hồi giấy phép Copilot của người dùng đó.

4. Tắt khả năng đọc dữ liệu của Copilot

Nếu bạn lo ngại về quyền riêng tư cho một tệp cụ thể, đơn giản là tắt tính năng AutoSave (Tự động lưu) và lưu file trực tiếp trên ổ cứng máy tính (Local) thay vì OneDrive. Khi file nằm ngoài đám mây, nút Copilot sẽ tự động bị vô hiệu hóa (xám màu).

Các lỗi thường gặp và cách khắc phục khi sử dụng Copilot trong Excel

Dù là một công cụ thông minh, nhưng đôi khi bạn sẽ gặp phải một số trở ngại khiến Copilot không hoạt động như ý. Dưới đây là các tình huống phổ biến và cách xử lý đơn giản bạn có thể áp dụng khi sử dụng Copilot trong Excel:

Nút Copilot xám không thể nhấp vào

Tình trạng này thường xảy ra do tệp Excel của bạn đang được lưu cục bộ trên máy tính hoặc vùng dữ liệu chưa được định dạng dưới dạng Bảng (Table), khiến AI không có môi trường đám mây để xử lý và không nhận diện được cấu trúc dữ liệu.

*Cách khắc phục: 

Trước tiên, bạn cần tải tệp lên OneDrive hoặc SharePoint và đảm bảo chế độ AutoSave đã được bật. Sau đó, sử dụng tổ hợp phím Ctrl + T để chuyển vùng dữ liệu thành Table. Lưu ý, Copilot chỉ hiển thị sáng khi con trỏ chuột của bạn đang nằm bên trong phạm vi của bảng dữ liệu đó.

Dữ liệu quá lớn khiến AI từ chối xử lý

Nếu Copilot phản hồi chậm hoặc báo lỗi, có thể do bảng tính của bạn chứa hàng trăm nghìn dòng hoặc hàng nghìn cột, vượt quá giới hạn số lượng ô (cells) mà AI có thể xử lý tối ưu trong một lần thao tác.

*Cách khắc phục: 

Bạn hãy chia nhỏ tệp dữ liệu tổng thành các tệp con hoặc chỉ chọn phân vùng dữ liệu quan trọng nhất để chuyển thành Table cho Copilot xử lý thay vì chọn toàn bộ trang tính.

Không nhận diện được tiếng Việt hoặc câu lệnh quá phức tạp

Khi bạn nhận được phản hồi “I’m sorry, I can’t help with that yet”, nguyên nhân thường là do câu lệnh (Prompt) quá mơ hồ, sử dụng nhiều từ lóng hoặc thuật ngữ chuyên môn tiếng Việt chưa có trong cơ sở dữ liệu của hệ thống.

*Cách khắc phục: 

Hãy chia nhỏ yêu cầu thay vì ra lệnh một câu dài phức tạp, thực hiện từng bước (ví dụ: “Lọc cột A”, sau đó mới ra lệnh “Tính tổng cột B – Tivi”). Ngoài ra, bạn cũng nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông với câu từ rõ ràng, rành mạch hoặc chuyển sang câu lệnh tiếng Anh nếu cần xử lý các hàm logic phức tạp.

Lỗi Unsupported File Type (Định dạng tệp không hỗ trợ)

Tính năng Copilot sẽ không xuất hiện nếu bạn đang mở các định dạng tệp cũ như .xls hoặc .csv – những định dạng thiếu các siêu dữ liệu cần thiết để tích hợp các tính năng AI hiện đại.

*Cách khắc phục:

Hãy click chọn File >> chọn Save As và chuyển đổi tệp sang định dạng chuẩn .xlsx để kích hoạt đầy đủ các tính năng hỗ trợ từ Copilot.

Lỗi chưa cập nhật giấy phép (License)

Trong trường hợp bạn đã mua gói Copilot nhưng không thấy biểu tượng trong Excel, nguyên nhân thường là do hệ thống chưa kịp đồng bộ quyền hạn mới hoặc tài khoản đăng nhập đang bị xung đột.

*Cách khắc phục: 

Click chọn File >> chọn Account và nhấn vào nút Update License. Nếu vẫn không được, hãy thử đăng xuất tài khoản Microsoft ra và đăng nhập lại để hệ thống “nhận diện” lại quyền hạn và gói dịch vụ bạn đã đăng ký.

Tổng hợp các Prompt (Câu lệnh) mẫu hiệu quả khi sử dụng Copilot trong Excel

Để Copilot hoạt động tốt nhất, bạn nên cung cấp ngữ cảnh rõ ràng. Thay vì chỉ nói “”Tính tổng”, hãy nói “Tính tổng doanh thu theo từng khu vực”. Cụ thể, dưới đây là một số các Prompt mẫu theo từng nhóm tác vụ bạn có thể tham khảo:

Nhóm lệnh Phân tích & Phát hiện xu hướng

Khi bạn có một bảng dữ liệu lớn và cần tìm ra những thông tin “chủ chốt”, hãy sử dụng các câu lệnh giúp AI quét dữ liệu diện rộng:

• Phân tích tổng quát: “Hãy phân tích bảng dữ liệu này và liệt kê 3 xu hướng quan trọng nhất về tình hình kinh doanh trong quý vừa qua.”
• Tìm kiếm điểm bất thường: “Dựa trên cột doanh thu, hãy chỉ ra những dòng dữ liệu nào có biến động bất thường (quá cao hoặc quá thấp) so với mức trung bình.”
• So sánh đối lập: “So sánh hiệu suất bán hàng giữa các nhân viên trong nhóm A và nhóm B, cho biết ai có tỷ lệ chốt đơn cao nhất.”

Nhóm lệnh Tạo công thức & Tính toán nâng cao

Thay vì phải nhớ các hàm phức tạp như VLOOKUP, IFS hay SUMPRODUCT, bạn chỉ cần mô tả logic bằng ngôn ngữ tự nhiên:

• Tính toán cơ bản: “Thêm một cột mới có tên là ‘Lợi nhuận ròng’ bằng cách lấy ‘Doanh thu’ trừ đi ‘Giá vốn’ và ‘Thuế’.”
• Hàm điều kiện phức tạp: “Hãy tạo cột ‘Đánh giá’. Nếu ‘Tiến độ’ đạt trên 90% thì ghi là ‘Hoàn thành tốt’, từ 50-90% ghi là ‘Đang xử lý’, dưới 50% ghi là ‘Chậm tiến độ’.”
• Trích xuất dữ liệu: “Hãy tách họ và tên từ cột ‘Họ tên khách hàng’ thành hai cột riêng biệt là ‘Họ’ và ‘Tên’.”

Nhóm lệnh Trực quan hóa & Định dạng dữ liệu

Nếu bạn muốn bảng tính trở nên chuyên nghiệp và dễ quan sát hơn mà không muốn thao tác thủ công nhiều bước:

• Định dạng có điều kiện: “Hãy tô màu nền đỏ cho tất cả các ô trong cột ‘Tồn kho’ nếu số lượng nhỏ hơn 10.”
• Làm nổi bật dữ liệu: “Hãy in đậm và đổi màu chữ xanh cho toàn bộ dòng của 5 khách hàng có giá trị đơn hàng cao nhất.”
• Yêu cầu tạo biểu đồ: “Hãy tạo một biểu đồ hình tròn (Pie chart) thể hiện tỷ trọng đóng góp doanh thu của từng dòng sản phẩm.””

Nhóm lệnh Lọc, Sắp xếp & Tổng hợp (Pivot)

Nhóm lệnh này giúp bạn nhanh chóng tái cấu trúc bảng dữ liệu để tập trung vào thông tin cần thiết:

• Lọc dữ liệu: “Chỉ hiển thị các đơn hàng được thực hiện bởi nhà cung cấp ‘X’ trong tháng 1 năm 2025.”
• Sắp xếp đa tầng: “Sắp xếp bảng tính theo thứ tự ‘Khu vực’ từ A-Z, sau đó sắp xếp ‘Doanh số’ theo thứ tự giảm dần.”
• Tổng hợp nhanh: “Hãy tạo một bảng tóm tắt (Pivot Table) cho thấy tổng chi phí quảng cáo của từng kênh marketing qua từng tháng.”

Một số lưu ý khi sử dụng Copilot trong Excel

Để tránh các lỗi không đáng có và tăng tốc độ xử lý, bạn cần ghi nhớ 5 quy tắc “vàng” sau:

1. Dữ liệu phải là Table (Bảng)

Copilot không thể làm việc trên vùng dữ liệu rời rạc. Bạn bắt buộc phải chuyển vùng dữ liệu thành định dạng Table (Ctrl + T). AI cần các tiêu đề cột rõ ràng để hiểu ngữ cảnh của từng loại thông tin.

2. Ưu tiên lưu trữ đám mây

Tính năng này chỉ hoạt động khi tệp của bạn được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint. Nếu bạn thấy Copilot không phản hồi, hãy kiểm tra xem chế độ AutoSave (Tự động lưu) đã được bật chưa.

3. Nguyên tắc “Từng bước một” (Step-by-step)

Thay vì đưa ra một yêu cầu quá đồ sộ như: “Lọc khách hàng miền Bắc, tính tổng tiền rồi tạo biểu đồ và dự báo cho năm sau””, hãy chia nhỏ thành 3 câu lệnh riêng biệt. Điều này giúp AI xử lý chính xác và ít bị nhầm lẫn hơn.

4. Kiểm tra lại kết quả (Fact-check)

Dù rất thông minh nhưng Copilot vẫn có thể xảy ra hiện tượng “ảo giác” (hallucination) – đưa ra kết quả trông có vẻ đúng nhưng thực tế lại sai số. Vì vậy, hãy luôn kiểm tra lại các công thức mà AI vừa tạo ra trước khi sử dụng cho các báo cáo quan trọng.

5. Ngôn ngữ và Từ khóa

Copilot hỗ trợ tiếng Việt khá tốt, nhưng với các tác vụ phức tạp liên quan đến hàm Excel chuyên sâu, việc sử dụng tiếng Anh hoặc các thuật ngữ chuyên môn chuẩn (như VLOOKUP, Pivot, Percentage…) sẽ giúp AI thực hiện yêu cầu nhanh và chính xác hơn.

Câu hỏi thường gặp

1. Tôi có thể dùng Copilot khi không có kết nối Internet không?

Không. Copilot là một công cụ AI dựa trên điện toán đám mây. Nó cần kết nối Internet để gửi yêu cầu của bạn về máy chủ Microsoft xử lý và trả kết quả về bảng tính. Ngoài ra, tệp của bạn cũng phải được lưu trên OneDrive để đồng bộ hóa thời gian thực.

2. Tại sao Copilot không thể tạo biểu đồ cho tôi?

Có hai nguyên nhân chín bạn cần lưu ý. Thứ nhất, dữ liệu của bạn có thể chưa được định dạng dưới dạng Table (Ctrl + T). Thứ hai, nếu dữ liệu quá rời rạc hoặc chứa nhiều ô trống (Blank), Copilot sẽ không đủ cơ sở để xác định các trục của biểu đồ. Hãy thử làm sạch dữ liệu và yêu cầu lại một cách cụ thể hơn như: “Tạo biểu đồ đường cho doanh thu theo tháng”.

3. Copilot có tự động cập nhật dữ liệu khi tôi thay đổi con số trong bảng không?

Nếu bạn nhờ Copilot tạo một cột công thức, công thức đó sẽ tự động cập nhật kết quả khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn (giống như các hàm Excel thông thường). Tuy nhiên, nếu bạn nhờ Copilot thực hiện một phân tích bằng văn bản hoặc tạo biểu đồ tĩnh, bạn sẽ cần yêu cầu AI phân tích lại hoặc làm mới biểu đồ để cập nhật thông tin mới nhất.

4. Copilot có hỗ trợ các tệp có chứa Macros (.xlsm) không?

Hiện tại, Copilot hỗ trợ tốt nhất trên các tệp .xlsx. Đối với các tệp có chứa Macro (** .xlsm**), Copilot vẫn có thể hoạt động nhưng với một số hạn chế về quyền truy cập vào các tập lệnh VBA. Để đảm bảo hiệu quả và ổn định, bạn nên thao tác trên tệp .xlsx chuẩn.

5. Dữ liệu của tôi có bị dùng để huấn luyện AI của Microsoft không?

Đây là lo ngại chung về vấn đề bảo mật khi sử dụng các công cụ AI hiện nay. Đối với các tài khoản doanh nghiệp (Microsoft 365 Business/Enterprise), Microsoft cam kết không sử dụng dữ liệu khách hàng để huấn luyện các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM). Dữ liệu của bạn được bảo vệ trong phạm vi tổ chức và tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật nghiêm ngặt nhất.

6. Tại sao tôi yêu cầu bằng tiếng Việt nhưng Copilot đôi khi trả lời bằng tiếng Anh?

Hiện tại, tiếng Việt đang trong giai đoạn hỗ trợ mở rộng. Đối với các yêu cầu mang tính kỹ thuật cao hoặc các hàm logic phức tạp, Copilot có xu hướng sử dụng tiếng Anh (ngôn ngữ gốc của mô hình) để đảm bảo độ chính xác. Bạn có thể yêu cầu: “Hãy trả lời tôi bằng tiếng Việt” ngay trong khung chat để AI điều chỉnh lại.

Lời kết

Tóm lại, việc sử dụng Copilot trong Excel chính là chiếc chìa khóa để bạn bứt phá năng suất trong kỷ nguyên số. Dù vẫn còn một số rào cản về ngôn ngữ hay định dạng tệp, nhưng khả năng phân tích thông minh và tốc độ xử lý của công cụ này là điều không thể phủ nhận. Hãy bắt đầu từ những câu lệnh đơn giản nhất, chuẩn hóa dữ liệu của bạn ngay hôm nay để biến Excel từ một phần mềm tính toán thuần túy thành một cộng sự phân tích đắc lực.

Tuy nhiên, việc triển khai và tối ưu hóa Microsoft 365 Copilot cho doanh nghiệp đôi khi sẽ gặp những vướng mắc về kỹ thuật hoặc chính sách bản quyền. Nếu bạn hoặc doanh nghiệp gặp bất kỳ khó khăn nào trong quá trình cài đặt, kích hoạt hay muốn đào tạo chuyên sâu về cách ứng dụng AI vào quy trình làm việc, đừng ngần ngại liên hệ với HVN Group – Hệ sinh thái chuyển đổi số hàng đầu để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất.

• Fanpage: HVN Group
• Hotline: 024.9999.7777